Αναφορά εταιρικής κάρτας: παράδειγμα. Λογιστική για εταιρική τραπεζική κάρτα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-17 18:46

Πρόσφατα, οι πληρωμές με εταιρική κάρτα έχουν γίνει συνηθισμένες για τις περισσότερες επιχειρήσεις. Αυτά τα μέσα πληρωμής είναι εύκολα στη χρήση.

Η λογιστική για εταιρικές κάρτες είναι αρκετά απλή. Οι έμπειροι λογιστές, κατά κανόνα, δεν αντιμετωπίζουν κανένα πρόβλημα με την καταγραφή των συναλλαγών. Μπορεί να προκύψουν δυσκολίες κατά τη σύνταξη αναφοράς για εταιρική κάρτα από έναν υπάλληλο στον οποίο εκδόθηκε. Στη συνέχεια, εξετάστε τα χαρακτηριστικά της αντανάκλασης των συναλλαγών.

Γενικές πληροφορίες

Οι εταιρικές κάρτες ονομάζονται τραπεζικές κάρτες, τα κεφάλαια των οποίων ανήκουν στον οργανισμό. Χρησιμοποιούνται για την πληρωμή των εξόδων που πραγματοποιούν οι εργαζόμενοι στο πλαίσιο των επαγγελματικών τους δραστηριοτήτων.

Μπορείτε να πληρώσετε με εταιρική κάρτα για έξοδα ταξιδιού, επαγγελματικού, φιλοξενίας. Αυτό το μέσο πληρωμής δεν χρησιμοποιείται για προσωπικούς σκοπούς της υπαλλήλου, για πίστωση των αποδοχών της, καθώς και για κοινωνικές παροχές.

Προβολές

Υπάρχουν πιστωτικές και διακανονιστικές (χρεωστικές) κάρτες. Με τη χρήσηη τελευταία πληρωμή πραγματοποιείται σε βάρος των κεφαλαίων που διατηρούνται στον λογαριασμό της επιχείρησης ή υπερανάληψης.

Στις πιστωτικές κάρτες, αντίστοιχα, οι διακανονισμοί πραγματοποιούνται σε βάρος των δανειακών κεφαλαίων που παρέχονται από την τραπεζική δομή.

χαρακτηριστικά της λειτουργίας

Η αναπλήρωση πραγματοποιείται με τραπεζικό έμβασμα. Για να γίνει αυτό, αποστέλλεται μια εντολή πληρωμής στον τραπεζικό οργανισμό.

Τα χρήματα δαπανώνται μόνο με τη χρήση της κάρτας. Μπορεί να είναι τόσο συνηθισμένες συναλλαγές χωρίς μετρητά όσο και αναλήψεις μετρητών.

Οι εταιρικές κάρτες δεν υπόκεινται σε όρια διακανονισμού που ορίζει η Κεντρική Τράπεζα για πληρωμές με μετρητά. Εν τω μεταξύ, οι τραπεζικοί οργανισμοί, με γνώμονα τις συστάσεις της Κεντρικής Τράπεζας, μπορούν να θέσουν όριο για την έκδοση. Για παράδειγμα, σε μια εταιρική κάρτα Sberbank, το μέγιστο ποσό είναι 100 χιλιάδες ρούβλια την ημέρα.

Πλεονεκτήματα των μέσων πληρωμής

Μπορούν να σημειωθούν τα ακόλουθα πλεονεκτήματα της χρήσης εταιρικών καρτών:

• Έλεγχος των δαπανών των εργαζομένων. Πρώτον, όλες οι συναλλαγές θα εμφανίζονται στον λογαριασμό της εταιρείας. Δεύτερον, δημιουργείται μια αναφορά εταιρικής κάρτας, η οποία αντικατοπτρίζει όλα τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν για μια συγκεκριμένη περίοδο.
• Δυνατότητα χρήσης κεφαλαίων ανά πάσα στιγμή. Η πρόσβαση στα χρήματα στον λογαριασμό είναι όλο το εικοσιτετράωρο.
• Μπλοκάρισμα της κάρτας σε περίπτωση προβλημάτων.
• Η δυνατότητα χρήσης κεφαλαίων σε επαγγελματικά ταξίδια στο εξωτερικό. Δεν χρειάζεται να αγοράσετε ξένο νόμισμα όταν φεύγετε από τη Ρωσική Ομοσπονδία. Ταυτόχρονα, από τη Ρωσία είναι δυνατόσυμπληρώστε αμέσως τον λογαριασμό ενός υπαλλήλου που βρίσκεται στο εξωτερικό.
• Σημαντική εξοικονόμηση χρόνου κατά την κράτηση και την πληρωμή εισιτηρίων, δωματίων ξενοδοχείων.

Ειδοποίηση της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας και Ταμείων

Οι πληροφορίες σχετικά με τον ανοιχτό λογαριασμό πρέπει να αποστέλλονται στη FIU, στο VSS και στη φορολογική υπηρεσία. Επί του παρόντος, η ειδοποίηση αποστέλλεται από τον ίδιο τον τραπεζικό οργανισμό, ο οποίος εξυπηρετεί τον λογαριασμό.

Η ειδοποίηση πραγματοποιείται εντός 7 ημερών (λειτουργεί).

Σημαντικές αποχρώσεις

Εταιρικές κάρτες για νομικά πρόσωπα εκδίδονται για συγκεκριμένους υπαλλήλους της επιχείρησης, δηλαδή είναι εγγεγραμμένοι.

Η αντανάκλαση των εργασιών στη λογιστική σε εταιρικές κάρτες πραγματοποιείται, κατά κανόνα, σε ξεχωριστό λογαριασμό.

Μπορεί να ανοίξει τραπεζικός λογαριασμός τόσο σε ρούβλια όσο και σε ξένο νόμισμα. Στην περίπτωση αυτή, στην πρώτη περίπτωση, δεν χρειάζεται να ανοίξετε επιπλέον λογαριασμό σε ξένο νόμισμα. Σύμφωνα με τον Κανονισμό της Κεντρικής Τράπεζας Νο. 266-P, η πληρωμή με εταιρική κάρτα μπορεί να γίνει και σε νόμισμα που διαφέρει από το νόμισμα του λογαριασμού. Όταν λαμβάνει, για παράδειγμα, δολάρια, το σύστημα της τράπεζας θα μετατρέψει το απαιτούμενο ποσό (αυτόματα μετατρέπει ρούβλια σε δολάρια).

Στόχοι δαπανών

Οι κανονιστικές πράξεις καθορίζουν μια λίστα συναλλαγών που μπορούν να πραγματοποιηθούν σε ξένο νόμισμα με χρήση εταιρικής κάρτας:

• Λήψη μετρητών σε ξένο συνάλλαγμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας για την πληρωμή των εξόδων φιλοξενίας και ταξιδιού.
• Πληρωμή εξόδων (εκπρόσωπος/ταξίδια) σε οργανισμούς εμπορίου/υπηρεσιών σε ξένο νόμισμα εκτός Ρωσίας.

Άλλες λειτουργίες θεωρούνται παράνομες. Η παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τη λίστα πραγματοποιείται από την τραπεζική δομή.

Έγγραφο τοπικού οργανισμού

Η επιχείρηση πρέπει να αναπτύξει μια πράξη που να καθορίζει τους βασικούς κανόνες για τη χρήση εταιρικών καρτών. Αυτό το έγγραφο πρέπει να εγκατασταθεί:

• Λίστα συναλλαγών και εξόδων που επιτρέπεται να κάνει ένας υπάλληλος.
• Όρια διακανονισμού.
• Διαδικασία υποβολής αναφοράς για εταιρική κάρτα.
• Πληροφορίες σχετικά με το απαράδεκτο της αποκάλυψης του κωδικού PIN σε τρίτους.
• Η προθεσμία για την υποβολή εκ των προτέρων αναφοράς για εταιρική κάρτα από έναν υπάλληλο. Στην ίδια παράγραφο, καλό είναι να παραθέσετε τα έγγραφα που θα επιβεβαιώσουν τις πληροφορίες.

Επίσης:

• Ο κύκλος των εργαζομένων που δικαιούνται να λαμβάνουν εταιρικές κάρτες καθορίζεται από τη σειρά του επικεφαλής.
• Συμφωνία ευθύνης με σχετικούς υπαλλήλους.
• Οι υπάλληλοι-κάτοχοι καρτών θα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τη διαδικασία χρήσης καρτών υπογραφής.

Η επιστροφή και η έκδοση των μέσων πληρωμής φυλάσσεται σε ειδικό καθολικό.

χαρακτηριστικά προβληματισμού

Η λογιστική για τον τρεχούμενο λογαριασμό διατηρείται στην επιχείρηση στον λογαριασμό. 55. Ανοίχθηκε ένας δευτερεύων λογαριασμός για αυτόν 55.4.

Εάν ο λογαριασμός έχει ελάχιστο υπόλοιπο, συνιστάται να δημιουργήσετε δευτερεύοντες λογαριασμούς δεύτερης σειράς: "Ελάχιστο υπόλοιπο" και "Όριο πληρωμής".

Αν ένας οργανισμός έχει ανοίξει πολλούς λογαριασμούς (για κάθε κάρτα), τότε ο δευτερεύων λογαριασμός 55.4 δημιουργείται απόσε καθένα από αυτά. Εάν εκδοθούν σε έναν λογαριασμό πολλές κάρτες διαφορετικών υπαλλήλων που πραγματοποιούν πληρωμές εντός του γενικού ορίου, η ανάγκη διατήρησης αναλυτικών αρχείων στο πλαίσιο των κατόχων καθορίζεται από την επιχείρηση ανεξάρτητα.

Σε περιπτώσεις που μια εταιρική κάρτα είναι συνδεδεμένη με έναν μόνο τρεχούμενο λογαριασμό, συνιστάται να δημιουργήσετε έναν δευτερεύοντα λογαριασμό στον λογαριασμό. 51 ή 52.

Λογιστική

Οι κανόνες για την καταγραφή συναλλαγών παρουσιάζονται στον πίνακα για λόγους ευκολίας:

db	cd	Προορισμός	Επιβεβαίωση
55,4	51	Μεταφορά του ποσού του ορίου πληρωμής και του ελάχιστου υπολοίπου (σε ρούβλια) από τον λογαριασμό της επιχείρησης στον λογαριασμό κάρτας (ρούβλι)	Εντολή πληρωμής, αντίγραφο τραπεζικού λογαριασμού.
55,4	52	Μεταφορά του ορίου πληρωμής και του ελάχιστου υπολοίπου σε ξένο νόμισμα από λογαριασμό σε ξένο νόμισμα σε εταιρικό.	Έγγραφο πληρωμής, τραπεζικό αντίγραφο.
55,4	67, 66	Λήψη πιστωτικών κεφαλαίων στον λογαριασμό της κάρτας κατά την ημερομηνία μιας μεμονωμένης πίστωσης, εάν έχει συναφθεί κατάλληλη συμφωνία με την τραπεζική δομή	Τραπεζική παραγγελία, αντίγραφο κίνησης.
55,4	66	Λήψη πιστωτικών χρημάτων στην κάρταλογαριασμός την ημέρα πληρωμής από πιστωτικά κεφάλαια τραπεζικού οργανισμού ελλείψει ιδίων χρημάτων της εταιρείας, εάν έχει υπογραφεί συμφωνία υπερανάληψης με την τράπεζα	Τράπεζα, ένταλμα.
91,2	51, 52	Πληρωμή τραπεζικών προμηθειών για έκδοση, έκδοση, εξυπηρέτηση κάρτας	Τράπεζο, λογιστικό αντίγραφο.
91,2	66	Υπολογισμός τόκων για δάνειο που παρέχεται από εταιρική κάρτα	Τράπεζο, λογιστικό αντίγραφο.
66	51, 52	Μεταφορά κεφαλαίων για την αποπληρωμή δανείου ή τόκους δανείου που ελήφθη σε σχέση με τη χρήση κάρτας	Εντολή πληρωμής (έγγραφο), αντίγραφο κίνησης.

Για να αντικατοπτρίζει την αναπλήρωση μιας εταιρικής κάρτας στο "1C" χρησιμοποιείται το έγγραφο "Διαγραφή από λογαριασμό". Βρίσκεται στην ενότητα "Τράπεζα και ταμεία".

Λογιστική για διακανονισμούς

Υπάρχουν δύο επιλογές για την καταγραφή συναλλαγών: απλοποιημένη και ακαδημαϊκή. Τα χαρακτηριστικά τους φαίνονται στους πίνακες.

Απλοποιημένη μέθοδος

db	cd	Προορισμός	Επιβεβαίωση
71	55,4	Αντανάκλαση του όγκου της εργασίας που καταβάλλεται από την κάρτα,υπηρεσίες, αγαθά, καθώς και μετρητά που αναλήφθηκαν από την κάρτα στο πλαίσιο των κατόχων (δηλώντων υπαλλήλων) την ημερομηνία που αναφέρεται στο αντίγραφο κίνησης τραπέζης	Τράπεζα με εφαρμογή αποκρυπτογράφησης για εταιρικές κάρτες.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 κ.λπ.	71	Αντανάκλαση επί πληρωμή υλικών, εργασιών, υπηρεσιών, σύμφωνα με την προκαταρκτική έκθεση που υποβλήθηκε από τον υπάλληλο με συνημμένα δικαιολογητικά, κατά την ημερομηνία της έκθεσης.	Τιμολόγια, εισιτήρια, αποδείξεις, επιταγές, πρωτότυπα δελτία, επιταγές ATM, κ.λπ.

Ακαδημαϊκή έκδοση

db	cd	Προορισμός	Επιβεβαίωση
10, 20, 26, 44 κ.λπ.	71	Αντανάκλαση υλικών, έργων, υπηρεσιών που πληρώνονται από εταιρική κάρτα, σύμφωνα με την έκθεση με τα δικαιολογητικά κατά την ημερομηνία υποβολής της	Εισιτήρια, αποδείξεις, πρωτότυπα δελτία, αποδείξεις τερματικού κ.λπ.
71	57	Αντανάκλαση μιας συναλλαγής που έγινε σε κάρτα, αλλά δεν λογιστικοποιήθηκε σε τραπεζικό λογαριασμό	Λογιστική αναφορά.
57	55,4	Αντανάκλαση του ποσού των καταβληθέντων αγαθών, έργων, υπηρεσιών, μετρητών που αναλήφθηκαν από την κάρτα, στο πλαίσιο των υπόλογων προσώπων την ημέρα που αντικατοπτρίζονται σε αντίγραφο κίνησης τραπέζης	Εξαγωγήτράπεζα με αποκρυπτογράφηση με κάρτες.

Αν η ημερομηνία της αναφοράς στην εταιρική κάρτα συμπίπτει με την ημέρα που η συναλλαγή αντικατοπτρίζεται στο αντίγραφο κίνησης τραπεζών, οι συναλλαγές γίνονται σύμφωνα με την πρώτη επιλογή.

Επιπλέον, και για τις δύο επιλογές, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη το ποσό της ζημιάς:

db	cd	Προορισμός	Επιβεβαίωση
73,2	55,4	Αντανάκλαση του ύψους της υλικής ζημιάς που προκλήθηκε από την αδυναμία του εργαζομένου να προσκομίσει δικαιολογητικά ή σε σχέση με τη χρήση κεφαλαίων κάρτας για προσωπικές ανάγκες	Τράπεζο, λογιστικό αντίγραφο.
50, 70	73,2	Αποζημίωση για ζημιά από εργαζόμενο μέσω του ταμείου της επιχείρησης ή με αφαίρεση από τα κέρδη	Λογιστική κατάσταση, εντολή παραλαβής.

Αναφορά εταιρικής κάρτας: παράδειγμα

Ο υπάλληλος που έλαβε τα χρήματα για την αναφορά πρέπει να παράσχει ένα έγγραφο που να περιγράφει όλα τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Σε αυτό επισυνάπτονται δικαιολογητικά. Οι σχετικές οδηγίες καθορίζονται με τη σειρά που εγκρίθηκε από την Κεντρική Τράπεζα.

Διάταγμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής του 2001 ενέκρινε το τυπικό έντυπο της έκθεσης AO-1.

Στη φόρμα, ωστόσο, δεν υπάρχουν γραμμές στις οποίες μπορείτε να απεικονίσετε συναλλαγές σε εταιρικές κάρτες. Υπάρχουν δύο τρόποι για να διορθώσετε την κατάσταση:

• Συμπληρώστε την τυπική φόρμα. Όπως ορίζεται στο Τάγμα, η οργάνωσηέχει το δικαίωμα να προσθέσει επιπλέον γραμμές στην ενοποιημένη φόρμα.
• Αναπτύξτε μόνοι σας μια φόρμα. Τα ενιαία έντυπα από 2013-01-01 δεν θεωρούνται υποχρεωτικά για τις επιχειρήσεις. Η αντίστοιχη διάταξη προκύπτει από τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 402.

Ας εξετάσουμε ένα παράδειγμα. Στον υπάλληλο εκδόθηκε μια εταιρική κάρτα της Sberbank, στην οποία διατίθενται 50 χιλιάδες ρούβλια. Του δόθηκε εντολή να αγοράσει μια πολυλειτουργική συσκευή, το κόστος της οποίας είναι 110 χιλιάδες ρούβλια. Σύμφωνα με την εντολή πληρωμής, 65 χιλιάδες ρούβλια μεταφέρθηκαν στην κάρτα. Μετά την αγορά της συσκευής, το υπόλοιπο αποδείχθηκε ότι ήταν 5.000 ρούβλια.

Ο λογιστής της επιχείρησης συμπληρώνει το τυπικό έντυπο της έκθεσης με πολλές γραμμές. Πρώτα απ 'όλα, παρέχονται στήλες που αντικατοπτρίζουν τα ποσά των χρημάτων από την ημερομηνία χρήσης της κάρτας:

• "Υπόλοιπο στην κάρτα". Αυτή η γραμμή συμπληρώνεται εάν ο υπάλληλος δεν παρέδωσε το μέσο πληρωμής.
• "Έκδοση κάρτας …". Αυτή η γραμμή περιέχει πληροφορίες εάν το μέσο πληρωμής εκδόθηκε πριν από την εκτέλεση της εργασίας.

Το υπόλοιπο στην κάρτα αναγνωρίζεται ως ίσο με 0 σύμφωνα με τις συνθήκες του παραδείγματος, αφού η κάρτα εκδόθηκε στον εργαζόμενο πριν την ολοκλήρωση της ανάθεσης. Η γραμμή "Έκδοση κάρτας" υποδεικνύει τον αριθμό της και το διαθέσιμο ποσό.

Για να αντικατοπτρίζει την αναπλήρωση των κεφαλαίων, η στήλη "Εντολή πληρωμής" προστέθηκε στην αναφορά. Η ημερομηνία, ο αριθμός του εγγράφου υποδεικνύεται εδώ.

Η γραμμή "Σύνολο" πρέπει να περιέχει το ποσό του υπολοίπου στην εκδοθείσα κάρτα και το ποσό της πρόσθετης μεταφοράς. Σύμφωνα με τις συνθήκες του παραδείγματος, το σύνολο είναι 115RUB χιλιάδες

Στην πίσω όψη της αναφοράς, πρέπει να αναγράφονται τα έγγραφα με τα οποία ο υπάλληλος επιβεβαιώνει τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Ο εργαζόμενος πρέπει να αναφέρει την ημερομηνία της δαπάνης και το ποσό.

Ανάληψη μετρητών

Κατά την ανάπτυξη μιας φόρμας αναφοράς, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί μια κατάσταση όπου ο εργαζόμενος δεν θα μπορεί να πληρώσει για υπηρεσίες ή αγαθά με τραπεζικό έμβασμα. Αντίστοιχα, ο εργαζόμενος θα πρέπει να εξαργυρώσει το απαιτούμενο ποσό.

Για να αντικατοπτρίζουν τέτοιες συναλλαγές, προστίθενται οι ακόλουθες γραμμές:

• "Αποσύρθηκε από την κάρτα".
• "Μετρητά που δαπανήθηκαν".
• "Προστέθηκε στην κάρτα μέσω τερματικού".
• "Υπόλοιπο μετρητών".

Όλες οι συναλλαγές με κεφάλαια αντικατοπτρίζονται στο μπροστινό μέρος της αναφοράς.

Απόδειξη παραλαβής του εγγράφου

Ο υπόλογος υπάλληλος πρέπει να υποβάλει αναφορά σε λογιστή ή επικεφαλής της επιχείρησης. Μετά από αυτό, το έγγραφο ελέγχεται και εγκρίνεται από τον διευθυντή του οργανισμού.

Τα αγαθά, οι υπηρεσίες που αγοράστηκαν από έναν υπάλληλο πιστώνονται. Ο υπάλληλος λαμβάνει μια απόδειξη για την αποδοχή της αναφοράς - το κάτω μέρος της φόρμας. Εάν δεν παρέχεται στο έντυπο που έχει αναπτύξει η επιχείρηση, η απόδειξη συντάσσεται σε αυθαίρετη μορφή.

Έγκριση φόρμας

Σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες, ο επικεφαλής πρέπει να εγκρίνει το έντυπο που αναπτύχθηκε από την επιχείρηση ανεξάρτητα. Μια τέτοια απαίτηση ορίζεται στον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 402. Η ίδια απαίτηση ισχύει εάν ο οργανισμός χρησιμοποιεί ενοποιημένη μορφή.

Συνήθως δείγματαέντυπα πρωτογενών εγγράφων δίνονται στα παραρτήματα της εντολής για την έγκριση της λογιστικής πολιτικής.

Άνοιγμα λογαριασμού

Για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό με εταιρικές κάρτες, η εταιρεία θα χρειαστεί πρώτα τα απαραίτητα έγγραφα για να ανοίξει έναν κανονικό λογαριασμό. Επιπλέον, πρέπει να συντάξετε μια αίτηση, το έντυπο της οποίας παρέχεται από την τράπεζα. Είναι γραμμένο για κάθε υπάλληλο-κάτοχο κάρτας. Επισυνάπτονται και έγγραφα με τα οποία γίνεται η ταυτοποίηση των σχετικών υπαλλήλων. Αυτό, ειδικότερα, αφορά ένα διαβατήριο, καθώς και έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις εργασιακές σχέσεις με την επιχείρηση (αντίγραφο της σύμβασης). Η τράπεζα μπορεί να ζητήσει άλλα έγγραφα εάν είναι απαραίτητο.