Προϋπολογισμός προμηθειών: η ουσία της κατάρτισης, οι δείκτες και ο σχηματισμός

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κατά την προετοιμασία του προϋπολογισμού, τα σχέδια πωλήσεων και παραγωγής μετατρέπονται σε δείκτες εσόδων και εξόδων των τμημάτων. Για να μπορέσει κάθε τμήμα να επιτύχει τους επιδιωκόμενους στόχους, είναι απαραίτητη η αγορά υλικών εντός του σχεδίου κόστους. Για το σκοπό αυτό, διαμορφώνεται προϋπολογισμός προμηθειών.

Μοντέλο Οργανισμού Προμηθειών 1

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε τον σκοπό δημιουργίας ενός τμήματος αγορών. Με βάση τις ιδιαιτερότητες του προϊόντος και τον αριθμό των προμηθευτών, σχηματίζει ένα τμήμα 2-5 ατόμων (μέγιστο 7 προμηθευτές ανά διευθυντή). Κάθε ένα από αυτά είναι υπεύθυνο για το χρονοδιάγραμμα των παραδόσεων, την κατάσταση των αποθεμάτων, τις πληρωμές και την εκτέλεση των συμβάσεων. Οι εργασίες του τμήματος δεν μπορούν να πραγματοποιούνται μόνο με τις οδηγίες του προϊσταμένου. Το τμήμα δημιουργείται για την υλοποίηση του σχεδίου πωλήσεων, το οποίο καταρτίζεται για το μήνα, το τρίμηνο και το έτος. Παρέχεται μπόνους για την εκπλήρωση του σχεδίου του:

• βασικό εισόδημα: 40% για έναν διευθυντή, 60% για ένα στέλεχος;
• μπόνους: 50% - για τον διευθυντή, 30% - για τον επικεφαλής;
• premium - 10%.

Τα μπόνους για τους διευθυντές συγκεντρώνονται με βάση δείκτες απόδοσης:

• παράδοση έγκαιρα;
• όγκος μη ρευστών αγαθών;
• μέσος κύκλος εργασιών αποθέματος.

Για μπόνους, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ποιοτικούς δείκτες, για παράδειγμα, τον συντελεστή εξυπηρέτησης, δηλαδή τον αριθμό των αγαθών στην εφαρμογή, ο οποίος μπορεί να ικανοποιηθεί αμέσως.

Μοντέλο Οργανισμού Προμηθειών 2

Αυτό το σχήμα διαφέρει από το προηγούμενο στο ότι, βάσει του σχεδίου πωλήσεων, ο επικεφαλής του τμήματος υπολογίζει τον προϋπολογισμό αγοράς. Δηλαδή δημιουργείται ξεχωριστό κέντρο οικονομικού ελέγχου εντός της μονάδας. Πραγματοποιείται μια πιο αποτελεσματική επιλογή διαχειριστών, δεδομένου ότι λαμβάνονται υπόψη το κόστος εφοδιαστικής και οι συνθήκες παράδοσης. Όλοι οι εργαζόμενοι ενδιαφέρονται για την υλοποίηση του σχεδίου προμηθειών και ως εκ τούτου την ανάπτυξη της εταιρείας. Με τη σειρά του, η διοίκηση θα είναι σε θέση να μειώσει στο ελάχιστο το σύστημα μίζας.

Θα χρειαστούν 1,5-2 μήνες για να κατασκευαστεί το πρώτο μοντέλο εργασίας. Το καθήκον του διευθυντή είναι να προσλαμβάνει προσωπικό με εμπειρία. Στη δεύτερη περίπτωση, θα χρειαστούν 6-18 μήνες για να κατασκευαστεί ένα τμήμα. Το κύριο πρόβλημα βρίσκεται στην ψυχολογική εργασία. Ο διευθυντής πρέπει να μετατρέψει τους εργαζόμενους σε μεμονωμένους επιχειρηματίες. Δεν μπορούν όλοι να χειριστούν αυτόν τον ρόλο.

Λειτουργικός σχεδιασμός

Ο επιχειρησιακός προϋπολογισμός αντικατοπτρίζει τις προγραμματισμένες δραστηριότητες για το έτος για έναν τομέα ή μια συγκεκριμένη λειτουργία μιας επιχείρησης. Αναπτύσσεται σε όλα τα κέντρα ευθύνης και στη συνέχεια ενοποιείται σε έναν ενοποιημένο προϋπολογισμό. Η σύνταξη ενός εγγράφου μπορεί να θεωρηθεί ως διαδικασία λογιστικής και διαχείρισης. Η διαφορά έγκειται στο γεγονός ότι η έκθεση αντικατοπτρίζει τις δραστηριότητες της επιχείρησης στο μέλλον και όχικαθήλωση προηγούμενων γεγονότων. Αποτελείται από προϋπολογισμούς για αγορές, πωλήσεις, διοικητικά, έξοδα παραγωγής. Ας δούμε καθένα από αυτά τα στοιχεία.

Πωλήσεις

Ο όγκος των πωλήσεων και η δομή του καθορίζουν τη φύση της επιχείρησης. Επομένως, ένα από τα πρώτα είναι ένα σχέδιο πωλήσεων. Κατά την προετοιμασία του, πρέπει κανείς να λάβει υπόψη όχι μόνο τις πωλήσεις για προηγούμενες περιόδους, αλλά και να αναλύσει τους παράγοντες που μπορεί να τις επηρεάσουν (εποχικότητα, προσφορές κ.λπ.).

Ο προϋπολογισμός πωλήσεων καταρτίζεται λαμβάνοντας υπόψη το επίπεδο ζήτησης, τη γεωγραφία των πωλήσεων, τους αγοραστές. Περιλαμβάνει ένα επίπεδο στόχου εσόδων που μπορεί να αντικατοπτρίζεται στον προϋπολογισμό μετρητών. Αλλά ο υπολογισμός αυτού του δείκτη προκαλεί δυσκολίες, καθώς η εταιρεία δεν μπορεί να ελέγξει τις ενέργειες των πελατών. Το προγραμματισμένο ποσό των δαπανών υπολογίζεται με βάση τις δραστηριότητες του οργανισμού. Είναι το πιο εύκολο να υπολογιστεί. Οι πωλήσεις ως επιχειρηματική διαδικασία έχουν μεγάλη σημασία. Για οργανισμούς που ασχολούνται με την πώληση προϊόντων, είναι το σχέδιο πωλήσεων που ορίζει το σφάλμα στους υπολογισμούς. Εάν είναι γραμμένο λάθος, θα επηρεάσει όλους τους άλλους τομείς δραστηριότητας.

Παραγωγή και αποθέματα

Το σχέδιο κυκλοφορίας προϊόντος βασίζεται στον όγκο πωλήσεων. Λαμβάνει επίσης υπόψη την παραγωγική ικανότητα, τις αλλαγές αποθέματος και τους προϋπολογισμούς αγορών. Ο υπολογισμός πραγματοποιείται σύμφωνα με τον ακόλουθο τύπο:

Εξόδου προϊόντος=απόθεμα στο τέλος της περιόδου + όγκος πωλήσεων - απόθεμα στην αρχή της περιόδου.

Ο όγκος παραγωγής υπολογίζεται με βάση τα χαρακτηριστικά της παραγωγής των προϊόντων.

Το συνολικό κόστος παραγωγής είναι εκείνο που σχετίζεται με την κατασκευή προϊόντων. Ταυτόχρονα, μια ξεχωριστή γραμμή λαμβάνει υπόψη το κόστος εργασίας σε δύο μέρη: σταθερό και τμηματικά (μπόνους εργαζομένων με βάση την υλοποίηση του σχεδίου παραγωγής).

Προϋπολογισμός για εμπορικά, διοικητικά έξοδα

Τα έξοδα πώλησης είναι όλα τα κόστη που σχετίζονται με την πώληση, την προώθηση αγαθών. Ο όγκος τους εξαρτάται από αποφάσεις στον τομέα της διοίκησης. Η απόφαση αλλαγής της περιοχής των χώρων θα επηρεάσει το κόστος που σχετίζεται με την αποθήκευση των αγαθών. Το ποσό του μεταβλητού κόστους διαμορφώνεται από την προμήθεια, το κόστος συσκευασίας, μεταποίησης, μεταφοράς. Όλα τα άλλα πάγια έξοδα είναι διοικητικά.

Προϋπολογισμός προμηθειών

Το σχέδιο προμηθειών ανά τύπο αγαθών ή ανά προμηθευτές δείχνει πόσα προϊόντα πρέπει να αγοράσει η εταιρεία από εξωτερικούς και εσωτερικούς προμηθευτές. Ο προϋπολογισμός της προμήθειας διαμορφώνεται με βάση το σχέδιο πωλήσεων, το επίπεδο αποθέματος, τον φόρτο εργασίας παραγωγής, τους όρους και τη διαδικασία εξόφλησης των πληρωτέων λογαριασμών.

Purchasing=προγραμματισμένη χρήση + απόθεμα τέλους περιόδου - απόθεμα έναρξης περιόδου.

Αποθέματα για παραγωγή

Η ανάγκη για μόνιμα υλικά παραγωγής καθορίζεται από το κόστος επισκευής εξοπλισμού, το σχέδιο κατασκευής και την προετοιμασία νέων προϊόντων. Συχνά οι οικονομολόγοι κάνουν το λάθος να αγνοούν αυτά τα κόστη κατά τον προϋπολογισμό.

Το προγραμματισμένο ποσό δαπανών εξαρτάται από τον τύπο των πόρων και τον τρόπο με τον οποίο καταναλώνονται. Ο προϋπολογισμός σχηματίζεταιμε βάση τα πρότυπα κατανάλωσης πόρων στην παραγωγή, στα οικονομικά κέντρα και την ανάγκη για πάγια στοιχεία ενεργητικού. Το πρώτο άρθρο υπολογίζεται πολλαπλασιάζοντας τον προγραμματισμένο όγκο παραγωγής με τα πρότυπα. Αυτή η απαίτηση προσαρμόζεται για τα υπόλοιπα αποθεμάτων και τα πρότυπα αποθεμάτων. Έτσι διαμορφώνεται σε είδος ο προϋπολογισμός των προμηθειών. Για να το μετατρέψετε σε όρους αξίας, πρέπει να πολλαπλασιάσετε με την προγραμματισμένη τιμή.

Παράδειγμα

Το εργοστάσιο χάλυβα σχεδιάζει να παράγει 3.000 τόνους προϊόντων το επόμενο έτος. Αυτό θα απαιτήσει χαλκό και ελαϊκό οξύ. Ποσοστό κατανάλωσης ανά 1 τόνο: χαλκός - 0,06 kg, οξύ - 0,0058 l. Το υπόλοιπο του χαλκού στην αρχή του έτους είναι 100 κιλά και στο τέλος - 50 κιλά. Η τιμή των πρώτων υλών είναι 4.500 ρούβλια. /t. χαλκό και 10.000 ρούβλια. / λίτρο οξέος.

Ανάγκη για το έτος:

• 30000, 006=180 kg χαλκού
• 30000,0058=17,4 λίτρα οξέος

Σχεδιασμένος όγκος αγορών:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 ρούβλια. - για χαλκό.
• (17, 410.000)=174.000 ρούβλια. - για οξύ.

Μετοχές ADC

Ο προγραμματισμός του προϋπολογισμού προμηθειών σε διοικητικές και οικονομικές δραστηριότητες (AHA) εκτελείται διαφορετικά. Η γκάμα των προϊόντων είναι πολύ μεγάλη (από χαρτικά μέχρι υλικά για ανακαίνιση γραφείου), και δεν υπάρχουν ποσοστά κατανάλωσης. Υπάρχουν τρεις τρόποι για τον προσδιορισμό των απαιτήσεων αποθέματος:

• Χρήση αιτημάτων από δομικές μονάδες. Η υπηρεσία προμήθειας συλλέγει αιτήσεις, επεξεργάζεται, αξιολογεί τα υπόλοιπα, ενημερώνει τις τιμές και υπολογίζει τον προϋπολογισμό.
• Εγκατάστασηπρότυπα απογραφής για τα πιο δημοφιλή είδη, όπως χαρτικά, απορρυπαντικά. Ο προϋπολογισμός υπολογίζεται με βάση τα διαθέσιμα αποθέματα.
• Ορίστε ένα όριο αγοράς μετοχών για AHD ως ποσοστό του κόστους των βασικών υλικών.

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην κατάρτιση των αποθεμάτων για τον εντοπισμό των πλεονάζοντων πόρων. Κατά τη διαμόρφωση του προϋπολογισμού προμήθειας, τέτοια υλικά θα πρέπει να προσαρμόζονται προς τα κάτω. Ειδικά αν η προσφορά δεν είναι περιορισμένη.

Λειτουργίες προϋπολογισμού προμηθειών

• Ο προϋπολογισμός είναι ένα εργαλείο προγραμματισμού που υποδεικνύει πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν οι πόροι με βάση τις ευκαιρίες. Είναι επίσης ένα μέσο παρακολούθησης και αξιολόγησης της απόδοσης με σύγκριση προγραμματισμένων και πραγματικών δεικτών.
• Το έργο των διευθυντών μπορεί να αξιολογηθεί από τη δομή και τον βαθμό εκτέλεσης του προϋπολογισμού των προμηθειών. Οι οργανισμοί τα χρησιμοποιούν για να αξιολογήσουν την απόδοση των διοικητικών τους μονάδων.
• Ο προϋπολογισμός του τμήματος αγορών μπορεί να εκτελέσει μια κινητήρια λειτουργία εάν περιέχει τον στόχο της δραστηριότητας. Για παράδειγμα, το τμήμα έλαβε το καθήκον να αγοράσει πρώτες ύλες για μισό εκατομμύριο ρούβλια σε βάση μεταπληρωμής. Εάν ο στόχος επιτευχθεί, τότε ο επικεφαλής και οι αναπληρωτές του θα λάβουν ένα μπόνους, το οποίο θα αυξήσει το σκέλος των δαπανών του προϋπολογισμού την επόμενη περίοδο.
• Ο εργαζόμενος πρέπει να καταλάβει τι καθήκοντα του έχουν τεθεί. Εάν οι αναπτυξιακοί στόχοι του οργανισμού παραμείνουν μυστικοί, δεν θα επιτευχθούν. Υπό αυτή την έννοια, ο προϋπολογισμός διαμορφώνει το περιβάλλον επικοινωνίας στην ομάδα, καθώς και μεταξύυπάλληλοι και υφιστάμενοι.

Εργασία με προσφορές

Για να σχηματιστεί ο προϋπολογισμός για την αγορά υλικών, μπορούν να διεξαχθούν διαγωνισμοί - για να βρεθούν οι καλύτεροι προμηθευτές αγαθών μιας συγκεκριμένης κατηγορίας. Σύμφωνα με τα κανονιστικά έγγραφα, αναπτύσσεται στρατηγική για τη διανομή υλικών ανά ομάδες, δείκτες ποιότητας και ταξινομούνται οι εργολάβοι. Σχηματίζεται λίστα προσφορών με προτάσεις προμηθευτών. Ο «νικητής» καθορίζεται αυτόματα σύμφωνα με τα καθορισμένα κριτήρια αξιολόγησης. Επιπλέον, βρίσκονται σε εξέλιξη εργασίες για τη σύναψη σύμβασης και τη διαμόρφωση προϋπολογισμού προμήθειας.

Επιλογές αγοράς:

• Μία παρτίδα. Η διαδικασία προετοιμασίας των εγγράφων είναι απλοποιημένη, αλλά ο οργανισμός θα χρειαστεί μεγάλες αποθήκες για την αποθήκευση των προμηθειών. Ο κίνδυνος απωλειών που προκαλούνται από αλλοίωση του προϊόντος αυξάνεται.
• Μικρές παρτίδες. Γρήγορος κύκλος εργασιών κεφαλαίου και μειωμένος αποθηκευτικός χώρος.
• Όπως χρειάζεται. Τα εμπορεύματα παραδίδονται με τιμολόγια (χωρίς σύναψη σύμβασης) σε μικρές παρτίδες με πλήρη προπληρωμή.

Έλεγχος προμηθειών

Για τον έλεγχο της εκτέλεσης του προϋπολογισμού, οι αγορές μπορούν να υπολογιστούν από κέντρα οικονομικής ευθύνης. Ταυτόχρονα, ο προγραμματισμός πραγματοποιείται σε δύο επίπεδα:

• Μελλοντική διαχείριση - ο σχηματισμός της ανάγκης για υλικά για το έτος, κατανεμημένος ανά τρίμηνα / μήνες. Μετά τη διαμόρφωση του ετήσιου πλάνου, γίνεται η επιλογή των προμηθευτών και η σύναψη μακροπρόθεσμων συμβάσεων.
• Διαχείριση ημερολογίου - ο σχηματισμός μηνιαίωνκαι δεκαήμερα / εβδομαδιαία προγράμματα αγοράς με σκοπό την απρόσκοπτη τροφοδοσία της επιχείρησης με συγκεκριμένες πρώτες ύλες. Αυτή είναι η λεπτομέρεια του ετήσιου προγράμματος.

Για να υπολογίσετε τον μηνιαίο προϋπολογισμό αγοράς, θα πρέπει να ακολουθήσετε αυτόν τον αλγόριθμο:

• Υπολογίστε την ανάγκη για υλικά για την παραγωγή, λαμβάνοντας υπόψη τα τρέχοντα υπόλοιπα, τις αναμενόμενες εισπράξεις και τα αποθέματα ασφαλείας.
• Η απαίτηση προσαρμόζεται για παραγγελίες, είδη και επιτρεπόμενες αντικαταστάσεις.
• Σε περίπτωση αλλαγών στα σχέδια παραγωγής, προσαρμόζεται ο προϋπολογισμός αγοράς.
• Έχει διαμορφωθεί ένα χρονοδιάγραμμα για την παράδοση των πρώτων υλών και ένα σχέδιο πληρωμών για τους προμηθευτές.
• Εάν η παράδοση αποτύχει, γίνεται ένα βήμα πίσω και επιλέγεται νέος προμηθευτής. Εάν δεν είναι δυνατή η αλλαγή του προμηθευτή, ξεκινά μια αλλαγή στην προμήθεια ή την ποιότητα υλικού.

Δείτε πώς να κάνετε τον προϋπολογισμό των αγορών σας.