Περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου με καθήκοντα γραμματέα: χαρακτηριστικά και απαιτήσεις

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Ακόμη και με ένα μικρό προσωπικό, που περιλαμβάνει μόνο τον επικεφαλής της εταιρείας και τους υπαλλήλους του, χρειάζεται ένας υπεύθυνος υπάλληλος που θα είναι μια οργανωτική δύναμη ικανή να διευθύνει και να ελέγχει τη διαδικασία εργασίας - αυτή είναι η ιδέα που καθορίζει το κείμενο της περιγραφής θέσης εργασίας του διευθυντή γραφείου.

Αυτή η θέση απαιτεί από τον υποψήφιο να έχει ένα σύνολο συγκεκριμένων δεξιοτήτων και σχετικής εκπαίδευσης, καθώς και την ικανότητα αλληλεπίδρασης με ανθρώπους. Ωστόσο, ο κατάλογος των απαιτήσεων δεν περιορίζεται σε αυτό.

Περιγραφή εργασίας

Ήδη στο στάδιο της αίτησης για μια θέση, ένας υποψήφιος μπορεί να εξοικειωθεί με την κανονιστική πράξη που ρυθμίζει τα δικαιώματα, τα καθήκοντα και τις ευθύνες του στην εταιρεία. Ένα τέτοιο έγγραφο ονομάζεται περιγραφή εργασίας. Αποτελείται από πέντε κύριες ενότητες:

1. Γενικές διατάξεις. Περιέχουν όλες τις οργανωτικές πληροφορίες: το όνομα της επιχείρησης, τη θέση που κατέχει και τη δομική μονάδα στην οποία ανήκει. Υποδεικνύει επίσης την υπαγωγή, τη διαδικασία πλήρωσης θέσης και απόλυσης, καθώς και τις απαιτήσεις για εκπαίδευση καιπροσόντα.
2. ευθύνες. Αυτή η ενότητα παρέχει μια λίστα με τις ευθύνες του υπαλλήλου, καθώς και τρόπους για την υλοποίησή τους.
3. Τα δικαιώματα ενός εργαζομένου, δηλαδή όλες οι πρόσθετες ευκαιρίες που συμβάλλουν στην αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων.
4. Υπευθυνότητα. Σύμφωνα με αυτήν την ενότητα, η διοίκηση λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με την αξιολόγηση της απόδοσης, την προώθηση ή την ποινή.
5. Σχέσεις. Αυτή η ενότητα διέπει όλες τις επικοινωνίες με εξωτερικά και εσωτερικά τμήματα που μπορεί να έχει ένας υπάλληλος κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του.

Αρχές σύνταξης περιγραφής εργασίας

Η κανονιστική βάση για την προετοιμασία τέτοιων εγγράφων είναι ο Κατάλογος Προσόντων για τις θέσεις στελεχών, ειδικών και άλλων υπαλλήλων (1998). Κατά τη διάρκεια της ανάπτυξής του, δόθηκε μεγάλη προσοχή στην περιγραφή της θέσης και στις προϋποθέσεις για να εκπληρώσει ο εργαζόμενος τα καθήκοντά του. Οι ιδιαιτερότητες της εργασίας περιλαμβάνονται στον τίτλο του εγγράφου, για παράδειγμα, "Περιγραφή εργασίας του γραμματέα" (διευθυντής γραφείου ή επικεφαλής λογιστής).

Επιπλέον, εάν υπάρχουν δύο θέσεις με τον ίδιο τίτλο αλλά διαφορετικές εργασίες, τότε θα πρέπει να προετοιμαστούν διαφορετικά έγγραφα για να αντικατοπτρίζουν αυτές τις διαφορές. Οι περιγραφές θέσεων εργασίας του διευθυντή γραφείου του υπαλλήλου προσωπικού έχουν ορισμένες διαφορές από τον ίδιο κανονισμό για τον γραμματέα.

Απαιτήσεις για διευθυντή γραφείου

Ένας υποψήφιος για τη θέση με τον ένα ή τον άλλο τρόπο θα πρέπει να διαχειριστεί ανθρώπους. Αυτό μπορεί να είναι μόνο μερικά άτομα σε μια μικρή εταιρεία ή ολόκληρο το διοικητικό προσωπικό σε μια μεγάλη επιχείρηση. Φυσικά,ο αιτών πρέπει να είναι χρήστης υπολογιστή με αυτοπεποίθηση και να μπορεί να συνεργάζεται με άλλο εξοπλισμό γραφείου (σαρωτής, εκτυπωτής ή φαξ). Ένας διευθυντής γραφείου είναι συχνά εκπρόσωπος μιας εταιρείας, επομένως η καλή ομιλία και η ικανότητα σύνταξης επαγγελματικών επιστολών αποτελούν προϋπόθεση. Πολύ συχνά, οι εταιρείες απαιτούν από αυτούς τους υπαλλήλους να γνωρίζουν τις βασικές αρχές της εργασίας γραφείου και της εργατικής νομοθεσίας. Η γνώση τουλάχιστον μίας ξένης γλώσσας εξακολουθεί να είναι επιθυμητή δεξιότητα, αλλά όταν κάνετε αίτηση για μια μεγάλη επιχείρηση, αυτή είναι ήδη μία από τις υποχρεωτικές απαιτήσεις.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο διευθυντής γραφείου πρέπει να συνδυάσει τα καθήκοντά του με τα καθήκοντα άλλων υπαλλήλων. Αυτό οδηγεί σε αύξηση των απαιτούμενων δεξιοτήτων. Έτσι, ένας διευθυντής γραφείου με τα καθήκοντα ενός λογιστή πρέπει να έχει την κατάλληλη εκπαίδευση και να διαθέτει ειδικά προγράμματα.

Κύριες αρμοδιότητες

Η τυπική περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου με καθήκοντα γραμματείας περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

• χειρισμός αλληλογραφίας, εισερχόμενης και εξερχόμενης. αναδιανομή τους εντός της εταιρείας·
• έλεγχος του χρόνου εκπλήρωσης των υποχρεώσεων βάσει συμβάσεων και συμφωνιών,
• πραγματοποίηση εξερχόμενων και λήψη εισερχόμενων κλήσεων;
• συνεργασία με πελάτες και εκπροσώπους συνεργαζόμενων εταιρειών;
• παρακολούθηση της διαθεσιμότητας των απαραίτητων χαρτικών;
• συντήρηση εξοπλισμού γραφείου σε κατάσταση λειτουργίας και κλήση ειδικών σε περίπτωση βλάβης;
• κατανομή χρόνου εντός του προγράμματος εργασίας (σε ορισμένεςπεριπτώσεις και για τον αρχηγό);
• διοργάνωση απαραίτητων εκδηλώσεων (συνεδριάσεις, συνέδρια, επαγγελματικά ταξίδια, εταιρικά πάρτι);
• λεπτά συναντήσεων;
• ενημέρωση και προσθήκη νέου περιεχομένου στον εταιρικό ιστότοπο.

Αυτή η λίστα περιλαμβάνει μόνο τις βασικές απαιτήσεις. Μπορούν να προστεθούν και άλλα στοιχεία σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες της σύμβασης εργασίας που συνάπτεται. Η περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου με τα καθήκοντα ενός υπαλλήλου προσωπικού, για παράδειγμα, δίνει εντολή στον υπάλληλο να διατηρεί και να παρέχει έγκαιρα όλα τα έγγραφα αναφοράς ή να αντικαθιστά τον επικεφαλής του τμήματος προσωπικού σε περίπτωση απουσίας του.

Πρόσθετες ευθύνες

Εκτός από τις βασικές λειτουργίες, η περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου περιέχει μια λίστα με διάφορα καθήκοντα που μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τις δραστηριότητες της εταιρείας. Ένας διευθυντής γραφείου μπορεί να διαταχθεί να συνεργαστεί με τις διοικητικές αρχές, δηλαδή να λάβει άδεια για συναλλαγές, άνοιγμα υποκαταστήματος εταιρείας ή θυγατρικής κ.λπ.

Ένα από τα πιο υπεύθυνα καθήκοντα είναι η πραγματική διαχείριση της εταιρείας απουσία του διευθυντή της. Φυσικά, αυτό είναι δυνατό μόνο εάν ο εργαζόμενος έχει καθιερωθεί ως υπεύθυνο και αξιόπιστο άτομο στο οποίο μπορεί κανείς να βασιστεί. Επιπλέον, η περιγραφή θέσης εργασίας ενός διευθυντή γραφείου περιέχει συχνά μια ρήτρα σχετικά με την ανάγκη έκδοσης γενικής εξουσιοδότησης. Ένα τέτοιο έγγραφο μπορείαπαιτείται, για παράδειγμα, να λαμβάνετε αλληλογραφία υψηλής σημασίας.

Άτυπες απαιτήσεις

Οι μεγάλες εταιρείες συνήθως επιτρέπουν στους υποψηφίους για αυτήν τη θέση να εξοικειωθούν με ένα δείγμα περιγραφής θέσης διευθυντή γραφείου εκ των προτέρων, ώστε να γνωρίζουν πλήρως τη λίστα απαιτήσεων και ευθυνών.

Αλλά ακόμη και με τέτοιες εξουσίες, ο αιτών πρέπει να καταλάβει ότι παραμένει ένας από τους πολλούς υπαλλήλους της επιχείρησης. Από αυτή την άποψη, δεν πρέπει να ξεχνάμε τι δεν αναφέρεται στην περιγραφή εργασίας. Ένας διευθυντής γραφείου με καθήκοντα γραμματέα πρέπει να είναι ένα άτομο ευαίσθητο στο χρόνο για να μπορεί να τον διανέμει όπως χρειάζεται.

Εργασίες ροής εργασίας

Η πιο σημαντική προϋπόθεση για την εργασία του είναι η αποτελεσματικότητα, επομένως ένα άτομο που κατέχει μια τέτοια θέση είναι υποχρεωμένο να ξοδεύει οικονομικά υλικά γραφείου, να ελέγχει την ποσότητα ηλεκτρικής ενέργειας που καταναλώνει.

Για άλλους υπαλλήλους της εταιρείας, ο διευθυντής γραφείου είναι υπεύθυνος σχεδόν στο ίδιο επίπεδο με τον επικεφαλής. Εξαιτίας αυτού, πρέπει να διασφαλίσει ότι οι συνθήκες εργασίας συμμορφώνονται με τα αποδεκτά υγειονομικά πρότυπα και τους κανόνες ασφαλείας. Τέλος, κατά την εκπλήρωση των άμεσων καθηκόντων του, ο διευθυντής γραφείου έχει πρόσβαση σε μυστικά έγγραφα, επομένως μία από τις προϋποθέσεις είναι η υπογραφή συμφωνίας για τη μη αποκάλυψη εμπορικών μυστικών ή οποιασδήποτε άλλης πληροφορίας που θα μπορούσε να βλάψει τη θέση της εταιρείας στην αγορά.

Δεξί γραφείο-διευθυντής

Φυσικά, η εκτέλεση ενός τέτοιου αριθμού καθηκόντων επιτρέπει στον εργαζόμενο να απολαμβάνει ειδικά δικαιώματα. Αναγράφονται επίσης στην περιγραφή εργασίας του διευθυντή γραφείου. Η ουσία ορισμένων εξ αυτών, όπως η δυνατότητα πρόσβασης σε εμπιστευτικές πληροφορίες, πηγάζει άμεσα από την ανάγκη εκπλήρωσης των εργασιακών τους ευθυνών. Άλλα συνδέονται με προνόμια εξουσίας. Έτσι, ο διευθυντής γραφείου έχει το δικαίωμα να απαιτήσει από τους υπόλοιπους υπαλλήλους να διορθώσουν τα λάθη που έκαναν λόγω αμέλειας στα έγγραφα παραγωγής, να ορίσουν το ποσό ενθάρρυνσης για αυτούς ή να επιβάλουν κυρώσεις σε αμελείς.

Συχνά, ο διευθυντής γραφείου είναι ο σύνδεσμος μεταξύ εργαζομένων και στελεχών. Αυτή η θέση του επιτρέπει να επιδιώκει καλύτερες συνθήκες εργασίας και να παρουσιάζει συλλογικές επιθυμίες για τη βελτίωση της ποιότητας της εργασίας τόσο ενός μεμονωμένου τμήματος όσο και της επιχείρησης συνολικά.

Χαρακτηριστικά της περιγραφής εργασίας του διευθυντή γραφείου του τμήματος πωλήσεων

Οι διευθυντές γραφείου είναι από καιρό απαραίτητοι σε μεγάλες και μικρές εταιρείες, επομένως χρειάζονται κάποιες ειδικές δεξιότητες για να καλύψουν μια τέτοια κενή θέση. Μια συνηθισμένη περίπτωση είναι όταν πολλοί διευθυντές γραφείου εργάζονται στην ίδια επιχείρηση με ειδικές λειτουργίες, στις οποίες υπάρχει ανώτερος υπάλληλος. Οι περιγραφές των θέσεων εργασίας τους είναι ουσιαστικά οι ίδιες, αλλά διαφέρουν σε ένα επιπλέον σύνολο λειτουργιών.

Έτσι, εάν ένας διευθυντής γραφείου εργάζεται στο τμήμα πωλήσεων, η περιγραφή της θέσης του μπορεί να περιέχει στοιχεία όπως:

• αναζήτηση για νέα καταστήματα;
• παρακολούθηση αλλαγών στη δομή της ζήτησης;
• προετοιμασία εγγράφων αναφοράς για τέλειες πωλήσεις;
• απευθείας συνεργασία με τον πελάτη για τη λήψη παραγγελιών και την επακόλουθη επεξεργασία τους;
• εργαστείτε για να ενημερώσετε τους πελάτες σχετικά με πιθανές αλλαγές στο εύρος των προϊόντων και τον επανυπολογισμό των τιμών;
• διοργάνωση απαραίτητων συναντήσεων;
• υπογραφή συμβάσεων για την προμήθεια αγαθών.

Περαιτέρω απαιτήσεις ενδέχεται να σχετίζονται με τις ιδιαιτερότητες των αγαθών που προσφέρει η εταιρεία. Εάν η εταιρεία εμπλέκεται σε αγοραπωλησίες ακινήτων, τότε τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου μπορεί να περιλαμβάνουν την προετοιμασία ενημερωτικών φυλλαδίων και την εκτέλεση συγκεκριμένων εγγράφων.

Ευθύνη του υπευθύνου γραφείου

Σε περίπτωση μη εκπλήρωσης των καθηκόντων τους, κατά τη διάπραξη αδικημάτων, συμπεριλαμβανομένης της αποκάλυψης εμπορικών μυστικών ή άλλων ενεργειών που βλάπτουν την εικόνα της εταιρείας, ο διευθυντής γραφείου είναι υπεύθυνος σύμφωνα με τους κανόνες της διοικητικής, πολιτικής και ποινικούς κώδικες. Εάν προκλήθηκε υλική ζημιά στον οργανισμό, τότε η ποινή επιβάλλεται σύμφωνα με τις διατάξεις του εργατικού κώδικα.