Περιγραφή θέσης εργασίας: βοηθός του επικεφαλής του οργανισμού

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Μεγάλη οργάνωση - μεγάλες μικροδουλειές. Ο επικεφαλής της εταιρείας δεν θα έχει χρόνο παντού, ακόμη και με τη βοήθεια βουλευτών. Για να προγραμματίσει σωστά την ημέρα, να μην ξεχάσει τίποτα, να διανείμει και να ελέγξει την εργασία, ο διευθυντής χρειάζεται έναν βοηθό. Τι κάνει ο υπάλληλος σε αυτή τη θέση, τι πρέπει να μπορεί και να γνωρίζει;

Βοηθός στελέχους: ο ρόλος του στον οργανισμό

Ακολουθώντας τη λογική του ταξινομητή επαγγελμάτων που εγκρίνεται σε κρατικό επίπεδο, ο βοηθός διευθυντής ανήκει στην κατηγορία των διευθυντών, γιατί επιβλέπει σχεδόν όλα τα θέματα αρμοδιότητας του πρώτου προσώπου.

Ταυτόχρονα, ορισμένοι οργανισμοί ερμηνεύουν τη θέση του βοηθού διευθυντή ως διαχειριστή, διευθυντή ή γραμματέα: οι δύο πρώτες θέσεις υποδηλώνουν οργανωτικές και διοικητικές λειτουργίες, η τρίτη - παρουσίαση και υποστήριξη. Ο ταξινομητής των επαγγελμάτων ταξινομεί αυτούς τους τύπους εργασίας σε διαφορετικές κατηγορίες.- ειδικοί, τεχνικοί υπάλληλοι, αλλά μόνο ένας βοηθός ταξινομείται ως διευθυντής.

Πώς να προσδιορίσετε το εύρος των εργασιακών ευθυνών;

Όταν προσλαμβάνει έναν βοηθό διευθυντή ή γραμματέα, ένας οργανισμός θα πρέπει να αποφασίζει για το καθεστώς, τα δικαιώματα και τις ευθύνες αυτού του υπαλλήλου, επειδή από αυτό εξαρτώνται οι απαιτήσεις για το μορφωτικό επίπεδο, τα προσόντα, την εργασιακή εμπειρία του υποψηφίου.

• Αρκεί ο ρεσεψιονίστ να έχει πλήρη δευτεροβάθμια εκπαίδευση και η εθιμοτυπία και οι τεχνικές εργασίας με εξοπλισμό γραφείου του αιτούντος διδάσκονται απευθείας στον χώρο εργασίας.
• Ο διαχειριστής πρέπει να έχει τουλάχιστον πτυχίο, να έχει οργανωτικές δεξιότητες και ενεργητικό χαρακτήρα και να έχει κάποια εργασιακή εμπειρία, ανάλογα με τις εταιρικές απαιτήσεις.
• Ένας διευθυντής, ως εκπρόσωπος επαγγελματιών, απαιτεί τουλάχιστον πλήρη τριτοβάθμια εκπαίδευση, η εργασιακή εμπειρία είναι προαιρετική, αλλά η εταιρεία θέτει αυτό το πρότυπο κατά την κρίση της.
• Βοηθός στο κεφάλι. Αυτή η θέση συνεπάγεται τις ίδιες απαιτήσεις προσόντων όπως και για έναν διευθυντή: πλήρη τριτοβάθμια εκπαίδευση, εργασιακή εμπειρία στην ειδικότητα για τουλάχιστον 2 χρόνια. Είναι πιθανό ότι θα απαιτηθούν επίσης ειδικά προσωπικά χαρακτηριστικά του αιτούντος, και πιθανώς προχωρημένη εκπαίδευση.

Γιατί χρειάζομαι περιγραφή εργασίας;

Ο βοηθός διευθυντής, ως υπάλληλος, είναι υποχρεωμένος να ενεργεί στο πλαίσιο των λειτουργικών του δικαιωμάτων και να εκτελεί πλήρως τις προβλεπόμενες λειτουργίες. Ωστόσο, ούτε κανως διευθυντής, ο εργαζόμενος υποχρεούται να εκπληρώνει τα εργασιακά του καθήκοντα ευσυνείδητα και έγκαιρα.

Η εντολή πρόσληψης δεν περιέχει λεπτομερή δήλωση αυτών των ικανοτήτων, και ακόμη και σε περίπτωση σύμβασης, η λίστα των λειτουργιών δεν είναι πάντα εξαντλητική. Για να αποφευχθούν ασυμφωνίες στον καθορισμό των όρων εντολής ενός εργαζομένου, η περιγραφή εργασίας ενός βοηθού του επικεφαλής ενός οργανισμού θα πρέπει να περιέχει λεπτομερή καθήκοντα, δικαιώματα που έχει, καθώς και ένα μέτρο ευθύνης για παραβίαση σύμβασης εργασίας, εσωτερική κανονισμούς εργασίας, πρόκληση ζημίας στον εργοδότη κ.λπ.

Προσωπικός Βοηθός του Εκτελεστικού

Η περιγραφή θέσης εργασίας ενός βοηθού βασίζεται σε παρόμοια οδηγία για έναν διευθυντή ή τον αναπληρωτή του, με εξαίρεση ορισμένες λειτουργίες προτεραιότητας στρατηγικού σχεδιασμού και διαχείρισης. Πιθανώς, δεν θα ανατεθεί επίσης στον βοηθό η πρόσληψη και απόλυση εργαζομένων, το δικαίωμα διαχείρισης των οικονομικών πόρων της επιχείρησης, η έκδοση εξουσιοδοτήσεων και άλλες αρμοδιότητες που ανήκουν προσωπικά στον επικεφαλής.

Ωστόσο, η νομοθεσία επιτρέπει την ανάθεση οποιωνδήποτε λειτουργιών σε έναν υπάλληλο που είναι αξιόπιστος, υπό την προϋπόθεση ότι έχει επαρκή προσόντα, γνώσεις, εμπειρία και εξουσία για την επίλυση τέτοιων ζητημάτων. Είναι σημαντικό μόνο να εκδίδεται σωστά η εξουσιοδότηση του υπαλλήλου - με εντολή ή πληρεξούσιο.

Ταυτόχρονα, η περιγραφή της θέσης εργασίας του βοηθού του επικεφαλής της επιχείρησης πρέπει να αντικατοπτρίζει την εργασία που πραγματικά εκτελείται από αυτόν.

Τυπικές ενότητες

Η δομή της περιγραφής θέσης καθορίζεται στους καταλόγους κρατικών προσόντων και περιέχει όλες τις βασικές απαιτήσεις για τον υπάλληλο και τις αποχρώσεις της θέσης, καθώς και τη θέση της στην οργανωτική δομή του οργανισμού.

Η περιγραφή εργασίας "Assistant Manager", όπως κάθε άλλη, πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα μέρη:

1. Γενικοί όροι. Υποδεικνύει τη διαδικασία πρόσληψης και απόλυσης, την υπαγωγή, τη διαδικασία αντικατάστασης υπαλλήλου.
2. Εργατικές λειτουργίες. Μια από τις πιο σημαντικές ενότητες που πρέπει να αντικατοπτριστεί λεπτομερώς.
3. Δικαιώματα που χορηγούνται σε εργαζόμενο.
4. Όρια ευθύνης για παραβάσεις.
5. Προσόντα, επαγγελματική εμπειρία, εκπαιδευτικό επίπεδο.
6. Τι πρέπει να γνωρίζει ο υπάλληλος σε αυτή τη θέση.
7. Σχέσεις μεταξύ του και άλλων τμημάτων του οργανισμού.

Οι καθορισμένες ενότητες δεν μπορούν να περικοπούν, αλλά επιτρέπεται η επέκταση τους και η προσθήκη των απαραίτητων στοιχείων.

Δείγμα περιγραφής εργασίας Executive Assistant

Εγκρίθηκε:

Διευθυντής (όνομα οργανισμού)

υπογραφή

(πλήρες όνομα)

ημερομηνία έγκρισης

Περιγραφή εργασίας "Assistant Manager"

1. Βασικές προϋποθέσεις

1.1. Επαγγελματική κατηγορία "Ηγέτες".

1.2. Έγινε δεκτό και απολύθηκε από την εργασία με εντολή του διευθυντή.

1.3. Αναφορά: απευθείας στον διευθυντή.

2. Χαρακτηριστικά

Βοηθός στελέχους:

2.1. Συντονίζει τις εργασίες των τμημάτων, τμημάτων και άλλων τμημάτων της επιχείρησης σύμφωνα με τις οδηγίες, τις αποφάσεις και τις εντολές του διευθυντή.

2.2. Τηρεί αρχείο με τις προθεσμίες για την εκτέλεση των εντολών ελέγχου του διευθυντή ανά διαρθρωτικά τμήματα.

2.3. Καταρτίζει ένα πρόγραμμα εργασίας για τον διευθυντή για την επόμενη εργάσιμη ημέρα και το υποβάλλει έγκαιρα στον διευθυντή.

2.4. Οργανώνει και ελέγχει τις εργασίες γραφείου στην επιχείρηση, ελέγχει τη συμμόρφωσή της με τις νομικές απαιτήσεις.

2.5. Εξασφαλίζει τη λογιστική και την καταχώριση όλων των εξουσιοδοτήσεων που εκδίδονται από τον διευθυντή.

2.6. Διαχειριστείτε τους υπαλλήλους και ελέγξτε τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων τους.

Συμπλήρωμα ανάλογα με τις ανάγκες ενός συγκεκριμένου οργανισμού και προφίλ θέσης.

3. Δυνάμεις

Ο Εκτελεστικός Βοηθός έχει το δικαίωμα:

3.1. Εξοικειωθείτε με τις αποφάσεις που λαμβάνονται από την επιχείρηση.

3.2. Συμμετέχετε σε συναντήσεις του διοικητικού προσωπικού.

Συμπλήρωμα ανάλογα με τις ανάγκες ενός συγκεκριμένου οργανισμού και προφίλ θέσης.

4. Ευθύνη

Βοηθός Επόπτης Υπεύθυνος:

4.1. Για μη εκπλήρωση ή πλημμελή εκπλήρωση των καθηκόντων τους σύμφωνα με την παρούσα οδηγία, εντολές και εντολές του διευθυντή, η ισχύουσα νομοθεσία που διέπει τις δραστηριότητες της επιχείρησης.

4.2. Για ανεπαρκή έλεγχο των δραστηριοτήτων των υφισταμένων εργαζομένων.

4.3. Για αποκάλυψη πληροφοριών με περιορισμένη πρόσβαση.

Συμπλήρωμα σύμφωνα μεσχετικά με τις ανάγκες ενός συγκεκριμένου οργανισμού και προφίλ θέσης.

5. Πιστοποίηση

Ένας βοηθός διευθυντής πρέπει να έχει πλήρη τριτοβάθμια εκπαίδευση, επαγγελματική εμπειρία τουλάχιστον 2 ετών.

6. Πρέπει να ξέρεις

Ισχύουσα νομοθεσία, Χάρτης, Συλλογική σύμβαση (υποδεικνύει ποιες πράξεις και κανόνες πρέπει να γνωρίζει ο εργαζόμενος).

7. Αλληλεπίδραση

Υποδεικνύει με ποιον και σε ποια θέματα συνεργάζεται ο βοηθός διευθυντής.

Συμφωνώ:

Υπεύθυνος Ανθρώπινου Δυναμικού

Υπογραφή

(πλήρες όνομα)

Νομικός Σύμβουλος

Υπογραφή

(πλήρες όνομα)

Εξοικειωμένο:

υπογραφή

(πλήρες όνομα)

Ειδικές ικανότητες Βοηθού Υπεύθυνου Έργου

Υποτίθεται ότι η διαχείριση έργου είναι μια προσωρινή θέση, αντίστοιχα, και ο βοηθός αναλαμβάνει ορισμένες υποχρεώσεις μέχρι την ολοκλήρωση του έργου. Οι λειτουργικές του ευθύνες θα εξαρτηθούν από τις ιδιαιτερότητες και το θέμα του έργου, καθώς και από τις ανάγκες ενός συγκεκριμένου οργανισμού.

Η περιγραφή εργασίας του βοηθού διευθυντή έργου για λειτουργίες θα είναι πιο εξειδικευμένη, αλλά με διοικητικό και οργανωτικό χρωματισμό. Οι τυπικές ευθύνες για αυτήν τη θέση μπορούν να βρεθούν στο Εγχειρίδιο Προσόντων και στη συνέχεια να τροποποιηθούν ώστε να ταιριάζουν με την κατάσταση.

Είναι διαφορετικές οι ευθύνες ενός βοηθού γενικού διευθυντή;

ευθύνες βοηθούΟ Διευθύνων Σύμβουλος και ο Βοηθός Διευθυντής Γενικών Υποθέσεων θα είναι διαφορετικοί. Φυσικά, στη δεύτερη περίπτωση, οι εξουσίες θα είναι πιο στενά εστιασμένες, αφού ο επικεφαλής των γενικών υποθέσεων δεν είναι υπεύθυνος για όλες τις δραστηριότητες του οργανισμού, αλλά μόνο για έναν ξεχωριστό τομέα.

Η περιγραφή της θέσης του βοηθού διευθυντή γενικών υποθέσεων καταρτίζεται με βάση τα καθήκοντα του προϊσταμένου που «βοηθείται». Ως εκ τούτου, το εύρος της ευθύνης και των λειτουργιών του θα είναι η βάση.

Η περιγραφή θέσης εργασίας "Assistant Manager" σε αυτήν την περίπτωση είναι κατάλληλη ως βάση, μπορείτε να τη βασιστείτε κατά την ανάπτυξη νέων εγγράφων για σχετικές θέσεις.