Ο προγραμματισμός του έργου είναι Στάδια και χαρακτηριστικά της διαδικασίας, ανάπτυξη και προετοιμασία ενός σχεδίου

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κατά τον προγραμματισμό, λαμβάνονται ποιοτικές και ποσοτικές αποφάσεις για την επίτευξη των στόχων του οργανισμού μακροπρόθεσμα. Επιπλέον, κατά τη διάρκεια μιας τέτοιας εργασίας, είναι δυνατό να προσδιοριστούν με ακρίβεια οι βέλτιστες διαδρομές. Ο προγραμματισμός έργου είναι η εκπόνηση ενός ακριβούς σχεδίου σύμφωνα με το οποίο θα πραγματοποιηθεί η ανάπτυξη του οργανισμού. Αυτό σας επιτρέπει να σκεφτείτε όλες τις λεπτομέρειες, να επιλέξετε τρόπους επίλυσης προβλημάτων και να πετύχετε τους στόχους σας. Ο τρόπος με τον οποίο εκτελείται μια τέτοια εργασία θα συζητηθεί αργότερα.

Προγραμματισμός ραντεβού

Ο σχεδιασμός έργου είναι μια σημαντική διαδικασία στη διαχείριση επιχειρήσεων. Είναι εξαιρετικά σημαντικό, γι' αυτό σχεδόν κάθε εταιρεία σήμερα εκτελεί αυτή τη δουλειά. Χρειάζεται λίγο χρόνο και πόρους, αλλά αποδίδει.

Από την ποιότητα του σχεδιασμού στη διαχείριση έργωνεξαρτάται από την περαιτέρω εφαρμογή τους. Κατά τη διάρκεια μιας τέτοιας διαδικασίας, πραγματοποιείται μια έναρξη, κατά την οποία εγκρίνεται ο χάρτης, το μητρώο συμμετεχόντων και επιλέγεται μια στρατηγική κατεύθυνση για περαιτέρω ανάπτυξη.

Πρώτον, επεξεργάζεται η σειρά των κύριων ενεργειών. Μετά την έγκρισή τους, οι λεπτομέρειες επεξεργάζονται.

Έχοντας σκιαγραφήσει την ιδέα του μελλοντικού έργου και τα κύρια στάδια της προόδου του, η διοίκηση θα είναι σε θέση να διορθώσει όλα τα στάδια του, να επιλέξει τους καλύτερους τρόπους για την επίτευξη των τεθέντων στόχων.

Ο προγραμματισμός έργου είναι μια σημαντική διαδικασία στη διαχείριση. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε στη συνέχεια, διορθώνοντας έγκαιρα την κίνηση στο μονοπάτι της ανάπτυξης. Οι πραγματικοί δείκτες συγκρίνονται με τους προγραμματισμένους, γεγονός που αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με τον βαθμό υλοποίησης των προγραμματισμένων εργασιών. Κατά την παρακολούθηση λαμβάνεται υπόψη η συνεχής ενημέρωση πληροφοριών από εξωτερικές και εσωτερικές πηγές. Οι όροι που ορίζονται στο σχέδιο, οι προϋποθέσεις και οι δείκτες υπόκεινται σε αλλαγές, καθώς πρέπει να αντιστοιχούν στην πραγματική κατάσταση.

Ο προγραμματισμός επηρεάζει άμεσα όλες τις διαδικασίες διαχείρισης έργου. Επομένως, πραγματοποιείται από κάθε οργανισμό. Είναι αδύνατο να διαχειριστείς οτιδήποτε αν δεν υπάρχει ξεκάθαρα καθορισμένη σειρά ενεργειών. Αυτά τα στάδια είναι εργασίες, η υλοποίηση των οποίων οδηγεί στην επίτευξη του στόχου. Εάν κάτι αρχίσει να πηγαίνει στραβά όπως έχει προγραμματιστεί, ο διευθυντής εντοπίζει τις αιτίες τέτοιων φαινομένων, λαμβάνονται αποφάσεις για τις σωστές ενέργειες στις περιστάσεις.

Η διαδικασία σχεδιασμού είναι το αρχικό στάδιο του κύκλου ζωής του έργου. Είναι αδύνατο χωρίς αυτόεπιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Εργασίες προγραμματισμού

Ο προγραμματισμός των στόχων του έργου περιλαμβάνει την ανάπτυξη ενός συστήματος εργασιών που, όπως τα βήματα, οδηγούν στην επίτευξή τους. Η εργασία που παρουσιάζεται σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε ακόμη και πριν από την έναρξη της εργασίας εάν ο επιλεγμένος τύπος δραστηριότητας μπορεί να αποφέρει κέρδος. Κάθε επενδυτής επιδιώκει να επενδύσει τα κεφάλαιά του στο πιο επικερδές, κερδοφόρο έργο. Είναι δυνατό να σκιαγραφηθούν οι κύριες παράμετροι και τα αποτελέσματα των μελλοντικών δραστηριοτήτων, να επιλεγούν επαρκείς, ρεαλιστικοί τρόποι για την επίτευξή τους κατά τον προγραμματισμό.

Για να είναι παραγωγικός, ένας οργανισμός θα πρέπει να αντιμετωπίσει μια σειρά από προκλήσεις. Εάν κατά τη διάρκεια των υπολογισμών αποδειχθεί ότι το αποτέλεσμα τέτοιων δραστηριοτήτων είναι αρνητικό (η εταιρεία θα λάβει ζημία), όχι αρκετά υψηλή, είναι απαραίτητο να εντοπιστούν οι λόγοι για αυτό το φαινόμενο. Κάνοντας ορισμένες προσαρμογές, είναι δυνατό να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα του έργου. Τροποποιήσεις μπορούν να γίνουν σε κάθε στάδιο της υλοποίησης των καθηκόντων. Μπορούν να είναι ως εξής:

• Λεπτομέρεια, αποσαφήνιση του σκοπού (ή των στόχων) του σχεδιασμού, προσδιορισμός του επιθυμητού αποτελέσματος της εκδήλωσης.
• Προσδιορισμός του αντικειμένου και της σύνθεσης της μελλοντικής εργασίας.
• Εκτιμήστε το χρονοδιάγραμμα κάθε σταδίου.
• Υπολογίστε το κόστος προϋπολογισμού του έργου.
• Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα και υπολογίστε τον προϋπολογισμό για κάθε φάση.
• Η ανάγκη για πόρους έχει καθοριστεί. Ο υπολογισμός γίνεται για κάθε φάση του έργου και τις δραστηριότητες του οργανισμού προς αυτή την κατεύθυνση συνολικά.
• Σχέδιο logistics σε εξέλιξη.
• Γίνεται αξιολόγηση κινδύνου, δημιουργείται μεθοδολογία για τη σωστή απόκριση σε περίπτωση επικίνδυνων καταστάσεων.
• Οι λεπτομέρειες της εκδήλωσης εξηγούνται λεπτομερώς στον επενδυτή.
• Οι λεπτομέρειες συμφωνούνται με όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία.
• Η ευθύνη για την εκτέλεση της εργασίας και την εκπλήρωση των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί κατανέμεται μεταξύ των εκτελεστών και των διευθυντών.
• Οι προγραμματισμένες αλληλεπιδράσεις και οι διαδικασίες διοικητικού σχεδιασμού καθορίζονται.

Η διαχείριση έργου και ο σχεδιασμός έργου συνδέονται στενά. Μόνο η συνεπής εκπλήρωση των καθηκόντων που έχουν τεθεί εντός του συμφωνημένου χρονικού πλαισίου και στο ακέραιο μπορεί να εγγυηθεί την επίτευξη του στόχου, αποκομίζοντας κέρδος στην πορεία των δραστηριοτήτων της εταιρείας.

Κύριες διαδικασίες

Στη διαδικασία οργάνωσης του σχεδιασμού του έργου, εκτελούνται ορισμένες υποχρεωτικές και προαιρετικές ενέργειες. Ανεξάρτητα από τις δραστηριότητες του οργανισμού, εφαρμόζονται στην πορεία δημιουργίας ενός συνολικού στρατηγικού οράματος. Οι υποχρεωτικές διαδικασίες περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• Περιγραφή και περαιτέρω τεκμηρίωση όλων των προγραμματισμένων εργασιών, περιεχόμενο έργου.
• Ορισμός των κύριων σταδίων του έργου, η επακόλουθη λεπτομέρειά τους.
• Προετοιμασία εκτιμώμενης εκτίμησης. Υπολογίζεται το συνολικό κόστος όλων των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου.
• Σχεδιάζοντας ένα σχέδιο δράσης βήμα προς βήμα, η εφαρμογή του οποίου θα οδηγήσει στην επίτευξη των στόχων σας.
• Περιγράφει τη σειρά της εργασίας.
• Εξαρτήσεις τεχνικής φύσης, καθώς και περιορισμοί στην εργασία που εκτελείται.
• Υπολογισμός του χρόνου που απαιτείται γιαολοκλήρωση κάθε σταδίου εργασίας, προσδιορισμός του κόστους εργασίας και άλλων πόρων που θα απαιτηθούν σε κάθε στάδιο του κύκλου παραγωγής.
• Προσδιορισμός του τύπου, του συνόλου των πόρων, καθώς και του όγκου τους.
• Υποδεικνύει τον πραγματικό χρόνο της εργασίας, εάν οι πόροι είναι περιορισμένοι.
• Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό και συνδέστε το εκτιμώμενο κόστος για κάθε τύπο εργασίας.
• Δημιουργήστε ένα ολοκληρωμένο σχέδιο.
• Συλλογή των αποτελεσμάτων άλλων ερευνητικών εργασιών κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού, διάταξη των προγραμματισμένων τιμών σε ένα έγγραφο.

Κατά τον σχεδιασμό και την ανάπτυξη του έργου, αυτές οι ενέργειες είναι υποχρεωτικές.

Επικουρικές διαδικασίες

Κατά τον προγραμματισμό υλοποίησης του έργου, ενδέχεται να μην απαιτούνται ορισμένες διαδικασίες. Μόνο όταν προκύψει ανάγκη για αυτά, ο διαχειριστής τα συμπεριλαμβάνει στη γενική λίστα. Αυτές οι υποστηρικτικές διαδικασίες περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• Προγραμματισμός προτύπων ποιότητας, ορίζοντας το μέγιστο επιτρεπόμενο εύρος τους. Συζητούνται επίσης τρόποι για να επιτευχθεί το απαιτούμενο επίπεδο χαρακτηριστικών του τελικού προϊόντος.
• Σχεδιασμός στον τομέα της οργάνωσης, που συνεπάγεται την κατανομή των λειτουργικών ικανοτήτων, ευθυνών και υποταγής μεταξύ όλων των συμμετεχόντων στο έργο.
• Επιλογή προσωπικού με το κατάλληλο επίπεδο προσόντων, εργασιακή εμπειρία, των οποίων οι δραστηριότητες θα επιτρέψουν την υλοποίηση του έργου το συντομότερο δυνατό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτείται ο σχηματισμός μιας καλά συντονισμένης ομαδικής εργασίας.
• Δημιουργήστε επικοινωνίες με ασφαλή μέληέργο με τις πληροφορίες που χρειάζεστε.
• Προσδιορισμός τύπων κινδύνων έργων, αξιολόγηση και τεκμηρίωσή τους. Αυτό σας επιτρέπει να εντοπίσετε και να εξαλείψετε τις αβεβαιότητες ακόμη και στο στάδιο του σχεδιασμού, για να αξιολογήσετε τον βαθμό της πιθανής επίδρασής τους στο έργο. Σε αυτό το στάδιο υπολογίζονται τόσο τα ευνοϊκά όσο και τα δυσμενή σενάρια για την εξέλιξη της κατάστασης κατά την εφαρμογή της επιλεγμένης στρατηγικής.
• Σχεδιασμός διαδικασιών εφοδιαστικής. Καθορίζεται επακριβώς ποιες πρώτες ύλες, άλλα απαραίτητα υλικά και πόροι θα αγοραστούν από εξωτερικούς οργανισμούς, σε ποια ποσότητα, καθώς και με ποια συχνότητα θα γίνονται οι παραδόσεις.

Μπορεί να απαιτηθούν άλλες δραστηριότητες κατά τον σχεδιασμό των διαδικασιών του έργου. Εξαρτάται από τους στόχους που επιδιώκει ο οργανισμός κατά την εκτέλεση της δουλειάς του.

Βήματα προγραμματισμού

Υπάρχουν 4 κύρια στάδια σχεδιασμού έργου. Προσφέρθηκαν από την εταιρεία συμβούλων Booz Allen & Hamilton.

Το τυπικό μοντέλο σχεδιασμού είναι το εξής:

Στάδιο 1. Διαμόρφωση στόχων

Ορίζονται δύο τύποι στόχων. Μπορεί να είναι επίσημες ή πραγματικές. Στην πρώτη περίπτωση, προβάλλονται κριτήρια για να καθοριστεί η χρησιμότητα του έργου. Οι επίσημοι στόχοι προκύπτουν από τα κίνητρα των διευθυντών. Οι πραγματικοί στόχοι είναι οι τρόποι με τους οποίους μπορούν να επιτευχθούν επίσημοι στόχοι.

Βήμα 2. Ανάλυση προβλήματος

Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου σχεδιασμού, προσδιορίζεται η πραγματική κατάσταση του οργανισμού. Στη συνέχεια, γίνεται μια πρόβλεψη για τη μελλοντική του κατάσταση. Επειταπραγματοποιείται εντοπισμός υφιστάμενων προβλημάτων, για τον οποίο τα συστήματα στόχων αντιτίθενται στα αποτελέσματα της προγνωστικής ανάλυσης. Αυτό επιτρέπει τη δομή των προβλημάτων στο τέλος.

Στάδιο 3. Αναζήτηση εναλλακτικών λύσεων

Αυτές είναι λύσεις που αλληλοαποκλείονται.

Στάδιο 4. Αξιολόγηση εναλλακτικών επιλογών

Η αποδοχή καθενός από τα υπάρχοντα σενάρια καθορίζεται. Αξιολογείται η αποτελεσματικότητα και ο βαθμός κινδύνου κάθε απόφασης και μετά λαμβάνεται η κατάλληλη απόφαση. Η βέλτιστη εναλλακτική λύση θα πρέπει να είναι όχι μόνο πρακτικά εφικτή, αλλά και νόμιμη, επιτρέποντάς σας να πλησιάσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τον στόχο. Ταυτόχρονα, λαμβάνονται υπόψη υφιστάμενοι περιορισμοί σε χρόνο, πόρους κ.λπ..

Όταν δημιουργείτε ένα έργο σχεδιασμού για έναν εδαφικό, βιομηχανικό ή άλλο τύπο, φροντίστε να το εφαρμόσετε στο μέλλον για να συγκρίνετε τα πραγματικά αποτελέσματα με τα προγραμματισμένα. Αυτό σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε την πρόοδο προς έναν κοινό στόχο, να κάνετε τις κατάλληλες προσαρμογές εγκαίρως.

Προγραμματισμός

Αξίζει να σημειωθεί ότι ο προγραμματισμός του έργου βασίζεται σε ένα ελαφρώς διαφορετικό σχήμα. Υπογραμμίζει 5 κύρια στάδια:

1. Ορισμός εργασιών και σύνταξη τους ως λίστα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαχειριστές κάνουν λάθη, καθώς δεν αναφέρουν όλες τις διαδικασίες ταυτόχρονα. Για να αποκλειστεί αυτό το φαινόμενο, συνιστάται η εφαρμογή της μεθόδου της διαδοχικής αποσύνθεσης κατά τον προσδιορισμό της επερχόμενης εργασίας.
2. Για κάθε επιλεγμένη θέση, καθορίζεται η σειρά και η διάρκεια. Εξαρτάται από τοτεχνολογικά χαρακτηριστικά της επικείμενης εργασίας. Για αυτό, χρησιμοποιείται επίσης η τεχνική αποσύνθεσης, η οποία συμπληρώνεται από εκτιμήσεις ειδικών. Αυτό σας επιτρέπει να προσδιορίσετε με ακρίβεια την προγραμματισμένη διάρκεια κάθε λειτουργίας. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνική του καταιγισμού ιδεών, η οποία σας επιτρέπει να εξετάσετε τα χαρακτηριστικά της τεχνολογίας από διαφορετικές οπτικές γωνίες.
3. Καθορίζει τον τύπο των πόρων και τη διαθεσιμότητά τους. Μπορεί να είναι οικονομικά, υλικά, εργασία, πληροφορίες κ.λπ. Το χρονοδιάγραμμα των εργασιών που εκτελούνται συσχετίζεται με το χρονοδιάγραμμα των logistics, της χρηματοδότησης κ.λπ. Όλα τα στάδια πρέπει να είναι αλληλένδετα, να αποτελούν μια συνεχή διαδικασία. Έτσι αποφεύγονται διαταραχές στη διαδικασία παραγωγής. Ταυτόχρονα, οι περιορισμένοι πόροι απαιτούν ξεχωριστή εξέταση. Καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό τη διάρκεια και τη σειρά ολόκληρου του φάσματος των επερχόμενων εργασιών.
4. Οι περιορισμοί τίθενται από έξω. Αυτά περιλαμβάνουν την εποχικότητα της παραγωγής, τη δυνατότητα κατασκευής των προμηθειών εξοπλισμού και άλλους εξωτερικούς παράγοντες.
5. Δημιουργείται ένα σύστημα για να ανταποκρίνεται σε αναδυόμενους κινδύνους κατά τη διαχείριση του έργου. Ο σχεδιασμός του έργου ξεκινά με την ανάλυσή τους. Για τις πιο πιθανές και επικίνδυνες απειλές, αναπτύσσονται κατάλληλα μέτρα αντιμετώπισης.

Αρχές Σχεδιασμού

Κατά τον σχεδιασμό ενός επιχειρηματικού έργου, ένας διευθυντής πρέπει να τηρεί ορισμένες αρχές. Τα κυριότερα είναι:

• Σκοπιμότητα. Η υλοποίηση του έργου επιδιώκει έναν σαφή, τελικό στόχο, χωρίς να ψεκάζεται σε ασήμαντες εργασίες.
• Συστηματική. Η μελλοντική διαχείριση έργων θα πρέπει να είναι ολιστική και ολοκληρωμένη. Ταυτόχρονα, λαμβάνονται υπόψη τα χαρακτηριστικά της ανάπτυξης και σύνταξης του. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα έργο μπορεί να αναλυθεί σε υποσυστήματα. Θα έχουν επίσης σχέση. Ταυτόχρονα, οι αλλαγές σε ένα σύστημα συνεπάγονται αλλαγές σε μια άλλη δομή. Η διάσπαση του έργου σε διάφορα μέρη σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε τις εσωτερικές συνδέσεις και αλληλεπιδράσεις των στοιχείων, να επιλέξετε την πιο αποτελεσματική δομή. Η αξιολόγηση της υλοποίησης του έργου σε αυτή την περίπτωση μπορεί να δοθεί ως προς τις ποιοτικές και ποσοτικές διαδικασίες.
• Πολυπλοκότητα. Τα φαινόμενα εξετάζονται από τη σκοπιά της σύνδεσης και της εξάρτησής τους. Για αυτό, χρησιμοποιούνται διαφορετικές μέθοδοι και προσεγγίσεις στη διαχείριση.
• Ασφάλεια. Κατά τον προγραμματισμό των εργασιών του έργου, προβλέπεται ότι όλες οι δραστηριότητες είναι στελεχωμένες με τους απαραίτητους πόρους.
• Προτεραιότητα. Η κύρια προσοχή στην ανάπτυξη του έργου δίνεται στα κύρια, πιο σημαντικά καθήκοντα. Ο ορισμός τους εξαρτάται από τη συνολική έννοια της ανάπτυξης στο μέλλον.
• Οικονομική ασφάλεια. Υπολογίζεται ο βαθμός ζημιών και ζημιών που υπέστη ο οργανισμός σε περίπτωση μη εκπλήρωσης του επιδιωκόμενου γεγονότος. Οι κίνδυνοι δεν μπορούν να αποφευχθούν καθόλου, αλλά πρέπει να αξιολογηθούν και να αιτιολογηθούν αποφάσεις προς αυτή την κατεύθυνση.

Δόμηση έργου

Απαιτείται δόμηση κατά τον προγραμματισμό εργασιών του έργου. Η ιεραρχική ακολουθία της εργασίας περιλαμβάνει το σπάσιμο ολόκληρου του έργου σε ξεχωριστά μέρη. Αυτό σας επιτρέπει να αναλύσετε τα συγκροτήματα σε διαφορετικά επίπεδα. ΤέτοιοςΗ προσέγγιση απλοποιεί τη διαχείριση της διαδικασίας.

Η Structuring σάς επιτρέπει να κάνετε τα εξής:

• Καθορίστε το εύρος της εργασίας για την επίτευξη στόχων ενδιάμεσου τύπου.
• Έλεγχος του βαθμού προόδου του έργου, αξιολόγηση της δυνατότητας επίτευξης όλων των στόχων του.
• Η αναφορά δημιουργείται σύμφωνα με τη βέλτιστη δομή.
• Τα ορόσημα έχουν οριστεί για τη μέτρηση της προόδου του έργου.
• Η ευθύνη κατανέμεται σωστά μεταξύ των ερμηνευτών.
• Όλα τα μέλη της ομάδας λαμβάνουν αντικειμενικές, κατανοητές πληροφορίες σχετικά με τους στόχους και τους στόχους του έργου.

Λάθη στη δομή

Μερικοί μάνατζερ κάνουν λάθη κατά τη διάρθρωση, γεγονός που επηρεάζει αρνητικά την επίτευξη των στόχων. Τα κυριότερα είναι τα εξής:

• Το στάδιο της δόμησης γενικά παραλείπεται. Ο διευθυντής πηγαίνει κατευθείαν στην αναζήτηση λύσεων στα προβλήματα της τρέχουσας περιόδου.
• Χρησιμοποιούνται μόνο οργανικές μονάδες, δεν εφαρμόζονται τελικά προϊόντα ή πόροι.
• Η δομή δεν καλύπτει ολόκληρο το έργο.
• Τα στοιχεία δομής επαναλαμβάνονται.
• Δεν υπάρχει ενοποίηση δομών σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες της προετοιμασίας της τεκμηρίωσης του έργου και της οικονομικής αναφοράς.
• Η δομή είναι υπερβολικά ή λιγότερο λεπτομερής.
• Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία μεμονωμένων στοιχείων του έργου σε υπολογιστή.
• Τα άυλα τελικά προϊόντα (υπηρεσίες, υπηρεσίες κ.λπ.) δεν λαμβάνονται υπόψη.

Λόγοι για τη δόμηση

Ο σχεδιασμός έργου είναι μια υπεύθυνη δουλειά. Η δόμηση πρέπει να γίνει σωστά. Εκτελείται για τους ακόλουθους λόγους:

• Περίοδοι του κύκλου ζωής του έργου που δημιουργείται.
• Χαρακτηριστικά της δομής των διαιρέσεων.
• Στοιχεία του αποτελέσματος που θα προκύψουν μετά την ολοκλήρωση του έργου.
• Διαδικασία, λειτουργικά στοιχεία του έργου της εταιρείας.
• Γεωγραφική θέση αντικειμένων.