Η ονοματολογία είναι η βάση της εργασίας γραφείου σε μια επιχείρηση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:24

Η Ονοματολογία είναι ένας συστηματοποιημένος κατάλογος ορισμένων ονομάτων υποθέσεων που καταχωρήθηκαν στο γραφείο γραφείου μιας επιχείρησης, με την υποχρεωτική αναγραφή των όρων διατήρησής τους. Εκδίδεται σύμφωνα με το εγκεκριμένο έντυπο.

Σχετικός τομέας εργασίας με τη σύνταξη της ονοματολογίας είναι το αρχείο, το οποίο, για λόγους ποιοτικής στελέχωσης με τα απαραίτητα έγγραφα, ελέγχει και παρέχει την απαιτούμενη πρακτική και μεθοδολογική βοήθεια στη διεύθυνση του γραφείου υπηρεσία του οργανισμού για την κατάρτιση της ονοματολογίας. Η ευθύνη για τη σύνταξή του ανήκει στην υπηρεσία υποστήριξης εγγράφων της επιχείρησης.

Η ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού αποτελεί τη βάση για την κατάρτιση καταλόγων υποθέσεων διαφόρων περιόδων αποθήκευσης, καθώς και ένα από τα κύρια έγγραφα στις εργασίες γραφείου. Και το αρχείο χρησιμοποιείται για την καταγραφή προσωρινά αποθηκευμένων υποθέσεων. Η ονοματολογία καθορίζει τη συστηματοποίηση των περιπτώσεων που χρησιμοποιούνται για το σχηματισμό του σχήματος αρχείων καρτών για όλα τα εκτελέσιμα έγγραφα.

Στις εργασίες γραφείου, χρησιμοποιούνται διάφοροι τύποι ονοματολογίας. Αυτό είναι τυπικό, ατομικό και υποδειγματικό για κάθε συγκεκριμένο οργανισμό. Ετσι,η τυπική ονοματολογία καθορίζει τη δομή των υποθέσεων που αναφέρονται στο γραφείο εργασίας παρόμοιων οργανισμών. Έχει την κατάσταση ενός κανονιστικού εγγράφου.

Όμως η κατά προσέγγιση ονοματολογία είναι η καθιερωμένη σύνθεση υποδειγματικών περιπτώσεων, που ξεκίνησε στις εργασίες γραφείου των επιχειρήσεων στις οποίες εφαρμόζεται, με την υποχρεωτική αναγραφή δεικτών. Η κατάσταση αυτού του τύπου εγγράφου είναι συμβουλευτική.

Το σύνολο των τυπικών και υποδειγματικών ονοματολογιών αποτελεί μεμονωμένη.

Η δομή αυτών των εγγράφων αντιπροσωπεύεται από τις επικεφαλίδες των περιπτώσεων που προβλέπονται για ενσωμάτωση στις εργασίες γραφείου της επιχείρησης και προσδιορίζονται λαμβάνοντας υπόψη την κατεύθυνση του οργανισμού. Και η περίοδος αποθήκευσης των περιπτώσεων, εγκεκριμένη από την κατά προσέγγιση ή τυπική ονοματολογία, μεταφέρεται στο άτομο αμετάβλητη.

Ονοματολογία είναι ένα έγγραφο που συντάσσεται σύμφωνα με ένα εγκεκριμένο έντυπο που βασίζεται στις αντίστοιχες ονοματολογίες των τμημάτων, οι οποίες αναπτύσσονται σε τυπική μορφή, συμφωνούνται με τον αρχειονόμο και υπογράφονται χωρίς αποτυχία από τους προϊσταμένους αυτών των τμημάτων. Αυτό το έγγραφο συντάσσεται στο επιστολόχαρτο της εταιρείας.

Η ονοματολογία των λογιστικών υποθέσεων είναι ακριβώς εκείνο το στοιχείο της γενικής ονοματολογίας που υπόκειται σε έγκριση από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Το εν λόγω έγγραφο διαμορφώνεται κατά το τελευταίο τρίμηνο του τρέχοντος έτους.

Και η ονοματολογία των υποθέσεων που συμφωνήθηκε με τον αρχειονόμο υπόκειται σε διευκρίνιση στο τέλος κάθε έτους με την υποχρεωτική έγκριση των εισροώναλλαγές από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Η έναρξη ισχύος του πραγματοποιείται από την 1η Ιανουαρίου του επόμενου έτους.

Η ονοματολογία υπόκειται σε κατάρτιση με βάση τη μελέτη του περιεχομένου και της σύνθεσης των εγγράφων που λαμβάνουν χώρα στις δραστηριότητες της επιχείρησης. Κατά τη σύνταξή του, είναι απαραίτητο να καθοδηγείται από τους κανονισμούς για την επιχείρηση ή το καταστατικό, τους σχετικούς κανονισμούς για τα διαρθρωτικά της τμήματα, την ονοματολογία του προηγούμενου έτους, τον πίνακα προσωπικού, τα τυπικά και τμηματικά έγγραφα με την υποχρεωτική ένδειξη της αποθήκευσής τους περιόδους.