Σύνταξη των αποτελεσμάτων της απογραφής: κατάλογος εγγράφων, διαδικασία κατάρτισης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Το απόθεμα αντιπροσωπεύεται από τη διαδικασία σύγκρισης υφιστάμενων περιουσιακών στοιχείων με τις πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στα λογιστικά αρχεία της εταιρείας. Η διαδικασία διενεργείται από ειδική επιτροπή που ορίζεται με έκδοση εντολής του επικεφαλής της επιχείρησης. Συχνά, ως αποτέλεσμα της διαδικασίας, αποκαλύπτεται έλλειψη ή πλεόνασμα. Επομένως, η καταχώριση των αποτελεσμάτων της απογραφής θα πρέπει να πραγματοποιείται με τη βοήθεια αρμόδιων και επίσημων εγγράφων. Συντάσσονται και υπογράφονται από μέλη της επιτροπής.

Έννοια αποθέματος

Αντιπροσωπεύεται από μια τυπική και συχνά χρησιμοποιούμενη μέθοδο λογιστικής επαλήθευσης της κατάστασης και της κίνησης διαφόρων περιουσιακών στοιχείων και χρημάτων σε μια επιχείρηση. Εντοπίζει αποκλίσεις μεταξύ των εγγραφών στα λογιστικά αρχεία και των πραγματικών υπολοίπων διαφόρων στοιχείων ή κεφαλαίων στην εταιρεία.

Γίνεται απογραφή σε σχέση με διάφορα ακίνητα επιχειρήσεων. Κατά την υλοποίηση λαμβάνει υπόψηειδικές Οδηγίες που εγκρίθηκαν με την Διάταξη του Υπουργείου Οικονομικών Αρ. 49. Η διαδικασία καταχώρισης των αποτελεσμάτων της απογραφής δίνεται και εδώ.

Σκοποί της εκδήλωσης

Η απογραφή μπορεί να πραγματοποιηθεί πολλές φορές το χρόνο βάσει εντολής που εκδίδεται από τον διευθυντή της εταιρείας. Η διαδικασία εφαρμόζεται αναγκαστικά εάν η εταιρεία εξαγοραστεί, εκμισθωθεί ή πουληθεί. Επιπρόσθετα, διενεργείται πριν από το σχηματισμό ετήσιων εκθέσεων, την αλλαγή του οικονομικά υπεύθυνου ή όταν διαπιστωθεί κλοπή στην εταιρεία. Τα πάγια στοιχεία ενεργητικού θα πρέπει να επανεξετάζονται κάθε τρία χρόνια. Μετά από διάφορες φυσικές καταστροφές ή καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, οι επιχειρήσεις πρέπει να προσδιορίσουν τις ζημίες που υπέστησαν, για τις οποίες πραγματοποιείται απογραφή.

Μέσω αυτής της διαδικασίας, μπορούν να επιτευχθούν αρκετοί στόχοι:

• Έλεγχος της λογιστικής παιδείας από τον λογιστή της εταιρείας;
• ανίχνευση διαφόρων μη καταγεγραμμένων συναλλαγών;
• εντοπισμός λαθών που έγιναν από το λογιστικό προσωπικό,
• έλεγχος της ασφάλειας των τιμαλφών και της επικαιρότητας των πληρωμών;
• έλεγχος της κατάστασης και των συνθηκών αποθήκευσης του ακινήτου;
• αναγνώριση αγαθών που είναι αργά ή μπαγιάτικα;
• Έλεγχος της ακεραιότητας της εργασίας των οικονομικά υπεύθυνων προσώπων;
• μελετώντας την κίνηση των αποθεμάτων στην επιχείρηση;
• εντοπισμός συναλλαγών που για διάφορους λόγους δεν αντικατοπτρίστηκαν στη λογιστική.

Για την επίτευξη των παραπάνω στόχων, είναι σημαντικό να μελετήσετε σωστά τη διαδικασία διεξαγωγής και αναφοράς των αποτελεσμάτωνκαταγραφή εμπορευμάτων. Εάν η τεκμηρίωση που δημιουργήθηκε μετά από αυτήν τη διαδικασία περιέχει παραβιάσεις ή σφάλματα, τότε τα αποτελέσματα δεν θα αναγνωριστούν ως αξιόπιστα.

Τύποι διαδικασίας

Το απόθεμα μπορεί να παρουσιαστεί με διάφορους τρόπους. Μπορεί να είναι πλήρες ή ιδιωτικό, καθώς και επιλεκτικό ή συνεχές.

Επιπλέον, η διαδικασία είναι απρογραμμάτιστη, προγραμματισμένη, ελεγχόμενη ή επαναλαμβανόμενη.

Πώς γίνεται;

Η διενέργεια απογραφής και η επισημοποίηση των αποτελεσμάτων της είναι πολύπλοκες διαδικασίες που υλοποιούνται μόνο από την επιτροπή απογραφής. Περιλαμβάνει ειδικούς της εταιρείας που δεν ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα της διαδικασίας, και έχουν επίσης την απαραίτητη γνώση και εμπειρία.

Η διαδικασία απογραφής χωρίζεται στα ακόλουθα βήματα:

• αρχικά, εκδίδεται εντολή διαχείρισης, βάσει της οποίας ξεκινά αυτή η διαδικασία;
• διορίζεται προμήθεια απογραφής;
• επιλεγμένοι ειδικοί μελετούν τα έγγραφα εισπράξεων και δαπανών, καθώς και διάφορες αναφορές σχετικά με την κίνηση χρημάτων ή υλικές αξίες,
• ο πρόεδρος της επιτροπής εγκρίνει όλα τα έγγραφα που επισυνάπτονται στα μητρώα·
• οι αποδείξεις συντάσσονται από οικονομικά υπεύθυνους·
• τα πραγματικά υλικά περιουσιακά στοιχεία συγκρίνονται με τα αρχεία στην τεκμηρίωση,
• οι έλεγχοι μπορούν να πραγματοποιηθούν στο τέλος της διαδικασίας;
• μόνο μετά την έκδοση των αποτελεσμάτων.

Η επιτροπή πρέπει αρμοδίωςσυντάσσει έγγραφα σχετικά με τα αποτελέσματα που λαμβάνονται, τα οποία στη συνέχεια μεταφέρονται για μελέτη στον επικεφαλής της επιχείρησης. Η σωστή εκτέλεση των αποτελεσμάτων της απογραφής είναι το κλειδί για τις νόμιμες και κερδοφόρες δραστηριότητες της εταιρείας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα άτομα που ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα που λαμβάνονται δεν επιτρέπεται να διεξάγουν τη διαδικασία.

Διαδικασία για την τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων αποθέματος

Στο τέλος της διαδικασίας, πρέπει να προετοιμαστούν πολλά έγγραφα. Μελετώνται και συμπληρώνονται από μέλη της επιτροπής απογραφής και στη συνέχεια μεταφέρονται για μελέτη στη διοίκηση της εταιρείας. Με βάση αυτά τα έγγραφα, λαμβάνεται απόφαση να λογοδοτήσουν οικονομικά υπεύθυνοι ή λογιστές, επομένως τα μέλη της επιτροπής θα πρέπει να λάβουν σοβαρά υπόψη την εκτέλεση των αποτελεσμάτων της απογραφής. Τα έγγραφα που συντάσσονται σε αυτήν την περίπτωση αντιπροσωπεύονται από τα ακόλουθα έγγραφα:

• παραγγελία, βάσει της οποίας ξεκινά η διαδικασία επαλήθευσης και εκδίδεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης;
• αρχείο ελέγχου, το οποίο υποδεικνύει πώς εκτελούνται οι εντολές του διευθυντή από μέλη της επιτροπής απογραφής·
• ένα απόθεμα διαφόρων περιουσιακών στοιχείων που αντιπροσωπεύονται από πάγια περιουσιακά στοιχεία, άυλα περιουσιακά στοιχεία, αγαθά ή μετρητά;
• η πράξη της εξέτασης των τιμαλφών που αποστέλλονται;
• απόθεμα ιδιοκτησίας που έγινε αποδεκτό για αποθήκευση ή μεταφορά;
• πράξη απογραφής πολύτιμων μετάλλων ή πολύτιμων προϊόντων;
• απογραφή τίτλων και BSO;
• η πράξη ελέγχου των υπολογισμών που έγινανμε αγοραστές, πιστωτές, οφειλέτες ή προμηθευτές,
• εκκαθαριστικές καταστάσεις που έχουν συνταχθεί σε σχέση με πάγια στοιχεία ή άλλα ακίνητα,
• μια πράξη ελέγχου ελέγχου, με τη βοήθεια του οποίου μπορείτε να επαληθεύσετε τη σωστή εφαρμογή της διαδικασίας;
• εντολή διαχείρισης σχετικά με τα αποτελέσματα.

Κάθε έγγραφο έχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Είναι η σωστή τεκμηρίωση των αποτελεσμάτων της απογραφής που επιτρέπει τη χρήση τους για τη δίωξη των παραβατών ή τον εντοπισμό κλοπής.

Κανόνες για την έκδοση παραγγελιών

Η απογραφή πραγματοποιείται αποκλειστικά βάσει επίσημης εντολής που εκδίδεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Το έγγραφο αυτό περιλαμβάνεται στο βιβλίο ελέγχου, βάσει του οποίου αξιολογείται η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα της εφαρμογής των εντολών του διευθυντή.

Ένα παράδειγμα τέτοιας σειράς μπορεί να μελετηθεί παρακάτω. Ένα έγγραφο μπορεί να δημιουργηθεί ακόμη και για μια μη προγραμματισμένη αναθεώρηση.

Αποχρώσεις δημιουργίας αποθεμάτων

Η καταχώριση των αποτελεσμάτων της απογραφής συνίσταται στη διαμόρφωση διαφόρων πράξεων και απογραφών. Οι κανόνες για τη σύνταξή τους περιλαμβάνουν:

• περιέχουν ενημερωμένα δεδομένα που εμφανίζονται κατά τη διαδικασία ελέγχου από μέλη της επιτροπής;
• μπορείτε να τα συμπληρώσετε χρησιμοποιώντας υπολογιστή ή χειροκίνητα;
• δεν επιτρέπονται σφάλματα, κηλίδες ή διορθώσεις;
• όνομα διαφορετικών τιμών,που ελέγχονται είναι ασφαλώς καταχωρημένα με βάση πληροφορίες από την ονοματολογία·
• μονάδες μέτρησης πρέπει να είναι οι ίδιες όπως στα λογιστικά αρχεία.
• σε όλες τις σελίδες των αποθεμάτων, τον αριθμό των ουσιωδών περιουσιακών στοιχείων που όντως εντοπίστηκαν, καθώς και τον αριθμό τους με βάση λογιστικά έγγραφα,
• εάν γίνει κάποιο λάθος, πρέπει να διορθωθεί διαγράφοντας το και μετά δίνονται τα σωστά στοιχεία παραπάνω και η διόρθωση αυτή πιστοποιείται με την υπογραφή του προέδρου της επιτροπής και του οικονομικά υπεύθυνου η εταιρεία;
• Τα αποθέματα δεν μπορούν να έχουν κενές γραμμές, επομένως όλος ο χώρος που απομένει απλώς διαγράφεται.
• Στο τέλος των εγγράφων, σημειώνεται ότι ελέγχθηκαν οι συντελεστές και οι φόροι, καθώς και όλοι οι υπολογισμοί έγιναν από τα μέλη της επιτροπής.

Εάν η απογραφή πραγματοποιείται λόγω αλλαγής του ουσιαστικά υπεύθυνου προσώπου, τότε το έγγραφο υπογράφεται από τον πρώην υπάλληλο και τον νέο υπάλληλο.

Σειρά του κεφαλιού με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου

Η διατύπωση και η λογιστική των αποτελεσμάτων των αποθεμάτων είναι ένα σημαντικό βήμα σε αυτή τη διαδικασία. Περιλαμβάνει απαραίτητα την έκδοση εντολής από τη διοίκηση της εταιρείας. Αυτή η παραγγελία σχηματίζεται μόνο αφού ο διευθυντής της εταιρείας έχει μελετήσει τις πράξεις απογραφής, τις καταστάσεις αντιπαραβολής, τα αποθέματα και άλλα παρόμοια έγγραφα.

Με βάση τα δεδομένα που λαμβάνονται, η διοίκηση αποφασίζει για τα αποτελέσματα του ελέγχου. Μια τέτοια απόφαση εγκρίνεται με τη βοήθεια επίσημης εντολής. Σε αυτότο έγγραφο περιλαμβάνει τα ακόλουθα δεδομένα:

• όνομα εταιρείας;
• επιλεγμένη οργανωτική μορφή;
• ημερομηνία έκδοσης εγγράφου;
• παρέχει έγγραφα από τα οποία καθοδηγήθηκε ο επικεφαλής του οργανισμού στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
• αποτελέσματα επαλήθευσης εγκρίθηκαν;
• δίνει την εντολή βάσει της οποίας θα εξαλειφθούν οι εντοπισμένες παραβιάσεις ή αποκλίσεις·
• διορίστηκαν άτομα που είναι εκτελεστές της εντολής, καθώς και υπεύθυνα για την εκτέλεση της απόφασης του διευθυντή.

Αυτή η εντολή υπογράφεται από τον άμεσο επικεφαλής της εταιρείας και στη συνέχεια προσυπογράφεται από λογιστή που υποχρεούται να εξοικειωθεί με το συνταγμένο κείμενο. Μετά από αυτό, η τεκμηρίωση μεταφέρεται στο λογιστήριο, οι υπάλληλοι του οποίου είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή της απόφασης του διευθυντή.

Γιατί απαιτείται τεκμηρίωση;

Βεβαιωθείτε ότι έχετε συντάξει επίσημα πρωτογενή έγγραφα με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου. Είναι αυτοί που επιβεβαιώνουν ότι πραγματοποιήθηκε απογραφή υψηλής ποιότητας και ότι όλες οι πληροφορίες που εντοπίστηκαν είναι αξιόπιστες.

Η σωστή καταχώριση των αποτελεσμάτων της απογραφής καθιστά δυνατό να εξαχθεί ένα συμπέρασμα σχετικά με το πόσο οι πληροφορίες από τη λογιστική αντιστοιχούν στον πραγματικό αριθμό των διαφορετικών τιμών. Συχνά, με τη βοήθεια ενός ελέγχου, είναι δυνατός ο εντοπισμός καθυστερήσεων, απάτης ή ακόμα και κλοπής από την πλευρά των εργαζομένων της εταιρείας.

Συμπέρασμα

Το απόθεμα είναι ένας ουσιαστικός τρόπος ελέγχου της ορθότητας της συντήρησηςλογιστική. Τα αποτελέσματά του θα πρέπει να συντάσσονται σωστά, για τα οποία συντάσσονται πολλά πρωτογενή έγγραφα. Πρέπει να σχηματιστούν απευθείας από τα μέλη της επιτροπής απογραφής και μετά να μελετηθούν και να υπογραφούν από τον επικεφαλής της εταιρείας.

Με βάση αυτά τα έγγραφα, μπορείτε να αξιολογήσετε πόσο καλά διατηρείται η λογιστική του οργανισμού.