Δέντρο των στόχων του οργανισμού: σχηματισμός, σχήμα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Σήμερα υπάρχει ένα εργαλείο σχεδιασμού που ονομάζεται δέντρο στόχων. Παραδείγματα και τρόποι δημιουργίας του για έναν οργανισμό θα συζητηθούν σε αυτό το άρθρο.

Κάθε δραστηριότητα ξεκινά με τον προγραμματισμό. Για να κάνετε κάτι, πρέπει πρώτα να έχετε ένα συγκεκριμένο μοντέλο δράσης.

Ο ικανός σχεδιασμός των δραστηριοτήτων του οργανισμού είναι περισσότερο από το ήμισυ της επιτυχίας ολόκληρης της επιχείρησης.

Γενική έννοια του όρου

Σχεδόν όλοι μπορούν να εξηγήσουν αυτήν την έννοια. Στόχος είναι το επιθυμητό αποτέλεσμα που σχεδιάζει να επιτύχει ο οργανισμός κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του. Κάθε επιχείρηση που θέλει να είναι επιτυχημένη στην επιχείρηση πρέπει να προσπαθεί να το πετύχει. Το σύνολο στόχων δεν χρησιμεύει μόνο ως σημείο αναφοράς για τη δραστηριότητα του οργανισμού, αλλά χρησιμοποιείται επίσης για τον καθορισμό των προτύπων του και την αξιολόγηση της απόδοσης.

Συχνά ο καθορισμός στόχων για την επίτευξη αυτού που επιδιώκεται βασίζεται σε υποθέσεις για πιθανή μελλοντική ανάπτυξη, επομένως η πραγματικότητα της εφαρμογής και η επάρκειά τους βασίζονται στην ακρίβειαυποθέσεις.

Οι στόχοι έχουν προθεσμία. Όσο μεγαλύτερη είναι, τόσο μεγαλύτερη είναι η αβεβαιότητα για το πιθανό μέλλον. Αντίστοιχα, οι στόχοι με μεγαλύτερη προκαθορισμένη περίοδο τίθενται σε πιο γενική μορφή.

Η πιο γενική δήλωση που δικαιολογεί την εμφάνιση και τη λειτουργία ενός οργανισμού ονομάζεται αποστολή.

Τι είναι στρατηγική

Οι επιτυχημένες εταιρείες δίνουν μεγάλη έμφαση στη στρατηγική. Αυτό είναι ένα γενικό σχέδιο για την υλοποίηση ορισμένων εργασιών που καθορίζουν τη σημασία τους για τον οργανισμό.

Με άλλα λόγια, μια στρατηγική είναι μια αλυσίδα στόχων που οδηγεί σε ένα συγκεκριμένο προγραμματισμένο αποτέλεσμα γεγονότων.

Ποια είναι η αποστολή

Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται σε διάφορους τομείς - ιατρικούς, θρησκευτικούς και άλλους. Αποστολή του οργανισμού είναι η φιλοσοφική δικαίωση των δραστηριοτήτων της εταιρείας, η ιδεολογική της συνιστώσα, το ιδανικό προς το οποίο πρέπει να επιδιώκει η εταιρεία στην πορεία της ύπαρξής της.

Τα κύρια στοιχεία της αποστολής του οργανισμού:

• Εστίαση στον πελάτη.
• Αλήθεια. Η αποστολή πρέπει να δηλώνεται με ειλικρίνεια, να μην έχει διφορούμενες ερμηνείες και επίσης να αντιστοιχεί στην πραγματική κατάσταση των πραγμάτων.
• Μοναδικότητα. Η αποστολή πρέπει να είναι κάτι που κάνει την εταιρεία σας μοναδική, τη διακρίνει από τους ανταγωνιστές.

Εάν η αποστολή θέτει μια γενική κατευθυντήρια γραμμή για όλες τις δραστηριότητες του οργανισμού, τότε ο στόχος είναι πιο καθολικός και συγκεκριμένος.

Αρχές σκευάσματος

Κατά τη διαμόρφωση ενός στόχου, είναι σημαντικό να τηρείτε τις ακόλουθες αρχές:

• Συγκεκριμένα. Είναι απαραίτητο να διατυπωθούν οι στόχοι όσο το δυνατόν σαφέστερα και ακριβέστερα, ώστε όλοι να καταλάβουν τι διακυβεύεται.
• Μετριμότητα. Είναι μια ευκαιρία να ποσοτικοποιηθεί εάν έχει επιτευχθεί ένα αποτέλεσμα. Αυτό γίνεται συγκρίνοντάς το με τον προαναφερθέντα στόχο. Μπορείτε να το μετρήσετε με κριτήρια όπως ο αριθμός των θετικών κριτικών, η αναλογία, η συχνότητα του τι συμβαίνει, ο χρόνος, οι μέσοι όροι κ.λπ.
• Δυνατότητα πρόσβασης. Ο στόχος πρέπει να είναι σύμφωνος με τις τρέχουσες δυνατότητες της εταιρείας.
• Σημασία. Ο στόχος δεν πρέπει να έρχεται σε αντίθεση με την αποστολή, καθώς και με άλλες φιλοδοξίες του οργανισμού.

Αρχές διαχείρισης ενός οργανισμού

Η διαχείριση βασίζεται στις ακόλουθες αρχές:

• Ανάπτυξη στόχων στο επίπεδο κάθε μεμονωμένου υπαλλήλου. Ταυτόχρονα, τα σχέδια των εργαζομένων και των οργανισμών δεν πρέπει να έρχονται σε αντίθεση μεταξύ τους.
• Συγχρονισμός και προσαρμογή των στόχων των εργαζομένων στα ενδιάμεσα στάδια αξιολόγησης.
• Αλληλεπίδραση μεταξύ του διευθυντή και του υπαλλήλου στη διαμόρφωση των στόχων, ο συντονισμός τους.
• Διεξάγετε τακτικές αξιολογήσεις απόδοσης και σχόλια εργαζομένων.

Μέθοδοι καθορισμού στόχων σε έναν οργανισμό

Ο προγραμματισμός σε οποιαδήποτε εταιρεία μπορεί να είναι συγκεντρωτικός και αποκεντρωμένος.

• Αποκεντρωμένος σχεδιασμός είναι ο καθορισμός στόχων από κάθε δομική μονάδα της εταιρείας ξεχωριστά.
• Ο κεντρικός σχεδιασμός δραστηριοτήτων σε έναν οργανισμό περιλαμβάνει την ύπαρξη μιας κεντρικής αρχής ήμια μητρική εταιρεία που θέτει με οδηγία στόχους για τις εξαρτημένες της εταιρείες. Όλοι οι πόροι που στοχεύουν στην επίλυση των καθορισμένων εργασιών διανέμονται επίσης κεντρικά.

Τύποι στόχων

Μπορούν να χωριστούν υπό όρους σε στρατηγικούς και τακτικούς.

• Στρατηγική - αυτά είναι εκείνα, η επίτευξη των οποίων θα φέρει τον οργανισμό σε ένα νέο οικονομικό ή διαρθρωτικό επίπεδο. Κλασικά παραδείγματα στρατηγικών στόχων είναι: η καινοτομία και ο σχεδιασμός δράσης, η κατάληψη ενός συγκεκριμένου μεριδίου αγοράς. Ωστόσο, κάθε οργανισμός έχει τη δική του στρατηγική.
• Τακτικά - αυτά είναι αυτά που αντικατοπτρίζουν ορισμένα στάδια επίτευξης στρατηγικών. Είναι λειτουργικοί (στόχοι για μια ορισμένη χρονική περίοδο, τρίμηνο, έτος κ.λπ.).

Επίσης, όλοι οι στόχοι μπορούν να χωριστούν σε απλούς και σύνθετους. Οι απλές εκτελούνται σε ένα βήμα. Τα σύνθετα περιλαμβάνουν μια ολόκληρη σειρά δραστηριοτήτων για την υλοποίησή τους. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα και την εστίαση των εργασιών, δημιουργείται μια ιεραρχία στόχων.

Επίσης είναι βραχυπρόθεσμα, μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Εξαρτάται από την αναφερόμενη προθεσμία.

• Βραχυπρόθεσμοι - αυτοί είναι οι στόχοι που ολοκληρώνονται εντός περιόδου έως και ενός έτους. Απαιτούν μέγιστη ιδιαιτερότητα και σαφήνεια στη διατύπωση.
• Μεσοπρόθεσμα - αυτοί είναι οι στόχοι, η υλοποίηση των οποίων προγραμματίζεται από ένα έως πέντε χρόνια.
• Μακροπρόθεσμη - η εφαρμογή της οποίας απαιτεί περισσότερα από πέντε χρόνια.

Μπορούν επίσης να είναι:

• Λειτουργικό - εκτελείται τακτικά για μεγάλο χρονικό διάστημαώρα.
• Σχεδίαση - εκτελείται μία φορά.

Για να χτιστεί σωστά η δομή και η ιεραρχία των στόχων, ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους για την εταιρεία, χρησιμοποιείται συχνά η μέθοδος του δέντρου στόχων. Αυτή η προσέγγιση είναι ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία για τον προγραμματισμό εργασιών.

Τι είναι το δέντρο στόχων

Αυτός ο όρος εμφανίστηκε όχι πολύ καιρό πριν, επομένως δεν είναι όλοι εξοικειωμένοι με την ουσία του. Το δέντρο στόχων ενός οργανισμού είναι μια ιεραρχική δομή όλων των στόχων του οργανισμού, που εμφανίζεται ως γράφημα ή πίνακας.

Για την υλοποίηση των στρατηγικών σχεδίων της εταιρείας, μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο επιχειρησιακοί στόχοι όσο και στόχοι έργου διαφορετικών επιπέδων.

Η μέθοδος του δέντρου στόχων περιλαμβάνει έναν τέτοιο διαχωρισμό των στρατηγικών καθηκόντων του οργανισμού σε απλούστερες, έτσι ώστε η κατώτερη εργασία, που υλοποιείται, να γίνει εργαλείο για την υλοποίηση της ανώτερης. Ταυτόχρονα, κάθε σημαντική εργασία χωρίζεται σε πολλές απλούστερες προκειμένου να επιτευχθεί η μέγιστη απλοποίηση της δομής.

Πώς να φτιάξετε ένα δέντρο στόχων

Ας εξετάσουμε λεπτομερέστερα τον αλγόριθμο για τη διαμόρφωση του δέντρου στόχων του οργανισμού.

• Πρώτον, καθορίζεται ο κύριος στρατηγικός στόχος του οργανισμού. Διατυπώνεται σε μία ή δύο προτάσεις και πρέπει να εξηγεί τι πρέπει να συμβεί στο τέλος.
• Στη συνέχεια, ο στόχος αποσυντίθεται - χωρίζεται σε απλούστερες εργασίες, η υλοποίηση των οποίων μαζί θα οδηγήσει στην επίτευξή του. Αυτή η διαδικασία θα πρέπειπληρούν τις ακόλουθες απαιτήσεις:

-η διαίρεση πρέπει να είναι πλήρης, κανένα στοιχείο δεν πρέπει να χαθεί;

Η διαίρεσηπρέπει να είναι αποκλειστική. Καμία απλή εργασία δεν μπορεί να περιέχει άλλη·

Η -η διαίρεση πρέπει να έχει κοινή βάση για όλα τα απλά προβλήματα.

Η -διαίρεση πρέπει να είναι ομοιόμορφη. Κάθε επίπεδο πρέπει να αποτελείται από εργασίες της ίδιας κλίμακας και σημασίας.

• Σχηματίζονται περιορισμοί που ισχύουν για κάθε συγκεκριμένο οργανισμό.
• Ανάλυση επιλογών για κάθε εργασία. Οποιοδήποτε από αυτά μπορεί να γίνει με διαφορετικούς τρόπους. Όλες οι πιθανές επιλογές υλοποίησης αναλύονται και επιλέγονται οι βέλτιστες.
• Στη συνέχεια, κατασκευάζονται εργασίες και λειτουργίες για υπαλλήλους και τμήματα.

Δέντρο Διάγραμμα Στόχων

Όπως γνωρίζετε, οι πληροφορίες γίνονται πάντα καλύτερα αντιληπτές οπτικά. Επομένως, το δέντρο στόχων του οργανισμού απεικονίζεται με τη μορφή ενός πίνακα ή ενός διαγράμματος με στρώσεις, όπου το ανώτερο επίπεδο είναι ο κύριος στόχος του οργανισμού.

Το επόμενο υποεπίπεδο θα είναι εκείνοι οι στόχοι, η υλοποίηση των οποίων θα οδηγήσει στην επίτευξη του κύριου.

Ακολουθούν οι στόχοι που θα οδηγήσουν στην υλοποίηση αυτών σε υψηλότερο επίπεδο. Καθένα από αυτά υπόκειται σε αποσύνθεση εφόσον έχει λογικό νόημα. Ο αριθμός των επιπέδων στο δέντρο στόχων εξαρτάται από την πολυπλοκότητα και το μέγεθος του οργανισμού.

Όσο μεγαλύτερη είναι η επιχείρηση, όσο πιο περίπλοκη είναι η δομή της, τόσο περισσότερα επίπεδα αποσύνθεσης θα υπάρχουν στο δέντρο. Έτσι, η ιεραρχία των στόχων του οργανισμού σχετίζεται άμεσα με τη δομή του καιχαρακτηριστικά.

Για λόγους σαφήνειας, ολόκληρο το διάγραμμα θα πρέπει να εμφανίζεται σε ένα φύλλο.

Κατά την ανάγνωση του διαγράμματος, θα πρέπει να είναι σαφές πώς να επιτύχετε οποιονδήποτε από τους στόχους που παρουσιάζονται, τόσο σημαντικούς όσο και απλούς.

Η σαφήνεια κατανόησης του τρόπου επίτευξης των στόχων είναι ένα κριτήριο για την αξιολόγηση ενός δέντρου ως προς την καταλληλότητά του για περαιτέρω εργασία.

Συναρτήσεις δέντρου στόχων

Ένα λεπτομερές, οπτικά εμφανιζόμενο σχέδιο όλων των στόχων είναι απαραίτητο όχι μόνο για μεγάλες εταιρείες στις οποίες υπάρχουν πολλά τμήματα, υπάλληλοι και εργασίες.

Το δέντρο στόχων του οργανισμού εξορθολογίζει οποιαδήποτε δραστηριότητα, χρησιμεύει ως οδηγός σε όλες τις πιθανές επιλογές, σας κάνει να έχετε υπόψη σας όλα τα απαραίτητα στοιχεία της επιχειρηματικής δραστηριότητας.

Δέντρο των στόχων στο παράδειγμα ενός ξενοδοχείου

Η αποστολή αυτού του ιδρύματος είναι να παρέχει ποιοτική διαμονή στους επισκέπτες της πόλης σε μια ατμόσφαιρα θαλπωρής, άνεσης και ευκολίας.

Όλα τα ξενοδοχεία προσπαθούν να μεγιστοποιήσουν τα κέρδη.

Το δέντρο των στόχων ενός μικρού ξενοδοχείου μπορεί να κατασκευαστεί ως εξής:

Επίπεδο στόχου	Περιγραφή
Κύριος στόχος	Αποκτώντας το υψηλότερο δυνατό κέρδος
Κύριοι στόχοι	Βελτιώστε την ποιότητα υπηρεσιών				Επέκταση του εύρους των πιθανών υπηρεσιών			Εισαγωγή της διαφήμισης και του μάρκετινγκ
Υποστόχοι πρώτου επιπέδου	Βελτιώστε την ποιότητα της παραγωγικής διαδικασίας		Βελτιώστε την αλληλεπίδραση με το προσωπικό		Υπηρεσίεςσυνέδρια και συμπόσια		Παροχή υπηρεσιών εστίασης	Διαφήμιση και προσέλκυση νέων πελατών		Αύξηση της αφοσίωσης των πελατών
υποστόχοι δευτέρου επιπέδου	Αγορά νέου εξοπλισμού για πιο αποτελεσματική καθαριότητα στο σπίτι	Δημιουργία CRM - συστήματα για ταχεία κράτηση και εξυπηρέτηση	Εκπαίδευση προσωπικού	Νέο σύστημα κινήτρων προσωπικού	Κατανομή και ανακαίνιση της αίθουσας συνεδριάσεων	Δημιουργία αίθουσας συνεδριάσεων	Καφέ ή εστιατόριο στον χώρο	Διαφήμιση στο Διαδίκτυο	Διανομή εμπορικών προσφορών για επαγγελματικά ταξίδια εργαζομένων σε οργανισμούς	Κάρτες συλλόγου για τακτικούς πελάτες με μπόνους και εκπτώσεις

Ταυτόχρονα, δημιουργείται μια λίστα εργασιών και πόρων για την υλοποίησή τους για κάθε στόχο του δεύτερου επιπέδου.

Για παράδειγμα, για να εκχωρήσετε μια αίθουσα συσκέψεων και να την επισκευάσετε, δημιουργείται η ακόλουθη λίστα εργασιών:

Κατάσταση - πρέπει να υπάρχει ένα δωρεάν δωμάτιο στις εγκαταστάσεις του ξενοδοχείου ή η ευκαιρία να ελευθερώσετε και να μετατρέψετε ένα από τα δωμάτια. Ταυτόχρονα, μια τέτοια καινοτομία πρέπει να είναι οικονομικά εφικτή. Επομένως, οι εργασίες θα είναι:

1. Υπολογίστε το πιθανό κέρδος από μια αίθουσα συσκέψεων.
2. Υπολογίστε το κόστος των επισκευών.
3. Συμφωνήστε με την ομάδα επισκευής και ορίστε το απαιτούμενο χρονικό πλαίσιο.
4. Κανονίστε διαπραγματεύσεις για πελάτες.

Ο σκοπός ενός εστιατορίου ή καφέ στην περιοχή του ξενοδοχείου είναι λιγότερο συγκεκριμένος, θα πρέπει να αναλυθεί περαιτέρω σεπολλαπλά επίπεδα. Γιατί δεν το κάναμε;

Το γεγονός είναι ότι το άνοιγμα μιας μονάδας εστίασης είναι μια πολύ δύσκολη υπόθεση. Συνδέεται πρακτικά με το άνοιγμα άλλης επιχείρησης. Επομένως, πρώτα γράφονται όλοι οι πιθανοί τρόποι υλοποίησης αυτού του στόχου. Συνήθως έχει δύο εναλλακτικές:

• Πρόσκληση για συνεργασία με συνεργάτη εστιάτορα.
• Άνοιγμα εστιατορίου από τους ιδρυτές του ξενοδοχείου.

Με βάση την αναλογία οφελών και κινδύνων, επιλέγεται ένας δρόμος. Με βάση αυτό, συντάσσεται ένα νέο δέντρο στόχων για το άνοιγμα ενός εστιατορίου στην επικράτεια του ξενοδοχείου.