Το μοντέλο είναι λειτουργικό. Πρότυπο κτίριο "ως έχει" και "όπως θα είναι"

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οργάνωση ως ζωντανός οργανισμός είναι ένα σύστημα οργανωμένων διαδικασιών πληροφοριών που προέρχονται από το εξωτερικό, που κυκλοφορούν μέσα και δημιουργούνται ως αποτέλεσμα. Ταυτόχρονα, δεν σχηματίζονται όλοι συνειδητά από τη διοίκηση ή/και τους υπαλλήλους, η αντικειμενική πραγματικότητα παίζει τον σημαντικό ρόλο της.

Ένα λειτουργικό μοντέλο είναι ένα σύστημα συνδεδεμένων συστημάτων: εκτός από τα προγραμματισμένα, πολλά δομικά στοιχεία, διαδικασίες και λειτουργίες προκύπτουν, μεταξύ άλλων, ως αποτέλεσμα σφαλμάτων διαχείρισης, παρανόησης της εργασίας από τον υπάλληλο ή μεροληπτική αξιολόγηση του αποτελέσματος που επιτεύχθηκε από τον διευθυντή. Η ανεπαρκής ανάλυση των εξωτερικών επιρροών, η επικάλυψη των καθηκόντων, η ποικιλομορφία των αποφάσεων, η ψυχολογία της λήψης αποφάσεων και πολλές άλλες συνθήκες αποτελούν τη βάση για μια μελέτη που αναλύει μοντέλα διαχείρισης οργανισμού και προτείνει αποτελεσματικές λύσεις.

Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπομοιάζει με μοντέλο λειτουργικής οργάνωσης στην κατάσταση "ως έχει" (ΩΣ ΕΧΕΙ). Από τη σκοπιά των καθιερωμένων μεθόδων, είναι δυνατή η ανάλυση των λαμβανόμενων ιδεών και η διαμόρφωση τρόπων για αποτελεσματικότερη εργασία και περαιτέρω ανάπτυξη του οργανισμού.

Υπάρχουσα εμπειρία και μεθοδολογίες

Η βασική τεχνική μοντελοποίησης IDEF0 (Integrated Definition Function Modeling) αντιπροσωπεύεται επί του παρόντος από διάφορες παραλλαγές και πραγματικές καλές εμπειρίες. Βασίζεται στην ιδέα ενός αδιαίρετου σωματιδίου - ενός μπλοκ που εμφανίζει κάποια επιχειρηματική λειτουργία. Οι πλευρές του μπλοκ είναι οι ρόλοι του. Αριστερά - είσοδος, δεξιά - έξοδος, επάνω - έλεγχος, κάτω - μηχανισμός.

Αυτή η επίσημη στάση απέναντι στον οργανισμό μας επιτρέπει να την παρουσιάζουμε με τη μορφή διασυνδεδεμένων μπλοκ (επιχειρηματικές λειτουργίες). Κατά συνέπεια, το δομικό μοντέλο του οργανισμού αντιπροσωπεύεται από ένα σύνολο απλών στοιχείων. Η αρχή της λειτουργικής αποσύνθεσης: ένα μπλοκ - μία επιχειρηματική λειτουργία. Η αρχή του περιορισμού της πολυπλοκότητας περιορίζει τον αριθμό των στοιχείων σε κάθε διάγραμμα. Η αρχή του πλαισίου - η ουσία της επιχειρηματικής λειτουργίας του ίδιου του οργανισμού παρουσιάζεται ως ένας συνδυασμός ιδεών σχετικά με το τι σχεδιάστηκε να δημιουργηθεί, τι είναι και πώς λειτουργεί.

Για μια αντικειμενική κατασκευή ενός μοντέλου διαχείρισης οργανισμού, σημαντική είναι και η εμπειρία που αποκτήθηκε στην ανάπτυξη και υλοποίηση αυτοματοποιημένων χώρων εργασίας, η οποία υποκινήθηκε από την πρόοδο στην ανάπτυξη της τεχνολογίας υπολογιστών, την εμφάνιση τοπικών και παγκόσμιων δικτύων.

Το αποτέλεσμα της εφαρμογής της τεχνικής: "to be" (TO BE) συνήθως αντιπροσωπεύει το πώςεισάγεται ένα ή άλλο πληροφοριακό σύστημα και η διαδικασία ανάπτυξης της εταιρείας θεωρείται ως μετάβαση από την τρέχουσα κατάσταση στην προκαθορισμένη. Από μόνη της, η εφαρμογή της τεχνικής δεν δίνει πάντα σημαντικό αποτέλεσμα. Δεν μπορεί να προσαρμοστεί κάθε μοντέλο λειτουργικής διαχείρισης σε ένα συγκεκριμένο σύγχρονο σύστημα πληροφοριών.

Τα θεμέλια της αρχής του μόντελινγκ

Το μοντέλο λειτουργικής οργάνωσης είναι πολύ δύσκολο έργο. Για να απλοποιηθεί η εργασία, θα πρέπει πρώτα να θεωρηθεί ότι το υλικό είναι σε κανονική κατάσταση και λειτουργεί άψογα, και οι τεχνικές υπηρεσίες του οργανισμού του παρέχουν όλα τα απαραίτητα, ελέγχουν τις μηχανικές δομές και την παροχή των απαραίτητων τύπων ενέργειας σε επαρκή ποσότητα ποσότητες.

Με αυτήν την υπόθεση, μπορείτε να προσδιορίσετε πώς φαίνεται το λειτουργικό μοντέλο για έναν δεδομένο οργανισμό στη θέση "ως έχει" (ΩΣ ΕΧΕΙ) στην πιο καθαρή του μορφή. Εάν αργότερα αποδειχθεί ότι το στοιχείο υλικού δεν είχε καλή απόδοση, θα απαιτηθεί άλλη μοντελοποίηση.

Για να είναι επιτυχής, πρέπει να θεωρηθεί ότι η πρίζα έχει τη σωστή τάση πριν θέσετε σε λειτουργία τη συσκευή.

Αρχικός στόχος προσομοίωσης

Έχοντας διαμορφώσει την επιχειρηματική λειτουργία του οργανισμού, τη θέση του στον περιβάλλοντα κοινωνικο-οικονομικό χώρο, είναι δυνατό να προσδιοριστεί το εύρος των εισερχόμενων διαδικασιών πληροφοριών και της εξερχόμενης κίνησης. Τα υλικά, τα εργαλεία, ο εξοπλισμός, καθώς και το αποτέλεσμα της λειτουργίας του οργανισμού: προϊόντα, υπηρεσίες, κοινωνικά χρήσιμες δραστηριότητες είναι δευτερεύουσες καιπαρουσιάζονται κατά τη διάρκεια της προσομοίωσης ως περιγραφές, πληροφορίες σχετικά με ενεργά πραγματικά αντικείμενα.

Μια κοινή επιχειρηματική λειτουργία ως σύστημα που συνδυάζει πολλά στοιχεία και διαδικασίες αναπαρίσταται ως ένα σύνολο μπλοκ που υλοποιούν απλές επιχειρηματικές λειτουργίες. Σε αυτό το στάδιο, καθορίζονται διπλά μπλοκ, σχηματίζεται μια σειρά εργασιών που πρέπει να επιλυθούν.

Η κατανόηση των προτύπων διαχείρισης του οργανισμού είναι πολύ σημαντική.

Διαχείριση σε έναν οργανισμό

Ο οργανισμός παρέχει διαχείριση στον ιδιοκτήτη, διευθυντή, διευθυντές, ηγέτες διαφόρων επιπέδων. Ωστόσο, το λειτουργικό μοντέλο θα πρέπει να αντικατοπτρίζει την πραγματική κατάσταση των πραγμάτων και να θεωρεί το προσωπικό της εταιρείας ως συγκεκριμένο ενεργό πόρο.

Δεν έχει σημασία ποιος κατασκευάζει το μοντέλο. Αυτό μπορεί να είναι ένας οργανισμός τρίτου μέρους ή το δικό σας τμήμα. Η διάκριση είναι σημαντική: η διαχείριση ενός οργανισμού είναι άλλο πράγμα, η μοντελοποίηση είναι άλλο.

Για να προσδιορίσετε με ακρίβεια την κατάσταση "ως έχει", δεν πρέπει να καθοδηγείται από τη γνώμη των εργαζομένων - σε αυτήν την περίπτωση, το προσωπικό σε όλες τις θέσεις του είναι κατά κύριο λόγο αντικείμενο έρευνας. Περιγράφονται από το λειτουργικό μοντέλο της διαδικασίας, το οποίο δίνει τελικά μια πλήρη εικόνα όλων των διεργασιών.

Καθοδήγηση και σκηνοθεσία…

Η επιρροή της διοίκησης και των ιδιοκτητών επιβραδύνει σημαντικά τη διαδικασία μοντελοποίησης, γεγονός που επιδεινώνει τη λειτουργία του οργανισμού. Αυτό αποδεικνύεται από την εμπειρία χρήσης της τεχνικής. Χτίζοντας ένα μοντέλο «ως έχει» στο πλαίσιο της κατανόησής τουΗ ηγεσία είναι συγκεκριμένης προσωπικής φύσης.

Η επιλογή του ερμηνευτή πρέπει να γίνει αποδεκτή ως απόλυτο γεγονός: είναι αυτός που είναι υπεύθυνος για τις πράξεις του και δεν είναι υποχρεωμένος να ακολουθεί τις συμβουλές, τις συστάσεις ή τις άμεσες οδηγίες του οργανισμού.

Συστήματα πληροφοριών: η λειτουργικότητα που χρειάζεστε

Διαπιστώνοντας τα επιτεύγματα στην ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, λογιστική, logistics κ.λπ., πρέπει να παραδεχτούμε ότι η ακαμψία των αποφάσεων έχει γίνει παράδοση. Μέχρι στιγμής, δεν υπάρχουν τέτοια συστήματα που θα μπορούσαν να υπερβούν τα όρια των εργασιών που διατυπώθηκαν στην αρχή. Οι εργασίες εξελίσσονται, οι λύσεις λογισμικού δεν εξελίσσονται.

Λαμβάνοντας οποιοδήποτε υπάρχον σύστημα (για παράδειγμα, "1C: Accounting", "1C: Document Management", eDocLib), μπορείτε όχι μόνο να δείτε το επίπεδο των ιδεών του προγραμματιστή σχετικά με τη λειτουργικότητά του, αλλά και να αντιμετωπίσετε αμέσως περιορισμούς στο την υλοποίηση ορισμένων επιχειρηματικών λειτουργιών.

Αλλά πρέπει να λάβουμε υπόψη το γεγονός ότι, χωρίς να εφαρμόσουμε τουλάχιστον μία από τις υπάρχουσες μεθόδους, είναι αδύνατο να έχουμε μια ιδέα για το τι είδους λειτουργικότητα χρειάζεται και τι είναι προφανώς περιττό.

Έχοντας εφαρμόσει αυτό ή εκείνο το σύστημα πληροφοριών, είναι συχνά απαραίτητο να βελτιώσετε τους αλγόριθμους και να αναπτύξετε πρόσθετο λογισμικό. Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό σημείο για τη μοντελοποίηση της βασικής επιχειρηματικής λειτουργίας ενός οργανισμού.

Διακομιστής πληροφοριών εταιρείας

Για την αποτελεσματική εφαρμογή καθιερωμένων μεθόδων και τη διαμόρφωση ενός λειτουργικού μοντέλου ως ιδανικό(επιθυμητή) δομή λειτουργιών και διαδικασιών, είναι βολικό να εξετάσετε την εταιρεία με τη μορφή, για παράδειγμα, ενός ιστότοπου. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τη δική σας εσωτερική υποδομή (κεντρικά γραφεία και απομακρυσμένα τμήματα), να εμφυτεύσετε τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται σε αυτήν (λογιστική, logistics, διαχείριση εγγράφων) και να παρέχετε λειτουργικότητα σύμφωνα με τις εργασιακές ευθύνες των εργαζομένων.

Σε αυτή τη μορφή, είναι βολικό όχι μόνο να επισημοποιούνται οι λειτουργίες κάθε στοιχείου (προσωπικό, εξοπλισμός, προγράμματα που χρησιμοποιούνται, σημαντικοί πίνακες κ.λπ.), αλλά και να διασφαλίζεται η ανάπτυξή τους κατά τη διάρκεια των εργασιών της εταιρείας.

Τρέχουσα ηλεκτρονική "βινεγκρέτ"

Είναι δύσκολο να υποτιμηθεί η συμβολή των υπολογιστικών φύλλων και των εγγράφων του Word στην οργάνωση της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Από την άποψη της μοντελοποίησης και της οικοδόμησης ενός λειτουργικού μοντέλου ενός οργανισμού, η ανάλυση των διαδικασιών πληροφοριών, οι πίνακες και τα αρχεία που χρησιμοποιούνται είναι σημαντικά.

Με τη συστηματοποίηση των πληροφοριών σχετικά με τους πόρους που χρησιμοποιούνται, είναι εύκολο να προσδιοριστεί η πηγή των αλλαγών τους, ο καταναλωτής και, κυρίως, το τρέχον περιεχόμενο. Η καθιερωμένη παράδοση συχνά οδηγεί στο γεγονός ότι τα πλήρη ηλεκτρονικά έγγραφα στη μορφή τους περιλαμβάνονται σε ορισμένα συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Από άποψη εφαρμογής, αυτό είναι αποδεκτό, αλλά από άποψη αποτελεσματικότητας δεν είναι.

Πρόσφατα, εμφανίστηκαν και αναπτύχθηκαν εργαλεία για τη δημιουργία και την επεξεργασία υπολογιστικών φύλλων και εγγράφων χρησιμοποιώντας βιβλιοθήκες PhpOffice (PhpExcel και PhpWord). Η χρήση αυτών των εργαλείων σάς επιτρέπει να απομονώνεστε από πραγματικά έγγραφαμόνο τις απαραίτητες πληροφορίες και δημιουργούν τα επιθυμητά αποτελέσματα, τα οποία μπορούν να ανοίξουν παραδοσιακά σε MS Excel και MS Word.

Μερική περίληψη αποτελεσμάτων

Η χρήση δημοφιλών τεχνικών λειτουργικής μοντελοποίησης, επιλεγμένων συστημάτων πληροφοριών, λογιστικών και logistics προγραμμάτων, συνδυασμένων σε ένα ενιαίο σύστημα πληροφοριών (διακομιστής), σας επιτρέπει να δημιουργήσετε το επιθυμητό μοντέλο για τη διαχείριση ενός οργανισμού. Και με τη βοήθεια εργαλείων όπως το PhpOffice, μπορείτε να του δώσετε ευελιξία, δυνατότητα ανάπτυξης.

Δυστυχώς, σπάνια είναι δυνατή η κατασκευή του επιθυμητού συστήματος πληροφοριών χωρίς πρόσθετο προγραμματισμό. Ωστόσο, είναι πολύ σημαντικό να ληφθεί υπόψη η επιτευχθείσα κατανόηση της λειτουργικότητας στα προϊόντα λογισμικού που χρησιμοποιούνται.

Συγκεκριμένα, ένα σύγχρονο υπολογιστικό φύλλο είναι, πρώτα απ 'όλα, η απαραίτητη λειτουργικότητα και το πραγματικό του περιεχόμενο είναι η πραγματική αντανάκλαση του ενός ή του άλλου λειτουργικού μπλοκ στο δομικό μοντέλο. Αν πάρουμε ως παράδειγμα το "1C: Accounting", τότε μπορούμε να δούμε ότι η δομή και η λειτουργικότητά του αντικατοπτρίζουν πλήρως την πραγματικότητα. Ταυτόχρονα, η τεχνική υποστήριξη του κατασκευαστή εξισορροπεί την ακαμψία του συστήματος, δίνοντας τη δυνατότητα στον καταναλωτή να λάβει την απαραίτητη λειτουργικότητα, αντανακλώντας αλλαγές στον επιχειρηματικό χώρο της πληροφορίας.

Ανωτέρα βία: απρόβλεπτες περιστάσεις

Αναφερόμενος σε περιστάσεις ανωτέρας βίας στις εσωτερικές και εξωτερικές σχέσεις του, ο οργανισμός πιστοποιεί αξιόπιστα την άγνοιά του για το πώς θα βγει από αυτό ή εκείνοκαταστάσεις. Και έτσι υπογράφει αυτόματα την εγγυημένη απόσυρση των υποχρεώσεων.

Η ικανότητα ενός οργανισμού να ανταποκρίνεται στις υποχρεώσεις του είναι υψίστης σημασίας για τους συνεργάτες, για τους πελάτες και για τους δικούς του υπαλλήλους, δηλαδή για το περιβάλλον κοινωνικο-οικονομικό περιβάλλον.

Η φόρμουλα για την τέλεια παρέα

Η φύση είναι σκόπιμη, κάθε οργανισμός της είναι μελετημένος με την παραμικρή λεπτομέρεια και είναι σε θέση όχι μόνο να ανταποκριθεί επαρκώς σε οποιαδήποτε αλλαγή στο περιβάλλον, αλλά και να ανακάμψει μόνη της, χωρίς εξωτερική παρέμβαση.

Ο ιδανικός οργανισμός είναι αυτός που στην πραγματικότητα «δεν υπάρχει», αλλά η λειτουργία του εκτελείται. Όταν ένας οργανισμός ενταχθεί οργανικά στο κοινωνικο-οικονομικό περιβάλλον που τον περιβάλλει, γίνει το αναπόσπαστο μέρος του και αναπτυχθεί επαρκώς, μόνο τότε αυτό το περιβάλλον θα εξασφαλίσει τη ζωή της εταιρείας και θα τη φροντίσει ως μέρος του σώματός της.

Αντιστροφή κύκλου

Το αποτέλεσμα οποιασδήποτε προσομοίωσης οποιουδήποτε οργανισμού είναι πάνω από όλα ένας λόγος για την επανάληψη της διαδικασίας. Η μοντελοποίηση είναι ένα υψηλότερο επίπεδο πραγματικότητας προγραμματισμού, λιγότερο επίσημο και άκαμπτο από την κατασκευή συστημάτων πληροφοριών.

Οποιοδήποτε πρόγραμμα (όπως μαρτυρεί η εμπειρία) μπορεί να βελτιωθεί γιατί λύνεται από μόνο του. Αυτό δίνει τη δυνατότητα να αναθεωρηθεί ο αλγόριθμος λύσης, το αποτέλεσμά του και να αξιολογηθούν καλύτερα τα δεδομένα εισόδου.

Το κατασκευασμένο μοντέλο είναι ένα πρόγραμμα υψηλότερης τάξης. Όταν εφαρμόζεται, παρέχει ανεκτίμητη πρακτική εμπειρία, είναι ένας καλός λόγοςεπιστροφή στην αρχή.