Επιχειρηματική διαδικασία - τι είναι; Ανάπτυξη, μοντελοποίηση, βελτιστοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οι σύγχρονες μέθοδοι διαχείρισης της εταιρείας δανείζονται όλο και περισσότερο ξένες μεθόδους και τεχνολογίες. Και όχι επειδή είναι της μόδας, αλλά επειδή είναι βολικό και αποτελεσματικό. Μία από αυτές τις τεχνικές χωρίζει όλη τη συνήθη εργασία σε βασικά στοιχεία και στη συνέχεια περιγράφει λεπτομερώς κάθε επιχειρηματική διαδικασία που προκύπτει. Χρειάζεται πολύς χρόνος, αλλά το σχήμα που προκύπτει σάς επιτρέπει να βρείτε αδυναμίες, υπερβολικά διογκωμένες λειτουργικές ευθύνες και ασαφείς εργασίες. Αφιερώνοντας χρόνο μία φορά, η διοίκηση μπορεί να μεταφέρει μέρος της ευθύνης της κάτω από την ιεραρχική κλίμακα, ελευθερώνοντας χρόνο για στρατηγικό σχεδιασμό.

Ζωή σύμφωνα με το σχέδιο

Ένα άλλο πράγμα είναι ότι το προσωπικό των επιχειρήσεων συχνά δεν κατανοεί την έννοια αυτής της διαδικασίας και δεν χαιρετίζει την επιθυμία της διοίκησης να καθορίσει τις κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες. Ωστόσο, είναι ολοένα και πιο απαραίτητο να κατανοήσουμε τη μοντελοποίηση και την περιγραφή των στοιχειωδών λειτουργιών κάθε μονάδας, ακόμη καιυπάλληλος. Είναι ακόμη χειρότερο αν στο προσωπικό της εταιρείας εμφανίζονται υπάλληλοι που μελετούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας. Ρωτούν συνεχώς για κάτι, αποσπούν την προσοχή και παρεμβαίνουν με κάθε δυνατό τρόπο στην εκπλήρωση των άμεσων λειτουργικών καθηκόντων όλου του προσωπικού. Τι να κάνετε;

Ας ξεκινήσουμε από μακριά. Κάθε πρωί, οι περισσότεροι από εμάς αντιμετωπίζουμε το καθήκον να έρθουμε στη δουλειά. Για την επιτυχημένη επίλυσή του, πρέπει να ξυπνήσετε εγκαίρως, να ετοιμαστείτε και να καθίσετε σε κάποιο είδος μεταφοράς (δεν έχει σημασία αν πρόκειται για ιδιωτικό αυτοκίνητο ή βαγόνι του μετρό). Επιπλέον, κάθε στοιχείο μπορεί να αναλυθεί σε ακόμη μικρότερες διαδικασίες: για να ξυπνήσετε στην ώρα σας, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα ξυπνητήρι ή μπορείτε να ζητήσετε από κάποιον να σας ξυπνήσει κ.λπ. Ανεξάρτητα από τη μέθοδο λύσης, το αποτέλεσμα (έγκαιρη αφύπνιση) θα επιτευχθεί. Όμως η άνοδος, οι αμοιβές και ο τρόπος εργασίας διαφέρουν ως προς τη μέθοδο λύσης και το τελικό αποτέλεσμα. Στην πραγματικότητα, έχουμε φτάσει στον πρώτο ορισμό.

Γιατί είναι όλα αυτά

Έτσι, μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μια ορισμένη ακολουθία απλών ενεργειών που μετατρέπουν τους πόρους σε χρήσιμο τελικό προϊόν. Στο πραγματικό μας παράδειγμα, υπάρχουν τρεις διαφορετικές διαδικασίες, καθεμία από τις οποίες απαιτεί τις δικές της αρχικές πληροφορίες και, μετά από ορισμένους χειρισμούς, δίνει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Πάμε στην επιχείρηση. Ανεξάρτητα από το πεδίο δραστηριότητας σε κάθε εταιρεία, η εργασία καθορίζεται από τις επαγγελματικές σχέσεις των εργαζομένων: η μεταφορά πληροφοριών, ο προσδιορισμός της ανάγκης για ένα προϊόν, η ανάλυση της παραγωγής και των πόρων κ.λπ. Και εδώ είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι όλα τα παραπάνω θέματαμόνο εάν πληρούνται τρεις προϋποθέσεις:

- οι πληροφορίες στάλθηκαν στον υπάλληλο που ενδιαφέρεται γι' αυτό;

- αυτό έγινε την κατάλληλη στιγμή;

- η μορφή με την οποία παρουσιάζονται οι πληροφορίες είναι αρκετά απλή και σαφής.

Συνοψίζοντας όλα τα παραπάνω, μπορεί να υποστηριχθεί ότι μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μια ροή πληροφοριών που απαντά σε τρία ερωτήματα: τι, πού και πότε. Προκειμένου η εργασία να εκτελείται ομαλά και συνεχώς, είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν τα συστατικά της. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν θα υπάρχει διπλασιασμός εργασιών, απουσία εκτελεστή ή διακοπή λειτουργίας.

Όταν μια επιχειρηματική διαδικασία ορίζεται σαφώς, κάθε εργαζόμενος παύει να είναι απαραίτητος. Θυμηθείτε πόσες φορές χρειάστηκε να περιμένετε να φύγει ένας από τους συναδέλφους σας από την αναρρωτική άδεια (ή να επιστρέψει από τις διακοπές). όταν λείπεις από τη δουλειά, το τηλέφωνο κυριολεκτικά δεν σταματά να χτυπάει και όλοι προσπαθούν να καταλάβουν τι και πώς κάνεις. Και αν ανταποκριθήκατε στο αίτημα της διοίκησης και φτιάξατε μια αρκετά λεπτομερή περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών, τότε μπορείτε να χαρείτε ήρεμα, να χαλαρώσετε και μερικές φορές απλώς να γευματίσετε…

Στρέφοντας στην επίσημη γλώσσα των ορισμών, θα υποστηρίξουμε ότι κατά την περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών, μια επιχείρηση θέτει τους ακόλουθους στόχους:

• κατανοούν τη γενική δομή της οργάνωσης των δραστηριοτήτων και καθορίζουν τη δυναμική της ανάπτυξής της·
• προσδιορίστε τρέχοντα προβλήματα και ευκαιρίες για να τα ξεπεράσετε;
• δημιουργήστε ένα σύστημα στόχων και στόχων που είναι κατανοητό για όλους τους συμμετέχοντες (προγραμματιστές, χρήστες, πελάτες κ.λπ.);
• για τη διαμόρφωση απαιτήσεων για το απαραίτητο λογισμικόασφάλεια.

Φυσικά, η περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών από μόνη της δεν ενδιαφέρει. Αλλά για τον ανασχεδιασμό, αυτό είναι ένα ύψιστο καθήκον. Μόνο με την κατανόηση της δομής, των σχέσεων και των τρόπων των ροών πληροφοριών, μπορούμε να μιλήσουμε για επανεξέταση του σημασιολογικού φορτίου τόσο της ίδιας της επιχείρησης όσο και των επιμέρους τμημάτων της. Αλλά θα πρέπει επίσης να πραγματοποιηθεί αναδιοργάνωση προκειμένου να επιτευχθεί κάποιος στόχος: βελτίωση της ποιότητας της εξυπηρέτησης πελατών. μείωση κόστους; παροχή μεγαλύτερης ελευθερίας στη λήψη αποφάσεων στους καλλιτέχνες (μείωση του χρονικού πλαισίου για την ολοκλήρωση της εργασίας) κ.λπ.

Απλή ταξινόμηση

Πιο συχνά, η ανάγκη περιγραφής των πληροφοριών επιχειρηματικών διαδικασιών εμφανίζεται σε επιχειρήσεις με λειτουργικά προσανατολισμένη δομή. Γεγονός είναι ότι οι στόχοι και οι στόχοι διαφορετικών τμημάτων μπορεί να έρχονται σε αντίθεση μεταξύ τους. Και αυτό θα οδηγήσει όχι μόνο σε μείωση της κερδοφορίας της εταιρείας, αλλά και σε πτώση της ανταγωνιστικότητάς της.

Η σύγχρονη προσέγγιση της διαχείρισης έχει όλο και περισσότερο χαρακτήρα διαδικασίας. Όλες οι εργασίες θεωρούνται ως ένα συγκεκριμένο σύνολο διαδικασιών (καθεμία από τις οποίες αποτελείται από μία ή περισσότερες απλές λειτουργίες). Για την επισημοποίηση και την τυποποίηση αυτής της προσέγγισης, έχουν υιοθετηθεί οι ακόλουθες κατηγορίες διαδικασιών (η ταξινόμηση γίνεται σε σχέση με την προστιθέμενη αξία του προϊόντος):

• main - αυτά με τα οποία η εταιρεία λαμβάνει εισόδημα: παραγωγή, μάρκετινγκ, προμήθειες;
• διαχειριστές - αυτοί που θέτουν στόχους και στόχους για τμήματα και συγκεκριμένους ερμηνευτές;
• υποστηρικτικό –αυτά που παρέχουν στην παραγωγή πόρους, αλλά δεν προσθέτουν αξία στο τελικό προϊόν: εκπαίδευση και επιλογή προσωπικού, οικονομική υποστήριξη, νομική προστασία κ.λπ.

Εκτός από την ήδη αναφερθείσα ανεξαρτησία από τον ανθρώπινο παράγοντα και την απλοποιημένη προσαρμογή των νέων εργαζομένων, η περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών καθιστά δυνατή την αποτελεσματικότερη διαχείριση του λειτουργικού κόστους της εταιρείας.

Ιδιότητες

Τώρα γίνεται σαφές ότι για τη διαχείριση μιας επιχείρησης, είναι απαραίτητο όχι μόνο να προσδιορίζονται οι αλληλένδετες ροές πληροφοριών, αλλά και να περιγράφονται με σαφήνεια όλες οι δραστηριότητες. Εφόσον γνωρίζουμε ήδη ότι μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μέρος μιας κοινής εργασίας που περνά από τον έναν υπάλληλο στον άλλο (εντός της δικής του λειτουργικής μονάδας ή όχι, δεν έχει σημασία), τότε ας προχωρήσουμε στο γεγονός ότι τα πάντα στον κόσμο μπορούν να είναι ενοποιημένοι. Και επαγγελματική δραστηριότητα - ακόμα περισσότερο.

Ανεξάρτητα από το πεδίο δραστηριότητας, κάθε επιχειρηματική διαδικασία μπορεί να περιγραφεί με τα ίδια χαρακτηριστικά.

- Ένα περίγραμμα είναι η αρχή και το τέλος μιας απλής λειτουργίας.

- Ο ιδιοκτήτης είναι υπάλληλος της εταιρείας που όχι μόνο κατέχει τους απαραίτητους πόρους για εργασία, αλλά και σχεδιάζει, αναλύει, διαχειρίζεται τη διαδικασία. και το πιο σημαντικό, είναι υπεύθυνος για το αποτέλεσμα.

- Εισαγωγή - ένα ενημερωτικό μήνυμα που λαμβάνεται με οποιαδήποτε μορφή αποδεκτή στην επιχείρηση, που καθορίζει την ανάγκη για πληροφορίες και σηματοδοτεί την αρχή της διαδικασίας.

- Έξοδος - πληροφορίες ή υλοποιημένο μέρος του προϊόντος που καταναλώνεται εκτός του εκτελεστήπελάτης.

- Ανάδοχος - προσωπικό της εταιρείας που εμπλέκεται σε μία διαδικασία.

- Πόροι - το υλικό ή ενημερωτικό μέρος της δραστηριότητας που δεν αλλάζει κατά την εκτέλεση της λειτουργίας (αλλά συμβάλλει μόνο στη μετατροπή των εισερχόμενων πληροφοριών στο τελικό προϊόν).

- Ποιοτικός έλεγχος - βιομηχανικοί ή εσωτερικοί (αποδεκτοί από τη διοίκηση της εταιρείας) δείκτες για τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας της εργασίας.

Υποχρεωτική κατανομή στοιχειωδών διαδικασιών

Φυσικά, δεν χρειάζεται κάθε εταιρεία περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές περιπτώσεις στις οποίες αυτή η κουραστική άσκηση δεν μπορεί να παραλειφθεί. Ας ονομάσουμε τα κυριότερα:

• Η δραστηριότητα της επιχείρησης είναι αυτοματοποιημένη. Σε αυτήν την περίπτωση, το διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας μεταφράζει τις ανάγκες του πελάτη σε γλώσσα κατανοητή από τον προγραμματιστή.
• Βελτίωση των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Όχι μόνο οι αναβαθμίσεις εξοπλισμού και τεχνολογίας συμβάλλουν στη βελτίωση του τελικού προϊόντος. Η βελτιστοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών καθιστά δυνατό τον εντοπισμό όλων των δυνατών και αδυναμιών της εργασίας και τη λήψη κατάλληλων αποφάσεων διαχείρισης.
• Πιστοποίηση Διεθνής Οργανισμός Προτύπων (ISO). Δημιουργείται ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης ποιότητας για όλους τους εργαζόμενους.

Πώς να παρουσιάσετε την περιγραφή στον πελάτη

Η μοντελοποίηση επιχειρηματικής διαδικασίας απαιτεί περιγραφή κάθε στοιχείου. Πώς να το κάνετε ανώδυνα για τον οργανισμό; Υπάρχουν τρεις κύριες μέθοδοι που υιοθετούνται στην παγκόσμια πρακτική: κείμενο, γραφική και πίνακας.

Το Το κείμενο περιλαμβάνει μια περιγραφή ολόκληρης της προόδου της εργασίας με απλή και κατανοητή σειρά. Η μορφή και το περιεχόμενο μπορεί να είναι είτε δωρεάν (εάν δεν έχουν ακόμη αναπτυχθεί διεθνή ή βιομηχανικά πρότυπα) είτε να ρυθμίζονται από έγγραφα. Για παράδειγμα: το τμήμα πωλήσεων αποστέλλει τεκμηρίωση αναφοράς για την περίοδο στο τμήμα προγραμματισμού. οι υπάλληλοι του τμήματος σχεδιασμού εκτελούν αναλυτική εργασία για να καθορίσουν τη δυναμική των πωλήσεων και την ανάγκη να γίνουν προσαρμογές στην παραγωγή. το αποτέλεσμα που προκύπτει από το τμήμα προγραμματισμού μεταφέρεται στο τμήμα μάρκετινγκ, όπου γίνεται ανάλυση των λόγων αύξησης (πτώσης) των πωλήσεων κ.λπ.

Το γραφικό διάγραμμα μιας επιχειρηματικής διαδικασίας σάς επιτρέπει να οπτικοποιήσετε το αποτέλεσμα της αναλυτικής εργασίας. Δεν χρειάζεται να υπενθυμίσουμε ότι η οπτική αντίληψη των πληροφοριών είναι πιο αποτελεσματική. Επομένως, κάθε είδους γραφήματα και διαγράμματα μας δίνουν την ευκαιρία να κατανοήσουμε γρήγορα τι συμβαίνει και να βρούμε τη σωστή λύση.

Σε περιπτώσεις όπου το κύριο καθήκον της μεταρρύθμισης των δραστηριοτήτων είναι η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, αξίζει να χρησιμοποιήσετε μια μορφή πίνακα της περιγραφής τους. Με τη βοήθειά του, είναι ευκολότερο να κατανοήσουμε τη σειρά των ενεργειών και την κατεύθυνση των ροών πληροφοριών. Ένας τυπικός πίνακας περιέχει όχι μόνο μια περιγραφή της λειτουργίας της μονάδας προσωπικού, αλλά και στήλες σχετικά με τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, τον εκτελεστή (μπορείτε να καθορίσετε ολόκληρο το τμήμα και έναν συγκεκριμένο υπάλληλο) κ.λπ.

Πώς να περιγράψετε σωστά μια επιχειρηματική διαδικασία

Δεν αρκεί η ανάλυση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Το πιο σημαντικό σε αυτό το θέμα είναι η ορθότητα, αλλά ταυτόχρονα, η απλότητα της περιγραφής. Αρχικά, το όνομα της διαδικασίας μονάδας θα πρέπει να διατυπωθεί με σαφήνεια. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετετα κύρια χαρακτηριστικά του, η λογική εκτέλεσης και η θέση του στη συνολική αλυσίδα των παραγωγικών δραστηριοτήτων.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να υποδείξετε ποιες πληροφορίες εισόδου απαιτούνται για την κανονική εκτέλεση της εργασίας και επίσης να αναφέρετε την υποστήριξη πόρων. Μια γραπτή ακολουθία απλών πράξεων που συνθέτουν τη διαδικασία θα σας βοηθήσει να μην χάσετε ή να ξεχάσετε τίποτα.

Η μοντελοποίηση επιχειρηματικής διαδικασίας δεν μπορεί να κάνει χωρίς να προσδιορίσει τον ιδιοκτήτη της διαδικασίας και ένα σύστημα παρακολούθησης της προόδου της. Για να γίνει αυτό, στην περιγραφή είναι απαραίτητο να σημειώσετε τους τυπικούς όρους για την παραγωγή της εργασίας και να απαριθμήσετε τα έγγραφα που μεταφέρονται στον επόμενο σύνδεσμο. Για απλοποίηση, η περιγραφή θα πρέπει να μοιάζει με αυτό: "… μετά τη διεξαγωγή μιας ανάλυσης πωλήσεων για την περίοδο αναφοράς, ένας υπάλληλος του τμήματος σχεδιασμού συμπληρώνει την καθιερωμένη φόρμα (πίνακας), την οποία αποστέλλει στο τμήμα μάρκετινγκ …"

Απλοποιημένο σχήμα για την περιγραφή των διαδικασιών παραγωγής

Όταν γράφουν μια περιγραφή, τις περισσότερες φορές οι εργαζόμενοι έρχονται αντιμέτωποι με το γεγονός ότι δεν ξέρουν πώς να μεταφέρουν προφορικά το περιεχόμενο της εργασίας τους. Για να κάνετε το σύστημα επιχειρηματικών διαδικασιών σαφές και δομημένο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σημείωμα. Αντικατοπτρίζει εκείνα τα ερωτήματα στα οποία πρέπει να δοθεί μια σαφής και όσο το δυνατόν λεπτομερέστερη απάντηση. Ποιες είναι λοιπόν αυτές οι ερωτήσεις;

• Τι; Περιγράφει τι ακριβώς γίνεται σε αυτή τη λειτουργία.
• Γιατί; Περνά το σκοπό της λειτουργίας.
• Πότε; Καθορίζει ποιος ξεκινά την εκτέλεση.
• Ποιος; Ονομάζει συγκεκριμένους καλλιτέχνες.
• Πώς; Απαιτούνται λίστεςπόροι.

Η ανάπτυξη επιχειρηματικών διαδικασιών προϋποθέτει ότι μπορούν να χρησιμοποιηθούν όλες οι μέθοδοι περιγραφής. Έτσι, θα ληφθεί το πιο λεπτομερές σχέδιο εργασίας. Η γραφική έκδοση θα αποκαλύψει τη σχέση των λειτουργικών μονάδων και οι εκδόσεις σε πίνακα και το κείμενο θα μεταφέρουν το περιεχόμενο κάθε λειτουργίας. Δυστυχώς, η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών δεν είναι δυνατή χωρίς αυτήν τη χρονοβόρα εκ των προτέρων εργασία.

Πώς συλλέγετε πληροφορίες

Στην πράξη, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες. Αρχικά, είναι απαραίτητο να αναλυθούν τα κανονιστικά έγγραφα που καθοδηγούν τους υπαλλήλους της εταιρείας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να κάνετε προσωπικές συνεντεύξεις με κάθε άμεσο ερμηνευτή για να περιγράψετε το περιεχόμενο της δουλειάς του. Περαιτέρω, για διευκρίνιση και διευκρίνιση αμφιλεγόμενων σημείων, οι αναλυτικοί σύμβουλοι θα πρέπει να χρησιμοποιούν την παρατήρηση της προόδου των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Αν ακολουθήσετε μια ολοκληρωμένη προσέγγιση για την επίλυση του προβλήματος, η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών δεν θα φαίνεται τόσο κουραστική και άχρηστη.

Ομάδα Εργασίας

Και όμως, εάν το κύριο καθήκον της επιχείρησης είναι η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και η διοίκηση δεν σκοπεύει να εμπλέξει εξωτερικές εταιρείες συμβούλων, αναγκαστικά τίθεται το ερώτημα: "Από πού να ξεκινήσω;" Το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία μιας ομάδας εργασίας από υπαλλήλους της εταιρείας. Τα μέλη της ομάδας εργασίας θα πρέπει κατά προτίμηση να έχουν άριστες αναλυτικές και ακουστικές δεξιότητες. Σε τελική ανάλυση, όπως ήδη αναφέρθηκε, το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας συνίσταται στη διεξαγωγή προσωπικών συνεντεύξεων με εκτελεστές επιχειρηματικών διαδικασιών.

Στη συνέχεια, πρέπει να αποκτήσετε μια πραγματική εικόνα της λειτουργίας του συστήματος. Δεδομένου ότι πριν από τον εκσυγχρονισμό η επιχείρηση δούλευε και είχε κέρδη, μάλλον δεν χρειάζεται να μιλήσουμε για πλήρη αναδιάρθρωση. Επομένως, το σύστημα και οι κατευθύνσεις των ροών πληροφοριών θα πρέπει να καθοριστούν τη στιγμή της έναρξης της βελτιστοποίησης.

Τι περιλαμβάνει η περιγραφή

Για να αποφευχθεί η σύγχυση και οι ασυνέπειες στην περιγραφή των επιχειρηματικών διαδικασιών, οι ειδικοί συνιστούν τη χρήση χαρτών διαδικασιών. Αυτά είναι τυποποιημένα έγγραφα που σας επιτρέπουν να ενοποιήσετε όλες τις ενέργειες, ανεξάρτητα από τη σφαίρα επιρροής του εκτελεστή και την πολυπλοκότητα της περιγραφόμενης λειτουργίας.

Οποιαδήποτε περιγραφή μπορεί να χωριστεί στα ακόλουθα στοιχεία:

• ενοποιημένη φόρμα διαδικασίας (συνήθως πίνακας);
• χάρτης επιχειρησιακής διαδικασίας (μπορεί να παρουσιαστεί με οποιαδήποτε μορφή - περιγραφή κειμένου, γραφικό αντικείμενο ή πίνακας);
• διαδρομές (εισερχόμενες και εξερχόμενες ροές πληροφοριών, πόρων και οικονομικών);
• μήτρες διαφόρων επιχειρηματικών διαδικασιών (πίνακας αλληλεπίδρασης μεταξύ διαφορετικών διεργασιών, που σας επιτρέπει να επισημάνετε τις κύριες και δευτερεύουσες ροές και λειτουργίες);
• διάγραμμα ροής (αλγόριθμος εκτέλεσης επιχειρηματικής διαδικασίας);
• λεπτομερής περιγραφή κειμένου;
• τεκμηρίωση (δημιουργία εγγράφων που επιβεβαιώνουν την εκτέλεση της διαδικασίας);
• προσδιορισμός δεικτών επιχειρηματικής διαδικασίας (αναζητήστε χαρακτηριστικά και δείκτες με τους οποίους μπορείτε να ελέγξετε όχι μόνο την πρόοδο, αλλά και την ποιότητα);
• κανονισμοί (με άλλα λόγια, περιγραφή θέσης εργασίας).

Δείκτες

Όπως έχει επανειλημμένα σημειωθεί, οποιαδήποτε διαδικασία πρέπει να μετράται με κάτι. Αυτό είναι απαραίτητο πρώτα απ 'όλα για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας όλων των δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Τις περισσότερες φορές, οι ειδικοί συνιστούν τη δοκιμή των επιχειρηματικών διαδικασιών σύμφωνα με τέσσερις δείκτες: χρόνο, κόστος, ποιότητα και ποσότητα.

Αλλά τα μοντέλα επιχειρηματικών διαδικασιών είναι δυναμικά και ποικίλα. Επομένως, συχνά δεν αρκεί η αξιολόγηση μόνο της ταχύτητας εργασίας. είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη τόσο οι συνθήκες εργασίας όσο και η υποδομή της επιχείρησης. Επιπλέον, σχεδόν όλες οι βιομηχανίες δεν μπορούν να υπάρξουν χωρίς προμηθευτές, χρηματοδότηση, logistics και συνεργάτες. Αυτοί είναι επίσης μετρήσιμοι δείκτες.

Και, φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε την ενημέρωση και τον ανθρώπινο παράγοντα. Όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο εκπαίδευσης ενός ειδικού, τόσο λιγότερος χρόνος θα χρειαστεί για να εξοικειωθεί με τις οδηγίες και τις εισερχόμενες πληροφορίες.

Η πλειοψηφία των μεθοδολογιών μοντελοποίησης βασίζεται πλέον στις αρχές της δομικής ανάλυσης και σχεδιασμού (SADT - Structured Analysis and Design Technique), καθώς και σε ορισμένες αλγοριθμικές γλώσσες. Μπορούμε να μιλήσουμε για την ύπαρξη πολλών βασικών μοντέλων ανάλυσης επιχειρηματικών διαδικασιών:

- Το μοντέλο επιχειρηματικής διαδικασίας - στην πραγματικότητα, μοντελοποίηση - αποκαλύπτει τη λειτουργική πλευρά της ύπαρξης της εταιρείας.

- Μοντελοποίηση ροής εργασίας - Περιγράφει ροές εργασίας και είναι παρόμοια με τη διαγραφή ροής.

- Μοντελοποίηση ροής δεδομένων - σε αντίθεση με την προηγούμενη, περιγράφει ροές δεδομένων (πληροφοριών). προορίζεται για αλληλουχίαλειτουργίες.

Κύκλος Shewhart-Deming

Μεγάλες επιχειρηματικές διαδικασίες (το 1C σας επιτρέπει να τις επιλέξετε από τη γενική λίστα) συνιστάται να περιγράφονται σε ξεχωριστό έγγραφο που ονομάζεται "Διαδικασία για εργασία". Οτιδήποτε έχει λιγότερο σημαντικό χαρακτήρα ή αποτελείται από μικρό αριθμό απλών λειτουργιών συνήθως περιγράφεται στις περιγραφές θέσεων εργασίας.

Κατά τη σύνταξη των κανονισμών, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι συνθήκες του κύκλου της συνεχούς βελτίωσης των δραστηριοτήτων της επιχείρησης (το μοντέλο Shewhart-Deming). Οι διατάξεις του αναφέρουν ότι η βελτιστοποίηση και η βελτίωση είναι ατελείωτες διαδικασίες. Δηλαδή, στη διοίκηση επιχειρήσεων υπάρχει ένας ορισμένος κλειστός κύκλος, που αποτελείται από τέτοιες αποφάσεις διαχείρισης: σχεδιασμός, υλοποίηση, έλεγχος, προσαρμογή.

Κατά την κατάρτιση ενός κανονισμού, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη οι αρχές που διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με το μοντέλο Shewhart-Deming:

1. Υπολογισμός προγραμματισμένων δεικτών για τη μελλοντική περίοδο.
2. Ανάλυση της δυναμικής των αποκλίσεων και τεκμηρίωση πιθανών αιτιών.
3. Προσδιορισμός διορθωτικών ενεργειών και ανάλυση της αποτελεσματικότητάς τους.

Η ανάπτυξη του μοντέλου θα πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τους επιχειρηματικούς κανόνες. Οι γενικά αποδεκτοί κανόνες είναι το ρυθμιστικό και νομοθετικό πλαίσιο του κράτους στην επικράτεια του οποίου δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Η δεύτερη βάση του μοντέλου είναι η εταιρική πολιτική της εταιρείας.

Κατά την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας, είναι απαραίτητο να φροντίζετε για την ανάπτυξη και την ενοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Όπως σημειώθηκε στην αρχή του άρθρου, το προσωπικό της εταιρείας δεν είναι πάντακατανοεί τη σημασία του συνεχιζόμενου εκσυγχρονισμού. Το να φέρει σε κάθε εργαζόμενο τη σημασία της δημιουργίας ενός αποτελεσματικού μοντέλου επιχειρηματικής διαδικασίας είναι καθήκον της ανώτατης διοίκησης.

Εξάλλου, είναι ένα καλά εδραιωμένο και προσεκτικά σχεδιασμένο σύστημα που όχι μόνο θα διευκολύνει μια επιχείρηση να αποκτήσει πιστοποιητικά συμμόρφωσης με τα διεθνή πρότυπα ποιότητας ISO 9001:2008, αλλά και θα αυξήσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα κάθε υπάλληλος.

Και οι δύο αυτοί παράγοντες οδηγούν την εταιρεία στο να γίνει πιο ανταγωνιστική στην αγορά, κάτι που με τη σειρά του έχει ευεργετική επίδραση τόσο στους επενδυτές όσο και στους πελάτες.