Τι είναι η κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική; Ορισμός, τύποι, χαρακτηριστικά και απαιτήσεις πλήρωσης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η λογιστική οποιασδήποτε επιχείρησης ασχολείται με την πρωτογενή αναφορά. Ο κατάλογος της κύριας τεκμηρίωσης στη λογιστική περιλαμβάνει πολλά υποχρεωτικά έγγραφα. Κάθε ένα από αυτά σχετίζεται με τα στάδια της επιχειρηματικής διαδικασίας. Εάν οι υπάλληλοι του οργανισμού δεν διατηρούν κύρια τεκμηρίωση στο "1C: Accounting", η εταιρεία θα αντιμετωπίσει απτές κυρώσεις.

Τι είναι αυτό;

Η λογιστική για την κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα. Όλες οι δραστηριότητες που πραγματοποιούνται προς αυτή την κατεύθυνση ρυθμίζονται από τον ομοσπονδιακό νόμο "για τη λογιστική". Έτσι, στην πρώτη παράγραφο του ένατου κεφαλαίου λέγεται ότι κάθε έγγραφο που εκτελείται σωστά και πιστοποιείται από τη διοίκηση, που αντικατοπτρίζει διάφορα επεισόδια των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της εταιρείας, μπορεί να αναφέρεται ως πρωτογενής τεκμηρίωση. Παρεμπιπτόντως, αυτά τα επεισόδια ονομάζονται:

• λήψη χρημάτων για αγαθά ή υπηρεσίες που παρέχονταιεπιχείρηση;
• μεταφορά χρημάτων για παραληφθέντα αγαθά και υλικά.

Έτσι, εκτός από την υποχρεωτική λίστα των πρωτογενών εγγράφων στη λογιστική, υπάρχει και μια επιπλέον. Συνήθως καταρτίζεται κατόπιν αιτήματος της διοίκησης της εταιρείας. Και εισάγουν φόρμες σε αυτό που περιέχουν πληροφορίες για αμοιβαίες αντισταθμίσεις που δεν έχουν οικονομική βάση.

Δυνατότητες εργασίας με κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να προσέξετε είναι ότι όλες οι "κύρια" φόρμες πρέπει να σχετίζονται με τη μεταφορά κεφαλαίων. Επομένως, δεν πρέπει να συμπεριλάβετε εξουσιοδότηση για τη λήψη εγγράφων σε αυτήν τη λίστα.

Η αποθήκευση αυτού του τύπου χαρτιού πραγματοποιείται για τουλάχιστον πέντε χρόνια από την ημερομηνία υπογραφής. Κατά τη διάρκεια των φορολογικών ελέγχων, ο επιθεωρητής απαιτεί πρωτογενή τεκμηρίωση για περίοδο ενός έως τριών ετών. Έτσι, έγγραφα με μεγαλύτερη περίοδο μπορούν να σταλούν στο αρχείο για αποθήκευση. Μετά από πέντε χρόνια, μπορούν να απορριφθούν πλήρως. Η καταστροφή του «πρωτοβάθμιου» γίνεται σύμφωνα με το εσωτερικό καταστατικό της εταιρείας και τη νομοθεσία της χώρας. Αυτή η διαδικασία είναι αρκετά περίπλοκη και χρονοβόρα. Ως εκ τούτου, πολλές επιχειρήσεις διατηρούν το «πρωτογενές» όσο υπάρχει θέση στο λογιστήριο. Η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων στο αρχείο στη Ρωσία δεν περιορίζεται με κανέναν τρόπο.

Λίστα

Για να κατανοήσετε τι είναι η κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική, πρέπει να γνωρίζετε τι τύπους εγγράφων περιλαμβάνει. Πρέπει να θυμόμαστε αυτή την ομιλίααφορά έγγραφα που σχετίζονται με την κίνηση των κεφαλαίων. Ακολουθεί μια λίστα με αυτά που περιλαμβάνονται στην κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική:

1. Σύμβαση.
2. Τιμολόγιο πληρωμής.
3. Μετρητά και αποδείξεις πωλήσεων.
4. Αυστηρές φόρμες αναφοράς.
5. Πράξεις.
6. Invoices.

Περισσότερες πληροφορίες για καθένα από αυτά τα κύρια έγγραφα παρέχονται στις ακόλουθες παραγράφους.

Συμφωνία

Αυτό το στοιχείο προκαλεί πολλές διαμάχες μεταξύ των υπαλλήλων του λογιστηρίου. Το γεγονός είναι ότι η κύρια τεκμηρίωση στο λογιστήριο θα πρέπει να αποθηκεύεται σε κάθε περίπτωση, αλλά οι συμβάσεις μερικές φορές καταλήγουν σε δικηγόρους ή ακόμα και στο τμήμα προσωπικού. Υπάρχει όμως και η άλλη όψη του νομίσματος. Άλλωστε, το συμβόλαιο είναι η βάση για τη συναλλαγή που σχετίζεται με την κίνηση των ταμειακών ροών.

Τιμολόγιο

Αυτή η φόρμα αναφέρεται στην κύρια τεκμηρίωση στο λογιστήριο. Τι είναι ένας λογαριασμός, κάθε συμμετέχων στην επιχειρηματική διαδικασία γνωρίζει. Στην πραγματικότητα, αυτό το έγγραφο αποτελεί τη βάση για τη μεταφορά κεφαλαίων για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που λαμβάνονται. Εάν ένα από τα μέρη αποδεχτεί τον λογαριασμό, σημαίνει ότι συμφωνεί σιωπηρά με τη συναλλαγή. Μπορεί επίσης να περιέχει πληροφορίες σχετικά με προηγούμενη συμφωνία. Το τιμολόγιο περιέχει όχι μόνο αυτά τα δεδομένα, αλλά και τη διαδικασία για την επιστροφή των κεφαλαίων σε περίπτωση αυτής της ανάγκης.

Δελτίο αποστολής

Αυτή η εργασία είναι ένας από τους πιο έξυπνους εκπροσώπους της πρωτογενούς τεκμηρίωσης στη λογιστική. Το θέμα είναι ότι στουποδεικνύει μια πλήρη λίστα των αγαθών που αποστέλλονται στον αγοραστή. Σε αυτή την περίπτωση, μιλάμε τόσο για τελικά προϊόντα όσο και για πρώτες ύλες. Συντάσσεται δελτίο αποστολής σε απεριόριστο αριθμό αντιτύπων. Αυτή η στιγμή δεν έχει σαφή ρύθμιση και στην πραγματικότητα βασίζεται μόνο στο πόσα κόμματα χρειάζονται αυτού του είδους τα έγγραφα. Δηλαδή πόσοι συμμετέχοντες στη συναλλαγή, τόσα αντίγραφα θα πρέπει να παρέχονται. Αξίζει να θυμηθούμε ότι ισχύουν μόνο εκείνα τα έντυπα στα οποία υπογράφεται η υπογραφή του υπεύθυνου. Δεν απαιτείται σφραγίδα ή σφραγίδα σε αυτήν την περίπτωση.

Πράξη αποδοχής-μεταφοράς

Οι απλοί υπάλληλοι αυτού του τμήματος ασχολούνται με την επεξεργασία πρωτογενών εγγράφων στο λογιστήριο. Τις περισσότερες φορές, λαμβάνουν πιστοποιητικά εργασίας (υπηρεσιών) που εκτελούνται ως δικαιολογητικό. Το έγγραφο αυτό, όπως υποδηλώνει το όνομά του, συντάσσεται μετά την παροχή υπηρεσιών ή την εκτέλεση εργασιών. Η πράξη αποδοχής και μεταβίβασης, που υπογράφεται διμερώς, θεωρείται έγκυρη. Υπάρχουν φορές που ένας από τους αντισυμβαλλομένους αρνείται να εγκρίνει το έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση, το έντυπο μπορεί να επικυρωθεί μόνο από ένα μέρος, αλλά υπό την προϋπόθεση ότι είναι παρόντες παρατηρητές κατά την υπογραφή του. Εκτός από τις βασικές πληροφορίες, η πράξη αποδοχής και διαβίβασης μπορεί να περιλαμβάνει δεδομένα διευκρινιστικού ή διευκρινιστικού χαρακτήρα. Κατά κανόνα, εισάγονται σε έναν ειδικά διαμορφωμένο πίνακα. Όσον αφορά την έγκριση σφραγίδας, είναι πάντα ευπρόσδεκτη, αλλά εάν δεν υπάρχει εκτύπωση, αυτό δεν ακυρώνει το χαρτί. Αξίζει να σημειωθεί ότι κατά τη διατήρηση της πρωτογενούς τεκμηρίωσης στη λογιστική, μια πράξη που αντικατοπτρίζει την κίνηση των παγίων στοιχείων ενεργητικούοι επιχειρήσεις θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στον κατάλογο των βασικών εγγράφων.

Μισθοδοσία

Αυτός ο τύπος πρωτογενούς τεκμηρίωσης αντικατοπτρίζει την κίνηση των κεφαλαίων μεταξύ της επιχείρησης και των εργαζομένων της. Εκτός από το βασικό ποσό των μισθών, περιλαμβάνει όλα τα μπόνους και τις αποζημιώσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, ο επικεφαλής λογιστής μαζί με τον επικεφαλής της επιχείρησης ενεργούν ως μάρτυρες της δήλωσης. Για να είναι έγκυρο το έγγραφο και να τεθεί σε ισχύ θα πρέπει να φέρει σφραγίδα. Εάν αυτό δεν γίνει, η φόρμα μπορεί να θεωρηθεί άκυρη. Αξίζει να σημειωθεί ότι αυτή η σφραγίδα είναι προαιρετική στα δύο παραπάνω έγγραφα.

Έγγραφα μετρητών

Αυτή η λίστα περιλαμβάνει τις ακόλουθες φόρμες:

• παραγγελία παραλαβής,
• σημείωμα εκταμίευσης,
• βιβλίο μετρητών.

Αυτή η κύρια τεκμηρίωση περιέχει τις πληρέστερες πληροφορίες σχετικά με την κίνηση των κεφαλαίων. Τα εντάλματα μετρητών χωρίζονται σε διάφορους τύπους. Έτσι, πιο συχνά στο έργο της λογιστικής, χρησιμοποιούνται KO-1, KO-2 και KO-4. Αντικατοπτρίζουν όλα τα δεδομένα της οικονομικής ζωής του οργανισμού. Έτσι, κατά τη διάρκεια ενός φορολογικού ελέγχου, οι επιθεωρητές είναι πιο επιλεκτικοί με αυτούς. Εκτός από αυτούς τους τύπους, υπάρχουν μορφές KO-3 και KO-5. Το τρίτο είναι ένα μητρώο εντολών μετρητών και το πέμπτο λαμβάνει υπόψη την κίνηση των μετρητών στην επιχείρηση. Κατά κανόνα, οι επιθεωρητές δίνουν πολύ λιγότερη προσοχή σε αυτούς τους τύπους πρωτογενούς τεκμηρίωσης. Όσον αφορά την αποθήκευση και την καταχώρισή τους, αυτές οι διαδικασίεςπραγματοποιείται σύμφωνα με τη γενική διαδικασία.

Χωρισμός ανάλογα με το στάδιο της συναλλαγής

Οποιαδήποτε συναλλαγή χωρίζεται σε τρία στάδια. Και καθένα από αυτά έχει συγκεκριμένη τεκμηρίωση.

Πρώτον, τα μέρη συμφωνούν πάντα σχετικά με τους όρους της συναλλαγής. Στο σημείο αυτό συνάπτουν συμφωνία και εκδίδουν τιμολόγια για πληρωμή. Μετά από αυτό, ένα από τα μέρη συνεισφέρει κατόπιν αιτήματος. Και προς υποστήριξη αυτού, ο πληρωτής υποχρεούται να προσκομίσει δικαιολογητικά. Εάν τα κεφάλαια στάλθηκαν από τον τρεχούμενο λογαριασμό, τότε πρέπει να προσκομιστεί απόσπασμα. Εάν η πληρωμή πραγματοποιείται με μετρητά, η επιβεβαίωση πραγματοποιείται με την παροχή επιταγών ταμείου, αυστηρών εντύπων αναφοράς ή αποδείξεων. Το τελικό στάδιο κάθε συναλλαγής είναι η παροχή αγαθών ή υπηρεσιών επί πληρωμή. Αυτή η στιγμή πρέπει να επιβεβαιώνεται από μια πράξη εκτελεσθείσας εργασίας (υπηρεσίες) ή ένα δελτίο αποστολής, εάν μιλάμε για διάφορα είδη προϊόντων.

Συμπλήρωση απαιτήσεων

Για σωστή ροή εργασιών, δεν αρκεί απλώς να γνωρίζουμε τι είναι η κύρια τεκμηρίωση στη λογιστική. Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τις βασικές απαιτήσεις για τη συμπλήρωσή του. Πρώτα απ 'όλα, κάθε φόρμα πρέπει να έχει το δικό της όνομα. Επίσης, ο συντάκτης του εγγράφου υποχρεούται να αναφέρει την ημερομηνία σχηματισμού αυτών των εκθέσεων και το όνομα της επιχείρησης. Μια επιχείρηση αναφέρεται σε προμηθευτή, ανάδοχο ή αγοραστή. Στοιχεία τράπεζας,Τα αρχικά των υπαλλήλων και το όνομα της πράξης εμφανίζονται επίσης σε ξεχωριστές στήλες της κύριας τεκμηρίωσης στο λογιστήριο. Όλοι γνωρίζουν ποιο είναι το όνομα της πράξης, απλά θυμηθείτε ότι αυτή η τιμή πρέπει να εκφράζεται σε ποσοτική μορφή. Η τελευταία στιγμή στην προετοιμασία αυτού του τύπου χαρτιού είναι η υπογραφή και η σφραγίδα των υπευθύνων.

Επεξεργασία

Σε σχέση με μεγάλο αριθμό εγγράφων, οι εργαζόμενοι συχνά κάνουν λάθη. Πρέπει να διορθωθούν σύμφωνα με τους κανόνες που ορίζει ο νόμος. Υπάρχουν δύο τύποι τροποποιήσεων:

1. Για αυστηρή ευθύνη. Εάν χρειάζεται να γίνει μια μικρή διόρθωση στο έντυπο, τότε ο υπεύθυνος υποχρεούται να διαγράψει τη λανθασμένη γραμμή με μια λεπτή γραμμή και να υποδείξει τη σωστή καταχώριση από πάνω. Για να επιβεβαιώσετε την ακρίβεια των αλλαγών που έγιναν σε χαρτί, είναι απαραίτητο να γράψετε «Διορθωμένη πίστη» και να πιστοποιήσετε το έντυπο με την υπογραφή και τη σφραγίδα ενός υπαλλήλου. Εάν το έγγραφο δεν μπορεί να διορθωθεί σημειακά, τότε ο υπεύθυνος υποχρεούται να διαγράψει το εσφαλμένα συνταγμένο έντυπο από γωνία σε γωνία με μια λεπτή κόκκινη γραμμή. Πρέπει επίσης να φέρει την ένδειξη "Ακυρώθηκε". Μετά τη δημιουργία του σωστού στιγμιότυπου, το λανθασμένο απαγορεύεται να καταστραφεί.
2. Για μη αυστηρή τεκμηρίωση. Σε αυτήν την περίπτωση, η κατεστραμμένη φόρμα καταστρέφεται και δημιουργείται ένα χαρτί με τις σωστές πληροφορίες.

Αξίζει να γνωρίζετε ότι οι διαγραμμίσεις πρέπει να γίνονται μόνο με πολύ λεπτή γραμμή. Εάν ένας υπάλληλοςδιαγράφει το κείμενο με τέτοιο τρόπο ώστε να γίνεται δυσανάγνωστο, αυτό είναι ένα πολύ χονδροειδές λάθος.