Σύμβολα στο φύλλο χρόνου. Πώς να συμπληρώσετε ένα φύλλο χρόνου (δείγμα)

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Ο χρόνος εργασίας και η λογιστική του είναι σημαντικά στοιχεία οποιουδήποτε οργανισμού, που σας επιτρέπουν να ελέγχετε τις δραστηριότητες της εταιρείας και να πειθαρχείτε τους υπαλλήλους. Προκειμένου να απλοποιηθεί αυτή η διαδικασία, αναπτύχθηκε μια ειδική φόρμα - ένα φύλλο χρόνου. Υπάρχει τόσο σε έντυπη όσο και σε ηλεκτρονική έκδοση. Και κάθε ένα από τα είδη έχει τις δικές του αποχρώσεις στο γέμισμα.

Ποιος συμπληρώνει το φύλλο χρόνου

Κάθε οργανισμός διορίζει ένα άτομο υπεύθυνο για τη διατήρηση του φύλλου χρόνου, εστιάζοντας στις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας και στον αριθμό του προσωπικού. Εάν ο οργανισμός είναι μικρός και όλες οι εργασίες γίνονται στο γραφείο, τότε ο επιθεωρητής προσωπικού, ο λογιστής ή άλλο εξουσιοδοτημένο άτομο θα προγραμματίσει τους υπαλλήλους.

Σε περίπτωση που μια επιχείρηση διαθέτει πολλές εγκαταστάσεις, είναι πολύ πιο εύκολο να χρονομετρήσετε τους υπαλλήλους απευθείας στους χώρους εργασίας τους. Στην περίπτωση αυτή, αυτή η ευθύνη ανήκει στον εργοδηγό ή τον αρχηγόυποδιαιρέσεις με χωριστή διαταγή ή που προβλέπεται στη σύμβαση εργασίας.

Αλγόριθμος για εργασία με φύλλο χρόνου

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να γνωρίζετε ότι κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει ένα κανονικό (δηλαδή, σε έντυπη έκδοση) φύλλο χρόνου. Το έντυπο μπορεί να εκτυπωθεί μόνος σας ή να το παραγγείλετε από τυπογραφείο.

Υπάρχουν δύο εγκεκριμένα έντυπα: T-12 και T-13. Η διαφορά τους είναι ότι το πρώτο όχι μόνο λαμβάνει υπόψη τις ώρες εργασίας, αλλά έχει και στήλες για τον υπολογισμό του μηνιαίου μισθού. Συμπληρώνονται σύμφωνα με το ίδιο σχήμα, δηλαδή, κάθε μήνα την πρώτη ημέρα ανοίγει ένα νέο φύλλο ώρας. Είναι απαραίτητο να συμπληρώσετε τις στήλες:

• Επωνυμία εταιρείας (σύμφωνα με τα συστατικά έγγραφα), αύξων αριθμός και ημερομηνία ολοκλήρωσης.
• Η περίοδος για την οποία ανοίγει το φύλλο χρόνου.
• Τακτικός αριθμός προσωπικού και τα δεδομένα του από προσωπικές κάρτες.

Τα υπόλοιπα δεδομένα εισάγονται εντός ενός μήνα και η συμπλήρωση του τμήματος που σχετίζεται με τους μισθούς παραμένει στον υπάλληλο λογιστηρίου.

Σύμβολα στο φύλλο χρόνου

Για ταχύτερη και πιο βολική συμπλήρωση του φύλλου χρόνου, αναπτύχθηκε και εγκρίθηκε ένα σύστημα σημειογραφίας. Αντικατοπτρίζουν τον τρόπο εργασίας και ανάπαυσης και άλλες αποχρώσεις. Παρέχονται 36 ονομασίες. Αλλά μερικές φορές αυτός ο αριθμός δεν είναι αρκετός για να εμφανιστούν με ακρίβεια όλες οι πληροφορίες σχετικά με έναν υπάλληλο.

Σύμβολα στο φύλλο χρόνου

	Όνομα	Ορισμός γράμματος	Αριθμητικός προσδιορισμός
1	Ημέρες και απογευματινές ώρες	I	01
2	Νυχτερινές ώρες λειτουργίας	N	02
3	Εργασία τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες	RP	03
4	Υπερωρίες	c	05
5	Επαγγελματικό ταξίδι	K	10
6	Κύριες διακοπές	από	14
7	Επιπλέον άδεια	one	15
8	Διακοπές σπουδών	Ε	16
9	Σύντομες ώρες εργασίας για φοιτητές	UV	17
10	Πρόσθετη άδεια σπουδών χωρίς αποδοχές	UD	18
11	Άδεια μητρότητας	r	19
12	Άδεια πατρότητας (μερικώς πληρωμένη)	veh	20
13	Άδεια πατρότητας (άνευ αποδοχών)	oj	21
14	Άδεια άνευ αποδοχών	έως	22
15	Άδεια άνευ αποδοχών για νομικούς λόγους	OZ	24
16	αναρρωτική άδεια	B	25
17	Απλήρωτοαναπηρία	t	26
18	Ώρες μειωμένης εργασίας	ch	27
19	Χρόνος διακοπής λειτουργίας (για λόγους μη υπαλλήλους)	vp	28
20	Απουσία για νομικούς λόγους (με αμοιβή)	g	29
21	Αδικαιολόγητη απουσία	OL	31
22	Ώρες που δεν δούλεψαν (εάν ο εργοδότης έχει ορίσει εργασία μερικής απασχόλησης)	NS	32
23	Σαββατοκύριακα	έως	33
24	Strikes	ZB	34
25	Απουσίες για ασαφείς λόγους	NN	35

Ο πίνακας δείχνει τα σύμβολα που χρησιμοποιούνται πιο συχνά στο φύλλο χρόνου. Μια πιο λεπτομερής περιγραφή και μια πλήρης λίστα βρίσκονται συνήθως στην πρώτη σελίδα της φόρμας. Αυτό διευκολύνει την πλοήγηση στα σύμβολα και τον προσδιορισμό σε ποια κατάσταση θα τοποθετήσετε σε ένα κελί.

Συμπλήρωση κανονικής φόρμας

Η συμπλήρωση του φύλλου χρόνου είναι επίπονη εργασία που απαιτεί προσοχή. Μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας, για παράδειγμα, τη μέθοδο της συνεχούς παρουσίας και απουσίας.

Σε αυτήν την περίπτωση, τα δεδομένα εισάγονται σε κάθε στήλη. Τα σύμβολα υποδηλώνουν τόσο την παρουσία εργαζομένων στο χώρο εργασίας όσο και την απουσία τους, υποδεικνύοντας τους λόγους. Υποδεικνύει επίσης τον αριθμό των ωρώνπέρασε στον τόπο εργασίας.

Στο ίδιο το φύλλο χρόνου, θα μοιάζει με αυτό: σε μια ημέρα άδειας, βάλτε το γράμμα "B", κάτω από αυτό 0, σε μια εργάσιμη ημέρα, αντίστοιχα, "I" και τον αριθμό των ωρών, για παράδειγμα 8. Όπως και τα Σαββατοκύριακα, σημειώνονται διάφοροι λόγοι απουσίας, από επαγγελματικά ταξίδια έως απουσίες για αδιευκρίνιστους λόγους.

Ο υπολογισμός του φύλλου χρόνου σε αυτή την περίπτωση είναι λίγο πιο εύκολος, γιατί όλοι οι απαραίτητοι αριθμοί και οι ονομασίες είναι μπροστά στα μάτια σας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για ειδικούς με μικρή εργασιακή εμπειρία - έτσι θα είναι λιγότερο πιθανό να μπερδευτούν και να κάνουν λάθος.

Συμπληρώστε το φύλλο χρόνου με σύνεση

Υπάρχει επίσης μια μέθοδος καταγραφής αποκλίσεων. Εφαρμόζεται όταν η εργάσιμη ημέρα έχει την ίδια διάρκεια σε όλη την περίοδο. Σε αυτήν την περίπτωση, σημειώνονται μόνο μη τυπικές καταστάσεις, δηλαδή απουσίες, υπερωρίες, επαγγελματικά ταξίδια κ.λπ. Κατά τη χρήση αυτής της μεθόδου, ξοδεύεται πολύ λιγότερος χρόνος και το τελικό αποτέλεσμα είναι το ίδιο και στις δύο περιπτώσεις.

Στο φύλλο μοιάζει με αυτό: η επάνω γραμμή περιέχει πληροφορίες σχετικά με την απουσία του υπαλλήλου στο χώρο εργασίας - V, K, FROM, HH, PR, B και άλλα. Η κάτω γραμμή παραμένει κενή. Πράγματι, στον τελικό υπολογισμό των ωρών εργασίας, τα μηδενικά δεν έχουν σημασία και με την ίδια διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, μένει μόνο να εκτελέσουμε τις απλούστερες ενέργειες: μετρήστε τον αριθμό των κενών κελιών στην επάνω γραμμή (αυτές είναι παρουσίες) και πολλαπλασιάστε με τον αριθμό των ωρών.

Αυτή η μέθοδος είναι πιο βολική για έμπειρουςστελέχη προσωπικού και λογιστές. Είναι επίσης κατάλληλο για μικρούς οργανισμούς όπου ο αριθμός των εργαζομένων είναι μικρός. Εάν η διοίκηση σας δεν γνωρίζει για ένα απλούστερο σύστημα παρακολούθησης χρόνου, τότε ήρθε η ώρα να τους το προτείνετε.

Διατήρηση φύλλου χρόνου σε υπολογιστή

Εκτός από την έντυπη έκδοση, υπάρχουν και αρκετές ηλεκτρονικές. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα φύλλα χρόνου πρέπει να αντιγράφονται χωρίς αποτυχία. Αυτό είναι απαραίτητο για να μην χαθούν δεδομένα για την εργασία των εργαζομένων και να επιβεβαιωθεί η αξιοπιστία τους (εξάλλου δεν είναι δυνατή η χρήση υπολογιστή παντού).

Μία από τις πιο προσιτές επιλογές είναι ένα φύλλο χρόνου που δημιουργείται σε προγράμματα γραφείου. Το Excel είναι τέλειο για αυτό το σκοπό. Τα υπολογιστικά φύλλα σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε οποιοδήποτε τύπο και μέγεθος εγγράφου. Επίσης, χάρη στη δυνατότητα ορισμού τύπων, η άθροιση και ο υπολογισμός των ενδιάμεσων δεδομένων είναι πολύ πιο εύκολη.

Χρήση αποκλειστικού λογισμικού

Σε περίπτωση ανεπαρκών δεξιοτήτων υπολογιστικών φύλλων, ένας υπάλληλος ή η διοίκηση μπορεί να επιλέξει άλλο παρόμοιο πρόγραμμα. Το φύλλο χρόνου σε αυτήν την περίπτωση θα μοιάζει με την έντυπη έκδοση. Αυτό θα συμβάλει στη μείωση του χρόνου που απαιτείται για την επεξεργασία του εγγράφου.

Θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη ότι κάθε πρόγραμμα περιλαμβάνει τη χρήση εκδόσεων με άδεια χρήσης. Σε διαφορετικούς προμηθευτές, φυσικά, έχουν το δικό τους κόστος. Για παράδειγμα, το πρόγραμμα Time Sheet θα κοστίσει στους χρήστες1000 τρίψτε. και άνω - ανάλογα με τον αριθμό του προσωπικού.

Ένα άλλο πλεονέκτημα τέτοιων βοηθητικών προγραμμάτων είναι ότι δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε ένα φύλλο χρόνου. Η φόρμα με όλα τα σημάδια εκτυπώνεται εύκολα ανά πάσα στιγμή. Αυτή η λειτουργία είναι σίγουρα σε κάθε παρόμοιο πρόγραμμα.

Σχετικά με την αποθήκευση εγγράφων

Που χρησιμοποιείται το φύλλο χρόνου; Αυτή είναι η βάση για τη λογιστική της μισθοδοσίας σε ένα ή άλλο ποσό, καθώς και τα κύρια στοιχεία ότι ο εργαζόμενος ήταν στον τόπο εργασίας και εκτελούσε τα καθήκοντά του. Χωρίς αμφιβολία, αυτό το έγγραφο είναι πολύ σημαντικό για κάθε οργανισμό.

Τότε πόσο καιρό διατηρείται αυτό το έντυπο; Το φύλλο χρόνου πρέπει να διατηρείται για ένα χρόνο. Αυτό ορίζεται από το νόμο και τέτοιοι κανόνες πρέπει να τηρούνται.

Αν χάσετε ένα ήδη κλειστό φύλλο χρόνου, μην πανικοβληθείτε. Μπορεί πάντα να αποκατασταθεί χρησιμοποιώντας άλλα έγγραφα. Για αυτό χρησιμοποιούνται επεξηγηματικές, αναρρωτική άδεια, πληροφορίες για επαγγελματικά ταξίδια, προγράμματα διακοπών κ.λπ. Όλα όσα επιβεβαιώνουν και εξηγούν την απουσία ενός ατόμου στο χώρο εργασίας του μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επαναφορά δεδομένων.

Ποιος μπορεί να χρειαστεί μια κάρτα αναφοράς;

Αυτό το έγγραφο απαιτείται συχνά για διάφορους ελέγχους. Για παράδειγμα, η φορολογική υπηρεσία ελέγχει την παρουσία της στον οργανισμό και την ορθότητα της πλήρωσης.

Η απουσία φύλλου χρόνου ακόμη και στη μικρότερη εταιρεία μπορεί να είναι λόγος για ένα αρκετά μεγάλο πρόστιμο. Ιδιοπαρουσιάζεται όταν γίνονται λάθη στη συμπλήρωση των εντύπων. Αυτό ισχύει τόσο για υπολογισμούς όσο και για κακή χρήση συμβόλων.

Η παρουσία φύλλων χρόνου είναι υποχρεωτική. Χρειάζονται τόσο για την ίδια την εταιρεία (λογιστική, πειθαρχία εργαζομένων), όσο και για ελεγκτικούς οργανισμούς. Και το πιο σημαντικό - εφαρμόστε σωστά τα σύμβολα στο φύλλο χρόνου. Τότε μπορείτε να αποφύγετε μια σειρά προβλημάτων με τους υπαλλήλους και τις ρυθμιστικές αρχές.