Οργανωτικές διαδικασίες: τύποι, στάδια, στόχοι

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οργανωτικές διαδικασίες είναι η διαδικασία εκτέλεσης της εργασίας σύμφωνα με το σχέδιο, η οποία χωρίζεται σε τρία στάδια. Καταμερισμός εργασιών, ομαδοποίηση σε ξεχωριστά τμήματα (τμήματα, τομείς) και συντονισμός χωριστών ομάδων.

Τρία παραδείγματα διαδικασίας

Μπορούν να διακριθούν τα ακόλουθα παραδείγματα κατανομής διεργασιών:

• Κατανομή της εργασίας σε ξεχωριστά στάδια. Σε αυτήν την περίπτωση, ανατίθενται διαφορετικοί τύποι εργασίας σε έναν μεμονωμένο υπάλληλο σύμφωνα με τα προσόντα, τις δεξιότητες και την εμπειρία του.
• Ομαδοποιήστε την εργασία σε ξεχωριστά μπλοκ. Ως χωριστά τμήματα νοούνται ένας τομέας, τμήμα ή υποδιαίρεση στο οποίο μια ομάδα εργαζομένων με τα ίδια προσόντα εργάζεται σε ένα συγκεκριμένο έργο. Με αυτήν τη διαίρεση, η εργασία γίνεται πιο γρήγορα.
• Ο συντονισμός της εργασίας αφορά την επίλυση συγκρούσεων και την οικοδόμηση ενός μηχανισμού για την αποφυγή τους.

Βήματα διαδικασίας

Η οργανωτική διαδικασία μπορεί να χωριστεί σε διάφορα στάδια:

• Κατανομή εργασίας.
• Εργασίες ομαδοποίησης.
• Συντονισμός εργασιών.

Αλλά υπάρχουν πολλά άλλα που μπορούν να εντοπιστούν. Εξαρτάται από τον οργανισμό και από αυτόνδραστηριότητες.

Τμήμα εργασίας

Το πρώτο βήμα στην οργανωτική διαδικασία, με την κατανομή της εργασίας μεταξύ των εργαζομένων σύμφωνα με τα προσόντα και τις δεξιότητές τους. Ταυτόχρονα, η διοίκηση πρέπει να διασφαλίσει ότι ένας μεμονωμένος εργαζόμενος δεν κάνει περισσότερη ή λιγότερη δουλειά από τους συναδέλφους του. Η αρχή της διανομής βασίζεται στη δυνατότητα κατανομής του χρόνου εργασίας των εργαζομένων. Και επίσης ότι κάνουν μόνο τη δουλειά που ξέρουν να κάνουν καλύτερα.

Αυτό θα μειώσει το χρόνο από τη μετάβαση μεταξύ των λειτουργιών, θα μειώσει την εκπαίδευση (αφού οι εργαζόμενοι κάνουν μόνο αυτό που ήδη γνωρίζουν). Ο εξοπλισμός και τα εργαλεία είναι επίσης βελτιωμένα. Υπάρχει ο κίνδυνος αυτής της εξειδίκευσης - η μονοτονία της εργασίας. Στερεί από τον εργαζόμενο δημιουργικές δεξιότητες και την εκδήλωσή τους κατά την εργασία. Για να αποφευχθεί αυτό, οι διευθυντές χρησιμοποιούν συνήθως δύο μεθόδους

1. Επέκταση του πεδίου δραστηριότητας του εργαζομένου.
2. Εμπλουτισμός της εργασίας.

Η επέκταση του πεδίου δραστηριότητας είναι η παροχή μιας ευκαιρίας σε έναν εργαζόμενο να συνδυάσει και να κάνει πολλές δουλειές ταυτόχρονα της επιλογής του. Μπορεί επίσης να επεκτείνει τις εργασίες που εκτελούνται. Ο εμπλουτισμός της εργασίας είναι η παροχή ανεξάρτητου ελέγχου της προόδου της εργασίας στον εργαζόμενο.

Σωστή ομαδοποίηση εργασιών για περαιτέρω εκτέλεση

Το στάδιο των οργανωτικών διαδικασιών της εταιρείας συνεπάγεται τη δημιουργία διαφόρων μπλοκ (τμημάτων και τομέων) που είναι υπεύθυνα για μεμονωμένες εργασίες. Αυτό επιτυγχάνει τη μέγιστη απόδοση και ταχύτητα της λύσης.το ένα ή το άλλο πρόβλημα. Κατά κανόνα, όσοι κάνουν την ίδια δουλειά ενώνονται σε ένα τμήμα.

Έτσι κατανέμεται η εργασία σε μικρούς οργανισμούς.

Τέτοιοι οργανισμοί χωρίζουν τα τμήματα παραγωγής ανάλογα με τα λειτουργικά χαρακτηριστικά τους. Ανάλογα δηλαδή με το είδος της εργασίας που εκτελείται. Κάθε Αντιπρόεδρος ενός ξεχωριστού τμήματος είναι υπεύθυνος για ορισμένες δραστηριότητες της εταιρείας - πωλήσεις και μάρκετινγκ, δραστηριότητες μεταφοράς και οικονομικές λειτουργίες. Επίσης, ορισμένα τμήματα μπορούν να χωριστούν σε 2-3 ακόμη τμήματα.

Αυτό το διάγραμμα δείχνει τις διαιρέσεις σε μεγάλους οργανισμούς.

Τα επίπεδα αντιπροέδρων διαμορφώνονται από τον τύπο παραγωγής της επιχείρησης. Το κατώτερο επίπεδο διαμορφώνεται από τη γεωπολιτική θέση. Το τελευταίο επίπεδο οργανώνεται σύμφωνα με τον τύπο δραστηριότητας μιας από τις κατευθύνσεις. Αυτοί είναι οι κύριοι τύποι οργανωτικών διαδικασιών. Απλοποιημένο, φαίνεται όπως στο διάγραμμα.

Έλεγχος εργασίας

Ο συντονισμός της εργασίας των οργανισμών σάς επιτρέπει να ελέγχετε και να κατευθύνετε τους εργαζόμενους προς τη σωστή κατεύθυνση στα προηγούμενα στάδια. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι η εργασία γίνεται σωστά, έγκαιρα και σύμφωνα με το σχέδιο. Ο συντονισμός μπορεί να γίνει μέσω μιας αλυσίδας εντολών. Υπάρχει επίσης ένας άλλος τύπος - κάθετος. Εδώ, ο έλεγχος χωρίζεται σε ξεχωριστούς συνδέσμους, που υψώνονται ο ένας πάνω στον άλλο.

Για παράδειγμα, ένας διευθυντής ελέγχει τους απλούς υπαλλήλους. Και το έργο του εποπτεύεται από ανώτερη διοίκηση. Όσο περισσότερη ποσότηταεργαζομένων, τόσο λιγότεροι διευθυντές χρειάζονται, εξαιτίας αυτού, οι πληροφορίες φτάνουν στη διοίκηση πιο γρήγορα. Αλλά με λιγότερους υπαλλήλους, ο πρόεδρος θα πρέπει να αντιμετωπίσει περισσότερες συγκρούσεις στο χώρο εργασίας.

Υπάρχει μια άλλη μέθοδος συντονισμού - η αγορά, η πιο αποτελεσματική και ισχυρή. Η αγορά αποτελεί χαρακτηριστικό παράδειγμα αμοιβαίας βοήθειας στον κάθετο συντονισμό. Δεν απαιτεί υψηλότερη συγκεντρωτική ηγεσία, η αγορά είναι η πιο ισχυρή για τον παραγωγό και τον καταναλωτή. Για ορισμένες εταιρείες, η αγορά είναι η πιο κερδοφόρα μέθοδος συντονισμού.

Πώς διαφέρει αυτός ο τύπος εργασίας από άλλους;

Η οργανωτική ανάπτυξη είναι ένας τύπος δραστηριότητας που πρέπει να εξορθολογίζει τις διαδικασίες παραγωγής και διαχείρισης στις επιχειρήσεις. Η ιδέα του εμφανίστηκε στα θεμέλια της ψυχολογίας και της κοινωνιολογίας, που υποτίθεται ότι έλυσαν τις προκύπτουσες συγκρούσεις στην πράξη. Αυτός ο όρος εισήχθη από τον Robert Blake το 1946-1949. στην ESSO Corporation (επί του παρόντος Exxon).

Η κύρια διαφορά μεταξύ αυτής της διαδικασίας και άλλων τύπων εργασίας με υπαλλήλους είναι ότι ο οργανισμός θεωρείται ως σύνολο, με όλα τα αλληλεπιδρώντα στοιχεία. Η συστηματική προσέγγιση συνίσταται στη σειρά εξέτασης των λειτουργικών, δομικών, τεχνικών και προσωπικών σχέσεων εντός του οργανισμού. Επίσης, προγράμματα αυτού του είδους εργασίας συνίστανται στην ανάλυση της λειτουργίας και των προβλημάτων που σχετίζονται με αυτήν.

Ο σκοπός τέτοιων λύσεων είναι η αύξηση της αποδοτικότητας της παραγωγής. Η έννοια της οργανωτικής ανάπτυξης δημιουργήθηκε προκειμένου η επιχείρηση νααναπτύσσεται ενεργά και σταθερά. Επομένως, στο όνομά του υπάρχει η λέξη «Ανάπτυξη». Και η ανάπτυξη δεν θα συμβεί σε βάρος των «σοκ» ή «παρορμήσεων», αλλά σε βάρος των εσωτερικών πόρων. Ποιο είναι το πρώτο πράγμα που προσπαθούν να επιτύχουν οι επαγγελματίες οργανωτικής ανάπτυξης;

Πρώτα απ' όλα, η ισορροπία μεταξύ των πόρων που δαπανήθηκαν και των προϊόντων που πωλήθηκαν, καθώς και η απόσβεση αυτών των αγαθών. Καθώς και η ανάπτυξη της επιχείρησης, η ανάπτυξή της και η συνοχή της ομάδας μέσα στον οργανισμό. Τα αποτελέσματα της δουλειάς αυτών των ειδικών είναι τα εξής:

• ετοιμότητα της ομάδας ή του προσωπικού για τοπικές ή παγκόσμιες αλλαγές;
• θετική στάση των εργαζομένων μεταξύ τους, καθώς και ανάπτυξη αμοιβαίας βοήθειας μεταξύ τους·
• βελτιστοποίηση των οργανωτικών και λειτουργικών δομών της επιχείρησης;
• επίτευξη συνολικής εργασιακής ικανοποίησης σε όλη την επιχείρηση.

Η δουλειά ενός τέτοιου ειδικού είναι πολύ περίπλοκη και, όπως προαναφέρθηκε, βασίζεται στην ψυχολογία και την κοινωνιολογία. Επίσης, μετά την εργασία αυτών των ανθρώπων, οι διευθυντές βλέπουν βελτιωμένη ποιότητα προϊόντων, υψηλότερη παραγωγικότητα, ενίσχυση της θέσης του οργανισμού στην αγορά, μείωση απώλειας προσωπικού, αύξηση εισοδήματος κ.λπ.

Τα κύρια στάδια που περνούν οι ειδικοί στην οργανωτική ανάπτυξη

Η οργανωτική ανάπτυξη είναι μια συνεχής διαδικασία που χωρίζεται σε πολλά στάδια.

• Στο πρώτο στάδιο, ο ειδικός και η διοίκηση συνειδητοποιούν ότι είναι απαραίτητο να αλλάξουν την επιχείρηση σε διάφορες δομές. Αυτή η συνειδητοποίηση μπορεί να έρθει σε αυτάστιγμές που οι εργαζόμενοι παρατηρούν επιπλοκές στο έργο της επιχείρησης. Είναι επίσης σημαντικό ότι όλοι θέλουν να αλλάξουν την εταιρεία.
• Στο δεύτερο στάδιο, μετά την επίγνωση και την εμφάνιση της επιθυμίας επίλυσης προβλημάτων και αλλαγής της επιχείρησης προς το καλύτερο, ο ειδικός αρχίζει να εργάζεται. Ορισμένα προβλήματα επιλύονται, δηλαδή, δημιουργείται ένα σύστημα εργασιακών σχέσεων προκειμένου να πραγματοποιηθούν οργανωτικές αλλαγές.
• Στο τρίτο στάδιο, αφού ο ειδικός μπορεί να διεισδύσει στην επιχείρηση, αρχίζει να συλλέγει πληροφορίες για αυτόν. Αυτή είναι μια πολύ σημαντική δραστηριότητα και εκτελείται αυστηρά σύμφωνα με την ειδική τεχνική ενός ειδικού. Ακόμα κι αν μια εταιρεία διαθέτει πληθώρα πληροφοριών, μπορεί να μην είναι πάντα σε θέση να εντοπίσει ξεκάθαρα οργανωτικά προβλήματα.
• Στο τέταρτο στάδιο, αφού συλλεχθούν αρκετές πληροφορίες, θα χρειαστεί να αναλυθούν και να μελετηθούν. Αυτό το στάδιο μπορεί επίσης να ονομαστεί διαγνωστικό. Ο ειδικός πρέπει να κάνει τη «διάγνωση» και να ξεκινήσει τη «θεραπεία», καθώς και να εφαρμόσει οργανωτικές αλλαγές.
• Στο πέμπτο στάδιο, ο ειδικός θα κατανοήσει όλα τα προβλήματα, πρέπει να αναπτύξει ένα σχέδιο για την εξάλειψή τους και την περαιτέρω αποφυγή τους. Ως προς αυτό, χρησιμοποιεί τις ειδικές τεχνικές του. Αφού καταρτιστεί ένα σχέδιο, πρέπει να εκτελεστεί. Ο ειδικός θα πρέπει να επιβλέπει την εφαρμογή του σχεδίου.
• Το έκτο στάδιο, είναι το τελευταίο. Αφού η οργάνωση αλλάξει προς το καλύτερο, η ανάγκη για ειδικό εξαφανίζεται. Μερικές φορές υπάρχουν περιπτώσεις που η εξάρτηση μιας εταιρείας από έναν ειδικό γίνεται πολύ μεγάλη, δεν μπορεί να λειτουργήσει χωρίς αυτόν. Αυτά τα προβλήματα είναι επίσηςεπιλύθηκε από έναν ειδικό.

Η σημασία της οργανωτικής ανάπτυξης

Σε μια αναπτυσσόμενη εταιρεία ή σε μια εταιρεία που βρίσκεται στα πρόθυρα της χρεοκοπίας, πρέπει να εξοικειωθείτε με αυτήν την ιδέα. Και είναι επιθυμητό να προσλάβετε έναν ειδικό. Η δουλειά του θα κοστίσει χρήματα, αλλά οι αλλαγές που θα κάνει στην επιχείρηση θα είναι ανεκτίμητες.