Βάση, στυλ και δομή διαπραγμάτευσης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Στη ζωή κάθε ανθρώπου, οι διαπραγματεύσεις παίζουν σημαντικό ρόλο. Κάθε μέρα οι άνθρωποι πρέπει να συμφωνήσουν σε κάτι στη δουλειά και στο σπίτι. Οι διαπραγματεύσεις έχουν μεγάλη σημασία στη ζωή των επιχειρηματιών, καθώς η επιτυχία μιας δραστηριότητας, και στη συνέχεια το οικονομικό εισόδημα, εξαρτάται από μια τέτοια επιχειρηματική επικοινωνία.

Ωστόσο, δεν αρκεί να συναντήσετε έναν άνθρωπο και να ξεκινήσετε μια συζήτηση μαζί του. Οι έμπειροι επιχειρηματίες λένε ότι είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε τη δομή των επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων, τα στυλ τους και άλλες αποχρώσεις. Όλα αυτά μπορούν να βοηθήσουν σε εκείνες τις στιγμές που υπάρχει ανάγκη να πείσετε τους συνεργάτες ή να συμφωνήσετε σε κάτι.

Σε συνέχεια του άρθρου, θα εξεταστεί λεπτομερώς η δομή της διαπραγμάτευσης, θα περιγραφούν τα στάδια και οι λειτουργίες τους. Επιπλέον, θα ταξινομηθούν τα στυλ διαπραγμάτευσης και οι αποχρώσεις της επιχειρηματικής επικοινωνίας μέσω τηλεφώνου και με συνεργάτες από άλλες χώρες.

Ορισμός της έννοιας των "διαπραγματεύσεων"

Πριν αρχίσετε να μελετάτε τη δομή των διαπραγματεύσεων, πρέπει να καταλάβετε τι είναι και τι ρόλο παίζουν γενικά. Άρα, οι διαπραγματεύσεις είναι επιχειρηματική επικοινωνία, η οποία στοχεύει στην λήψη κοινών αποφάσεων στα υπό συζήτηση θέματα. Κατά κανόνα, διαπραγματεύσεις σημαίνειείναι μια επικοινωνία ανθρώπων που έχουν παρόμοια γνώμη και επιδιώκουν τους ίδιους στόχους.

Ο ρόλος της διαπραγμάτευσης στις επιχειρήσεις

Είναι απαραίτητο να διακρίνουμε μια τέτοια επικοινωνία από εκείνη όταν οι σύντροφοι συμφωνούν πλήρως ο ένας με τις πεποιθήσεις του άλλου ή, αντίθετα, είναι επικριτικοί. Πράγματι, στην πρώτη περίπτωση, αυτό είναι ήδη συνεργασία, και στη δεύτερη - αντιπαράθεση. Ο κύριος στόχος των διαπραγματεύσεων είναι να βρεθούν οι βέλτιστες λύσεις στο θέμα και για τις δύο πλευρές και να καθοριστεί ένα κοινό σχέδιο δράσης.

Κατά κανόνα, εάν τα μέρη συναντηθούν για αυτό, ενδιαφέρονται για συνεργασία. Επομένως, ο ρόλος της διαπραγμάτευσης είναι να αναπτύξει μια γόνιμη σχέση εργασίας.

Δομή διαπραγμάτευσης

Κάθε είδους διαπραγμάτευση έχει την ίδια δομή. Οι έμπειροι επιχειρηματίες προσπαθούν να χτίσουν τη συνομιλία τους ακολουθώντας ορισμένα στάδια. Αυτή η προσέγγιση εξοικονομεί χρόνο και στοχεύει στην επιτυχή επικοινωνία. Έτσι, η δομή των διαπραγματεύσεων περιλαμβάνει τέσσερα κύρια στάδια:

1. Προετοιμασία.
2. Διαπραγματεύσεις.
3. Τερματισμός διαπραγματεύσεων.
4. Ανάλυση αποτελεσμάτων.

Κάθε ένα από αυτά τα στάδια είναι εξίσου σημαντικό στη διαδικασία της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η δομή της διαδικασίας διεξαγωγής διεθνών διαπραγματεύσεων είναι απολύτως παρόμοια με αυτή που αναφέρθηκε παραπάνω. Ωστόσο, αξίζει να θυμόμαστε ότι η επικοινωνία με εταίρους από άλλες χώρες απαιτεί επίσης πρόσθετη προετοιμασία, καθώς υπάρχει ανάγκη να μελετηθούν οι παραδόσεις, οι κανόνες επικοινωνίας και άλλες λεπτομέρειες εκείνων των ανθρώπων με τους οποίους θα πρέπει να διαπραγματευτείτε. Αξίζει να εξεταστεί καθένα από αυτά με περισσότερες λεπτομέρειες.τρόπος.

Πρώτο στάδιο: προετοιμασία

Σε μεγαλύτερο βαθμό, η επιτυχία οποιασδήποτε επιχειρηματικής επικοινωνίας με συνεργάτες εξαρτάται από την ποιότητα της προετοιμασίας για διαπραγματεύσεις. Οι ειδικοί σε αυτό το στάδιο της δομής των επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων προτείνουν τη χρήση του παρακάτω μοντέλου προετοιμασίας:

1. Προσδιορίστε το αντικείμενο των διαπραγματεύσεων. Είναι σημαντικό να καταλάβετε τι θα συζητηθεί, γιατί χωρίς αυτή τη στιγμή είναι αδύνατο να επωφεληθείτε από την επικοινωνία. Σύμφωνα με έμπειρους διευθυντές, η πρωτοβουλία προέρχεται πάντα από κάποιον που είναι πιο ενημερωμένος στο υπό συζήτηση θέμα.
2. Είναι απαραίτητο να καταρτιστεί ένα κατά προσέγγιση πρόγραμμα για τις διαπραγματεύσεις. Ένα περίεργο σενάριο θα βοηθήσει στην πρόβλεψη του αποτελέσματος της επικοινωνίας. Μπορεί να υπάρχουν πολλά σενάρια ανάλογα με την πολυπλοκότητα των διαπραγματεύσεων.
3. Είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν οι στιγμές στις οποίες είναι δυνατό να υποχωρήσετε στους συνεργάτες και εκείνες στις οποίες είναι απολύτως αδύνατο να υποχωρήσετε. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί ποιες παραχωρήσεις μπορεί να συνεπάγονται υπέρ της άλλης πλευράς των διαπραγματεύσεων.

Αυτό το μοντέλο είναι πολύ ευέλικτο. Ωστόσο, είναι αδύνατο να εφαρμοστεί ένα τέτοιο σχέδιο δράσης για την προετοιμασία για επιχειρηματική επικοινωνία, εάν δεν έχουν μελετηθεί προηγουμένως οι ακόλουθες ερωτήσεις:

1. Ο σκοπός των διαπραγματεύσεων.
2. Συνεργάτης (η θέση του στην αγορά, η κατάσταση των πραγμάτων κ.λπ.).
3. Διαπραγματεύσεις.
4. Πρόσωπα παρόντα στις συνομιλίες.
5. Προϋποθέσεις και πιθανές συνθήκες.

Πολλοί ειδικοί μπορούν να εμπλακούν στη διαδικασία προετοιμασίας, ωστόσο, το άτομο που θα εμπλακεί άμεσα στην επικοινωνία με έναν σύντροφουποχρεούται να μελετά κάθε λεπτομέρεια των πληροφοριών που έχουν συγκεντρωθεί προηγουμένως. Αξίζει να σημειωθεί ότι είναι η ποιότητα της προετοιμασίας που καθορίζει το αποτέλεσμα της λήψης αποφάσεων. Για παράδειγμα, το πρώτο στάδιο μιας δομής διαπραγμάτευσης πωλήσεων εξετάζει τι θα προσφερθεί στον πελάτη, τον σκοπό της συνάντησης, την ικανότητα του πελάτη να πληρώσει και άλλες λεπτομέρειες που θα σας επιτρέψουν να προωθήσετε το προϊόν και να κλείσετε τη συμφωνία.

Δεύτερο στάδιο: διαπραγματεύσεις

Η δομή των διαπραγματεύσεων περιλαμβάνει τις ακόλουθες μεθόδους διεξαγωγής στο δεύτερο στάδιο:

1. Μέθοδος μεταβλητής. Χτίζεται με βάση το γεγονός ότι η αρνητική αντίδραση του συντρόφου στις συνθήκες που προβάλλονται είναι γνωστή εκ των προτέρων. Τέτοιες διαπραγματεύσεις μπορούν να ονομαστούν περίπλοκες. Επομένως, κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, θα πρέπει να εργαστείτε για να βρείτε την καλύτερη λύση στο ζήτημα με μια διαφοροποιημένη προσέγγιση.
2. Μέθοδος ενσωμάτωσης. Συνιστάται να καταφύγετε σε αυτή τη μέθοδο όταν ο σύντροφος έχει εμμονή με τα δικά του ενδιαφέροντα, αλλά δεν λαμβάνει υπόψη τις αποχρώσεις των κοινωνικών σχέσεων. Αυτή η μέθοδος στοχεύει στο να πείσει το άλλο μέρος για τη σκοπιμότητα της εκτίμησης των ζημιών σε περίπτωση παραμέλησης των κοινωνικών σχέσεων. Ο κύριος σκοπός της εφαρμογής αυτής της μεθόδου είναι να πείσει τον εταίρο ότι η ευθύνη για τη λήψη αποφάσεων για το υπό συζήτηση θέμα ανήκει σε όλα τα μέρη στις διαπραγματεύσεις.
3. Η μέθοδος εξισορρόπησης. Αυτή η μέθοδος περιλαμβάνει την επιλογή των καλύτερων επιχειρημάτων για να πείσει έναν συνεργάτη. Αυτά μπορεί να είναι γεγονότα, στατιστικά στοιχεία, υπολογισμοί κ.λπ. Είναι σημαντικό ότι όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη μέθοδο, είναι απαραίτητο να τηρείτετη θέση του συντρόφου και να αξιολογήσει την κατάσταση από την πλευρά του. Αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε το πιο σωστό όρισμα την κατάλληλη στιγμή.
4. Μέθοδος συμβιβασμού. Αυτή η μέθοδος υποδηλώνει ότι οι εταίροι είναι έτοιμοι να αναζητήσουν συμβιβασμούς εκ των προτέρων και σε περίπτωση διάστασης απόψεων, να καταλήξουν με συνέπεια σε συμφωνία. Η μέθοδος συμβιβασμού δεν συνεπάγεται απόρριψη των αρχικών συνθηκών, στοχεύει στην εξέταση του προβλήματος χρησιμοποιώντας όλες τις δυνατότητες. Αξίζει να σημειωθεί ότι η μέθοδος του συμβιβασμού χρησιμοποιείται όταν η άρνηση διαπραγμάτευσης και η αδυναμία σύναψης ορισμένων συμφωνιών απειλεί τα δύο μέρη με δυσμενείς συνέπειες.

Στάδια διαπραγμάτευσης στο δεύτερο στάδιο

Γενικά, διακρίνονται τα ακόλουθα στάδια των διαπραγματεύσεων, τα οποία περιλαμβάνουν τη δομή των διαπραγματεύσεων στο δεύτερο στάδιο:

1. Συνάντηση και επικοινωνία. Οι διαπραγματεύσεις ξεκινούν από τη στιγμή που έγινε η συνάντηση με τον συνεργάτη, ακόμα κι αν έπρεπε να συνοδεύεται από το αεροδρόμιο και τον σιδηροδρομικό σταθμό. Αυτό το στάδιο μπορεί να μην είναι τόσο σημαντικό από την άποψη του θέματος των διαπραγματεύσεων, αλλά ανάλογα με την εντύπωση που αφήνει το μέρος της συνάντησης στον σύντροφό του, το αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων θα εξαρτηθεί εν μέρει.
2. Η αρχή του επιχειρηματικού μέρους. Σε αυτό το στάδιο, εφιστάται η προσοχή του συντρόφου στις πληροφορίες και το αντικείμενο συζήτησης.
3. Μετάδοση πληροφοριών. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει να πείσετε το άλλο μέρος ότι θα ενεργήσει με σύνεση αποδεχόμενοι τις πεποιθήσεις σας.
4. Αναλυτική αιτιολόγηση. Σε αυτό το στάδιο γίνεται η επιχειρηματολογία των δικών του ιδεών και προτάσεων. Οι υπολοιποιΜε άλλα λόγια, εάν ένας συνεργάτης ενδιαφέρεται για προτάσεις, αλλά δεν είναι απολύτως σίγουρος για τίποτα, είναι απαραίτητο να επιχειρηματολογήσει όλα τα παραπάνω και να εξαλείψει όλες τις αμφιβολίες.

Τρίτο στάδιο: ολοκλήρωση των διαπραγματεύσεων

Το τελικό στάδιο της δομής των διαπραγματεύσεων είναι η υποχρεωτική ενημέρωση. Εάν η πορεία της επιχειρηματικής επικοινωνίας ήταν πολύ θετική, τότε η ολοκλήρωση των διαπραγματεύσεων συνεπάγεται μια σύντομη περίληψη. Αυτό είναι απαραίτητο ώστε κάθε ένα από τα μέρη να είναι σίγουρο ότι όλοι καταλαβαίνουν ο ένας τον άλλον τέλεια. Μετά από αυτό, συζητείται η προοπτική νέων συναντήσεων.

Διαφορετικά, όταν δεν επετεύχθησαν συμφωνίες ως αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων, είναι σημαντικό να διατηρείτε υποκειμενική επαφή με τον εταίρο. Είναι σημαντικό να συνοψίσουμε τι καταφέραμε να βρούμε κοινό έδαφος και να πούμε εκείνα τα σημεία που δεν ταιριάζουν σε ένα από τα μέρη. Στο τέλος μιας επαγγελματικής συνάντησης που έχει αρνητικό αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να μην χάσετε το πρόσωπο και να προσπαθήσετε να εκτονώσετε την ατμόσφαιρα με έναν περιστασιακό και φιλικό αποχαιρετισμό. Όμως σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να μιλήσετε με αγένεια στον σύντροφό σας και να διακόψετε απότομα τις διαπραγματεύσεις με την αποχώρησή σας. Αξίζει να θυμάστε ότι είναι καλύτερο να προσφερθείτε να συζητήσετε το θέμα λίγο αργότερα, να αναβάλετε τις διαπραγματεύσεις, να προετοιμαστείτε για αυτές πιο προσεκτικά και να προσπαθήσετε να βρείτε τέτοια επιχειρήματα που θα σας επιτρέψουν να πείσετε την άλλη πλευρά για κάτι.

Τέταρτο στάδιο: ανάλυση των διαπραγματεύσεων

Ακόμη και αν τα μέρη είπαν αντίο, οι διαπραγματεύσεις δεν έχουν ολοκληρωθεί σε αυτό το στάδιο. Αυτό συμβαίνει μόνο μετά από λεπτομερή ανάλυσή τους και προετοιμασία έκθεσης. ΓενικάΗ ανάλυση είναι απαραίτητη για τη σύγκριση των στόχων της επιχειρηματικής επικοινωνίας και του επιτευχθέντος αποτελέσματος, τον προσδιορισμό περαιτέρω ενεργειών και την αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης. Η ανασκόπηση μπορεί να είναι γραπτή (αν το απαιτεί η κατάσταση) ή στοχαστική (εάν δεν υπάρχει ανάγκη αναφοράς στην ανώτερη διοίκηση).

Κατανοώντας τη δομή των διαπραγματεύσεων με πελάτες και συνεργάτες, είναι πολύ πιο εύκολο να οικοδομήσουμε επικοινωνία. Ωστόσο, εκτός από αυτό, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε τι στυλ διαπραγματεύσεων μπορεί να είναι.

Styles

Γενικά, υπάρχουν τέτοια στυλ διαπραγματεύσεων όπως σκληρές, ήπιες, εμπορικές και συνεργατικές. Το σκληρό στυλ συνεπάγεται σταθερότητα και συγκέντρωση μόνο στις δικές του απαιτήσεις. Το Soft είναι μια στρατηγική διαμονής. Τις περισσότερες φορές χρησιμοποιείται όταν είναι πιο σημαντικό για τη μία πλευρά να διατηρεί φιλικές σχέσεις.

Το στυλ συναλλαγών συνεπάγεται την αρχή του συμβιβασμού, όταν η μία πλευρά κάνει παραχωρήσεις, αλλά ταυτόχρονα «παζαρεύει» ορισμένες παραχωρήσεις για τον εαυτό της. Το συνεργατικό στυλ είναι επικοινωνία που προσανατολίζεται στην ικανοποίηση των συμφερόντων και των δύο μερών.

Σύντομο σύνολο κανόνων διαπραγμάτευσης

Εμπειρογνώμονες στον τομέα της επιχειρηματικής επικοινωνίας συνιστούν να τηρείτε το ακόλουθο σύνολο κανόνων που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε μια κοινή γλώσσα με οποιονδήποτε συνεργάτη:

1. Δεν μπορείτε να γίνετε προσωπική και να ταπεινώνετε την προσωπικότητα του συντρόφου.
2. Μην αγνοείτε τους φόβους, τις δηλώσεις και τα συναισθήματα του συντρόφου σας.
3. Όχι μόνο πρέπει να κάνετε ερωτήσεις, αλλά και να εξηγήσετε τον σκοπό της λήψης απαντήσεων.
4. Ανο συνομιλητής θέλει να διευκρινίσει κάτι ή ζητά να επαναλάβει αυτό που ειπώθηκε, μην εκνευρίζεστε. Πρέπει να προσπαθήσουμε να μεταφέρουμε πληροφορίες με τρόπο που να είναι κατανοητός από όλους.
5. Μην συγκινείστε.

Εκτός από αυτήν τη σύντομη περίληψη, αξίζει να θυμάστε ότι θα πρέπει να προετοιμαστείτε καλά, να αναλύσετε τη δομή των διαπραγματεύσεων εκ των προτέρων και να καταλάβετε τον τρόπο διεξαγωγής τους. Όλα αυτά θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε πολύ καλύτερα την εργασία.

Κανόνες πειθούς στις διαπραγματεύσεις

Υπάρχουν αρκετές συμβουλές από ψυχολόγους και έμπειρους μάνατζερ που μπορούν να φανούν χρήσιμες σε εκείνες τις στιγμές που υπάρχει ανάγκη να πείσεις έναν σύντροφο για κάτι. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να μάθετε πώς να παρουσιάζετε επιχειρήματα. Πρώτα πρέπει να προβάλετε ένα ισχυρό επιχείρημα, μετά λίγο πιο αδύναμο και στο τέλος να προβάλετε το ισχυρότερο, ας πούμε, επιχείρημα ατού.

Δεύτερον, πρέπει να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να βάλετε τον συνομιλητή σε άβολη θέση ή να οδηγήσετε σε μια γωνία. Ο σεβασμός είναι το κλειδί για μια καλοπροαίρετη σχέση και μπορείς να πείσεις για κάτι μόνο όταν ένα άτομο είναι θετικό.

Τρίτον, είναι σημαντικό τα προτεινόμενα επιχειρήματα να διασταυρώνονται με τα συμφέροντα του συντρόφου. Σε μια τέτοια κατάσταση, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ο σύντροφος να εκφράσει τη συγκατάθεσή του.

Τηλεφωνικές συνομιλίες

Μερικές φορές πρέπει να διαπραγματευτείτε για τεχνικά μέσα επικοινωνίας. Φυσικά, αυτό κάνει την επικοινωνία λίγο πιο δύσκολη, καθώς γίνεται πιο δύσκολη η κατανόηση της αντίδρασης του συνομιλητή.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι η δομή των τηλεφωνικών συνομιλιών είναι απολύτωςόπως και για μια προσωπική επαγγελματική συνάντηση:

1. Χαιρετισμός.
2. Έναρξη διαπραγματεύσεων.
3. Τέλος.
4. Analysis.

Γενικά αποδεκτοί κανόνες διαπραγμάτευσης ισχύουν για επαγγελματικές συνομιλίες μέσω τηλεφώνου. Το μόνο πράγμα που είναι σημαντικό να θυμάστε είναι ότι δεν μπορείτε να διακόψετε την ομιλία ενός ατόμου στο τηλέφωνο, ακόμα κι αν τα λόγια του έρχονται σε αντίθεση με κάτι.

Συμπέρασμα

Συνοψίζοντας, αξίζει να σημειωθεί ότι η διαπραγμάτευση είναι τέχνη, αφού την έχεις κατακτήσει, μπορείς να πετύχεις τα πάντα. Όπως έγινε γνωστό, γνωρίζοντας τα 4 στάδια της δομής των διαπραγματεύσεων, μπορείτε να προβλέψετε το αποτέλεσμα της επιχειρηματικής επικοινωνίας και να προβλέψετε πολλά βήματα του συνεργάτη.

Το πιο σημαντικό πράγμα για να επιτύχετε καλά αποτελέσματα μέσω διαπραγματεύσεων είναι να ακολουθείτε τους παραπάνω κανόνες και να σέβεστε αυτούς με τους οποίους πρέπει να διαπραγματευτείτε οτιδήποτε.