Τι είναι ένα σύστημα ERP; Σχεδιασμός οικονομικών πόρων της επιχείρησης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Όλο και περισσότερες επιχειρήσεις διαφόρων μεγεθών σε όλο τον κόσμο επιδιώκουν να εισάγουν στη δουλειά τους το πιο ισχυρό εργαλείο διαχείρισης που είναι γνωστό ως σύστημα ERP. Η χρήση του έχει σχεδιαστεί για την καθιέρωση αποτελεσματικού ελέγχου και σχεδιασμού όλων των στρατηγικά σημαντικών επιχειρηματικών διαδικασιών για τον οργανισμό, για τη βελτιστοποίηση της λειτουργίας των κύριων παραγωγικών και βοηθητικών εγκαταστάσεων.

Η έννοια των συστημάτων ERP και ERP

Επιχειρηματική στρατηγική Το ERP (EnterPrise Resource Planning) είναι μια ενοποίηση όλων των τμημάτων και διαδικασιών του οργανισμού: εγκαταστάσεις παραγωγής, οικονομικά, τμήματα προσωπικού και προφίλ πελατών και πολλά άλλα. Ένας τέτοιος συνδυασμός στοχεύει κυρίως στη βελτιστοποίηση της κατανομής των διαφόρων πόρων εντός της επιχείρησης.

Αν νωρίτερα ήταν μια έννοια καθαρά μάρκετινγκ, σήμερα ένα σύστημα ERP νοείται συχνότερα ως μια κατηγορία εξειδικευμένων εργαλείων λογισμικού. Με μια ευρεία έννοια, είναι μια μεθοδολογία για τον σχεδιασμό και τη διαχείριση όλων των πόρων της επιχείρησης. Ιστορικά, η στρατηγική ERP διαμορφώθηκε με βάση τους προκατόχους της:

• MRP - σχεδιασμός απαιτήσεων υλικών.
• MRP II - προγραμματισμόςπόροι παραγωγής.

Αντίθετα, ένα σύστημα ERP μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πολύ μεγάλες επιχειρήσεις, συχνά γεωγραφικά κατανεμημένες. Σε αυτή την περίπτωση, μιλάμε για εταιρικό σχεδιασμό πόρων, αφού δίνει σημασία όχι μόνο στην παραγωγή, αλλά και στον ολοκληρωμένο οικονομικό σχεδιασμό. Ένα βασικό χαρακτηριστικό του συστήματος ERP είναι επίσης η δυνατότητα χρήσης του σε απολύτως οποιαδήποτε επιχείρηση, ανεξάρτητα από τις ιδιαιτερότητες της εργασίας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δεν ασχολούνται με παραγωγικές δραστηριότητες. Θεωρώντας το ως προϊόν λογισμικού, πρέπει να σημειωθεί ότι είναι εξοπλισμένο με ένα πιο ισχυρό σύνολο τεχνικών μέσων που διευκολύνουν ή αντικαθιστούν τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Σκοπός του συστήματος ERP στην επιχείρηση

Για να αποφασίσουν για μια ριζική αλλαγή στις δραστηριότητες της εταιρείας τους, που σχετίζονται με την εισαγωγή ενός συστήματος διαχείρισης πληροφοριών και την εφαρμογή μιας νέας επιχειρηματικής στρατηγικής, η διοίκηση πρέπει να γνωρίζει ξεκάθαρα την ανάγκη για αυτό το βήμα, το οποίο πρέπει εκφράζεται στα ακόλουθα βασικά σημεία:

• απροθυμία να αποδεχθεί την τρέχουσα κατάσταση;
• η ύπαρξη της ανάγκης χρήσης σύγχρονων τεχνολογιών για την ενίσχυση της θέσης μιας επιχειρηματικής οντότητας στην αγορά σε ένα ανταγωνιστικό περιβάλλον·
• αναμένοντας σημαντικά οφέλη από την εφαρμογή.

Καταρχάς, η χρήση ενός συστήματος ERP έχει σχεδιαστεί για να συμβάλλει στην επιτυχή εφαρμογή μιας παρόμοιας επιχειρηματικής στρατηγικής, η εκτέλεση της οποίας θα πρέπει να διασφαλίζει αποτελεσματικήσχεδιασμός και διαχείριση πόρων της επιχείρησης. Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να βελτιστοποιηθεί το έργο των τμημάτων του, δηλαδή να επιτευχθεί η μέγιστη συνοχή μεταξύ τους και να μειωθεί το διοικητικό κόστος. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μέσω των πλεονεκτημάτων που παρέχει το πληροφοριακό σύστημα. Αυτό είναι:

• Αύξηση της διαφάνειας των επιχειρηματικών διαδικασιών.
• Επίλυση προβλημάτων με την οργάνωση και την εύρεση των σωστών πληροφοριών.
• Βελτιώστε την αξιοπιστία και τη συνάφεια των δεδομένων.
• Αύξηση της ταχύτητας ροής εργασιών μεταξύ των τμημάτων.
• Οργάνωση ενιαίου χώρου πληροφοριών μεταξύ της έδρας και των απομακρυσμένων υποκαταστημάτων.
• Μείωση του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση της τεκμηρίωσης και απαλλαγή από πιθανά σφάλματα.
• Αύξηση της ταχύτητας λήψης αποφάσεων σε όλα τα επίπεδα.

Το σύστημα ERP παρέχει αύξηση της ανταγωνιστικότητας του αντικειμένου, όχι μόνο μέσω της εισαγωγής πιο αποτελεσματικών επιχειρηματικών διαδικασιών στη δουλειά του. Η χρήση του θα πρέπει επίσης να οδηγήσει σε μείωση του συνολικού κόστους της επιχείρησης. Τα προηγμένα εργαλεία σχεδιασμού, μοντελοποίησης και ανάλυσης βοηθούν στη βελτιστοποίηση των πόρων των παραγωγικών δραστηριοτήτων, του χρηματοοικονομικού τομέα, καθώς και των εργασιών της αποθήκης, των μεταφορών και άλλων τμημάτων.

Κύρια χαρακτηριστικά της εργασίας

Σε διαφορετικές εταιρείες, ακόμη και σε εκείνες που ασχολούνται με την ίδια επιχείρηση, όλες οι επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν να προχωρήσουν με εντελώς διαφορετικούς τρόπους. Το τυποποιημένο σχέδιο εργασίας που προσφέρει ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης επιχειρήσεων μπορεί να διαφέρει σημαντικά από αυτό που χρησιμοποιήθηκε εδώ πριν. Με αυτόο λόγος να το θεωρούμε μόνο ως προϊόν λογισμικού είναι θεμελιωδώς λάθος, καθώς η εφαρμογή του απαιτεί μεγάλης κλίμακας εσωτερικές αλλαγές από την εταιρεία με τη μορφή αναδιοργάνωσης των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών.

Τα εννοιολογικά χαρακτηριστικά αυτών των συστημάτων σχετίζονται άμεσα με την ουσία τους. Υπενθυμίζεται ότι η μεθοδολογία ERP περιλαμβάνει την ενοποίηση όλων των ζωτικών τμημάτων της επιχείρησης για την οργάνωση της αποτελεσματικής διαχείρισης των πόρων της. Αυτή η συσχέτιση υλοποιείται εντός του πληροφοριακού συστήματος μέσω της παρουσίας μιας ενιαίας δημόσιας βάσης δεδομένων. Οι πληροφορίες εισέρχονται στο αποθετήριο μόνο μία φορά και στη συνέχεια μπορούν να υποστούν επανειλημμένη επεξεργασία και χρήση από διάφορους εσωτερικούς και εξωτερικούς καταναλωτές. Σε σύγκριση με την πραγματική ζωή, σε αυτή την περίπτωση, παρατηρείται μείωση του χρόνου και της προσπάθειας των εργαζομένων της εταιρείας για λήψη αποφάσεων. Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι το σύστημα ERP δεν είναι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου διεργασιών, αλλά ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα που βασίζεται στο αφηρημένο μοντέλο τους, στο οποίο οι πληροφορίες εισάγονται από ζωντανούς ανθρώπους.

Η δομή της βάσης δεδομένων, καθώς και η λειτουργία του πακέτου λογισμικού στο σύνολό της, πρέπει να είναι διαρρυθμισμένα με τέτοιο τρόπο ώστε να αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητες όλων των τμημάτων ανεξαιρέτως. Αυτή η προσέγγιση καθιστά δυνατή την παρακολούθηση του συνολικού συνόλου των πόρων και των επιχειρηματικών διαδικασιών της επιχείρησης σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, και επομένως την εκτέλεση επιχειρησιακής και στρατηγικής διαχείρισης τους.

Ένα από τα κύρια καθήκοντα των συστημάτων ERP είναι ναβελτιστοποίηση της διαδικασίας σχεδιασμού και έλεγχος της υλοποίησης του σχεδίου. Οι ενσωματωμένοι έξυπνοι αλγόριθμοι απλοποιούν σημαντικά τη λύση του για τους χρήστες τους. Για παράδειγμα, ο σχεδιασμός και η διαχείριση μιας μεταποιητικής επιχείρησης έχει πολλά ειδικά χαρακτηριστικά που σχετίζονται με την ετερογένεια των στοιχείων της. Έτσι, σε ένα εργοστάσιο μπορούν να υπάρχουν συνεργεία που λειτουργούν τόσο συνεχώς όσο και διακριτικά. Από αυτή την άποψη, το εφαρμοσμένο σύστημα κλάσης ERP θα πρέπει να είναι καθολικό και να περιέχει το ευρύτερο φάσμα εξειδικευμένων ενοτήτων.

Δεδομένου ότι οι σημερινές σύγχρονες επιχειρήσεις είναι συχνά γεωγραφικά κατανεμημένες, είναι πολύ σημαντικό να παρέχεται πλήρης πρόσβαση σε υποκαταστήματα που βρίσκονται σε απόσταση από τα κεντρικά γραφεία σε μια κοινή αποθήκη δεδομένων πληροφοριών. Αυτό υλοποιείται από τις πιο προηγμένες τεχνολογίες δικτύου που εμπλέκονται στην ανάπτυξη συστημάτων ERP, τα οποία προβλέπουν επίσης τη διαφοροποίηση των δικαιωμάτων πρόσβασης των χρηστών στις πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε αυτά.

Λειτουργικότητα συστημάτων ERP-class

Μιλώντας για λειτουργίες, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι οποιοδήποτε προϊόν κατηγορίας ERP είναι ένα εταιρικό σύστημα διαχείρισης στο σύνολό του. Το εύρος των δυνατοτήτων του θα εξαρτηθεί πρωτίστως από την κλίμακα και τα χαρακτηριστικά της λειτουργίας της εγκατάστασης για τις ανάγκες της οποίας χρησιμοποιείται. Σκεφτείτε το κλασικό σύνολο χαρακτηριστικών:

Παραγωγή

• Διατήρηση προδιαγραφών σχεδιασμού και διεργασίας για προϊόντα που παράγονται ή υπηρεσίες που εκτελούνται προκειμένου να καθοριστεί η ποσότητα των απαιτούμενων υλικών και το κόστος εργασίας.
• Σχέδια παραγωγής σχεδίων.
• Σχεδιασμός και διαχείριση των τεχνικών δυνατοτήτων μιας επιχείρησης σε διάφορες προσεγγίσεις: από μεμονωμένες μονάδες έως εργαστήρια και ενώσεις παραγωγής.

Οικονομικά

• Λειτουργική λογιστική, χρηματοοικονομική, διαχειριστική, φορολογική λογιστική και έλεγχος.
• Διαχείριση περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των παγίων, τίτλων, τραπεζικών λογαριασμών κ.λπ.
• Ολοκληρωμένος σχεδιασμός των οικονομικών πόρων της επιχείρησης και έλεγχος των αποτελεσμάτων της.

Logistics

• Σχηματισμός προγραμματισμένων δεικτών των απαιτούμενων όγκων υλικών, πρώτων υλών, ανταλλακτικών, εξαρτημάτων σύμφωνα με τα σχέδια παραγωγής.
• Διαχείριση προμηθειών και πωλήσεων: λογιστική για τους αντισυμβαλλομένους, τήρηση μητρώου συμβάσεων, διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, εφαρμογή σχεδιασμού και λογιστικής αποθήκης.

Personnel

• Διαχείριση της διαδικασίας πρόσληψης.
• Μητρώα επιχειρησιακού και προσωπικού, στελέχωση, μισθοδοσία.
• Σχεδιασμός ανθρώπινου δυναμικού.

Μάρκετινγκ και διαφήμιση

• Διατήρηση σχεδίων πωλήσεων.
• Διαχείριση τιμών σε διάφορους τύπους αγορών προκειμένου να διαμορφωθεί μια επαρκής συνολική στρατηγική της επιχείρησης, μια διαφανής πολιτική για τον υπολογισμό του κόστους των αγαθών: λογιστικοποίηση εκπτώσεων και ειδικών όρων πώλησης.
• Σχεδιάστε και ελέγξτε τις τρέχουσες δραστηριότητες προώθησης και μάρκετινγκ.

Έργα. Αναφορά

• Παροχή ενός ευρέος φάσματος τυποποιημένων εντύπων αναφοράς λογιστικής, χρηματοοικονομικής και διαχείρισης, καθώς και ενός ευέλικτου μηχανισμούδημιουργία προσαρμοσμένου.
• Σχεδίαση συνολικής στρατηγικής: βήμα προς βήμα σχεδιασμός των απαραίτητων για την επιτυχή υλοποίηση του χρονοδιαγράμματος, των υλικών, οικονομικών και ανθρώπινων πόρων.
• Παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης έργου.

Ποιες επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν συστήματα ERP

Με την πρώτη ματιά, μπορεί να φαίνεται ότι τα συστήματα αυτής της κατηγορίας έχουν σχεδιαστεί αποκλειστικά για βιομηχανίες μεγάλης κλίμακας, καθώς χαρακτηρίζονται περισσότερο από την υψηλή πολυπλοκότητα της δομής των ροών πόρων και των διαδικασιών διαφόρων τύπων. Ωστόσο, υπάρχουν περιπτώσεις όπου η χρήση κλάσεων MRP ή MRP II μπορεί να μην είναι επαρκής για μια μικρή επιχείρηση. Σήμερα στην αγορά μπορείτε να αγοράσετε προϊόντα λογισμικού με διάφορες δυνατότητες. Ανάλογα με την κλίμακα της επιχείρησης όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά, υπάρχουν βαριές, μεσαίες και ελαφριές λύσεις.

Όσον αφορά τους μη κατασκευαστικούς οργανισμούς, τα συστήματα κλάσης ERP ισχύουν και για αυτούς. Για τέτοιες επιχειρήσεις, η όχι πολύ ευρεία λειτουργικότητα θα είναι αρκετή. Αυτή τη στιγμή, υπάρχουν μικρές ολοκληρωμένες ή τοπικές ποικιλίες συστημάτων που μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες εμπορικών εταιρειών ή οργανισμών που εργάζονται στον τομέα των υπηρεσιών. Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι πολλοί προγραμματιστές προσφέρουν στους πελάτες τους και τα προϊόντα του κλάδου.

Σχετικά με τις μεθόδους ταξινόμησης

Το πιο προφανές χαρακτηριστικό με το οποίο μπορούν να ταξινομηθούν όλα τα συστήματα διαχείρισης επιχειρήσεων ERP είναικλίμακας του οργανισμού, όπου μπορεί να ισχύουν. Από αυτή την άποψη, ανάλογα με τον αριθμό των θέσεων εργασίας, συνηθίζεται να κατανέμονται λύσεις για:

• Μεγάλες εταιρείες (πάνω από 10 χιλιάδες άτομα).
• Μεσαίες εταιρείες (από 1.000 έως 10.000 άτομα).
• Μεσαίες επιχειρήσεις (από 100 έως 1.000 άτομα).
• Μικρές επιχειρήσεις (λιγότερα από 100 άτομα).

Ένα σημαντικό σημάδι της συστηματοποίησης τέτοιων προϊόντων πληροφοριών είναι η λειτουργικότητα. Ανάλογα με τον όγκο των εργασιών που εκτελούνται, υπάρχει η ακόλουθη γενικά αποδεκτή διαίρεση σε:

• Μεγάλο ενσωματωμένο.
• Μέσος ενσωματωμένος.
• Οικονομική διαχείριση.
• Τοπική.

Η τοπική έκδοση είναι συνήθως ένα ενοποιημένο προϊόν πληροφοριών σε πλαίσιο περιορισμένης εστίασης, με σχετικά μικρό συνολικό κόστος. Τις περισσότερες φορές, καλύπτει ένα ή περισσότερα τμήματα στον τομέα της χρηματοδότησης του οργανισμού ή των λογιστικών του δραστηριοτήτων. Τέτοια συστήματα είναι κατάλληλα για μικρές κατασκευαστικές ή εμπορικές εταιρείες.

Το χρηματοοικονομικό και διαχειριστικό σύστημα διαχείρισης επιχειρήσεων μπορεί να χρησιμοποιηθεί κυρίως σε μη παραγωγικούς οργανισμούς, κυρίως στο εμπόριο ή στην παροχή υπηρεσιών. Εκτός από τη χρηματοοικονομική και τη λογιστική, εμπλέκονται επίσης ενότητες διαχείρισης logistics.

Ολοκληρωμένα συστήματα πληροφοριών, ανάλογα με την κλίμακα του αντικειμένου-στόχου, μπορεί να είναι μεσαία ή μεγάλα. Καλύπτουν όλες τις επιχειρηματικές διαδικασίες των εταιρικών δομών, δηλαδή την αλληλεπίδραση με τους προμηθευτές και τους καταναλωτές,παραγωγή του τελικού προϊόντος, ροές υλικών και χρηματοδότησης, σχέσεις με το προσωπικό, προμήθεια, αποθήκευση και μάρκετινγκ, υλοποίηση έργου και πολλά άλλα.

Σύγχρονη αγορά συστημάτων ERP

Όλα τα προϊόντα λογισμικού που παρουσιάζονται σήμερα στην εγχώρια αγορά μπορούν να χωριστούν σε δύο κύριες κατηγορίες: Ρωσικά και εισαγόμενα. Οι διαφορές μεταξύ τους δεν είναι μόνο στον τόπο δημιουργίας, αλλά και στη λειτουργικότητα.

Ισχυρές δυτικές εξελίξεις χρησιμεύουν ως πρότυπα για αυτά που συνήθως ονομάζονται συστήματα κλάσης ERP. Τα πιο ξεκάθαρα παραδείγματα αυτών είναι τα προϊόντα των SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Όλα μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε στόχους οποιουδήποτε επιπέδου, συμπεριλαμβανομένων πολύ μεγάλων. Ωστόσο, η χρήση τους από ρωσικές εταιρείες μπορεί συχνά να είναι δύσκολη λόγω της πιθανής εμφάνισης των ακόλουθων προβλημάτων:

• Ανεοιμότητα των επιχειρήσεων για σοβαρή αναδιοργάνωση των υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών. Η κλίμακα τέτοιων αλλαγών είναι δύσκολο να υπερβληθεί. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες των συστημάτων διαχείρισης ξένων επιχειρήσεων διαφέρουν θεμελιωδώς από αυτές που χρησιμοποιούνται συνήθως στη χώρα μας.
• Ανεπαρκής αριθμός ειδικών ικανών να υλοποιήσουν ένα έργο υλοποίησης συστήματος ERP εισαγωγής στη Ρωσία με το κατάλληλο επίπεδο ποιότητας.
• Το υψηλό κόστος χρήσης τέτοιων λύσεων.

Παρά τη γενική υστέρηση έναντι των δυτικών αναλόγων, οι σύγχρονες ρωσικές εξελίξεις αυξάνουν σταδιακά τη λειτουργικότητά τους. Είναι πλήρως προσαρμοσμένα στο έργο των εγχώριων επιχειρήσεων. και μπορεί να εφαρμοστεί με επιτυχίαεάν σε μια συγκεκριμένη περίπτωση δεν απαιτείται ευρεία κάλυψη επιχειρηματικών διαδικασιών, αλλά αρκεί απλώς να ρυθμίσετε τη λογιστική σε ορισμένους τομείς δραστηριότητας χρησιμοποιώντας ένα σύστημα ERP. Παραδείγματα προηγμένων εγχώριων εξελίξεων είναι τα προϊόντα της 1C και της Galaktika.

Κοιτάζοντας στο μέλλον - ERP II

Εμφανίστηκε πριν από λίγο καιρό, η έννοια του ERP II ήταν το αποτέλεσμα της βελτίωσης της μεθοδολογίας ERP. Ο σχεδιασμός και η διαχείριση των πόρων της επιχείρησης παραμένουν μεταξύ των κύριων εργασιών εδώ. Ωστόσο, η ραγδαία ανάπτυξη του Διαδικτύου, η οποία ξεκίνησε την εμφάνιση μιας νέας μεθοδολογίας, άφησε το στίγμα της, κάνοντας τις παραδοσιακές επιχειρήσεις εν μέρει ηλεκτρονικές. Το ERP II είναι ένας συνδυασμός ενός κλασικού συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων με συγκεκριμένες λύσεις διαδικτυακού εμπορίου.

Τώρα έχει καταστεί εξαιρετικά σημαντικό να αλληλεπιδράτε με τους αντισυμβαλλομένους σας μέσω του δικτύου. Υπάρχουν δύο σημαντικοί τομείς για αυτό: η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας και η διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες. Οι ενδοεταιρικές πληροφορίες παύουν να είναι μόνο τέτοιες, εισέρχονται στο εξωτερικό περιβάλλον και γίνονται η βάση συνεργασίας με άλλες επιχειρηματικές οντότητες. Η νέα έννοια σε αυτή την περίπτωση διατυπώνεται ως η διαχείριση των πόρων και των εξωτερικών σχέσεων της επιχείρησης. Εκτός από τον ιδεολογικό αναπροσανατολισμό, τα συστήματα ERP II έλαβαν τα δικά τους τεχνολογικά χαρακτηριστικά.

Επίλυση του προβλήματος της επιλογής συστήματος

Η επιλογή λογισμικού αυτού του επιπέδου είναι μια εξαιρετικά υπεύθυνη διαδικασία. Μια λανθασμένη απόφαση για αυτό το θέμα, ειδικά για έργα μεγάλης κλίμακας, μπορείσυνεπάγεται εντυπωσιακό κόστος χρόνου και χρήματος ελλείψει του αναμενόμενου αποτελέσματος.

Η αποτελεσματική εφαρμογή ενός συστήματος μεγάλης κλίμακας, το οποίο, για παράδειγμα, θα πρέπει να διασφαλίζει την αποτελεσματική διαχείριση μιας μεταποιητικής επιχείρησης, θα απαιτήσει αναγκαστικά ανασχεδιασμό επιχειρηματικών διαδικασιών από αυτήν. Είναι σημαντικό να αποτραπεί μια κατάσταση στην οποία, στο τέλος της διαδικασίας εφαρμογής, το πρόγραμμα θα συλλέγει αχρησιμοποίητα δεδομένα ή δεν θα επιλύει τις απαραίτητες εργασίες. Για το λόγο αυτό, είναι καλύτερο να προσκαλέσετε μια ομάδα ειδικών που έχουν αποδείξει τους εαυτούς τους σε αυτό το θέμα να συνεργαστούν προκειμένου να υλοποιήσουν το έργο.

Υπάρχει μια ορισμένη λίστα κριτηρίων βάσει των οποίων η ομάδα έργου, σε συμφωνία με τη διοίκηση της εταιρείας-στόχου, μπορεί να λάβει μια βέλτιστη, οικονομικά αποδοτική απόφαση για την επιλογή ενός προϊόντος λογισμικού:

• Συμμόρφωση των τεχνικών και λειτουργικών δυνατοτήτων του συστήματος με τους κύριους στόχους της επιχείρησης.
• Το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας πρέπει να ταιριάζει στον προϋπολογισμό που διατίθεται για αυτόν τον σκοπό. Εκτός από το κόστος αγοράς του συστήματος, αυτό περιλαμβάνει λειτουργικά και άλλα είδη έμμεσων δαπανών.
• Το εφαρμοσμένο σύστημα πληροφοριών κλάσης ERP πρέπει να συμμορφώνεται με όλες τις γενικά αποδεκτές τεχνικές απαιτήσεις, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να είναι επεκτάσιμο, αξιόπιστο, ανθεκτικό σε πιθανές βλάβες, να διαθέτει προστασία κατά των ιών και κατά των χάκερ.
• Ο προμηθευτής πρέπει να διασφαλίσει τη μετέπειτα συντήρηση και υποστήριξη του εγκατεστημένου λογισμικού.

Η διαδικασία εφαρμογής συστημάτων κλάσης ERP

Η εισαγωγή συστημάτων ERP στις επιχειρήσεις συνοδεύει την εφαρμογή των ομώνυμων στρατηγικών σε αυτές. Αυτή η διαδικασία, ανάλογα με την κλίμακα του αντικειμένου στόχου, διαρκεί συνήθως από αρκετές εβδομάδες έως αρκετά χρόνια. Ένας οργανισμός μπορεί να συμμετάσχει στην υλοποίηση μόνος του ή να χρησιμοποιήσει τη βοήθεια εταιρειών που ειδικεύονται σε αυτό. Μπορούμε να διακρίνουμε τα κύρια στάδια αυτής της διαδικασίας:

1. Κύριος οργανισμός. Εδώ είναι απαραίτητο να καθοριστούν στρατηγικοί στόχοι, στόχοι και να προσδιοριστεί το αναμενόμενο αποτέλεσμα της υλοποίησης για έναν συγκεκριμένο οργανισμό. Με βάση αυτά τα δεδομένα, θα είναι δυνατή η κατάρτιση ενός τεχνικού σχεδίου για το έργο.
2. Ανάπτυξη έργου. Σε αυτό το στάδιο αναλύονται οι τρέχουσες δραστηριότητες του οργανισμού: η στρατηγική προώθησής του, οι επιχειρηματικές διαδικασίες. Με βάση τα αποτελέσματά του, δημιουργείται ένα μοντέλο συστήματος και γίνονται οι κατάλληλες βελτιώσεις στο σχέδιο εργασίας.
3. Εκτέλεση του έργου. Δεδομένου ότι οι κανόνες για τη διεξαγωγή επιχειρηματικών διαδικασιών υπαγορεύονται από το εφαρμοσμένο σύστημα ERP, εδώ μετασχηματίζονται σύμφωνα με ενοποιημένες απαιτήσεις. Εάν είναι απαραίτητο, πραγματοποιείται η ανάπτυξη εντύπων αναφοράς και αλγορίθμων για τη μεταφορά δεδομένων από προηγούμενα λογιστικά προγράμματα. Εάν στα προηγούμενα στάδια αποκαλυφθεί η ανεπάρκεια των λειτουργιών του συστήματος για το αντικείμενο, οριστικοποιείται. Ολοκληρώνεται με την εκπαίδευση των χρηστών και την προκαταρκτική δοκιμή.
4. Θέση σε λειτουργία. Κατά τη διαδικασία χρήσης, εντοπίζονται και εξαλείφονται πιθανά σφάλματα και δυσλειτουργίες.

ΣύστημαΗ διαχείριση κλάσης ERP σήμερα δεν είναι απλώς ένα αντίγραφο ακριβού λογισμικού που είναι εγκατεστημένο σε όλους τους υπολογιστές ενός οργανισμού, αλλά και η κύρια κινητήρια δύναμη πίσω από μια πολλά υποσχόμενη επιχειρηματική στρατηγική. Η επιλογή του θα πρέπει να βασίζεται στις υπάρχουσες ανάγκες και δυνατότητες του αντικειμένου στόχου. Η περαιτέρω επιτυχία ολόκληρης της επιχείρησης στο σύνολό της εξαρτάται από την ορθότητα της απόφασης που ελήφθη και την εφαρμογή των βημάτων για την επακόλουθη εφαρμογή.