Επιχειρηματική διαδικασία: ανάλυση επιχειρηματικών διαδικασιών. Περιγραφή, εφαρμογή, αποτελέσματα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οποιοσδήποτε επιχειρηματίας πρέπει να γνωρίζει τουλάχιστον έμμεσα τι είναι μια επιχειρηματική διαδικασία. Η ανάλυση επιχειρηματικής διαδικασίας βοηθά στη μείωση του κόστους, στην αύξηση της κερδοφορίας και τελικά στην αύξηση του κέρδους της επιχείρησης. Στην οικονομική βιβλιογραφία, αυτή η έννοια συναντάται για πρώτη φορά στα έργα ερευνητών τη δεκαετία του '80 του περασμένου αιώνα. Τότε ήταν που στις Ηνωμένες Πολιτείες για πρώτη φορά σκέφτηκαν ότι η αποτελεσματικότητα όλης της παραγωγής εξαρτάται από ένα σύνολο αλληλένδετων ενεργειών που ονομάζονται επιχειρηματική διαδικασία.

Ορισμοί

Η επιχειρηματική διαδικασία είναι μια σύνθετη έννοια. Η επιχειρηματική ανάπτυξη εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από αλληλένδετες λειτουργίες, διαδικασίες και δραστηριότητες. Είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς ένα εργοστάσιο χωρίς την προμήθεια πρώτων υλών, την επεξεργασία τους, εργάτες στα μηχανήματα και λογιστές. Μια επιχείρηση είναι ένα κλειστό σύστημα που λειτουργεί ως ενιαίος οργανισμός. Και για να λειτουργούν όλα σωστά χωρίς προβλήματα και καθυστερήσεις, χρειάζεστε έναν κύριο εγκέφαλο - έναν έμπειρο διευθυντή που θα αναλύει και θα παρακολουθεί τη συνοχή όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Αν κοιτάξετε από οικονομική άποψη, τότε η διασύνδεση όλων των πιθανών δραστηριοτήτων, κατά τις οποίες η επεξεργασία των περιβαλλοντικών πόρων στο τελικό προϊόν για τον καταναλωτή, ονομάζεται επιχειρηματική διαδικασία. Η ανάλυση επιχειρηματικής διαδικασίας είναι μια αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας μιας συγκεκριμένης ενέργειας, λειτουργίας ή γεγονότος που σχετίζεται με την παραγωγή.

Τι χρησιμεύουν

Η περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι αρκετά εύκολη. Αλλά το μεγαλύτερο πρόβλημα της πραγματικότητας είναι ότι σε οποιαδήποτε επιχείρηση στη χώρα μας είναι σπάνιο να βρει κανείς άτομο που να ενδιαφέρεται πραγματικά για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαφόρων παραγωγικών διαδικασιών. Οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν απαρχαιωμένες μεθόδους για να μειώσουν το κόστος, ενώ στη Δύση έχουν καταλάβει εδώ και καιρό ότι η επιτυχία μιας επιχείρησης εξαρτάται από έναν ικανό μισθωτό διευθυντή που ενδιαφέρεται να έχει τα μέγιστα αποτελέσματα από τη δουλειά του.

Η δημιουργία επιχειρηματικών διαδικασιών δίνει μια σαφή κατανόηση: ποιος είναι υπεύθυνος για ποιο στάδιο, ποια θέση κατέχει και τι πρέπει να γίνει. Μια τέτοια διάρθρωση καθιστά την οργάνωση της παραγωγής διαφανή και διευκολύνει τη διαχείρισή της. Κοινοποιώντας το δέντρο των στόχων στους εργαζόμενους, μπορείτε να αυξήσετε τα κίνητρά τους δείχνοντας ότι η εργασία τους στοχεύει σε κοινούς στόχους. Επιπλέον, η οργάνωση μιας επιχείρησης με αυτόν τον τρόπο θα βοηθήσει στον εντοπισμό περιττών δαπανών οικονομικών και χρονικών πόρων.

Πώς να δημιουργήσετε

Ανεξάρτητα από το αν η επιχείρηση είναι μεγάλη ή μικρή, η προσέγγιση για τη δημιουργία ενός λεπτομερούς σχεδίου είναι η ίδια. Σκεφτείτεσυγκεκριμένο παράδειγμα. Υπάρχει μια εταιρεία που πουλάει καναπέδες. Το διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας είναι παρόμοιο με ένα δέντρο. Οι κύριοι κλάδοι φιλοξενούν κύρια χαρακτηριστικά που διακλαδίζονται σε μικρότερα. Λοιπόν, ποια είναι τα κύρια στάδια της επιχειρηματικής διαδικασίας για έναν έμπορο λιανικής;

1. Αγορά αγαθών. Αυτή είναι η πρώτη και κεντρική επιχειρηματική διαδικασία. Ποια είναι τα υποστάδια του;

• Ανάλυση προμηθευτή.
• Σύνταξη συμβάσεων με εργοστάσια παραγωγής.
• Σύνταξη συμβάσεων με μεταφορικές εταιρείες.

2. Τοποθέτηση καναπέ. Σε αυτό το στάδιο, υπάρχουν τέτοιες στιγμές:

• Επιλογή δωματίου.
• Κατασκευή ή ενοικίαση χώρων.
• Δημιουργία συνθηκών για εκπτώσεις.

3. Διαδικασία πώλησης.

• Πρόσληψη.
• Αγορά ταμειακής μηχανής.
• Δημιουργία ατμόσφαιρας και σχεδίασης για πωλήσεις.

4. Μάρκετινγκ και διαφήμιση.

• Τοποθέτηση πινακίδας.
• Δημιουργία επαγγελματικών καρτών, φυλλαδίων, μπροσούρων, καταλόγων κ.λπ.
• Τοποθέτηση διαφήμισης.

Η λίστα μπορεί να είναι μεγάλη. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε πώς δημιουργούνται οι επιχειρηματικές διαδικασίες. Και μετά θα δώσουμε μερικούς χρυσούς κανόνες για την οργάνωση μιας επιχείρησης για να είναι επιτυχημένη.

Κανόνας 1

Ένα συγκεκριμένο άτομο είναι υπεύθυνο για κάθε επιλεγμένο επιχειρηματικό στάδιο. Συμμετέχετε στη δημιουργία του σχήματος. Αυτό θα δώσει την ευκαιρία να κατανοήσουν τη διαδικασία με περισσότερες λεπτομέρειες, να ενδιαφέρουν τους εργαζόμενους και να αυξήσουν τα κίνητρά τους με στόχο την επίτευξη κοινών στόχων. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στα πρώτα στάδια της σύστασης της επιχείρησης. Η έναρξη μιας επιχείρησης συνδέεται πάντα μετεράστιες δυσκολίες και ο έγκαιρος καθορισμός στόχων για συγκεκριμένα στάδια θα δώσει ένα πιο λεπτομερές σχέδιο δράσης.

Κανόνας 2

Χρησιμοποιήστε αυτοματοποιημένα προγράμματα και οπτικοποιήστε τα κυκλώματά σας. Μέχρι σήμερα, υπάρχουν πολλά έτοιμα προγράμματα που βοηθούν στη δομή των πληροφοριών. Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις τα χρησιμοποιούν παντού.

Αν εργάζεστε σε ομάδα, πάρτε έναν πίνακα ή κομμάτια χαρτιού για να γράψετε τα πάντα και να σχεδιάσετε ένα δέντρο των διαδικασιών σας καθώς προχωράτε. Ξεκινήστε με μεγάλες λειτουργίες και χωρίστε τις σε μικρότερες. Για τις μεγάλες επιχειρήσεις, η δημιουργία επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μια τεράστια επίπονη δουλειά που απαιτεί μέγιστη συγκέντρωση και συντονισμό των ενεργειών όλων των εργαζομένων.

Κανόνας 3

Κατά τη διαμόρφωση επιχειρηματικών διαδικασιών, να καθοδηγείτε από τη στρατηγική της εταιρείας και όχι από την οργανωτική της δομή. Η ίδια λειτουργία μπορεί να υπερβαίνει τα καθιερωμένα τμήματα. Για παράδειγμα, κατά την παράδοση ενός προϊόντος από έναν προμηθευτή, μπορεί κανείς να εξετάσει το όριο της επιχειρηματικής διαδικασίας έως ότου το προϊόν εγκαταλείψει το ίδιο το κατάστημα λιανικής, δηλαδή όταν τοποθετηθεί στα ράφια και είναι διαθέσιμο στον καταναλωτή. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει πολλά τμήματα που αποτελούν μέρος της οργανωτικής δομής.

Κανόνας 4

Μην γίνεστε πολύ λεπτομερείς στο σχέδιό σας. Εάν υπερφορτώσετε το διάγραμμα με περιττές πληροφορίες, αυτό θα οδηγήσει σε γενική σύγχυση και βαρύ φορτίο στους υπεύθυνους υπαλλήλους. Εάν σκοπεύετε να κάνετε αλλαγές σε ένα συγκεκριμένο τμήμα, αυτό το μέρος πρέπει να είναι λεπτομερές και όλα τα υπόλοιπα θα πρέπει να ληφθούν υπόψη.μόνο επιφανειακά, χωρίς να μπω σε λεπτομέρειες. Η αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών διαδικασιών υπόκειται στον νόμο Pareto "20/80", όταν το 20% των λεπτομερών περιγραφών θα αποφέρει το 80% της επιτυχίας ολόκληρης της επιχείρησης.

Κανόνας 5

Μη φοβάστε την αλήθεια και φτιάξτε ένα σχέδιο με βάση αυτό που πραγματικά είναι. Αυτή η κατάσταση εμφανίζεται πολύ συχνά. Ο επικεφαλής διευθυντής ρωτά τους υφισταμένους του για τα τμήματα τους προκειμένου να φτιάξουν ένα διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας. Αυτοί προσπαθούν να πουν πώς τα πάνε καλά. Αν και στην πραγματικότητα η πραγματική κατάσταση απέχει πολύ από την ιδανική. Αλλά με βάση ψευδή δεδομένα, θα κατασκευαστεί το λάθος σχέδιο, μετά από το οποίο θα ληφθούν αναποτελεσματικές αποφάσεις και όλη η δουλειά θα πάει χαμένη.

Μην μπερδεύετε τα "όπως είναι", "όπως πρέπει" και "όπως θέλω να είναι". Ανεξάρτητα από το πόσο άσχημα είναι όλα, οι επιχειρηματικές διαδικασίες συντάσσονται ακριβώς για να βελτιωθεί αυτή η κατάσταση. Επομένως, είναι επιτακτική ανάγκη να περιγράψουμε μόνο μια πραγματική κατάσταση.

Αυτοματισμός επιχειρηματικής διαδικασίας

Η παρακολούθηση όλων των γεγονότων που λαμβάνουν χώρα εντός της εταιρείας είναι πολύ δύσκολη, ειδικά όταν πρόκειται για μεγάλες εταιρείες και συνδικάτα. Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς τις μεγάλες επιχειρήσεις χωρίς ένα ολόκληρο σύστημα αυτοματοποιημένων προγραμμάτων που σας επιτρέπουν να αναλύετε τα εισερχόμενα δεδομένα για να λάβετε μια απόφαση. Επομένως, σήμερα πολύ συχνά μιλάμε για αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι υπάρχει ένα ειδικό πρόγραμμα υπολογιστή που επεξεργάζεται όλα τα είδη ροών πληροφοριών που παρέχουν μια επιχειρηματική διαδικασία. Η ανάλυση επιχειρηματικής διαδικασίας πραγματοποιείται εκτός σύνδεσηςmode, και το άτομο μόνο εξοικειώνεται με τα αποτελέσματα και βγάζει το κατάλληλο συμπέρασμα.

Επιλογή μεθόδου ανάλυσης

Όταν αντιμετωπίζει το ερώτημα πώς να περιγράψει καλύτερα τις επιχειρηματικές διαδικασίες με αυτόματο τρόπο, ένας εγχώριος επιχειρηματίας θα βρει πολλές επιλογές που δεν είναι καλά βελτιστοποιημένες για τη ρωσική αγορά. Σχεδόν όλο το προτεινόμενο λογισμικό δημιουργήθηκε για δυτικές εταιρείες που έχουν εμπειρία στη βελτιστοποίηση της παραγωγής. Ωστόσο, αφού αναλύσαμε ορισμένα δεδομένα, δημιουργήσαμε τη δική μας λίστα προγραμμάτων που υλοποιούν την επιχειρηματική διαδικασία.

1. BEST-5 Το "My Business" είναι ένα λογισμικό που χρησιμοποιείται συχνά από μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Το πρόγραμμα είναι διαθέσιμο για οποιονδήποτε υπολογιστή και είναι πολύ εύκολο στη χρήση. Το πλεονέκτημά του είναι ότι μπορεί να αναλύσει μικρές ποσότητες δεδομένων από μια μικρή επιχείρηση.
2. Εταιρικός Μοντελιστής. Συχνά χρησιμοποιείται σε σύγχρονες επιχειρήσεις, κυρίως επειδή είναι φθηνό. Η έναρξη μιας επιχείρησης είναι εύκολο να οργανωθεί με αυτό το πρόγραμμα, καθώς είναι πολύ βολικό να δημιουργείτε διαγράμματα επιχειρηματικής διαδικασίας, αλλά πρακτικά δεν αναλύεται.
3. iGrafx Enterprise Central. Πολύ καλό καναδικό σχέδιο. Μπορεί όχι μόνο να αναγνωρίσει και να καταρτίσει επιχειρηματικά σχέδια, αλλά και να αναλύσει με επιτυχία συστοιχίες δεδομένων εισόδου. Στη χώρα μας έχει πολύ μικρή διανομή, αν και το προϊόν αξίζει πολύ.
4. Business Studio. Η πιο διάσημη ρωσική ανάπτυξη. Ενσωματωμένο με άλλα προϊόντα MS Office (Word, Excel, Visio). Γιαο εγχώριος επιχειρηματίας είναι η καλύτερη επιλογή όσον αφορά την αναλογία τιμής-αποτελέσματος. Εξαιρετική ανάλυση επιχειρηματικών διαδικασιών. Η παραγωγή μπορεί να βελτιστοποιηθεί με επιτυχία λόγω των αποτελεσμάτων που λαμβάνονται από το πρόγραμμα.

Τεχνολογία για τη δημιουργία επιχειρηματικών διαδικασιών

Το πιο συνηθισμένο σήμερα είναι η ενσωμάτωση της αυτόματης και χειροκίνητης μεθόδου δημιουργίας του σχήματος "Επιχειρησιακή Διαδικασία". Η ανάλυση των επιχειρηματικών διαδικασιών σε αυτή την περίπτωση πραγματοποιείται σε δύο στάδια: το πρώτο με τη βοήθεια των αποτελεσμάτων που λαμβάνονται σε υπολογιστή, το δεύτερο - χειροκίνητα από τον διευθυντή.

Ας εξετάσουμε δύο κύριες προσεγγίσεις για τη δημιουργία γραφημάτων και γραφημάτων. Σε αυτήν την περίπτωση, η τεχνολογία επιχειρηματικών διαδικασιών θα κατασκευαστεί χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες μεθόδους:

1. DFD (Διαγράμματα ροής δεδομένων).
2. WFD (Διάγραμμα ροής εργασίας).

Η πρώτη μέθοδος DFD περιλαμβάνει τη σύνταξη ενός διαγράμματος ροών δεδομένων. Περιλαμβάνουν: αναλυτικά το έργο της διαδικασίας, υπεύθυνους υπαλλήλους, απαραίτητη τεκμηρίωση. Μια τέτοια κατασκευή δίνει μια πλήρη εικόνα των δραστηριοτήτων της εταιρείας, των δεδομένων εισροών και εκροών της, όλων των στοιχείων της παραγωγικής διαδικασίας και των σχέσεων μεταξύ τους. Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να επισημάνετε δωρεάν (επιπλέον) επιχειρηματικές διαδικασίες που μειώνουν την αποτελεσματικότητα του αποτελέσματος και μπορούν να βελτιστοποιηθούν με διάφορους τρόπους.

WFD - διαγράμματα ροής εργασίας που περιγράφουν επιχειρηματικές διαδικασίες χαμηλότερου επιπέδου. Η επιχειρηματική ανάπτυξη μπορεί να αλλάξει σημαντικά αν γνωρίζετε όχι μόνο την κάθετη ιεραρχία των ενεργειών, αλλά και την οριζόντια. Τι σημαίνει αυτό;

Αν κοιτάξετεξεκάθαρα, τα διαγράμματα WFD είναι ένα πλέγμα χρονικών πλαισίων, κάθε γράφημα του οποίου είναι υπεύθυνο για μια συγκεκριμένη διαδικασία. Ας υποθέσουμε ότι η παράδοση των αγαθών διαρκεί δύο ημέρες - το γράφημα δείχνει την αρχή και το τέλος της διαδικασίας. Έπειτα έρχεται το γεγονός της τοποθέτησης του προϊόντος στο πάτωμα συναλλαγών και αυτή η διαδικασία θα ξεκινήσει μόνο αφού ολοκληρωθεί η παράδοση. Τα δεδομένα απεικονίζονται διαδοχικά στο γράφημα. Γεγονότα, λειτουργίες και ενέργειες μπορούν να αλληλεπιδρούν εάν εκτελούνται ταυτόχρονα. Είναι βολικό να ξεκινήσετε την ανάπτυξη μιας επιχείρησης στα αρχικά στάδια με αυτόν τον τρόπο, προσδιορίζοντας πόσο χρόνο χρειάζεται για έναν πλήρη κύκλο παραγωγής.

Συμπεράσματα

Για μικρούς ή μεγάλους, νέους ή παλιούς, χρειάζεστε μια κατανόηση του τι είναι μια επιχειρηματική διαδικασία. Σε οποιοδήποτε στάδιο του κύκλου ζωής της επιχείρησης, η βελτιστοποίηση της παραγωγής μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την περαιτέρω ανάπτυξη. Άλλωστε, ο κύριος στόχος της ύπαρξης κάθε οργανισμού σήμερα είναι η ικανοποίηση των αναγκών του καταναλωτή. Και αν ο πελάτης είναι ικανοποιημένος, θα έχει κέρδος. Η εξάρτηση εδώ είναι ευθέως ανάλογη. Όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο ικανοποίησης των καταναλωτών, τόσο υψηλότερο είναι το κέρδος της επιχείρησης. Και αυτό μπορεί να επιτευχθεί μόνο με την ανάλυση και, στη συνέχεια, την αλλαγή της διαδικασίας εντός της επιχείρησης.