Λογιστική προϋπολογισμού: έννοια, οργάνωση και συντήρηση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η λογιστική του προϋπολογισμού χρησιμοποιείται σε όλα τα ιδρύματα και τους οργανισμούς χωρίς εξαίρεση, που ανήκουν στην κρατική μορφή ιδιοκτησίας. Είναι κάπως διαφορετικό από το συνηθισμένο έργο της λογιστικής, αλλά τηρούνται οι βασικές αρχές σε αυτό. Όλες οι ενέργειες, τα πρότυπα εγγράφων και άλλα στοιχεία που μπορεί να χρειαστούν για τις δραστηριότητες του οργανισμού εγκρίνονται από ανώτερες αρχές και δεν είναι συμβουλευτικά, αλλά υποχρεωτικά. Υπάρχουν επίσης συγκεκριμένα παραδείγματα, δείγματα και παρόμοια δικαιολογητικά που διευκολύνουν το έργο των εργαζομένων.

Τι είναι η λογιστική προϋπολογισμού

Η επονομαζόμενη λογιστική επιλογή είναι ένα σαφώς ρυθμιζόμενο σύστημα στο οποίο όλα τα στοιχεία της διοίκησης του ιδρύματος συγκεντρώνονται και επεξεργάζονται από ειδικούς. Χαρακτηρίζεται από την παρουσία μεγάλου αριθμού οδηγιών και παρόμοιων εγγράφων που υποδεικνύουν πώς πρέπει να εκτελούνται ορισμένες ενέργειες σε διάφορες συνθήκες. Αυτό διευκολύνει πολύ τη διαδικασία της εργασίας, επειδή οι πληροφορίες που παρέχονται από την οδηγία λογιστικής προϋπολογισμού σάς επιτρέπουν να φτάσετε αμέσως στη δουλειά και να εκπληρώσετε με σαφήνεια όλες τις απαιτήσεις, χωρίς να αποσπάτε την προσοχή από όλα τα μεμονωμένα στοιχεία που είναι εγγενή στο κλασικό τηςεπιλογή.

Λογιστικές εργασίες

Υπάρχει μια ορισμένη λίστα βασικών εργασιών που αποτελούν τη βάση της λογιστικής. Ο συνολικός αριθμός τέτοιων στοιχείων είναι πολύ μεγάλος, αλλά αν μειώσουμε και εξετάσουμε εν συντομία αυτό το πρόβλημα, μπορούμε να επισημάνουμε μερικά από αυτά.

Έτσι, αυτός ο τύπος λογιστικής είναι απαραίτητος για την εύρεση μη προφανών, κρυφών αποθεμάτων που θα επέτρεπαν στο κράτος να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Επιπλέον, η λογιστική του προϋπολογισμού επιτρέπει τον πλήρη έλεγχο της πραγματικής κατάστασης και της διαθεσιμότητας οποιουδήποτε ποσού μετρητών, καθώς και διαφόρων περιουσιακών στοιχείων. Με τη σωστή διαχείριση, καθιστά επίσης δυνατό τον εντοπισμό και την έγκαιρη αποτροπή οποιασδήποτε ακατάλληλης δαπάνης και γενικά κατανοεί πού ακριβώς, σε ποιο ποσό και πώς χρησιμοποιήθηκαν τα χρήματα. Η λογιστική αυτού του τύπου, μεταξύ άλλων, δείχνει τα αποτελέσματα ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Δηλαδή πόσο κερδοφόρο ή ασύμφορο είναι.

Τα στατιστικά στοιχεία και τα στοιχεία αναφοράς, τα οποία επίσης συλλέγονται χρησιμοποιώντας αυτήν τη λογιστική, δεν παίζουν τον τελευταίο ρόλο. Απαιτούνται για τη συγκέντρωση ορισμένων πληροφοριών, την ανάλυσή τους, την παροχή στα ενδιαφερόμενα μέρη και, ως εκ τούτου, για τη διαμόρφωση νέων οδηγιών, εγγράφων, καθώς και για επακόλουθες αλλαγές στη λογιστική του προϋπολογισμού ώστε να ανταποκρίνονται καλύτερα στην τρέχουσα κατάσταση και να πιο αποτελεσματικό σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

Ρυθμιστικά έγγραφα

Όλα τα βασικά καθορίζονται στην ειδική Οδηγία Νο. 148n, η οποία περιλαμβάνει όχι μόνο σαφήκαθορισμός του πώς ακριβώς να ενεργήσετε υπό ορισμένες συνθήκες, αλλά και ποιες κυρώσεις ενδέχεται να ακολουθήσουν εάν αρνηθείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις απαιτήσεις. Πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό το έγγραφο περιέχει μόνο τα βασικά και τη βάση, τα οποία, φυσικά, καλύπτουν όλους τους τομείς δραστηριότητας και στοιχεία του έργου του οργανισμού, αλλά ενδέχεται να μην είναι πλήρης.

Εκτός αυτού, υπάρχει ακόμη ένας τεράστιος αριθμός όλων των ειδών αλλαγών, προσθηκών και παρόμοιων παραγόντων που επηρεάζουν επίσης τη λειτουργία της επιχείρησης και σε ορισμένες περιπτώσεις μπορούν να αλλάξουν πολύ σημαντικά τα προηγουμένως εγκεκριμένα πρότυπα. Θεωρητικά, ο επικεφαλής του οργανισμού και άλλα άτομα που έχουν ορισμένες εξουσίες σε ένα μόνο ίδρυμα απαιτείται να κοινοποιούν όλα αυτά τα έγγραφα στους υπαλλήλους με τον κατάλληλο τρόπο και εντός του απαιτούμενου χρονικού πλαισίου.

Στην πράξη, συνιστάται στον εργαζόμενο να παρακολουθεί ανεξάρτητα την κατάσταση και, καθώς λαμβάνει νέες πληροφορίες, να τις διευκρινίζει με τη διοίκηση, προκειμένου να αποφευχθούν πιθανά προβλήματα στο μέλλον. Αλλά δεν είναι μόνο αυτό, εκτός από όλη αυτή την τεκμηρίωση, θα πρέπει επίσης να κατανοήσετε την τυπική λογιστική με όλους τους κανονισμούς της. Αν και οι λογαριασμοί προϋπολογισμού διαφέρουν από τους κλασικούς, εξακολουθούν να αντιμετωπίζονται με τον ίδιο περίπου τρόπο, γεγονός που καθιστά την προσπάθεια να τα καταλάβετε όλα αρκετά δύσκολη.

Απαιτήσεις

Οδηγίες για τη λογιστική του προϋπολογισμού, καθώς και ορισμένα άλλα παρόμοια κανονιστικά έγγραφα, θέτουν ορισμένες απαιτήσεις για τη συντήρησή του. Καθορίζονται αυστηρά στη νομοθεσία και για παραβίαση αυτών των απαιτήσεωνενδέχεται να ακολουθήσουν σκληρές κυρώσεις.

1. Έτσι, οποιαδήποτε ενέργεια πρέπει να γίνει έγκαιρα.
2. Οι πληροφορίες αναφοράς πρέπει να αντιστοιχούν στην πραγματική κατάσταση και η ίδια η λογιστική πρέπει να διενεργείται από την πρώτη κιόλας ημέρα ύπαρξης του οργανισμού.
3. Η πιο απλή και κατανοητή απαίτηση είναι η προϋπόθεση της διατήρησής του αποκλειστικά στο κρατικό νόμισμα.

Φυσικά, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορούν να προστεθούν και άλλα χαρακτηριστικά της εργασίας, αλλά εδώ πολλά εξαρτώνται από το πώς λειτουργεί ο οργανισμός, τι κάνει, ποια είναι τα χαρακτηριστικά του και ούτω καθεξής. Για κάθε τέτοιο στοιχείο, θα πρέπει να διενεργείται πρόσθετος έλεγχος για την ύπαρξη συνθηκών και απαιτήσεων που μπορούν τουλάχιστον εν μέρει να σχετίζονται με το έργο του ιδρύματος.

ευθύνες

Οι βασικές απαιτήσεις τίθενται απευθείας στον επικεφαλής και τον επικεφαλής λογιστή του ιδρύματος. Είναι αυτοί που υποχρεούνται να παρακολουθούν συνεχώς τις εργασίες που εκτελούνται, την στερέωσή τους σε έγγραφα και τη λογιστική των δημοσιονομικών κεφαλαίων. Μόνο αυτοί είναι υπεύθυνοι για τα πάντα σύμφωνα με το νόμο και μόνο τότε, αν χρειαστεί, μπορούν να τιμωρούν τους υπαλλήλους τους χρησιμοποιώντας προσιτές και κατάλληλες μεθόδους.

Αυτή είναι μια λογική προσέγγιση, αφού μόνο αυτοί γνωρίζουν (ή καλούνται να γνωρίζουν) όλα τα χαρακτηριστικά που ένα συνηθισμένο άτομο που ασχολείται με την εργασία απλά δεν χρειάζεται για μια ολοκληρωμένη δραστηριότητα. Ταυτόχρονα, ο ίδιος προϊστάμενος λογιστής έχει τη δυνατότητα να απαιτήσει από τη διοίκηση να λάβει τα απαραίτητα μέτρα, σκοπός των οποίων θα είναικατάλληλη και σωστή λογιστική στα δημοσιονομικά ιδρύματα. Αυτό το στοιχείο περιλαμβάνει απαιτήσεις για την οργάνωση των χώρων εργασίας, τον τεχνικό εξοπλισμό τους, την πρόσληψη ειδικευμένων υπαλλήλων και ούτω καθεξής.

Με τη σειρά της, η διοίκηση μπορεί να απαιτήσει την κατανομή των κατάλληλων ποσών για την εκπλήρωση των όρων των εργαζομένων, εάν θεωρούνται πραγματικά άξιοι προσοχής και εμποδίζουν την πλήρη εργασία του οργανισμού. Για παράδειγμα, ένας ψύκτης νερού είναι απίθανο να είναι υποχρεωτικός εξοπλισμός, αλλά χωρίς τουλάχιστον τον χειρότερο υπολογιστή, είναι σχεδόν αδύνατο να κρατήσετε αρχεία ή να εκτελέσετε άλλες παρόμοιες λειτουργίες. Ως αποτέλεσμα, θα χρειαστείτε τη σωστή υποδομή, επικοινωνία μέσω σύνδεσης δικτύου, ακόμη και ένα ξεχωριστό άτομο για να τα κρατήσετε όλα ασφαλή.

Δομή

Για να είναι ο οργανισμός όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικός, όλες οι ενέργειες πραγματοποιήθηκαν με ακρίβεια και έγκαιρα, και η αναφορά πληρούσε πραγματικά τις απαιτήσεις που τέθηκαν για αυτήν, χρειάζεται ένα αρκετά μεγάλο προσωπικό, καθένα από τα οποία θα αποδίδει με σαφήνεια καθορισμένες λειτουργίες. Αυτό βοηθά στη διάσπαση της ροής εργασίας σε μέρη και καθιστά δυνατή την άνετη και αποτελεσματική εργασία στον τομέα σας, ακόμη και με ελάχιστες γνώσεις, επειδή ένα πραγματικά έμπειρο άτομο θα απαιτήσει υψηλές αμοιβές, με τις οποίες ο οργανισμός μπορεί να μην συμφωνήσει.

Η λογιστική σε δημοσιονομικά ιδρύματα συνεπάγεται την παρουσία ταμείων, κορυφαίων λογιστών (ή υπαλλήλων που θα συνδυάσουν και τα δύολειτουργίες). Επιπλέον, μπορεί να είναι παρόντες αναπληρωτές (συνήθως ένας, αλλά μερικές φορές είναι περισσότεροι) και φυσικά ο αρχιλογιστής. Με αυτό το σχήμα, το αφεντικό ελέγχει τους κύριους τομείς δραστηριότητας και τα χαρακτηριστικά. Πιο αναλυτικά, ελέγχονται και διευθύνονται από αναπληρωτές και οι απλοί υπάλληλοι κάνουν όλη τη δουλειά απευθείας.

Τεκμηρίωση

Υπάρχουν περισσότερες από 40 βασικές μορφές πρωτογενούς τεκμηρίωσης που πρέπει να χρησιμοποιούνται σε ένα δημόσιο ίδρυμα προκειμένου η λογιστική διαχείρισης να είναι όσο το δυνατόν πιο κοντά στις απαιτήσεις του νόμου. Στην πραγματικότητα, όλα χωρίζονται σε δύο ομάδες, περίπου ίδιες ως προς τον αριθμό των καθορισμένων εγγράφων, εκ των οποίων η μία αναφέρεται σε εταιρείες οποιασδήποτε μορφής ιδιοκτησίας και η δεύτερη αφορά αποκλειστικά δημοσιονομικούς οργανισμούς.

Με τη σειρά της, η λογιστική του προϋπολογισμού έχει τη δική της διαίρεση αυτών των πρωταρχικών εγγράφων σε τρεις κύριες ομάδες. Όλα είναι απαραίτητα για την υψηλής ποιότητας εργασία της επιχείρησης και επιτρέπουν την κάλυψη όλων των τομέων δραστηριότητας.

Έτσι, υπάρχουν περίπου ισάριθμα υποδείγματα που είναι υπεύθυνα για τον υπολογισμό και τον υπολογισμό της μισθοδοσίας, τη διενέργεια οποιωνδήποτε εργασιών με την ταμειακή μηχανή, καθώς και τη ρύθμιση εργασιών με υλικά περιουσιακά στοιχεία. Η μικρότερη ομάδα εγγράφων είναι αυτά που δεν εμπίπτουν σε καμία από τις κατηγορίες και καλύπτουν ορισμένους πολύ συγκεκριμένους τομείς δραστηριότητας, από τους οποίους δεν υπάρχουν όλα στην επιχείρηση.

Αυτοματισμός

Όπως στη συμβατική λογιστική, όλα τα είδηαυτοματοποιημένα συστήματα που διευκολύνουν πολύ την εργασία των εργαζομένων, καθώς και παρέχουν τα πιο ακριβή και αξιόπιστα δεδομένα με βάση τους αριθμούς που έχουν εισαχθεί.

Η ευκολία τέτοιων προγραμμάτων έχει δοκιμαστεί και εγκριθεί εδώ και καιρό από όλους τους υπαλλήλους που καλούνται να εργαστούν με λογιστικά, φορολογικά ή διοικητικά λογιστικά. Δίνουν αμέσως όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, δεν αναγκάζουν τον χρήστη να μάθει πώς να εργάζεται μαζί τους για μεγάλο χρονικό διάστημα, σηματοδοτεί τις προθεσμίες λήξης για την υποβολή αναφορών και ούτω καθεξής. Οι περισσότεροι σύγχρονοι λογιστές, καταρχήν, φαντάζονται αόριστα τη δουλειά του οργανισμού χωρίς τέτοια βοηθητικά μέσα.

Λογιστική και αναφορά

Όλοι οι τομείς της επιχείρησης σχετίζονται στενά με την υποβολή εκθέσεων. Αυτό είναι ένα από τα βασικά, το οποίο είναι υποχρεωτικό για όλους και σας επιτρέπει να συγκεντρώσετε επαρκή δεδομένα για ανάλυση, έλεγχο και επαλήθευση. Υπάρχουν πολλές βασικές επιλογές για εκθέσεις σε δημοσιονομικούς οργανισμούς, οι οποίες πρέπει να συντάσσονται εγκαίρως και να υποβάλλονται σε ανώτερες αρχές:

• αναφορά εκτέλεσης προϋπολογισμού;
• σχετικά με την απόδοση;
• σχετικά με την κίνηση των κεφαλαίων.

Όπως μπορείτε να δείτε, όλα επιτρέπουν στις ρυθμιστικές αρχές να διεξάγουν λεπτομερή ανάλυση της κατάστασης του οργανισμού, των χαρακτηριστικών του, των τρεχόντων προβλημάτων, των κατευθύνσεων ανάπτυξης κ.λπ. Συνήθως, όλα αυτά τα έγγραφα συνοδεύονται από ένα επεξηγηματικό σημείωμα, το οποίο διευκρινίζει αυτήν ή την άλλη πληροφορία που δεν είναι άμεσα σαφής.

Επιπλέον υποβληθέντες ισολογισμοίκαι κάθε άλλο έγγραφο που θα απαιτηθεί από τις αρμόδιες αρχές, εάν χρειαστεί να διευκρινιστούν ορισμένα σημεία, αριθμοί ή άλλα χαρακτηριστικά της επιχείρησης.

Διαφορές από την τυπική λογιστική

Η λογιστική του προϋπολογισμού είναι από πολλές απόψεις παρόμοια με τη συνηθισμένη, η οποία χρησιμοποιείται σε ιδιωτικές επιχειρήσεις, επιχειρήσεις και οργανισμούς. Οι κύριες διαφορές βρίσκονται σε φαινομενικά μικρές λεπτομέρειες όπως το λογιστικό σχέδιο και στα χαρακτηριστικά της ταξινόμησης ορισμένων ενεργειών. Αλλά στην πραγματικότητα, εάν εμβαθύνετε σε όλα αυτά λεπτομερώς και λεπτομερώς, αποδεικνύεται ότι αυτά τα στοιχεία είναι βασικά και επηρεάζουν πολύ σοβαρά ολόκληρη τη δομή του έργου του οργανισμού.

Πιο συγκεκριμένα για αυτό το ζήτημα μπορούμε να πούμε μόνο συγκρίνοντας δύο διαφορετικές επιχειρήσεις παρόμοιου τύπου, εκ των οποίων η μία θα είναι ιδιωτική και η άλλη δημόσια. Η λογιστική διαχείρισης, όπως και κάθε άλλη, σε μια ιδιωτική εταιρεία, αφενός, θα είναι απλούστερη και πιο κατανοητή και, αφετέρου, με την παρουσία μεγάλου αριθμού εσωτερικών κανονιστικών εγγράφων, πολύ πιο περίπλοκη και μπερδεμένη. Ναι, και σε ορισμένες περιπτώσεις διασταυρώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία.

Αποτελέσματα

Γενικά, για να συνοψίσουμε όλα τα παραπάνω, ο τύπος λογιστικής προϋπολογισμού είναι, αν και δύσκολος στα αρχικά στάδια κατανόησης, σε αντίθεση με τη συνηθισμένη του μορφή, αλλά πολύ πιο απλός στο μέλλον.

Το κύριο καθήκον για μια πλήρη ανάλυση του προβλήματος θα πρέπει να είναι η ανάλυση ολόκληρου του νομοθετικού πλαισίου, το οποίο τουλάχιστον κατά κάποιο τρόπο μπορεί να σχετίζεται με αυτό το πρόβλημα. Μετά από αυτό θα λειτουργήσει πολύ.απλούστερο και σαφέστερο, ακόμη και με συνεχείς επεξεργασίες και αλλαγές. Με τη σειρά του, ο τυπικός τύπος εργασίας σχεδόν κάθε περισσότερο ή λιγότερο μεγάλης εταιρείας υποδηλώνει το γεγονός ότι οι εργαζόμενοι θα λαμβάνουν υπόψη όχι μόνο τις απαιτήσεις του νόμου, αλλά και τις επιθυμίες του εργοδότη, συσχετίζοντάς τις με νόμους και κανονισμούς.