Σχέδιο διαχείρισης έργου: περιγραφή, σύνταξη, ανάλυση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Τι είναι ένα σχέδιο διαχείρισης έργου μπορεί να γίνει κατανοητό με την κατανόηση του όρου Διαχείριση έργου. Είναι τέχνη και επιστήμη ταυτόχρονα, εδραιωμένη σε μια οικονομία της αγοράς προσανατολισμένη στον καταναλωτή. Είναι μια δομημένη επεξεργασία ενός σχεδίου εργασίας με τον καθορισμό ενδιάμεσων στόχων για συγκεκριμένες ημερομηνίες. Στο πλαίσιο της υλοποίησής του ορίζεται υπεύθυνο έργο, που θα εκτελέσει τις εργασίες, και ρυθμιστικοί φορείς που θα παρακολουθούν την τήρηση των κανονισμών. Είναι πάντα αποτελεσματική η διαχείριση έργου; Ποιος ή τι επηρεάζει το τελικό αποτέλεσμα;

Θεωρητική πτυχή

Το σχέδιο διαχείρισης έργου συνδέεται πάντα με καινοτόμες υλοποιήσεις και αποτελείται από στοιχεία ανάλυσης νέου προϊόντος, αγοράς, κατηγορίες καταναλωτών. Ο κύριος σκοπός του είναι να λύσει την προγραμματισμένη εργασία στο συντομότερο δυνατό χρόνο με μέγιστη εξοικονόμηση χρημάτων.πόροι.

Σχεδιαστικά, κάθε έργο έχει περιορισμένο καινοτόμο αποτέλεσμα. Η καινοτομία εκδηλώνεται με μια ατομική προσέγγιση για τη δημιουργία αγαθών που διαφέρουν από παρόμοια αγαθά ή υπηρεσίες. Αυτή η ικανότητα σάς επιτρέπει να βελτιώνετε και να τροποποιείτε συστηματικά τις ιδιότητες ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας.

Αυτή η παράμετρος αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του σχεδίου διαχείρισης επικοινωνίας του έργου, της ανάπτυξης νέων προϊόντων, της επισκευής κατασκευαστικών εργασιών ή της προεκλογικής εκστρατείας, της διαμόρφωσης ενός πληροφοριακού συστήματος στην εταιρεία.

Η θεωρητική πτυχή περιλαμβάνει τη συνδυασμένη γνώση, δεξιότητες, τρόπους και μέσα για τη δημιουργία ενός νέου προϊόντος και υπηρεσίας. Για να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις της αγοράς και οι προσδοκίες των επενδυτών, είναι απαραίτητο να βρεθεί η βέλτιστη ισορροπία μεταξύ του κόστους, των προθεσμιών, των στόχων και της ποιότητας του έργου που εκτελείται.

Το σχέδιο έργου θα πρέπει λογικά να συνδέει όλους τους τομείς της γνώσης με τους διαθέσιμους πόρους και τις δυνατότητες των καλλιτεχνών.

Τύποι συστημάτων

Οποιαδήποτε εργασία, όπως η δημιουργία ενός νέου προϊόντος και στη συνέχεια η πώλησή του, μπορεί να γίνει με ή χωρίς σχέδιο διαχείρισης έργου.

Η πρώτη επιλογή θα βασίζεται στη χρήση ενός συστήματος matrix, το οποίο καθορίζει τον υπεύθυνο (διαχειριστή) του έργου. Θα αναφέρεται στον διευθυντή και η ομάδα του θα αποτελείται από υπαλλήλους από διάφορα τμήματα που απαλλάσσονται από τα άμεσα καθήκοντα εργασίας κατά τη διάρκεια του έργου. Τέτοιες αλλαγές προσωπικού απαιτούν συνοχή της ομάδας και σαφή κατανόηση των στόχων και των αποτελεσμάτων του έργου.

Η δεύτερη επιλογή προϋποθέτει ότι ένας από τους επικεφαλής των τμημάτων θα διοριστεί υπεύθυνος. Όλες οι εργασίες του έργου θα εκτελούνται από υπαλλήλους αυτής της μονάδας. Αλλά γενικά, οι εργαζόμενοι δεν θα έχουν πλήρη κατανόηση αυτού του καθήκοντος και θα το εκλάβουν ως πρόσθετο βάρος. Ως αποτέλεσμα, ο χρόνος και τα αποτελέσματα μπορεί να είναι απρόβλεπτα.

Ποικιλίες έργων

Οι εταιρείες χρησιμοποιούν έργα στην εργασία ως μια μη παραδοσιακή μέθοδο ανάληψης πρωτοβουλιών που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε καθημερινές λειτουργίες. Το μερίδιό τους στις εταιρείες αυξάνεται κάθε χρόνο.

Τα έργα είναι πάντα διαφορετικά, αλλά έχουν κάτι κοινό. Αυτές είναι οι συνθήκες περιορισμένου χρόνου, αναζήτησης ικανών ερμηνευτών και επιπλέον χρημάτων. Διακρίνονται οι ακόλουθες οδηγίες:

1. Αρχιτεκτονικός σχεδιασμός. Για την επιτυχία στην επιχείρηση, είναι απαραίτητη η συμμετοχή μηχανικών, σχεδιαστών, καταναλωτών και επενδυτών. Εντυπωσιακό παράδειγμα είναι ο εφευρέτης και αρχιτέκτονας από τις ΗΠΑ, B. Fuller, ο οποίος κατάφερε να ενδιαφέρει τους ανθρώπους και να αναπτύξει ένα μοντέλο αρθρωτών λουτρών. Αυτά τα δωμάτια είναι μια οικονομική επιλογή και χρησιμοποιούνται ακόμα και σήμερα στην κατασκευή κτιρίων κατοικιών.
2. Εννοιολογικό όραμα. Το θέμα είναι να δημιουργηθούν συνθήκες που να ευνοούν τη δημιουργία νέων ιδεών. Ένα παράδειγμα είναι ένα έργο με εταιρείες τηλεφωνίας στις ΗΠΑ που αναζητούν τρόπο προστασίας των τηλεφωνικών θαλάμων από επιδρομείς. Από τις πολλές επιλογές, αρκεστήκαμε σε μια κατασκευή από ανοξείδωτο χάλυβα. Σήμερα αυτό το στοιχείο μπορεί να παρατηρηθεί στην μπροστινή πόρτα.σε πολλά κτίρια.
3. Σχεδιασμός. Είναι πολύ σημαντικό να δημιουργήσετε μια ακολουθία εκτέλεσης έργου. Για παράδειγμα, σύμφωνα με αυτό το κριτήριο, το Εθνικό Πάρκο Yellowstone κατάφερε να εφαρμόσει το γενικό σχέδιο για τον κόμβο και τη συντήρησή του.
4. Κατασκευή αντικειμένων. Η εργασία επικεντρώνεται στην τήρηση των κανόνων και των κανόνων κατασκευής, καθώς και στον συστηματικό έλεγχο κάθε σταδίου. Η απουσία ενός σώματος ελέγχου μπορεί να οδηγήσει στην καταστροφή του αντικειμένου με απρόβλεπτη ζημιά.

Πριν αποφασίσετε για μία από τις προσεγγίσεις, είναι απαραίτητο να αναπτύξετε ένα σχέδιο διαχείρισης ποιότητας για το έργο. Κατά την παραγωγή ιατρικού εξοπλισμού ή φαρμάκων, είναι καλύτερο να εστιάσετε στην ποιότητα των σταδίων σχεδιασμού. Στην περίπτωση που το τελικό προϊόν πρέπει να επανατοποθετηθεί από τη μια περιοχή στην άλλη, για παράδειγμα, την εγκατάσταση συστημάτων κλιματισμού και θέρμανσης σε πολυώροφα κτίρια, η εστίαση είναι στον έλεγχο.

Συντελεστής επιτυχίας

Το σχέδιο διαχείρισης έργου αποτελεί σήμερα αναπόσπαστο μέρος ενός επιτυχημένου αποτελέσματος. Παλαιότερα η δημιουργία του ήταν χαρακτηριστική των παραδοσιακών περιοχών παραγωγής (άμυνα, ενέργεια, κατασκευές). Επί του παρόντος, αυτή η προσέγγιση χρησιμοποιείται από σχεδόν κάθε δεύτερη εταιρεία, ή μάλλον, το 45% όλων των οργανισμών. Αυτά περιλαμβάνουν χρηματοπιστωτικά ιδρύματα που παρέχουν υπηρεσίες και αγαθά στην εταιρεία.

Συχνά, μια εταιρεία που εστιάζει στο προϊόν αισθάνεται την ανάγκη να το τροποποιεί συστηματικά ως απάντηση στις νέες απαιτήσεις των πελατών. Σε αυτή την περίπτωση, η δημιουργίασχέδιο διαχείρισης έργου. Σήμερα, οι περισσότεροι οργανισμοί λειτουργούν μέσω αυτής της προσέγγισης.

Συμβουλές για τη δημιουργία σχεδίου

Στην πράξη, πολλές εταιρείες στις προσπάθειές τους αντιμετωπίζουν δυσκολίες και χρεοκοπούν. Για παράδειγμα, η Lockheed, η οποία απέτυχε με το αεροσκάφος L-1011, ή το έργο Deep Tunnel, στόχευε στην αύξηση της υποδομής αποχέτευσης της πόλης του Σικάγο. Οι εταιρείες έχουν επιβαρυνθεί με μεγάλο κόστος, προσπαθώντας να διατηρήσουν αυτό που κατάφεραν να κάνουν και να πουλήσουν σε κάποιο βαθμό - το προϊόν τους.

Ο κύριος λόγος για τις αποτυχίες ήταν ότι δεν πραγματοποιήθηκε η λεπτομερής ανάπτυξη του σχεδίου διαχείρισης έργου και η διοίκηση της εταιρείας επικεντρώθηκε πλήρως στο τελικό αποτέλεσμα και όχι σε διαδοχικά στάδια επίτευξης του στόχου.

Για να υλοποιήσετε μια επιτυχημένη επιχείρηση, είναι απαραίτητο να αναπτύξετε μια ιδέα με μια σαφή ακολουθία ενεργειών, λαμβάνοντας παράλληλα υπόψη τις ακόλουθες συμβουλές:

1. Προβολή του έργου από τρίτο μέρος. Αυτή η τεχνική θα σας επιτρέψει να αξιολογήσετε αντικειμενικά τι συμβαίνει, να ρίξετε μια νέα ματιά στις καταστάσεις, να λύσετε προβλήματα που έχουν προκύψει και να ελέγξετε το κόστος.
2. Ανάθεση λήψης αποφάσεων. Μια τέτοια προσέγγιση θα παρέχει κατανόηση των ενδιάμεσων στόχων του έργου, θα αυξήσει την αποτελεσματικότητα κατά πολλές φορές·
3. Δημιουργήστε ένα εφεδρικό σχέδιο. Πρόσθετες επιλογές για την επίλυση προβλημάτων που έχουν προκύψει θα βοηθήσουν στην εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων. Και ο διαχωρισμός της ιδέας σε πολλά μέρη θα την φέρει πιο κοντά στην ολοκλήρωσή της.

Υπεύθυνος διαχείρισης

Σχέδιο Διαχείρισης ΠοιότηταςΈνα έργο είναι τότε αποτελεσματικό όταν ο επικεφαλής του πληροί ορισμένα κριτήρια. Η επιλογή ενός ατόμου που είναι σε θέση να πραγματοποιήσει τις απαραίτητες δραστηριότητες και να οδηγήσει την εταιρεία σε ένα νέο επίπεδο είναι ένα ριψοκίνδυνο εγχείρημα. Ωστόσο, καλύτερα να μην καθυστερήσετε τη λύση του ζητήματος.

Τα κύρια χαρακτηριστικά του υποψηφίου πρέπει να είναι η υπευθυνότητα, η φιλοδοξία, η ικανότητα διαχείρισης ανθρώπων και το υψηλό επίπεδο ικανότητας. Στην πράξη αυτό δεν αρκεί, γιατί χρειάζεται να γνωρίζει και το περιεχόμενο του έργου. Το σχέδιο διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής του έργου στις περισσότερες περιπτώσεις αποτελείται από στάδια:

• ανάπτυξη τεκμηρίωσης;
• κατανομή εξουσιών και καθηκόντων;
• έγκριση σχεδίου εργασίας;
• δημιουργία σεναρίων για απροσδόκητες καταστάσεις.

Τέλος, είναι καλύτερο να προτιμάτε τους υποψηφίους που έχουν κίνητρα και έχουν αυτοπροταθεί. Αυτό δείχνει το κύριο χαρακτηριστικό ενός ηγέτη - την ικανότητα να λαμβάνει γρήγορα σοβαρές αποφάσεις.

Κίνδυνοι έργου

Το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου είναι ένα δομημένο σύστημα για τον εντοπισμό παραγόντων, την αξιολόγησή τους και την απόκριση σε αυτούς. Αποτελείται από διαθέσιμα και αποδεκτά πρότυπα πρόβλεψης όσον αφορά τις συνέπειες ενός σεναρίου.

Υπάρχουν πολλά επίπεδα διαχείρισης κινδύνου στην επιχείρηση:

• προσδιορισμός προσεγγίσεων και κατάρτιση σχεδίου δράσης;
• αναζήτηση για κινδύνους που μπορούν να αλλάξουν το αποτέλεσμα του έργου;
• ποιοτική και ποσοτική αξιολόγηση κινδύνου;
• ανάπτυξη μεθόδων και διαδικασιών για τη μείωση πιθανών απειλών;
• παρακολούθηση της εκτέλεσης ολόκληρου του κύκλου του έργου.

Πόροι

Μπορείτε να επηρεάσετε την αύξηση των τελικών αποτελεσμάτων της ιδέας, καθώς και να μειώσετε το κόστος και το χρονοδιάγραμμα της εργασίας, επιλέγοντας σύγχρονες τεχνολογίες, καταρτισμένους υπαλλήλους και οικονομικούς πόρους για να ολοκληρώσετε την εργασία. Οι τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται και το σχέδιο διαχείρισης πόρων του έργου θεωρούνται βασικά εργαλεία για την επιτυχία της εταιρείας.

Μαζί με το κλειδί, χρειάζονται πρόσθετα εργαλεία για τη διαχείριση του κλειδιού. Για παράδειγμα, μπορούν να συναφθούν συμβάσεις που σας επιτρέπουν να προσελκύσετε τους απαραίτητους πόρους την κατάλληλη στιγμή. Τα πλοία αποδίδουν το σύστημα διαχείρισης προσωπικού και την ίδια την ιδέα, τη διαμόρφωση της αλληλεπίδρασης πληροφοριών όλων των συμμετεχόντων.

Βαθμολογία

Η ανάλυση των σχεδίων διαχείρισης έργων περιλαμβάνει δύο στοιχεία: αξιολόγηση της δομής και εξέταση του βαθμού υλοποίησης. Απαιτείται ανάλυση για την πλήρη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο η ιδέα είναι αποτελεσματική όσον αφορά τους επενδυμένους πόρους.

Το πρώτο στοιχείο περιλαμβάνει αξιολόγηση δεικτών, εργασιών, τελικών αποτελεσμάτων εργασίας από τους υπαλλήλους. Εδώ γίνονται προσαρμογές στη μελλοντική εργασιακή διαδικασία. Όλες οι περαιτέρω διαδικασίες θα σχετίζονται με το στοιχείο ανάλυσης απόδοσης, στο οποίο καταγράφεται η εργασία που εκτελείται και αναπτύσσονται προβλέψεις.

Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν ένα σύστημα αξιολόγησης κριτηρίων έννοιας, όπου αξιολογούν το κόστος, τη διάρκεια της εργασίας και την ποιότητά τους. Εάν κάποιο από τα κριτήρια δεν πληρούται, σχηματίζεται σχέδιο διαχείρισης αλλαγής έργου. Σε αυτή την περίπτωση, υπάρχει μια αναθεώρηση των τιμών των δεικτών, των εργασιώνπροσαρμόζεται.

Το τελικό στάδιο της ανάλυσης είναι η σύγκριση των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων με τα προγραμματισμένα.

Απρόβλεπτες περιστάσεις

Η ψυχραιμία του διευθυντή σε απρόβλεπτες καταστάσεις και η επαρκής αξιολόγηση των προβλημάτων που έχουν προκύψει παίζει σημαντικό ρόλο στην υλοποίηση του σχεδίου διαχείρισης έργου.

Η έλλειψη αυτής της ιδιότητας σε έναν ηγέτη και η έλλειψη χρόνου για να εξετάσει τις συνέπειες ορισμένων αποφάσεων είναι οι κύριες αιτίες των προβλημάτων. Οι ανεπίλυτες εργασίες που εμφανίστηκαν στην αρχή της εργασίας ενδέχεται να μην επιλυθούν, γεγονός που θα οδηγήσει σε χαμένες προθεσμίες ή σε περιττό οικονομικό κόστος. Ταυτόχρονα, ο φόβος και η αβεβαιότητα στις ενέργειες της ηγεσίας μπορεί γρήγορα να εξαπλωθεί σε ολόκληρη την ομάδα εργασίας. Αυτή είναι ψυχολογική συμπεριφορά. Γι' αυτό είναι πολύ σημαντικό για έναν ηγέτη να έχει συγκέντρωση και να μην χάνει την ψυχραιμία του κρύβοντας συναισθήματα.

Πολυχρηστικότητα του έργου

Οποιοδήποτε σχέδιο διαχείρισης έργου απαιτεί πολλές εργασίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν ταυτόχρονα. Ταυτόχρονα, κάθε ερώτηση πρέπει να απαντάται με ακρίβεια και λεπτομέρεια. Οποιαδήποτε αναδυόμενη απόχρωση καθορίζει την τύχη του ίδιου του έργου. Το θέμα της πρόληψης κινδύνων επιλύεται κυρίως μέσω μιας ικανής προσέγγισης ειδικών.

Για να υλοποιήσετε ένα επιτυχημένο έργο, πρέπει να παρατηρήσετε την ταχύτητα ολοκλήρωσης των εργασιών, να δείξετε προσοχή στη λεπτομέρεια, να αναθέσετε εργασία σε συναδέλφους και να αξιολογήσετε την ποιότητά της σε όλα τα στάδια έναρξης ενός έργου.

Προσοχή στη λεπτομέρεια

Διεξαγωγή ανάλυσης αγοράς, ανάλυση SWOT, υπολογισμός ταμειακών ροών καιάλλοι βασικοί δείκτες παρέχουν αύξηση της αποτελεσματικότητας του έργου. Το επιχειρηματικό σχέδιο διαχείρισης έργου δεν καθορίζει μόνο τον τύπο του εγχειρήματος που υλοποιείται, αλλά περιλαμβάνει επίσης προβλέψεις εσόδων και εξόδων. Περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

• περιγραφή επιχείρησης;
• στρατηγική μάρκετινγκ;
• αξιολόγηση των ανταγωνιστών;
• λειτουργικές διαδικασίες;
• προσωπικό.

Σχέδιο συνολικά

Όλοι οι υπάλληλοι του έργου λειτουργούν ως μέρος ενός ενιαίου συνόλου, επειδή το τελικό αποτέλεσμα εξαρτάται από τις ενέργειές τους.

Κάθε συμμετέχων, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, επηρεάζει το πνεύμα της ομάδας εργασίας και την αποτελεσματικότητα της εργασίας γενικότερα. Στη διαχείριση, είναι σημαντικό να μην κάνουμε συνεχείς εκστρατείες για την υλοποίηση των καθηκόντων που έχουν τεθεί προκειμένου να επιτευχθούν οι απαιτούμενοι δείκτες απόδοσης, αλλά να διασφαλίζεται ότι κάθε συμμετέχων αισθάνεται τη σημασία του για τον κοινό σκοπό.