Η ομάδα του έργου είναι Έννοια, στάδια ανάπτυξης και διαχείρισης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η ομάδα του έργου είναι μια ομάδα ανθρώπων από τους οποίους εξαρτάται η επιτυχία της. Τα δύο κύρια καθήκοντα που επιλύονται όταν σκέφτεστε μια νέα ιδέα είναι: η συγκέντρωση μιας ομάδας, η προετοιμασία της για αποτελεσματική εργασία. Δεδομένου ότι η οργάνωση της ομάδας έργου είναι ένα σημαντικό και υπεύθυνο γεγονός, θα σταθούμε σε αυτό το θέμα με περισσότερες λεπτομέρειες.

Η ουσία του όρου

Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες, τον τύπο, την κλίμακα της υπό εξέταση πρωτοβουλίας, τόσο μεμονωμένοι επαγγελματίες όσο και αρκετοί διαφορετικοί οργανισμοί μπορούν να λάβουν μέρος στην εργασία. Όλοι τους είναι μέλη της ομάδας έργου με την ευρεία έννοια του όρου. Μεταξύ των εκπροσώπων της ομάδας πρωτοβουλίας είναι:

• επενδυτές;
• άμεσοι πελάτες;
• χρηματοπιστωτικές επιχειρήσεις;
• σχεδιαστές;
• σύμβουλοι επιχειρήσεων;
• προμηθευτές πόρων και υλικών;
• διάφοροι εργολάβοι.

Καθένα από αυτά εκτελεί μερικάορισμένες λειτουργίες, είναι υπεύθυνος για ένα συγκεκριμένο μέρος της εργασίας. Από όλους τους υπαλλήλους επιλέγεται μια μικροομάδα, η οποία θα λύσει ορισμένα ζητήματα κατά τη διάρκεια της ανάπτυξης και υλοποίησης μιας καινοτόμου ιδέας.

Μια αποτελεσματική ομάδα έργου είναι τα άτομα που εμπλέκονται άμεσα στην υλοποίηση της νέας πρωτοβουλίας, τα οποία αναφέρονται στον διαχειριστή του έργου. Η δημιουργία του αποτελεί προϋπόθεση για την επιτυχή υλοποίηση μιας ιδέας που συμβάλλει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος.

Σημαντικά σημεία

Η ομάδα έργου είναι μια ομάδα που σχηματίζεται πριν από την υλοποίηση της πρωτοβουλίας «στη ζωή». Διαλύεται αμέσως μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της εργασίας του.

Η σύνθεση της ομάδας έργου επιλέγεται από επαγγελματίες, η οποία είναι μια δαπανηρή και χρονοβόρα διαδικασία. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν φιλικές και λειτουργικές σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας προκειμένου να προσδοκούμε να επιτύχουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, δημιουργείται ομάδα εργασίας στην εταιρεία για εξοικονόμηση υλικών πόρων. Ο σκοπός της δουλειάς της είναι να εκτελέσει μια συγκεκριμένη εργασία που είναι σχετική σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή για τον οργανισμό.

Λειτουργία

Η δομή της ομάδας έργου και ο αριθμός της ποικίλλει ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της ιδέας που υλοποιείται.

Κάθε συμμετέχων είναι υπεύθυνος για ένα συγκεκριμένο μέρος του έργου, ενώ επιδιώκει προσωπικά συμφέροντα.

Η δημιουργία μιας ομάδας έργου δεν περιλαμβάνει μόνο το σχηματισμόομάδες, αλλά και κοινή εκπαίδευση, επικοινωνία. Αυτή η προσέγγιση συμβάλλει στην επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Με ένα ευνοϊκό ψυχολογικό κλίμα μεταξύ των συμμετεχόντων, οι αποφάσεις λαμβάνονται κινητές και ισορροπημένες. Οι ομοϊδεάτες λαμβάνουν υπόψη εξωτερικούς και εσωτερικούς παράγοντες, επομένως η διαδικασία εφαρμογής των ιδεών στη ζωή επιταχύνεται.

Η αρχή της δημιουργίας

Πώς σχηματίζεται η ομάδα έργου; Αυτή η ομάδα έχει μια σειρά από σημαντικές διαφορές από μια σταθερή ομάδα εργαζομένων. Δεδομένου ότι εκτελεί ορισμένες λειτουργίες μόνο σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Υπάρχουν ορισμένες αρχές του σχηματισμού του. Ας σταθούμε σε αυτό το θέμα με περισσότερες λεπτομέρειες.

Οι κύριοι παίκτες της ιδέας (ανάδοχος και πελάτης) δημιουργούν τις δικές τους ομάδες με επικεφαλής επαγγελματίες μάνατζερ. Με αμοιβαία συμφωνία μεταξύ των μερών, ο διαχειριστής είναι ο διαχειριστής από τον πελάτη ή από τον ανάδοχο.

Η ανάπτυξη της ομάδας έργου συμβάλλει στην επίτευξη του στόχου στο συντομότερο δυνατό χρόνο. Η διευθυντική λειτουργία των διευθυντών είναι να εκτελούν τις ακόλουθες εργασίες:

• στον σχεδιασμό της υλοποίησης της πρωτοβουλίας;
• παρέχοντας την ιδέα με το κατάλληλο προσωπικό;
• συστηματική παρακολούθηση των δραστηριοτήτων;
• παρακινήστε τους εργαζόμενους να επιτύχουν ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα.

Συγκεκριμένη υλοποίηση της ιδέας

Η διαχείριση της ομάδας έργου καθορίζεται λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της πρωτοβουλίας που υλοποιήθηκε. Αυτό επηρεάζει άμεσα τη δομή της ομάδας, τον αριθμόαπαραίτητοι ειδικοί, απαιτήσεις για τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους.

Η ομάδα έργου είναι ένας ενιαίος μηχανισμός, ο συντονισμός του οποίου καθορίζει το χρονοδιάγραμμα των απαραίτητων εργασιών. Για παράδειγμα, εάν το σχέδιο πρόκειται να εφαρμοστεί στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, η ομάδα θα χρειαστεί πιστοποιημένους ιατρικούς διαχειριστές και γιατρούς.

Η ομάδα κατασκευής του έργου είναι σχεδιαστές, αρχιτέκτονες, κατασκευαστές, προμηθευτές, χωρίς τους οποίους είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς αυτόν τον τομέα της οικονομίας.

Οργανωτικό-πολιτιστικό περιβάλλον

Εξωτερικοί παράγοντες έχουν σημαντικό αντίκτυπο στο έργο της επιχείρησης. Τα εσωτερικά στοιχεία περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πτυχές: συνοχή των εταίρων, συλλογικά πρότυπα εργασίας, κατανομή λειτουργικών ευθυνών, δεξιότητες επικοινωνίας.

Η σωστή διαχείριση της ομάδας έργου βοηθά στην ελαχιστοποίηση τέτοιων επιρροών. Η ουσιαστική διαφορά μεταξύ μιας ομάδας και μιας κλασικής συλλογικότητας εργασίας είναι η λειτουργία της με βάση τον επαγγελματισμό και τις επιχειρηματικές ιδιότητες, και όχι η εφαρμογή μιας τυπικής ιεραρχικής αρχής.

Μέθοδοι σχηματισμού

Μπορούν να εμφανιστούν νέες πρωτοβουλίες τόσο σε έναν οργανισμό (εταιρεία) όσο και με τη συνεργασία πολλών μικρών εταιρειών ταυτόχρονα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο σχηματισμός της ομάδας έργου πραγματοποιείται με διαφορετικούς τρόπους. Αυτή είναι μια σημαντική προϋπόθεση.

Ανάλογα με τον στόχο της ομάδας έργου, χρησιμοποιούνται ορισμένα εργαλεία και προσεγγίσεις. Για παράδειγμα, όταν η ουσία της ιδέας σχετίζεται με την αναδιάρθρωση, την επέκταση, τον εκσυγχρονισμό σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση, το έργοαποτελεί μέρος της καθημερινής εργασίας του διευθυντή και των επαγγελματιών που έχουν επιλεγεί για τη δουλειά.

Κλασικό

Ένας διευθυντής που ορίζεται από τον επικεφαλής της εταιρείας, εκτός από τα κύρια λειτουργικά του καθήκοντα, ηγείται και της ιδέας, υλοποιεί αυτό το συγκεκριμένο σχέδιο.

Έχει πλήρη πρόσβαση στο απαιτούμενο προσωπικό, την εξουσία να συντονίζει όλες τις ενέργειες, να σχεδιάζει τα στάδια της εργασίας. Στη γενική οργανωτική δομή της εταιρείας, όταν σκεφτόμαστε μια νέα ιδέα, ξεχωρίζουμε μια ξεχωριστή δομική μονάδα.

Αυτό το μοντέλο είναι κλασική μορφή, χρησιμοποιείται κυρίως σε μεγάλες επιχειρήσεις. Προϋποθέτει την προτεραιότητα της καινοτομίας έναντι των καθημερινών δραστηριοτήτων, αφού ο μάνατζερ δεν αγγίζει την τυπική ιεραρχία που έχει καθιερωθεί στην εταιρεία. Ο διευθυντής και τα κύρια μέλη της ομάδας απαλλάσσονται για λίγο από τα άμεσα λειτουργικά τους καθήκοντα. Επιμελητής της ομάδας ορίζεται ο επικεφαλής της εταιρείας ή ο αναπληρωτής του.

Μικτή φόρμα

Είναι κατάλληλο για μεσαίου μεγέθους επιχειρήσεις. Η ουσία της δημιουργίας μιας ομάδας έργου είναι ότι η καινοτομία καθοδηγείται από έναν εξωτερικό διευθυντή. Είναι αυτός που ευθύνεται για την επιτυχία της υλοποίησης της ιδέας. Για να ολοκληρώσει την εργασία που του έχει ανατεθεί, ένας τέτοιος ειδικός μπορεί να εμπλέξει στο έργο υπαλλήλους άλλων τμημάτων. Η διαφορά είναι ότι, εκτός από το να εργάζονται για την καινοτομία, συνεχίζουν να εκπληρώνουν τις κύριες ευθύνες.

Εάν η ιδέα υλοποιηθεί από πολλές εταιρείες ταυτόχρονα, η ομάδα του έργου περιλαμβάνειεκπροσώπους όλων των επιχειρήσεων που ενδιαφέρονται για την επιτυχία. Μια τέτοια οργάνωση της διαδικασίας θεωρείται τυπική, στην οποία δημιουργείται μια ξεχωριστή ομάδα ερμηνευτών για κάθε ιδέα.

Βασικές προσεγγίσεις για την οικοδόμηση μιας ομάδας

Επί του παρόντος, χρησιμοποιούνται τέσσερις βασικές αρχές:

• καθορισμός στόχων;
• διαπροσωπική;
• role-playing;
• προβληματικό - προσανατολιστικό.

Το πρώτο περιλαμβάνει τον καθορισμό του τελικού στόχου ως οδηγού για την εργασία της ομάδας έργου, προκαταρκτική σκέψη για τρόπους επίτευξής του.

Η διαπροσωπική αρχή συνίσταται στην αυξημένη προσοχή στη σχέση μεταξύ των μελών της ομάδας. Η επιτυχία της εργασίας εξαρτάται άμεσα από τη δημιουργία επικοινωνιακών σχέσεων εμπιστοσύνης, επομένως ο διαχειριστής έργου συχνά καταφεύγει στη βοήθεια επαγγελματία ψυχολόγου.

Η αρχή του ρόλου στοχεύει στην κατανομή των βασικών εξουσιών μεταξύ των μελών της ομάδας, δίνοντας σε κάθε άτομο τα δικά του δικαιώματα και ευθύνες.

Η τελευταία αρχή συμβάλλει στην επίλυση όλων των επίμαχων ζητημάτων στο πλαίσιο κοινών διαφορών, γεγονός που επιταχύνει σημαντικά την εφαρμογή του σχεδίου και αυξάνει την αποτελεσματικότητά του.

Κριτήρια επιλογής εργαζομένων

Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στην εμπειρία και τον επαγγελματισμό των ανθρώπων που θα συμμετάσχουν στην ανάπτυξη και υλοποίηση νέων στοιχείων που είναι σημαντικά για την εταιρεία. Οι εργαζόμενοι που συμμετέχουν στο έργο πρέπει να είναι προορατικοί, έτοιμοι να αναλάβουν την ευθύνη για τις αποφάσεις που λαμβάνουν. Η επιθυμία να αφιερωθεί ο μέγιστος χρόνος στην εργασία είναι ευπρόσδεκτη καιεπίσης ανεξαρτησία στον προγραμματισμό των σταδίων των δραστηριοτήτων.

Δεν υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για την ηλικιακή σύνθεση κατά τη δημιουργία μιας ομάδας έργου. Προκειμένου να ενώσει μια νέα μικρή ομάδα, ο αρχηγός οργανώνει κοινές εκδηλώσεις: διακοπές, εκδρομές πεζοπορίας, εταιρικά πάρτι.

Η δομή αναπτύσσεται λαμβάνοντας υπόψη τις λειτουργίες που εκτελούν οι ειδικοί, καθώς και τη μεταξύ τους σχέση. Μεταξύ των ομαδικών διαδικασιών που επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα της επίτευξης του στόχου, σημειώνουμε ομαδική πίεση, δυναμικούς δείκτες, σκέψη μέσω κοινών αποφάσεων. Μεταξύ των παραγόντων που επηρεάζουν αρνητικά την ταχύτητα του έργου, σημειώνουμε την έλλειψη σαφώς διατυπωμένου στόχου, σχεδίου εργασίας, συνεχείς εσωτερικές συγκρούσεις, καθώς και την έλλειψη πόρων και την έλλειψη ενδιαφέροντος του διαχειριστή για την προώθηση του έργου.

Στην πραγματικότητα της χώρας μας, όταν προσελκύουμε πολύτιμους ειδικούς από άλλα τμήματα στην ομάδα, εμφανίζονται διάφορες συγκρούσεις μεταξύ των επικεφαλής τμημάτων και των διευθυντών. Οι μέγιστες δυσκολίες εμφανίζονται για νέους και πολλά υποσχόμενους υπαλλήλους που λαμβάνουν μια υπεύθυνη εργασία από τον επικεφαλής. Το πρόβλημα σε τέτοιες καταστάσεις θα πρέπει να επιλυθεί μέσω εποικοδομητικών διαπραγματεύσεων και η διοίκηση θα πρέπει να δώσει τη σωστή έμφαση στην ομάδα.

Στάδια σχηματισμού και ο κύκλος της "ζωής"

Μετά την εμφάνιση μιας ενδιαφέρουσας ιδέας μέχρι την επιτυχή εφαρμογή της στην πραγματικότητα, πολλά διαδοχικά στάδια περνούν ταυτόχρονα. Αυτή την περίοδο δημιουργούνται σχέσεις μεταξύ ιδιωτών εμπόρων, οικοδομώντας μια καλοπροαίρετη και αποτελεσματικήσυνεργασία. Ο διευθυντής παρατηρεί τις διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα εντός της ομάδας, σταματά τις συγκρούσεις και τις παρεξηγήσεις και προσανατολίζει τους συμμετέχοντες προς το τελικό αποτέλεσμα.

Στο στάδιο του προσανατολισμού πραγματοποιείται η αρχική επιφανειακή γνωριμία όλων των μελών της νέας ομάδας. Βρίσκονται σε κατάσταση αβεβαιότητας και αβεβαιότητας ως προς τις δυνάμεις και τις δυνατότητές τους, επομένως είναι σημαντικό για τον ηγέτη να δημιουργήσει τη σωστή στάση σε αυτό το στάδιο.

Ο διευθυντής όχι μόνο προσανατολίζει τους ομοϊδεάτες του, αλλά απαντά και σε ερωτήσεις, σχηματίζει μια λίστα κανόνων, έναν στόχο, μεθόδους για την επίτευξή του.

Στη διαδικασία της επικοινωνίας εμφανίζονται συγκρούσεις και διαφωνίες σχετικά με την κατανομή των λειτουργιών στην ομάδα. Ο αρχηγός πρέπει να μειώσει τη διάρκεια αυτής της φάσης, για να κατανείμει τους ρόλους μεταξύ των μελών της ομάδας στο συντομότερο δυνατό χρόνο.

Ο ενθουσιασμός κάθε εργαζομένου, η επιθυμία του να δείξει πρωτοβουλία, ανεξαρτησία και πρωτοτυπία κατά τον σχεδιασμό των βασικών σταδίων της δραστηριότητας, εξαρτάται άμεσα από το ενδιαφέρον του ίδιου του διευθυντή.

Στο στάδιο της συνεργασίας, αναμένεται η δημιουργία σχέσεων εμπιστοσύνης, σαφής κατανομή ρόλων και συνεπής εργασία για την εξέταση ενός σχεδίου εργασίας.

Το στάδιο εργασίας είναι ο χρόνος, ο άμεσος χρόνος για την υλοποίηση όλων των ιδεών στην πραγματική ζωή. Η διάρκειά του σχετίζεται με τις ιδιαιτερότητες της υπό εξέταση ιδέας, καθώς και με τις οικονομικές δυνατότητες της εταιρείας που υλοποιεί το έργο.

Το τελικό στάδιο είναι η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του έργου, η πληρότητα της επίτευξης του στόχου που τέθηκε στην αρχή της εργασίας.