Η βελτιστοποίηση επιχειρηματικής διαδικασίας είναι Μέθοδοι, βήματα και λάθη

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ένα αρκετά δημοφιλές θέμα. Είναι σπάνιο να μπορεί κάποιος να το εφαρμόσει σωστά την πρώτη φορά, γιατί οι αρχάριοι κάνουν λάθη που τελικά αντικατοπτρίζονται στην πράξη. Για να τα αποφύγετε, διαβάστε το άρθρο μας. Ας ξεκινήσουμε το εκπαιδευτικό πρόγραμμα με έναν ορισμό.

Έννοια

Η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι δραστηριότητες που στοχεύουν στη βελτίωση της επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας.

Υπάρχουν πολλές μέθοδοι βελτιστοποίησης, η καθεμία με τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.

Θα τα δούμε παρακάτω, αλλά πρώτα θα καταλάβουμε εάν η βελτιστοποίηση είναι πραγματικά απαραίτητη.

Υπάρχει ανάγκη;

Έχουμε ήδη πει ότι η βελτιστοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων που στοχεύουν στη βελτίωση της επιχειρηματικής αποτελεσματικότητας. Και πραγματικά είναι.

Οποιαδήποτε επιχείρηση βασίζεται σε ορισμένες επιχειρηματικές διαδικασίες, οι οποίες εκτελούνται από τους υπαλλήλους του οργανισμού. Αυτές περιλαμβάνουν πωλήσεις, διαδικασίες παραγωγής και διαχείρισης, προμήθειες, εργασίες γραφείου και ούτω καθεξής. Μόλις η επιχείρηση αρχίσει να αυτοματοποιεί τις υπάρχουσες διαδικασίες,η εργασία γίνεται πολύ πιο αποτελεσματική.

Οι μεγάλοι οργανισμοί λειτουργούν με ένα σύστημα διαχείρισης συγκεκριμένου προτύπου (ISO 9001), το οποίο υποδηλώνει υψηλή επιχειρηματική κουλτούρα. Το σύστημα είναι κατασκευασμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να οργανώνει όσο το δυνατόν περισσότερες διεργασίες, ενώ τις επισημαίνει και τις προγραμματίζει.

Δεδομένου ότι η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ένα σύμπλεγμα ορισμένων μέτρων, τότε, θεωρητικά, ένας ειδικός θα πρέπει να το κάνει αυτό. Έτσι είναι στις μεγάλες εταιρείες. Αλλά όπως και να χτιστεί η διαδικασία, χρειάζεται περιοδικά αναδιοργάνωση, γιατί αλλάζουν οι συνθήκες εργασίας, εμφανίζονται νέες κενές θέσεις και διαδικασίες. Εάν η βελτιστοποίηση δεν πραγματοποιηθεί, τότε προκύπτουν συγκρούσεις που εμποδίζουν την κανονική λειτουργία τμημάτων του οργανισμού. Και αυτό, όπως καταλαβαίνετε, αντανακλάται τελικά στα κέρδη.

Για να κατανοήσετε εάν οι επιχειρηματικές διαδικασίες της εταιρείας πρέπει να βελτιστοποιηθούν, πρέπει να ελέγξετε για προβλήματα. Παρακάτω είναι μια λίστα και εάν τουλάχιστον ένα στοιχείο αντικατοπτρίζεται στις δραστηριότητες του οργανισμού, θα πρέπει να σκεφτείτε τη βελτιστοποίηση.

Η βελτιστοποίηση θα βοηθήσει

Έτσι, με την πάροδο του χρόνου, μπορεί να προκύψουν προβλήματα σε οποιονδήποτε οργανισμό. Αποτελούν μια λυδία λίθο με την οποία είναι εύκολο να προσδιοριστεί η ανάγκη βελτιστοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών της εταιρείας. Τι προβλήματα μπορεί να υπάρχουν;

1. Οι επαγγελματικές ευθύνες είναι επαναλαμβανόμενες. Αν δεν αναγκάζονται μόνο οι εργαζόμενοι να κάνουν το ίδιο πράγμα, αλλά και ολόκληρα τμήματα, τότε αυτό σίγουρα δείχνει την ανάγκη αναδιοργάνωσης. Αυτό δεν μπορεί να διαρκέσει για πάντα, πράγμα που σημαίνει ότι το αποτέλεσμα θα είναι χάος, περιττές οικονομικές ενέσεις καιαδικαιολόγητος ανταγωνισμός μεταξύ υπαλλήλων και τμημάτων.
2. Οι ηγέτες μπορούν μόνο να διαχειριστούν. Αυτά τα αφεντικά είναι ως επί το πλείστον άχρηστα, γιατί δεν ξέρουν τίποτα για το μάρκετινγκ, τα οικονομικά και τη διαχείριση.
3. Η εταιρεία δεν διαθέτει σύστημα βελτίωσης των δεξιοτήτων των εργαζομένων. Αυτή είναι μια σοβαρή παράλειψη που ρίχνει την επιχείρηση πίσω. Άλλωστε, αν ένας εργαζόμενος δεν λάβει νέες γνώσεις, τότε δεν επιδιώκει να αλλάξει τίποτα και σημειώνει χρόνο.
4. Το τέλειο είναι ο εχθρός του καλού. Οι άνθρωποι εργάζονται σε μία λειτουργία και ξαφνικά αποφασίζουν να αυξήσουν το επίπεδο δραστηριότητας. Για να γίνει αυτό, εισάγουν ένα σύστημα πληροφορικής για τη διαχείριση εργαζομένων, πωλήσεων ή οικονομικών. Ακούγεται καλό, αλλά συχνά οι εργαζόμενοι το κάνουν αυτό χωρίς να λαμβάνουν υπόψη τις τρέχουσες διαδικασίες του οργανισμού ή απλώς αντιγράφουν τις διαδικασίες κάποιου άλλου. Ως αποτέλεσμα, δαπανήθηκαν τεράστια ποσά χωρίς σαφή λόγο και το οικονομικό αποτέλεσμα δεν επιτεύχθηκε.

Τι βοηθά στην επίτευξη της βελτιστοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών σε έναν οργανισμό;

1. Βελτιώστε την εμπειρία των πελατών.
2. Μειώνει το χρόνο και το λειτουργικό κόστος.
3. Σας επιτρέπει να πετύχετε νέους στόχους.
4. Αυξάνει τη διαχειρισιμότητα της εταιρείας.

Όλα αυτά τα στοιχεία επηρεάζουν το τελικό κόστος προϊόντων ή υπηρεσιών προς την κατεύθυνση της μείωσής του. Επιπλέον, μια βελτιστοποιημένη εταιρεία προσελκύει πολύ περισσότερους νέους πελάτες, πράγμα που σημαίνει ότι τα κέρδη γίνονται υψηλότερα και η ανταγωνιστικότητα αυξάνεται.

Οποιαδήποτε χρήση υλικών επιτρέπεται μόνο εάν υπάρχει υπερσύνδεσμος.

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι όλες οι επιχειρηματικές διαδικασίες είναι αλληλένδετες. Δηλαδή τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών σεοργάνωση θα επηρεάσει τη λειτουργία ολόκληρης της επιχείρησης με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Για να γίνει λιγότερο αισθητό, η διοίκηση της εταιρείας αρχίζει πρώτα να βελτιστοποιεί μικρές διαδικασίες, χωρίς να ξοδεύει πολύ χρόνο και χρήμα. Σταδιακά, η μοντελοποίηση και η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών μεταφέρεται σε άλλα τμήματα.

Οι προσπάθειες να αλλάξουν τα πάντα ταυτόχρονα συνήθως τελειώνουν πολύ λυπηρά και στο μέλλον, η επιθυμία να αλλάξει κάτι στη δουλειά της εταιρείας θα αντιμετωπιστεί αρνητικά.

Πού να ξεκινήσω;

Η μοντελοποίηση και η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών ξεκινά με το γεγονός ότι οι μέθοδοι της παλιάς εργασίας γίνονται απαρχαιωμένες. Η βελτιστοποίηση είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση, με εξαίρεση τις κρατικές εταιρείες. Όσο πιο γρήγορα μια επιχείρηση υιοθετήσει νέους τρόπους εργασίας και τους εφαρμόσει στις διαδικασίες της, τόσο πιο επιτυχημένη θα είναι.

Οι εταιρείες που εξελίσσονται συνεχώς διαθέτουν ένα ολόκληρο τμήμα που ασχολείται με τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών μικρών επιχειρήσεων ή μεγάλων οργανισμών. Εξάλλου, μόνο η γενναιόδωρη χρηματοδότηση των σύγχρονων τεχνολογιών είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη επιχείρηση.

Κριτήρια αξιολόγησης

Για να βελτιστοποιήσετε σωστά, πρέπει να βάλετε προτεραιότητες. Τα τελευταία επιλέγονται σύμφωνα με ορισμένα κριτήρια. Αναφέρονται παρακάτω:

1. Η σημασία της διαδικασίας. Πριν από τη βελτιστοποίηση της εργασίας, είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν οι κύριες διαδικασίες, η βελτίωση των οποίων θα οδηγήσει σε υψηλά αποτελέσματα. Για να προσδιοριστεί μια τέτοια διαδικασία, αρκεί να γνωρίζουμε τι ρόλο παίζει σε όλες τις δραστηριότητες του οργανισμού. Υπάρχει επίσης ένα μειονέκτημα: εάν η διαδικασία είναι ήδη στο προσκήνιο και αποτελεσματικάλειτουργεί, τότε η βελτιστοποίηση θα είναι άχρηστη. Φυσικά, μπορείτε να προσπαθήσετε να βελτιώσετε τη διαδικασία ήδη, αλλά αυτό θα είναι σπατάλη κεφαλαίων που θα ήταν χρήσιμο για κάποιον άλλο. Είναι καλύτερα να ξοδεύετε χρόνο και χρήμα σε προβληματικές επιχειρηματικές διαδικασίες.
2. Πρόβλημα της διαδικασίας. Ακούγεται οικείο, αλλά τι σημαίνει; Σε αυτό το πλαίσιο, υπονοείται η διαφορά μεταξύ αυτού που προκύπτει ως αποτέλεσμα και των επιθυμητών ενεργειών. Δηλαδή, εάν κάποια διαδικασία δεν λειτουργεί καθόλου όπως θα έπρεπε, τότε αυτός είναι ένας ξεκάθαρος λόγος για βελτιστοποίηση.
3. Δυνατότητα υλοποίησης αλλαγών διαδικασίας. Η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών μιας μικρής ή μιας μεγάλης επιχείρησης ξεκινά με το γεγονός ότι επιλέγεται η απλούστερη επιλογή για την έναρξη της διαδικασίας. Για παράδειγμα, επιλέγουν ακριβώς αυτό που θα απαιτήσει τα λιγότερα δυνατά κεφάλαια για βελτίωση, προσωπικό χρόνο και εργατικούς πόρους. Είναι επίσης σημαντικό να προσέχετε τους αρνητικούς παράγοντες που αναπόφευκτα θα εμφανιστούν και να τους λάβετε υπόψη.

Οπότε αποδεικνύεται ότι πρέπει να λάβετε υπόψη όλα τα κριτήρια και τους παράγοντες για μια επιτυχημένη αναδιοργάνωση. Κατά κανόνα, οι μεγαλύτερες διεργασίες υπόκεινται σε βελτιστοποίηση, επειδή η επιχείρηση λειτουργεί σε βάρος τους.

Αρχές

Οι μέθοδοι για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι διαφορετικές, αλλά πριν επιλέξετε μία, πρέπει να γνωρίζετε τις αρχές της βελτίωσης. Χωρίς να τα ακολουθήσετε, δεν θα επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Εξετάστε τις παρακάτω αρχές:

1. Ίδρυμα. Πριν ξεκινήσετε τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών, πρέπει να κατανοήσετε ποια διαδικασία είναι υπεύθυνη για τι. Δηλαδή, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να κατανοήσετε τη δομή της επιχείρησης και μόνο μετά να ξεκινήσετε τη βελτιστοποίηση. Αν αυτό δεν γίνει, τότεδεν είναι σαφές τι πρέπει να αναδιοργανωθεί, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα υπάρξει αποτέλεσμα.
2. Πρώτα πρέπει να διορθώσετε τα σφάλματα. Πριν από την αναδιοργάνωση της επιχείρησης, είναι απαραίτητο να εξαλειφθούν τα μικρά σφάλματα που θα επηρεάσουν τη βελτιστοποίηση.
3. Ασαφείς αποφάσεις. Αυτό είναι το όνομα της κατάστασης όταν η βελτιστοποίηση μιας διαδικασίας επηρεάζει αρνητικά μια άλλη. Για το λόγο αυτό, πριν βελτιώσετε οποιαδήποτε διαδικασία, είναι απαραίτητο να υπολογίσετε όλες τις θετικές και αρνητικές πλευρές και μόνο τότε να πάρετε τη σωστή απόφαση.
4. Απόρριψη αλλαγής. Συχνά οι υπάλληλοι του οργανισμού δεν ενθουσιάζονται με την αλλαγή, πράγμα που σημαίνει ότι αντιστέκονται με όλες τους τις δυνάμεις. Επιπλέον, η αντίσταση μπορεί να είναι ασυνείδητη ή εκφρασμένη.

Επίπεδα βελτιστοποίησης

Η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών στα logistics ή σε άλλους τομείς χωρίζεται σε διάφορα επίπεδα, καθένα από τα οποία επηρεάζει το αποτέλεσμα με τον δικό του τρόπο. Για παράδειγμα, οι διοικητικές και διαχειριστικές διαδικασίες είναι υπεύθυνες για τη λήψη των σωστών αποφάσεων και ενεργειών της ομάδας διαχείρισης. Χάρη σε αυτά, συλλέγονται πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών του οργανισμού που εμπλέκεται στην κύρια επιχειρηματική διαδικασία.

Η αποτελεσματικότητα της βελτιστοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να είναι διαφορετική, αλλά σε κάθε περίπτωση θα οδηγήσει σε μείωση του οικονομικού κόστους. Το επίπεδο που επιλέγει μια εταιρεία εξαρτάται από πολλούς παράγοντες. Για παράδειγμα, εάν η διοίκηση θέλει να εξοικονομήσει χρήματα, τότε η επιλογή θα πέσει σε ένα επίπεδο και όταν ο στόχος είναι να επιτευχθεί ένα στρατηγικό αποτέλεσμα, η επιλογή θα πέσει σε ένα άλλο.

Λάβετε υπόψη όλα τα επίπεδα αυτοματισμού και βελτιστοποίησης επιχειρήσεωνδιεργασίες:

1. Πρώτο επίπεδο. Αυτό το στάδιο συνδέεται με το οικονομικό κόστος. Κάθε τμήμα της επιχείρησης δημιουργεί έξοδα για τις δικές του ανάγκες. Αλλά αυτό το επίπεδο μπορεί να ονομαστεί το ταχύτερο εάν ο στόχος είναι η μείωση του κόστους. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το επίπεδο δεν επηρεάζει τα συμφέροντα άλλων τμημάτων της εταιρείας, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χρειάζονται πρόσθετες εγκρίσεις. Το μειονέκτημα του επιπέδου θεωρείται μια μικρή εξοικονόμηση. Κατά κανόνα, δεν υπερβαίνει το 20%. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι δεν αποδίδονται όλα τα έξοδα σε ένα τμήμα, μερικά προκύπτουν κατά την εκτέλεση της εργασίας. Για παράδειγμα, ένα τμήμα παραγγέλνει πληροφορίες σχετικά με τα αναλυτικά στοιχεία του οργανισμού σε ένα άλλο, σε αυτήν την περίπτωση ο ανάδοχος θα αναλάβει όλα τα έξοδα.
2. Δεύτερο επίπεδο. Παραδείγματα βελτιστοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών δεύτερου επιπέδου διασφαλίζουν ότι το κόστος μειώνεται σε μια κοινή διαδικασία μεταξύ πελατών και εργολάβων. Το επίπεδο συνεπάγεται τη δραστηριότητα και των δύο μερών, η μονόπλευρη εργασία είναι απλά απαράδεκτη. Η μείωση του κόστους συμβαίνει μόνο όταν όλοι οι συμμετέχοντες στη βελτιστοποίηση έχουν συζητήσει και καταλήξουν σε συναίνεση σχετικά με το πώς θα πάνε οι διαδικασίες και η συνεργασία. Το δεύτερο επίπεδο παρέχει εξοικονόμηση άνω του 20%, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη βελτιστοποίηση διαφόρων λειτουργιών της επιχείρησης. Βασική προϋπόθεση είναι όλες οι συναρτήσεις να έχουν το ίδιο αποτέλεσμα και να στοχεύουν στην επίτευξη του αποτελέσματος.
3. Τρίτο επίπεδο. Αυτή η προσέγγιση στη βελτιστοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών παρέχει έως και 30% εξοικονόμηση. Είναι αλήθεια ότι υπάρχουν ορισμένες δυσκολίες: για να εργαστείτε με τα έξοδα, πρέπει να κατανοήσετε ολόκληρο το επιχειρηματικό σύστημαοργανωτικές διαδικασίες. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η βελτιστοποίηση αυτού του επιπέδου προβλέπει μεγάλο αριθμό δραστηριοτήτων.

Μέθοδοι βελτιστοποίησης

Οι επιχειρηματικές διαδικασίες σε κάθε οργανισμό προχωρούν με τον δικό τους τρόπο, αλλά αυτό δεν εμποδίζει τους ειδικούς να επισημάνουν τις κύριες μεθόδους βελτιστοποίησης. Εξετάστε τα με περισσότερες λεπτομέρειες:

1. Ανάλυση SWOT. Η ουσία της μεθόδου είναι να μελετήσει τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της επιχειρηματικής διαδικασίας. Αυτό είναι το όνομα της μεθόδου στρατηγικού σχεδιασμού, η οποία χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση των φαινομένων και των παραγόντων που επηρεάζουν την επιχείρηση ή το επιχειρηματικό έργο. Υπάρχουν διάφορες παράμετροι ειδικές για τη μέθοδο: δυνατά σημεία, ευκαιρίες, αδυναμίες, απειλές. Οι στόχοι της βελτιστοποίησης των επιχειρηματικών διαδικασιών με χρήση αυτής της μεθόδου είναι η εύρεση και η διόρθωση ευπαθειών, καθώς και η μείωση των κινδύνων και των πιθανών απειλών.
2. Αιτίες - συνέπειες. Η μέθοδος χαρακτηρίζεται από το διάγραμμα Ishikawa, ή διάγραμμα αιτίας-αποτελέσματος. Είναι ένα από τα επτά πιο γνωστά εργαλεία για την αξιολόγηση, τον έλεγχο, τη μέτρηση και τη βελτίωση της ποιότητας των διαδικασιών παραγωγής. Η μέθοδος σάς επιτρέπει να βρείτε τη σχέση μεταξύ των παραμέτρων, η οποία βοηθά στη διεξαγωγή ακριβών μελετών της απαιτούμενης επιχειρηματικής διαδικασίας. Το διάγραμμα διευκολύνει πολύ τον εντοπισμό των κύριων παραγόντων που επηρεάζουν τη διαδικασία παραγωγής.
3. Συγκριτική αξιολόγηση. Μια μέθοδος αξιολόγησης των πλεονεκτημάτων και ανάλυσης των πλεονεκτημάτων των ανταγωνιστών και των εταίρων για τον εντοπισμό των πιο παραγωγικών παραγόντων. Η συγκριτική αξιολόγηση έχει κάτι κοινό με τη βιομηχανική κατασκοπεία, αλλά όχι εντελώς. Για την εφαρμογή της μεθόδου αρκεί η επιφανειακή παρατήρηση και όχι η εισαγωγήανταγωνιστές.
4. Βελτιστοποίηση και ανάλυση επιχειρηματικών διαδικασιών με βάση δείκτες. Χρησιμοποιείται η αρχή του καθορισμού στόχων επιχειρηματικής διαδικασίας, μετά την επίτευξη της οποίας ο στόχος είτε αυξάνεται, είτε, εάν δεν ήταν δυνατή η προσέγγισή του, αναλύονται μέθοδοι για την υλοποίησή του. Η τεχνολογία για τη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι τέτοια που, πρώτα απ' όλα, αναλύεται η απόδοση.
5. Brainstorming. Η μέθοδος είναι μια ενεργή συζήτηση εργασιών, εκφράζοντας διαφορετικές επιλογές. Από όλες τις προτάσεις, ως αποτέλεσμα επιλέγεται η πιο επιτυχημένη προσφορά.
6. 6 Sigma. Με τη μείωση του αριθμού των σφαλμάτων παραγωγής, επιτυγχάνεται αύξηση των δεικτών παραγωγικότητας.
7. Αλλαγή και υπολογισμός του κατακερματισμού των διαδικασιών. Η μέθοδος έγκειται στο γεγονός ότι τα στοιχεία της επιχειρηματικής διαδικασίας αυξάνονται ή μειώνονται.
8. Ανάλυση επιχειρηματικής λογικής. Στόχος είναι η εξάλειψη των αναποτελεσματικών διαδικασιών, η σύνδεση παράλληλων δραστηριοτήτων, η κοινή ευθύνη για τις διαδικασίες και η κοινή χρήση εξουσιών λήψης αποφάσεων, η καταγραφή πληροφοριών στην πηγή και η επεξεργασία τους στις πραγματικές δραστηριότητες της εταιρείας.
9. Ανάλυση λειτουργικού κόστους. Η μέθοδος στοχεύει στην επίτευξη της υψηλότερης λειτουργικότητας του αντικειμένου σε βάρος του ελάχιστου κόστους τόσο για τον αγοραστή όσο και για τον πωλητή.
10. Προομοίωση επιχειρηματικών διαδικασιών. Η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών εφοδιαστικής σάς επιτρέπει να αναπαραστήσετε τις ενέργειες των ανθρώπων και τη χρήση τεχνολογιών χρησιμοποιώντας ένα μοντέλο υπολογιστή. Κατά τη διάρκεια της προσομοίωσης, πρέπει να παρατηρηθούν τέσσερα στάδια: κατασκευή του μοντέλου, εκτέλεση του μοντέλου, ανάλυση του προκύπτοντοςδείκτες απόδοσης, αξιολόγηση άλλων πιθανών σεναρίων. Η μέθοδος είναι αποτελεσματική μόνο εάν χρησιμοποιούνται πραγματικές και ακριβείς τιμές για την κατασκευή του μοντέλου.
11. Ανάλυση και υπολογισμός της πολυπλοκότητας και της διάρκειας της διαδικασίας. Η μέθοδος σάς επιτρέπει να υπολογίσετε τον απαιτούμενο αριθμό εργαζομένων και το φορτίο στο οποίο εκτίθενται.
12. Ανάλυση του πίνακα κατανομής ευθύνης. Αυτός είναι ένας λειτουργικός οπτικός πίνακας που κατανέμει τον οργανισμό σε συνδέσμους, μονάδες κ.λπ. δηλαδή, η μέθοδος σάς επιτρέπει να αναθέσετε εργασίες σε δομικές μονάδες.

Βήματα βελτιστοποίησης

Οι εργασίες για τη βελτιστοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών χωρίζονται σε πέντε στάδια. Ας μιλήσουμε περισσότερα για καθένα από αυτά:

1. Περιγραφή των διαδικασιών του οργανισμού. Η ανάλυση και η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι άρρηκτα συνδεδεμένες. Χωρίς τον καθορισμό των λειτουργιών κάθε τμήματος και υπαλλήλου, είναι αδύνατο να ξεκινήσει η αποτελεσματική βελτιστοποίηση. Φαίνεται ότι αυτό το βήμα φαίνεται να θεωρείται δεδομένο, αλλά στην πραγματικότητα, οι περισσότερες εταιρείες το ξεχνούν και αυτό είναι μεγάλο λάθος. Είναι καλύτερο να ξεκινήσετε τις διαδικασίες μάθησης μέσω της αλυσίδας αξίας. Υπάρχουν εταιρείες που παρέχουν πόρους ή προϊόντα στον οργανισμό σας ή εκτελούν πρόσθετες λειτουργίες που χρειάζεται ο πελάτης σας. Κατανοήστε σε ποιο στάδιο και πώς διαμορφώνεται η προστιθέμενη αξία του τελικού προϊόντος. Η χρήση μιας τέτοιας στρατηγικής σάς επιτρέπει να υπολογίζετε γρήγορα τα σημεία εξόδου και εισόδου στην εταιρεία. Έτσι, θα μπορείτε να μελετήσετε ολόκληρη τη ροή εργασίας της επιχείρησης, να εξηγήσετε στο προσωπικό ποιος κάνει τι,να διαχωρίσει τις διαδικασίες εργασίας που χρειάζονται βελτιστοποίηση προτεραιότητας, να αποφασίσει τρόπους βελτίωσης της ποιότητας μιας υπηρεσίας ή ενός προϊόντος. Κατά τη διάρκεια της έρευνας, θα καταλάβετε ότι εκτός από τις βασικές διαδικασίες, υπάρχουν και υποστηρικτικές. Κατά κανόνα, δεν χρειάζονται χρηματοδότηση, γιατί αποτελούν την υποδομή της επιχείρησης και βοηθούν στη συνεχή λειτουργία των κύριων διαδικασιών. Υπάρχουν επίσης διαδικασίες ανάπτυξης υπεύθυνες για μελλοντικά κέρδη.
2. Διορισμός υπευθύνων. Το σύστημα βελτιστοποίησης επιχειρηματικής διαδικασίας είναι χτισμένο με τέτοιο τρόπο ώστε να μην μπορεί να λειτουργήσει χωρίς έλεγχο. Ως εκ τούτου, ορίζεται υπεύθυνος για την εφαρμογή του. Επιπλέον, ένα άτομο θα πρέπει να διεξάγει τη γενική διαχείριση, ενώ άλλα θα πρέπει να ελέγχουν κάθε στάδιο. Ο διευθυντής δεν πρέπει μόνο να είναι υποχρεωτικός, αλλά και να μπορεί να συντονίζει την εργασία των υφισταμένων. Τέτοιοι ηγέτες μπορούν να συγκριθούν με μια αιώνια μπαταρία, γιατί πρέπει συνεχώς να εργάζονται και να βελτιστοποιούν την παραγωγή. Για το λόγο αυτό, οι επαγγελματικές ευθύνες θα πρέπει να αναφέρονται με σαφήνεια, γι' αυτό αρκεί να προβλεφθούν καθήκοντα στον εσωτερικό κανονισμό της επιχείρησης.
3. Εφαρμογή βελτιστοποίησης. Ερχόμαστε λοιπόν στη βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών της επιχείρησης. Για αυτήν, επιφυλάσσεται μόνο το τρίτο στάδιο, γιατί πρώτα πρέπει να προετοιμαστείτε. Μην νομίζετε ότι κάθε οργανισμός είναι σε τέλεια τάξη. Σε οποιαδήποτε επιχείρηση, μπορείτε να βρείτε δεκάδες προβλήματα. Και μετά την ανακάλυψη, πρέπει να ενεργήσετε σύμφωνα με το σχέδιο. Πρώτα πρέπει να αξιολογήσετε όλες τις διαδικασίες της εταιρείας, καθώς και να εξαλείψετε την επανάληψη των εργασιακών ευθυνών. επόμενο βήμαθα είναι ο υπολογισμός του χρόνου για κάθε μια από τις επιχειρηματικές διαδικασίες, μια συγκριτική ανάλυση με μέσους δείκτες, προσαρμογή σε πραγματικούς δείκτες. Στη συνέχεια, πρέπει να οργανώσετε μια επιχειρησιακή ανάλυση των πόρων παραγωγής. Πρέπει να εντοπίσετε την κίνηση των αξιών και των πληροφοριών στην εταιρεία και να εξαλείψετε περιοχές όπου υπάρχει απώλεια και των δύο. Το τελευταίο βήμα θα είναι η ανάλυση της αποτελεσματικότητας της χρήσης πόρων σε κάθε διαδικασία.
4. Αυτοματοποίηση των κύριων διαδικασιών της επιχείρησης. Δεν είναι περίεργο που αυτό το βήμα περιγράφεται στην τέταρτη παράγραφο, γιατί πριν προχωρήσετε σε αυτό, πρέπει να κατανοήσετε ξεκάθαρα πώς θα πραγματοποιηθεί η βελτιστοποίηση. Εάν υπάρχει πλήρης σύγχυση στην επιχείρηση, τότε ανεξάρτητα από το πώς βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία, δεν θα υπάρχει νόημα από αυτό. Το μόνο που μπορεί να επιτευχθεί είναι μεγάλα οικονομικά έξοδα και απώλεια χρόνου.
5. Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Η βελτιστοποίηση της διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών έχει ξεπεραστεί, όπως και η ίδια η αναδιοργάνωση. Ήρθε η ώρα να κάνετε τον απολογισμό. Εάν η λειτουργία εκτελέστηκε σωστά, το αποτέλεσμα θα είναι η κατάργηση των επαναλαμβανόμενων θέσεων και καθηκόντων των εργαζομένων, η επίβλεψη της απόδοσης της εργασίας από τους εργαζομένους, η μείωση του αριθμού των σφαλμάτων και η μείωση της επιρροής του ανθρώπινου παράγοντα στην παραγωγή, η εισαγωγή ενός συστήματος παράγοντες αποδοτικότητας που παρακινούν τους εργαζόμενους, διαμορφωμένη βάση γνώσεων για τις διαδικασίες του οργανισμού, μείωση παραβιάσεων στην παραγωγή λόγω έλλειψης προσωπικού ή έλλειψης πόρων, εύρεση οικονομικών που δεν εμπλέκονται στην κυκλοφορία και η εκκαθάρισή τους, ελαχιστοποίηση της αγοράς περιττών προϊόντων.

Συνήθη λάθη

ΠροςΗ βελτιστοποίηση έχει αποφέρει αποτελέσματα, πρέπει να προσπαθήσουμε να μην κάνουμε τα λάθη που κάνουν άλλοι επιχειρηματίες. Εδώ είναι μερικά από αυτά.

Το πρώτο λάθος είναι η λανθασμένη δήλωση του προβλήματος. Εάν ο διευθυντής δεν ξέρει τι ακριβώς πρέπει να γίνει για να βελτιώσει το έργο της επιχείρησης, τότε δεν θα τα καταφέρει. Το αρχικό βήμα είναι να κατανοήσετε το αποτέλεσμα που περιμένετε από τη βελτιστοποίηση. Για παράδειγμα, είναι άχρηστο να καταρτιστούν τα χαρακτηριστικά του λογιστικού τμήματος εάν ο οργανισμός δεν έχει άμεσο εισόδημα. Η έλλειψη κέρδους είναι δουλειά του τμήματος πωλήσεων, όχι του λογιστή. Δηλαδή, σε αυτήν την κατάσταση, είναι απαραίτητο να αλλάξει η εργασία αυτού του συγκεκριμένου τμήματος και το μπόνους θα είναι μια αλλαγή στο έργο άλλων υπηρεσιών. Εν ολίγοις, αξίζει να ξεκινήσετε τη βελτιστοποίηση με μια περιγραφή των διαδικασιών της επιχείρησης, έχουμε ήδη μιλήσει για αυτό παραπάνω.

Το δεύτερο λάθος είναι η δυσαναλογία μεταξύ προσπαθειών και καθηκόντων. Συχνά μπορείτε να δείτε την περιγραφή των διαδικασιών που δεν σχετίζονται απολύτως με τον κύριο στόχο της επιχείρησης. Ένα υπερβολικό παράδειγμα, αλλά που αντικατοπτρίζει ξεκάθαρα την ουσία, είναι η επικοινωνία μεταξύ του προϊσταμένου και του γραμματέα προκειμένου να καλέσουν τον αναπληρωτή. Είναι σαφές ότι η διαδικασία δεν έχει κανένα νόημα και δεν έχει καμία αξία. Αποδεικνύεται ότι ο οργανισμός σπαταλά χρήματα σε αυτή τη διαδικασία.

Το τρίτο λάθος είναι η λανθασμένη επιλογή του μέσου περιγραφής. Για τον χαρακτηρισμό των διεργασιών χρησιμοποιούνται διάφορα μέσα, συμπεριλαμβανομένων προγραμμάτων διαφορετικών δυνατοτήτων. Το κόστος τέτοιων προγραμμάτων είναι αρκετά υψηλό, ξεκινά από 100 $ και δεν έχει ανώτατο όριο. Είναι σαφές ότι η χωρητικότητα του προγράμματος θα πρέπει να αντιστοιχεί στο μέγεθος της εταιρείας. Αποδεικνύεται ότι είναι άχρηστομια μικρή επιχείρηση να αποκτήσει ένα πρόγραμμα μεγάλης κλίμακας. Το εργαλείο πρέπει να επιλέγεται σύμφωνα με τα καθήκοντα και τους στόχους της επιχείρησης, τους οποίους η διοίκηση προσπαθεί να επιλύσει μέσω βελτιστοποίησης. Αλλά δεν πρέπει να πιστεύει κανείς ότι το λογισμικό είναι το κύριο εργαλείο. Αυτό είναι απλώς ένα βοηθητικό εργαλείο. Η βελτιστοποίηση επηρεάζεται περισσότερο από τη σωστή οργάνωσή της.

Συμπληρωματική Βιβλιογραφία

Εκτός από πληροφορίες στο Διαδίκτυο, οι ηγέτες των εταιρειών θα πρέπει επίσης να διαβάζουν βιβλία που θα βοηθήσουν σε αυτήν την περίπλοκη διαδικασία. Εδώ είναι μερικά βιβλία:

1. «Επιχειρηματικές διαδικασίες. Μοντελοποίηση, υλοποίηση, διαχείριση» του Βλαντιμίρ Ρέπιν. Εάν αποφασίσετε να αλλάξετε επιχειρηματικές διαδικασίες και να δοκιμάσετε μια νέα προσέγγιση, τότε αυτό το βιβλίο είναι για εσάς. Αυτό δεν σημαίνει ότι διαβάζεται εύκολα, αλλά παρόλα αυτά κρύβονται πολλές σημαντικές πληροφορίες. Κάθε κεφάλαιο θα πρέπει να κατανοηθεί και να επεξεργαστεί. Η δημοσίευση περιλαμβάνει πολλά σχέδια, πίνακες και διαγράμματα που βοηθούν στην αποκάλυψη της διαδικασίας. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι δεν υπάρχει λέξη για αυτό σε άλλες ανοιχτές πηγές.
2. «Μια συστηματική προσέγγιση για συνεχή βελτίωση. Θεωρία περιορισμών Goldratt από τον William Detmer. Όλα τα βιβλία του συγγραφέα σαρώνονται από τα ράφια σαν ζεστά κέικ. Και όλα αυτά επειδή βοηθά στην επίλυση πολλών προβλημάτων, όπως η αντίφαση μεταξύ του χρόνου παροχής υπηρεσιών και της ποιότητας, μεταξύ του οικονομικού κόστους και της τιμής. Παλαιότερα, δεν ήταν δυνατό να βρεθούν πλήρεις πληροφορίες από τον συγγραφέα, αλλά τώρα κυκλοφόρησε ένα βιβλίο που αποκαλύπτει όλα τα μυστικά.
3. «Διαχείριση επιχειρηματικής διαδικασίας. Πρακτικός οδηγόςσχετικά με την επιτυχή υλοποίηση έργων» των Johan Nelis, John Jeston. Το βιβλίο μιλά για τις βασικές αρχές της διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών, τα οφέλη και τα θετικά χαρακτηριστικά τους. Η δημοσίευση είναι επίσης πλούσια σε παραδείγματα για τον τρόπο διαχείρισης. Το βιβλίο είναι κατάλληλο ως αναφορά για επιχειρήσεις που υλοποιούν έργα διαχείρισης διαδικασιών. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το περιγραφόμενο υλικό λέει για τα εργαλεία που μπορούν να εφαρμοστούν στην πράξη και επίσης βοηθά στην αποτελεσματική υλοποίηση επιχειρηματικών έργων.
4. "Στόχος. Μια διαδικασία συνεχούς βελτίωσης από τον Eliyahu Goldratt. Η δημοσίευση εξηγεί ότι ένα άτομο που βλέπει κάποιου είδους πρόβλημα σε ένα επιχειρηματικό έργο είναι υποχρεωμένο να οικοδομήσει σχέσεις αιτίου-αποτελέσματος μεταξύ των αποτελεσμάτων και των διαδικασιών. Το άτομο πρέπει να κατανοήσει τις βασικές αρχές για την επίτευξη αποτελεσματικότητας της ροής εργασίας του οργανισμού.
5. Lean Software: From Idea to Profit των Tom and Mary Poppendyck. Η διοίκηση θα παρέχει βοήθεια σε καταστάσεις όπου είναι απαραίτητο να διαμορφωθούν οι πιο αποτελεσματικές διαδικασίες. Οι κορυφαίοι διευθυντές θα πρέπει να διαβάσουν αυτό το βιβλίο, καθώς και οι διευθυντές, οι προγραμματιστές της εταιρείας. Δηλαδή, οι πληροφορίες θα είναι χρήσιμες ακριβώς σε όσους ασχολούνται με το λογισμικό.

Συμπέρασμα

Όπως μπορείτε να δείτε, για να βελτιστοποιήσετε σωστά, πρέπει να γνωρίζετε πολλά και να κατανοήσετε πολλά. Η αναδιοργάνωση δεν θα βοηθήσει εάν ο διευθυντής δεν καταλάβει με τι δουλεύει. Συχνά υπάρχουν πολλά τέτοια αφεντικά, που είναι ο λόγος για την κατάρρευση πολλών εταιρειών.

Ακόμη κι αν ο ιδρυτής δεν κατανοεί ο ίδιος το θέμα, καθήκον του είναι να βρει ικανούς υπαλλήλους πουθα λειτουργήσουν όχι από προσωπικό συμφέρον, αλλά επειδή είναι αφοσιωμένοι στη δουλειά τους. Έχουν μείνει ελάχιστοι τέτοιοι ανιδιοτελείς εργάτες, πράγμα που σημαίνει ότι αν είστε τυχεροί και τους βρήκατε, τότε προσπαθήστε να μην τα παρατήσετε. Είναι η αρμοδιότητα του προσωπικού που καθορίζει πόσο θα ανθίσει ο οργανισμός. Ακόμη και ο πιο ταλαντούχος ηγέτης δεν θα μπορέσει να βγάλει την εταιρεία μόνος του, και επομένως δεν πρέπει να παραμεληθεί ο επαγγελματισμός του προσωπικού. Τελικά, πρόκειται για τα χρήματά σας και τον χρόνο σας.