Πρόγραμμα ροής εγγράφων για λογιστική πολιτική: δείγμα. Κανονισμός για τη λογιστική πολιτική

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η ροή εγγράφων μιας επιχείρησης είναι το κεντρικό νευρικό της σύστημα. Η νομοθετική ρύθμιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας αυξάνεται και βελτιώνεται συνεχώς. Δεν είναι μόνο σημαντική η σωστή οργάνωση της κίνησης της γραπτής μορφής εγγράφων, αλλά και το πρόβλημα της ηλεκτρονικής υποστήριξης για τη λειτουργία της επιχείρησης έχει γίνει επείγον. Σε πολλούς τομείς της ροής εγγράφων, είναι η ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών που έχει καταστεί υποχρεωτική.

Τα βασικά έγγραφα δεν συντάσσονται πάντα αρχικά εγγράφως, αλλά όποιο κι αν είναι το έγγραφο, έχει ορισμένες ιδιότητες, χρόνο ύπαρξης και συγκεκριμένη κίνηση μέσω τμημάτων και υπαλλήλων. Το μέγεθος της επιχείρησης, η νομική της μορφή, το πεδίο αρμοδιοτήτων και ο τομέας λειτουργίας δεν έχουν σημασία, αλλά το πρόγραμμα ροής εργασιών για τη λογιστική πολιτική στην επιχείρησηείναι καλύτερα να το σχεδιάσετε πριν καν ξεκινήσει.

Η λογιστική πολιτική είναι υποχρεωτικό στοιχείο της ροής εργασίας

Κανονισμοί για τις λογιστικές πολιτικές ισχύουν από την εποχή της ΕΣΣΔ, από το 1983! Η λογιστική δεν ήταν ποτέ η καρδιά μιας επιχείρησης, αλλά ήταν πάντα η θεμελιώδης ραχοκοκαλιά της.

Η ευθύνη για την ανάπτυξη λογιστικών πολιτικών συνήθως πέφτει στους ώμους του επικεφαλής λογιστή και εγκρίνεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Το κύριο έγγραφο περνά από τα ακόλουθα στάδια:

1. Δημιουργία ή λήψη.
2. Αποδοχή και επεξεργασία.
3. Μεταφορά στο αρχείο.

Οποιαδήποτε ενέργεια με ένα κύριο έγγραφο χαρακτηρίζεται από:

• πηγή ή αποστολέας του εγγράφου;
• παραλήπτης ή εκτελεστής;
• ημερομηνία αποδοχής για εκτέλεση;
• χρόνος εκτέλεσης;
• προορισμός του αποτελέσματος εκτέλεσης.

Οποιοδήποτε πρωτεύον έγγραφο έχει σημαντικό περιεχόμενο και κατά τη διαδικασία μετακίνησής του παρέχεται με δείκτες κατάστασης που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τη συμμόρφωση με τη λογιστική πολιτική που έχει εγκρίνει η επιχείρηση.

Συνήθως, καταρτίζεται ένα χρονοδιάγραμμα ροής εργασιών για τη λογιστική πολιτική στη λογιστική, αλλά είναι διαθέσιμο και υποχρεωτικό για όλα τα τμήματα της επιχείρησης στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς τους.

Υποχρεωτικές νομικές απαιτήσεις

Απαιτείται απόδειξη δαπανών. Και όπως πριν, αυτή είναι η πραγματική παρουσία ενός γραπτού εγγράφου που συντάχθηκε σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και τοπικήτη θέσπιση κανόνων για τις επιχειρήσεις. Ο χρόνος είναι επίσης σημαντικός.

Ο φορολογικός κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας απαιτεί επιβεβαίωση όλων των συναλλαγών. Αυτή είναι μια από τις κύριες προϋποθέσεις για τη λογιστική του κόστους κατά τον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος. Ωστόσο, η κίνηση των εγγράφων δεν ικανοποιεί πάντα τις απαιτήσεις των παραγωγικών δραστηριοτήτων: η πληρωμή μπορεί να ολοκληρωθεί και τα υλικά μπορεί να καθυστερήσουν με την παράδοση, τα αγαθά στάλθηκαν, αλλά ο καταναλωτής δεν πλήρωσε. Ως αποτέλεσμα, ορισμένα κύρια έγγραφα καθυστερούν όσον αφορά τις προθεσμίες σε σχέση με άλλα.

Οι απρόβλεπτες καταστάσεις είναι πάντα αρκετές, αλλά το χρονοδιάγραμμα ροής εργασιών για μια λογιστική πολιτική είναι ένα παράδειγμα ιδανικής ροής εγγράφων. Οι αποκλίσεις από το σχέδιο επιτρέπονται, αλλά θα πρέπει να ελαχιστοποιούνται όσο το δυνατόν περισσότερο, και το πρόγραμμα πρέπει να προβλέπει την ευθύνη κάθε ερμηνευτή.

Ενδείξεις κατάστασης εγγράφου

Είναι δύσκολο να βρεθεί μια επιχείρηση που δεν θα χρησιμοποιούσε πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, αλλά ακόμη και σε μια επιχείρηση που δεν διαθέτει έναν μόνο υπολογιστή, η δημιουργία ή η λήψη ενός κύριου εγγράφου συνοδεύεται από τη δημιουργία ενός "δείκτης" της κατάστασής του.

Για μεγάλες επιχειρήσεις με πολλά τμήματα και απομακρυσμένα υποκαταστήματα, η παρακολούθηση της κατάστασης όλων των εγγράφων είναι μια υποχρεωτική και χωριστή διαδικασία παραγωγής. Εδώ, το πρόγραμμα ροής εργασιών για τη λογιστική πολιτική είναι ένα δείγμα και η πραγματική κατάσταση είναι η βάση για τη βελτιστοποίηση του χρονοδιαγράμματος, την αποσαφήνιση των προθεσμιών και την τιμωρίαπαραβάτες και εντοπισμός τρόπων επίλυσης αναδυόμενων δυσκολιών παραγωγής.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι πολλά γεγονότα είναι εξαιρετικά κρίσιμα για το χρόνο:

• παροχή φορολογικών δηλώσεων;
• πληρώνοντας φόρους;
• υποβολή ηλεκτρονικών δηλώσεων;
• άλλες νομικά δεσμευτικές ενέργειες.

Εάν οι παραβιάσεις του εσωτερικού κύκλου παραγωγής μπορούν με κάποιο τρόπο να ισοπεδωθούν, τότε στις σχέσεις με κρατικούς φορείς αυτό είναι απαράδεκτο και είναι γεμάτο με σοβαρές κυρώσεις ή απώλειες.

Πρόγραμμα ροής εγγράφων για λογιστική πολιτική: δείγμα περιεχομένου

Η μορφή του περιγραφόμενου εγγράφου δεν είναι απαραίτητη. Ως συνήθως, αναπτύσσεται από τον επικεφαλής λογιστή, εγκρίνεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης και είναι πίνακας. Φέρνουμε στην προσοχή σας ένα παράδειγμα τέτοιου γραφήματος.

Κάθε έγγραφο έχει ένα όνομα και όλες οι σειρές του πίνακα είναι αριθμημένες. Απαιτούνται τουλάχιστον δύο στήλες:

• δημιουργία ή λήψη ενός εγγράφου;
• έλεγχος και επεξεργασία του εγγράφου.

Η πρώτη στήλη περιέχει δύο θέσεις:

• υπεύθυνος (υπάλληλος, τμήμα);
• ημερομηνία εκτέλεσης.

Δεύτερη στήλη - τρεις έως τέσσερις θέσεις:

• υπεύθυνος για την επαλήθευση (εκτέλεση);
• ημερομηνία εκτέλεσης;
• περίοδος μεταφοράς στον μητρικό οργανισμό;
• φόρμα καταχώρισης του αποτελέσματος της εκτέλεσης.

Οι επιχειρήσεις δεν περιορίζονται στη διατύπωση της επικεφαλίδας του πίνακα που αντικατοπτρίζει το χρονοδιάγραμμαροή εγγράφων για λογιστική πολιτική. Το παρακάτω δείγμα δείχνει μία από τις επιλογές.

Είναι σημαντικό η λογική του πίνακα να αντικατοπτρίζει με ακρίβεια: ποιο έγγραφο, πώς εμφανίζεται, από ποιον και πού αποστέλλεται, από ποιον και πότε εκτελείται και πού αποστέλλεται το αποτέλεσμα. Επιπλέον, είναι δυνατό να προβλεφθεί η πραγματική παράδοση του πρωτογενούς που δαπανήθηκε στο αρχείο. Συνήθως, το χρονοδιάγραμμα ροής εργασιών για τη λογιστική πολιτική ενός κρατικού ιδρύματος συνοδεύεται από κανονισμούς για την εργασία με αρχειακά έγγραφα. Όσον αφορά τις κρατικές οντότητες, αυτό κατοχυρώνεται στο νόμο.

Αρχεία εγγράφων και περίοδοι διατήρησης

Τα αρχεία (ακόμη και για μεσαίες επιχειρήσεις) φτάνουν γρήγορα σε εντυπωσιακά μεγέθη. Είναι καλή πρακτική να συνοδεύετε ένα δείγμα χρονοδιαγράμματος ροής εργασιών για λογιστικές πολιτικές με πρόσθετες συστάσεις σχετικά με την αρχειοθέτηση και την εργασία με αρχειακά έγγραφα για επανάληψη ανά κλάδο.

Η νομοθεσία ορίζει διαφορετικές περιόδους διατήρησης για διαφορετικά έγγραφα. Η λογιστική πολιτική των κεντρικών γραφείων δεν χρειάζεται να είναι ίδια με αυτή του υποκαταστήματος. Το πεδίο αρμοδιοτήτων των διαφόρων τμημάτων της επιχείρησης μπορεί να είναι ριζικά διαφορετικό. Αλλά είναι σκόπιμο να οικοδομήσουμε τη λογική της δημιουργίας ενός χρονοδιαγράμματος, της σαφούς αναγνώρισης των εγγράφων, των σταδίων της διέλευσης τους, των κανόνων παρακολούθησης δεικτών και των κανονισμών για την αρχειοθέτηση με έναν μόνο τρόπο.

Η ενοποίηση των λογιστικών πολιτικών, και ειδικότερα του αρχειακού έργου, είναι απαραίτητη για τη βελτιστοποίηση της υποδομής μιας επιχείρησης καιπληροφορίες κυκλοφορίας.

Οποιαδήποτε επιχείρηση δεν ελέγχεται μόνο από κρατικούς φορείς, αλλά και από τη διοίκηση και τους ιδρυτές της. Η τελευταία λύση συνήθως δεν έχει την τάση να κατανοεί τις αποχρώσεις και ενεργεί σύμφωνα με έναν μόνο αυστηρό αλγόριθμο.

Χαρακτηριστικά των λογιστικών πολιτικών στον ιδιωτικό τομέα

Πολλοί οργανισμοί δεν περιορίζονται στους κανόνες που ορίζει η νομοθεσία, αλλά αναπτύσσουν το δικό τους ρυθμιστικό πλαίσιο. Μπορείτε συχνά να βρείτε ένα πρόγραμμα ροής εργασιών για τη λογιστική πολιτική της LLC, του παραγωγικού συνεταιρισμού, της εταιρικής σχέσης, του ταμείου και άλλου τύπου νομικής οντότητας με τη μορφή της δικής σας εκδοχής της ιδέας των επιχειρηματικών διαδικασιών και της κατασκευής τους στην πράξη, σε πραγματικό επιχείρηση.

Μια σημαντική διαφορά μεταξύ του δημόσιου τομέα και της ιδιωτικής επιχείρησης είναι οι ευρύτερες οικονομικές ευκαιρίες που καθιστούν δυνατή τη βάση της υποδομής μιας επιχείρησης σε ένα δημοφιλές ακριβό σύστημα, για παράδειγμα, που βασίζεται στη λύση Oracle Primavera Instantis. Η Oracle έχει πολλές τέτοιες δαπανηρές ιδέες, αλλά δεν μπορεί κάθε επιχείρηση να τις αγοράσει και να έχει επαρκή εξοπλισμό για να τις λειτουργήσει.

Λογισμικό διαχείρισης εγγράφων

Ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα που επηρεάζει την εφαρμογή των λογιστικών πολιτικών είναι η διαθεσιμότητα λογισμικού υψηλής ποιότητας, ακριβού, πολύπλοκου και με ζήτηση. Πολλές μεγάλες επιχειρήσεις αποκτούν νέες λύσεις που επιτρέπουν την κατανεμημένη επεξεργασία τεράστιων ποσοτήτων πληροφοριών.

Ωστόσο, αυτή η ριζοσπαστική προσέγγιση επί τόπου διαφέρει ελάχιστα απόκατάσταση στις μεσαίες και μικρές επιχειρήσεις. Δεν μπορείτε καν να αναφέρετε κυβερνητικούς οργανισμούς. Μέχρι σήμερα, το Excel και παρόμοια προϊόντα καθολικής χρήσης και ιδιόκτητες εξελίξεις λογισμικού κυριαρχούν παντού.

Αυτή η περίσταση (η συνύπαρξη ενός σοβαρού πληροφοριακού συστήματος και πολλών ιδιόκτητων προγραμμάτων) δείχνει ότι το λογισμικό σε αυτόν τον τομέα χρειάζεται συνεχή βελτίωση.

Με βάση τα προαναφερθέντα, φαίνεται σκόπιμο κατά την ανάπτυξη μιας λογιστικής πολιτικής για μια επιχείρηση να μην επικεντρώνεται στο λογισμικό που χρησιμοποιείται, αλλά στη ρυθμιστική στιγμή και στη συμμόρφωση των νομικών διατάξεων του προγράμματος ροής εργασιών με την ισχύουσα νομοθεσία και η πραγματική ανάγκη για μια συγκεκριμένη επιχείρηση.