Επεξεργασία κύριας τεκμηρίωσης: απαιτήσεις, παράδειγμα. Πρωτεύουσα λογιστική τεκμηρίωση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η δραστηριότητα οποιασδήποτε επιχείρησης σχετίζεται στενά με τη συντήρηση και την επεξεργασία της πρωτογενούς τεκμηρίωσης. Είναι απαραίτητο για την αναφορά, τον υπολογισμό των πληρωμών φόρων, τη λήψη αποφάσεων διαχείρισης. Στο άρθρο, θα εξετάσουμε τι είναι - κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική - και πώς γίνεται η επεξεργασία της.

Βασικές έννοιες

Κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική - τι είναι; Ονομάζεται απόδειξη του γεγονότος μιας επιχειρηματικής συναλλαγής, που αντικατοπτρίζεται σε χαρτί. Επί του παρόντος, πολλά έγγραφα συγκεντρώνονται στο αυτοματοποιημένο σύστημα "1C". Η επεξεργασία της κύριας τεκμηρίωσης περιλαμβάνει την καταχώριση και την καταγραφή πληροφοριών σχετικά με ολοκληρωμένες επιχειρηματικές συναλλαγές.

Η κύρια λογιστική είναι το αρχικό στάδιο του καθορισμού γεγονότων που συμβαίνουν στην επιχείρηση. Οι επιχειρηματικές συναλλαγές είναι ενέργειες που συνεπάγονται αλλαγές στην κατάσταση των περιουσιακών στοιχείων ή του κεφαλαίου του οργανισμού.

Επεξεργασία της κύριας τεκμηρίωσης στη λογιστική: ένα παράδειγμα ενός σχήματος

Κατά κανόνα, σε επιχειρήσεις υπό την έννοια της «εργασίας μετεκμηρίωση υποδηλώνει:

• Λήψη πρωτογενών δεδομένων.
• Πληροφορίες προεπεξεργασίας.
• Τεκμηρίωση.
• Έγκριση από τη διοίκηση ή ειδικούς εξουσιοδοτημένους με εντολή του διευθυντή.
• Επανεπεξεργασία κύριας τεκμηρίωσης.
• Εκτέλεση των απαραίτητων ενεργειών για τη διεξαγωγή μιας επιχειρηματικής συναλλαγής.

Ταξινόμηση

Υπάρχει εφάπαξ και σωρευτική κύρια τεκμηρίωση. Η επεξεργασία των πληροφοριών που περιέχονται σε τέτοια έγγραφα έχει μια σειρά από χαρακτηριστικά.

Η εφάπαξ τεκμηρίωση προορίζεται να επιβεβαιώσει ένα συμβάν μία φορά. Κατά συνέπεια, η διαδικασία επεξεργασίας του είναι σημαντικά απλοποιημένη. Η σωρευτική τεκμηρίωση χρησιμοποιείται για ορισμένο χρονικό διάστημα. Κατά κανόνα, αντικατοπτρίζει μια λειτουργία που εκτελείται πολλές φορές. Σε αυτήν την περίπτωση, κατά την επεξεργασία της κύριας τεκμηρίωσης, οι πληροφορίες από αυτήν μεταφέρονται σε ειδικά μητρώα.

Απαιτήσεις τεκμηρίωσης

Η κύρια τεκμηρίωση συντάσσεται τη στιγμή της επέμβασης ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της.

Η αντανάκλαση των πληροφοριών πραγματοποιείται σε ειδικά ενοποιημένα έντυπα. Ελλείψει εγκεκριμένων εντύπων, η επιχείρηση μπορεί να τα αναπτύξει ανεξάρτητα.

Στάδια επεξεργασίας πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης

Σε κάθε επιχείρηση στην πολιτεία υπάρχει ένας υπάλληλος υπεύθυνος για την εργασία με τις πρωτογενείς πληροφορίες. Αυτός ο ειδικός πρέπει να ξέρειοι κανόνες για την επεξεργασία της πρωτογενούς τεκμηρίωσης, συμμορφώνονται αυστηρά με τις απαιτήσεις του νόμου και τη σειρά των ενεργειών.

Τα στάδια της κύριας επεξεργασίας τεκμηρίωσης είναι:

• Ταξί. Είναι μια αξιολόγηση της συναλλαγής που αντικατοπτρίζεται σε χαρτί, μια ένδειξη των ποσών που σχετίζονται με την υλοποίησή της.
• Ομαδοποίηση. Σε αυτό το στάδιο, τα έγγραφα διανέμονται σύμφωνα με κοινά χαρακτηριστικά.
• Λογιστική. Υποθέτει τον προσδιορισμό χρέωσης και πίστωσης.
• Σβήσιμο. Για να αποφευχθεί η επανεξόφληση στα κύρια έγγραφα, ο λογιστής βάζει την ένδειξη "πληρωμένο".

Λάθη στα έγγραφα

Μπορεί να εμφανιστούν για διάφορους λόγους. Βασικά, η εμφάνισή τους προκαλείται από την απρόσεκτη στάση του εργαζομένου στην εργασία που εκτελεί, τον αναλφαβητισμό του ειδικού και τη δυσλειτουργία του εξοπλισμού.

Η διόρθωση εγγράφων αποθαρρύνεται ιδιαίτερα. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι αδύνατο να γίνει χωρίς τη διόρθωση σφαλμάτων. Ο λογιστής πρέπει να διορθώσει το λάθος που έγινε στην κύρια τεκμηρίωση ως εξής:

• Διαγράψτε τη λανθασμένη καταχώριση με μια λεπτή γραμμή ώστε να είναι ευδιάκριτη.
• Γράψτε τις σωστές πληροφορίες πάνω από τη διαγραμμένη γραμμή.
• Επιλέξτε "Διορθωμένη πίστη".
• Εισαγάγετε την ημερομηνία προσαρμογής.
• Sign.

Δεν επιτρέπεται η χρήση διορθωτικών παραγόντων.

Εργασία με εισερχόμενα έγγραφα

Η διαδικασία επεξεργασίας των εισερχόμενων εγγράφων περιλαμβάνει:

• Προσδιορισμός του τύπου εγγράφου. Τα λογιστικά έγγραφα περιέχουν πάντα πληροφορίες για ολοκληρωμένες επιχειρηματικές συναλλαγές. Για παράδειγμα, περιλαμβάνουν ένα τιμολόγιο, μια παραγγελία για λήψη χρημάτων κ.λπ.
• Έλεγχος των στοιχείων του παραλήπτη. Το έγγραφο πρέπει να απευθύνεται σε συγκεκριμένη εταιρεία ή υπάλληλο της. Στην πράξη, συμβαίνει τα έγγραφα για την αγορά υλικών να εκδίδονται ειδικά για την εταιρεία, αν και η σύμβαση με τον προμηθευτή δεν έχει συναφθεί.
• Έλεγχος υπογραφών, σφραγίδων. Τα πρόσωπα που υπογράφουν το έγγραφο πρέπει να έχουν την εξουσία να το πράξουν. Εάν η παρατήρηση πρωτογενών εγγράφων δεν εμπίπτει στην αρμοδιότητα του υπαλλήλου, τότε αυτά ακυρώνονται. Όσον αφορά τις εκτυπώσεις, στην πράξη συμβαίνουν συχνά σφάλματα σε εκείνες τις επιχειρήσεις που έχουν πολλές σφραγίδες. Οι πληροφορίες στο αποτύπωμα πρέπει να ταιριάζουν με τον τύπο του εγγράφου στο οποίο βρίσκεται.
• Έλεγχος της κατάστασης των εγγράφων. Σε περίπτωση εντοπισμού ζημιών σε χαρτιά ή έλλειψης φύλλων, είναι απαραίτητο να συνταχθεί πράξη, αντίγραφο της οποίας θα πρέπει να αποσταλεί στον αντισυμβαλλόμενο.
• Έλεγχος της εγκυρότητας του συμβάντος που αντικατοπτρίζεται στο έγγραφο. Οι υπάλληλοι της επιχείρησης πρέπει να επιβεβαιώσουν τις πληροφορίες σχετικά με το γεγονός της συναλλαγής. Τα έγγραφα για την αποδοχή τιμαλφών επικυρώνονται από τον υπεύθυνο της αποθήκης, οι όροι της σύμβασης επιβεβαιώνονται από τον έμπορο. Στην πράξη, υπάρχουν περιπτώσεις όπου ένας προμηθευτής λαμβάνει ένα τιμολόγιο για αγαθά που η εταιρεία δεν έλαβε.
• Ορίστε την περίοδο στην οποία ανήκει το έγγραφο. Όταν επεξεργάζεστε κύρια έγγραφα, είναι σημαντικό να μην καταγράφετε τις ίδιες πληροφορίες δύο φορές.
• Ορίστε την ενότητα λογιστικής. Με την παραλαβή του πρωτοβάθμιουτεκμηρίωση, είναι απαραίτητο να καθοριστεί για ποιους σκοπούς θα χρησιμοποιηθούν οι παραδοτέες τιμές. Μπορούν να λειτουργήσουν ως πάγια στοιχεία ενεργητικού, υλικά, άυλα περιουσιακά στοιχεία, αγαθά.
• Προσδιορίστε το μητρώο στο οποίο θα καταχωρηθεί το έγγραφο.
• Έγγραφο εγγραφής. Διενεργείται μετά από όλους τους ελέγχους.

Εργασία με εξερχόμενα χαρτιά

Η επεξεργασία αυτού του τύπου τεκμηρίωσης είναι κάπως διαφορετική από την παραπάνω.

Πρώτα από όλα, ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της επιχείρησης σχηματίζει μια πρόχειρη έκδοση του εξερχόμενου εγγράφου. Στη βάση του, εκπονείται προσχέδιο εγγράφου. Αποστέλλεται στον διαχειριστή για έγκριση. Ωστόσο, ένας άλλος υπάλληλος με την κατάλληλη αρχή μπορεί επίσης να εγκρίνει το σχέδιο εγγράφου.

Μετά την πιστοποίηση, το έργο καταρτίζεται σύμφωνα με τους καθιερωμένους κανόνες και αποστέλλεται στον αποδέκτη.

Σχεδιασμός ροής εργασίας

Αυτό το στάδιο είναι απαραίτητο για να διασφαλιστεί η έγκαιρη παραλαβή, αποστολή και επεξεργασία των εγγράφων. Για την αρμόδια οργάνωση της κυκλοφορίας εγγράφων στην επιχείρηση, αναπτύσσονται ειδικά χρονοδιαγράμματα. Δείχνουν:

• Τόπος και διάρκεια εγγραφής των βασικών εγγράφων.
• Όνομα και θέση του ατόμου που συνέταξε και υπέβαλε τα έγγραφα.
• Λογαριασμοί που προέρχονται από τίτλους.
• Χρόνος και τόπος τήρησης τεκμηρίωσης.

Λογιστικά μητρώα

Απαιτούνται για την εγγραφή της κύριας τεκμηρίωσης. Ταυτόχρονα, στιςτα χαρτιά επισημαίνονται με λογιστικό σήμα. Είναι απαραίτητο να αποτραπεί η επανεγγραφή των εγγράφων.

Τα βασικά έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν σε ηλεκτρονικά μητρώα. Ωστόσο, κατόπιν αιτήματος κυβερνητικών υπηρεσιών ή αντισυμβαλλομένων, η επιχείρηση πρέπει να παρέχει έντυπα αντίγραφα.

Λειτουργίες ανάκτησης εγγράφων

Προς το παρόν, δεν υπάρχει σαφής διαδικασία για την αποκατάσταση των εγγράφων στους κανονισμούς. Στην πράξη, αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τις ακόλουθες δραστηριότητες:

• Διορισμός επιτροπής για τη διερεύνηση των λόγων απώλειας ή καταστροφής εγγράφων. Εάν είναι απαραίτητο, ο επικεφαλής της επιχείρησης μπορεί να εμπλέξει τις υπηρεσίες επιβολής του νόμου στη διαδικασία.
• Έφεση σε τραπεζικό οργανισμό, σε αντισυμβαλλομένους για αντίγραφα βασικών εγγράφων.
• Διόρθωση δήλωσης φόρου εισοδήματος. Η ανάγκη υποβολής ενημερωμένης αναφοράς οφείλεται στο γεγονός ότι τα μη τεκμηριωμένα κόστη δεν αναγνωρίζονται ως έξοδα για φορολογικούς σκοπούς.

Σε περίπτωση απώλειας της κύριας τεκμηρίωσης, το IFTS θα υπολογίσει το ποσό των φορολογικών εκπτώσεων με βάση τα διαθέσιμα έγγραφα. Παράλληλα, υπάρχει πιθανότητα η φορολογική αρχή να εφαρμόσει μέτρα ευθύνης με τη μορφή προστίμου.

Συνήθη λάθη κατά τη διαδικασία έκδοσης πρωτογενών εγγράφων

Συνήθως, οι κάτοχοι αρχείων διαπράττουν τις ακόλουθες παραβιάσεις:

• Συμπληρώστε φόρμες που δεν είναι ενοποιημένες ή εγκεκριμένες από τον επικεφαλής της επιχείρησης.
• Μην προσδιορίσετε λεπτομέρειες ήαντικατοπτρίστε τα με σφάλματα.
• Μην εγκρίνετε έγγραφα με την υπογραφή τους και μην επιτρέπετε σε υπαλλήλους που δεν έχουν εξουσιοδότηση να υπογράφουν έγγραφα.

Η τεκμηρίωση που επιβεβαιώνει τα γεγονότα των επιχειρηματικών συναλλαγών είναι εξαιρετικά σημαντική για την επιχείρηση. Ο σχεδιασμός του πρέπει να προσεγγιστεί πολύ προσεκτικά. Οποιοδήποτε λάθος μπορεί να οδηγήσει σε αρνητικές συνέπειες.