Ανάθεση υπηρεσίας σε επαγγελματικό ταξίδι

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:24

Ο οργανισμός στέλνει τους υπαλλήλους του σε επαγγελματικά ταξίδια, δίνοντας στον καθένα από αυτούς μια συγκεκριμένη εργασία. Μπορεί να είναι ατομικό αλλά και ομαδικό. Όλα καθορίζονται από τα συγκεκριμένα καθήκοντα που αντιμετωπίζουν οι αποσπασμένοι υπάλληλοι.

Ένας οργανισμός που στέλνει υπαλλήλους σε επαγγελματικό ταξίδι εκδίδει μια εντολή ή οδηγία που υποδεικνύει τον σκοπό του ταξιδιού, την τοποθεσία όπου αποστέλλεται ο υπάλληλος, το χρονοδιάγραμμα και τη λίστα των ατόμων που αποστέλλονται. Οι ταξιδιώτες υπάλληλοι πρέπει να λάβουν ταξιδιωτικά πιστοποιητικά με ανάθεση εργασίας. Αυτά είναι υποχρεωτικά έγγραφα που επιβεβαιώνουν την εγκυρότητα της αναχώρησης στον τόπο εργασίας εκτός του οργανισμού. Ένα σημείωμα αναχώρησης αναγράφεται στο ταξιδιωτικό πιστοποιητικό. Κατά την άφιξη στον τόπο, οι υπάλληλοι στο ταξιδιωτικό πιστοποιητικό πρέπει να λάβουν σήμα άφιξης και μετά την ολοκλήρωση - αναχώρησης. Όταν επιστρέψετε στον οργανισμό σας, φροντίστε να σημειώσετε την επιστροφή σας από επαγγελματικό ταξίδι.

Ειδικοί που υπηρετούν σε άλλη περιοχή για την επίλυση ορισμένων ζητημάτων λαμβάνουν ατομική ανάθεση εργασίας. Για παράδειγμα, εργαζόμενοι στην εφοδιαστική αλυσίδααποστέλλονται σε εγκαταστάσεις με τις οποίες η επιχείρησή τους έχει εμπορικές σχέσεις για την προμήθεια συγκεκριμένων υλικών, εξαρτημάτων και συγκροτημάτων. Μερικές φορές η τηλεφωνική επικοινωνία δεν αρκεί για να συζητηθούν οι όροι παράδοσης ή τυχόν χαρακτηριστικά των παρεχόμενων προϊόντων: ο συντονισμός των τεχνικών προδιαγραφών, ο καθορισμός των παραμέτρων, η επιλογή των βέλτιστων χαρακτηριστικών.

Οι υπάλληλοι των τμημάτων μάρκετινγκ, καθώς και των μηχανικών και τεχνικών υπηρεσιών, λαμβάνουν επίσης ανάθεση εργασίας. Για παράδειγμα, η συμμετοχή σε εκθέσεις απαιτεί την παρουσία όχι μόνο διευθυντών πωλήσεων που μπορούν να παρουσιάσουν τα προϊόντα τους και να καθορίσουν την τιμή. Οι σχεδιαστές, οι τεχνολόγοι και οι εργαζόμενοι στην παραγωγή μπορούν επίσης να είναι χρήσιμοι, οι οποίοι διευκρινίζουν ειδικές απαιτήσεις και επιθυμίες από πιθανούς καταναλωτές. Σε τέτοια επαγγελματικά ταξίδια, οι ειδικοί ανταλλάσσουν εμπειρίες, σκιαγραφούν τις προοπτικές ανάπτυξης των εγκαταστάσεων παραγωγής τους.

Ορισμένοι οργανισμοί κατευθύνουν ολόκληρες ομάδες ανθρώπων σε συγκεκριμένα αντικείμενα, δίνοντάς τους μια εργασία σέρβις, ένα παράδειγμα της οποίας δίνεται με τη μορφή οδηγιών ή φύλλων διαδρομής. Προκειμένου η αποσπασμένη ομάδα να εκπληρώσει με σαφήνεια το επίσημο καθήκον, πρέπει να οριστεί με διαταγή ο επικεφαλής της ομάδας που είναι αρμόδια για την υλοποίησή της. Ιδιαίτερα συχνά η ανάγκη για τέτοια επαγγελματικά ταξίδια προκύπτει στην περίπτωση της εισαγωγής εξοπλισμού ή ολόκληρων συγκροτημάτων στην επιχείρηση του πελάτη. Για να μπορεί η ομάδα στη νέα τοποθεσία να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά, διευθετούνται θέματα προσωρινής διαμονής: κρατήσεις ξενοδοχείων ή διαμερισμάτων. Οι χώροι που θα βρίσκονται οι εργαζόμενοιδιατροφής, καθώς και οι προϋποθέσεις παράδοσης των εργαζομένων στον τόπο εργασίας. Τα εισιτήρια για μεταφορά πέρα δώθε πληρώνονται από την επιχείρηση που έστειλε τους υπαλλήλους της. Σε τέτοιες περιπτώσεις, οι όροι είναι αυστηρά περιορισμένοι. Καταβάλλονται και μεροκάματα. Οι μισθοί διατηρούνται για όλο το διάστημα απουσίας των εργαζομένων.

Κατά την αποστολή ειδικών, συντάσσονται ταξιδιωτικά έγγραφα, τα οποία περιλαμβάνουν ταξιδιωτικά πιστοποιητικά, καθώς και λίστα εργασιών. Ανάλογα με τις δυνατότητες και το είδος των εργασιών, οι αποσπασμένοι ειδικοί συμπληρώνουν τα απαραίτητα εργαλεία και συσκευές. Το έργο σέρβις είναι σε αυτή την περίπτωση το κύριο κριτήριο για την επιλογή των απαραίτητων προμηθειών.

Μετά τα αποτελέσματα της εργασίας σε ένα επαγγελματικό ταξίδι, οι εργαζόμενοι που επέστρεψαν στην επιχείρησή τους συντάσσουν έκθεση σχετικά με την εργασία που έχουν γίνει. Οι εκθέσεις αυτές εγκρίνονται από τον προϊστάμενο ή τους αναπληρωτές του. Για την έκθεση δαπανών συντάσσονται προκαταβολές, στις οποίες επισυνάπτονται τα διαθέσιμα έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα έξοδα.

Ένα επαγγελματικό ταξίδι θεωρείται ότι ολοκληρώθηκε επιτυχώς υπό την προϋπόθεση ότι η εργασία σέρβις έχει ολοκληρωθεί πλήρως. Σε περίπτωση μη εκπλήρωσης (μπορεί να προκύψουν καταστάσεις όταν η εργασία έχει ολοκληρωθεί μερικώς ή είναι αδύνατη η ολοκλήρωσή της), πρέπει να αναφέρονται οι λόγοι. Συχνά οι λόγοι είναι αρκετά δικαιολογημένοι, αλλά μερικές φορές υπάρχει αμέλεια των εργαζομένων. Η διοίκηση του οργανισμού λαμβάνει μια απόφαση με βάση τα αποτελέσματα της εξέτασης όλων των λόγων που εμποδίζουν τη λήψη θετικής απόφασης από τους αποσπασμένους εργαζόμενους.