Παραδείγματα αναφορών προόδου. Πώς να γράψετε μια αναφορά

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Δεν υπάρχει τέτοιος ηγέτης που τουλάχιστον μία φορά το χρόνο να μην απαιτεί από τους υφισταμένους του να αναφέρουν τι έχει γίνει. Και το πρόβλημα είναι ότι με τη συνήθη απασχόληση, η ανάπτυξη ενός τέτοιου εγγράφου φαίνεται να είναι ένα αρκετά δύσκολο έργο. Και για κάποιο λόγο ντρεπόμαστε να ζητάμε παραδείγματα εκθέσεων για το έργο που έχει γίνει από τις αρχές. Κι αν αποφασίσει ότι δεν ανταποκρινόμαστε στη θέση που κατέχουμε;

Ποιος το χρειάζεται

Αυτή η ερώτηση τίθεται από τον εκτελεστή που έλαβε την εργασία για αναφορά. Τις περισσότερες φορές, οι υπάλληλοι των επιχειρήσεων αισθάνονται σχεδόν προσβεβλημένοι από τέτοιες απαιτήσεις. Αλλά όλα έχουν νόημα.

Πρώτον, η αναφορά για τη δουλειά που έγινε χρειάζεται από τον ίδιο τον ερμηνευτή. Όχι μια τυπική, αλλά μια ενδιαφέρουσα στάση σε αυτή τη διαδικασία θα σας επιτρέψει να βρείτε σημεία συμφόρησης και αδυναμίες στα προσόντα σας. Έτσι, καθορίζονται οι κατευθύνσεις προς τις οποίες είναι δυνατό (και απαραίτητο) να αναπτυχθεί. Άλλωστε όλοι μαθαίνουμε από τα λάθη μας.

Δεύτερον, ο ηγέτης το χρειάζεται. Η έκθεση σχετικά με την εργασία που έγινε σάς επιτρέπει να αξιολογήσετε αντικειμενικά την ποιότητα καιταχύτητα επίλυσης εργασιών. Χάρη σε αυτό το έγγραφο, πολλές ερωτήσεις θα εξαφανιστούν - από το πιο πρωτόγονο "τι κάνεις συνέχεια" μέχρι το περίπλοκο "γιατί να αλλάξω τον υπολογιστή σου με έναν πιο σύγχρονο". Επειδή η αναφορά θα υποδείξει ότι χρειάζεται πολύς χρόνος για να αποθηκευτούν οι αλλαγές στο έγγραφο. Και δεν εξαρτάται από τον εκτελεστή - ο ξεπερασμένος εξοπλισμός γραφείου δεν μπορεί να λειτουργήσει πιο γρήγορα. Στην πραγματικότητα, αυτός είναι ο λόγος που φαίνεται ότι ο υπάλληλος πίνει τσάι όλη την ώρα - απλώς περιμένει να ολοκληρωθεί η επέμβαση.

Και η ερώτηση: "Γιατί πρέπει να γράψω μια αναφορά για τη δουλειά που έγινε για τον μήνα;" η ίδια είναι λανθασμένη. Γιατί η συσσώρευση στατιστικών πληροφοριών και η πλήρωση βάσεων δεδομένων έχει νόημα για τους στρατηγούς, και όχι για τους επιχειρησιακούς υπαλλήλους. Απλώς είναι πιο εύκολο γι 'αυτούς να λύσουν ένα πρόβλημα παρά να μιλήσουν για μεθόδους επίλυσής του.

Τι να γράψω

Παραδείγματα αναφορών προόδου δείχνουν ότι πρέπει να γράψετε με μεγάλη λεπτομέρεια. Οτιδήποτε φαίνεται να είναι μικρό πράγμα ή μια μικρή χειρονομία μπορεί να είναι βασικό στοιχείο στην εκτέλεση συγκεκριμένων λειτουργιών. Αλλά η κατανόηση αυτού θα έρθει μόνο μετά τη μελέτη πολλών γραπτών εκθέσεων.

Εάν η εργασία έχει χαρακτήρα ρουτίνας, για παράδειγμα, εναρμόνιση εγγράφων και εντοπισμός ασυνεπειών, τότε είναι λογικό να αναπτυχθεί μια μορφή πίνακα. Σε αυτήν την περίπτωση, πάλι, αρχικά ο πίνακας θα πρέπει να είναι πολύ λεπτομερής και να περιέχει πολλές στήλες. με την πάροδο του χρόνου, η ανάγκη για ορισμένες στήλες θα εξαφανιστεί και η μορφή της αναφοράς θα αποκτήσει μια κανονική (διαβασμένη - λογική) εμφάνιση.

Βσε ορισμένες περιπτώσεις, κατά τη σύνταξη μιας έκθεσης για την εργασία που έχει γίνει (για παράδειγμα, οι δάσκαλοι), είναι αδύνατο να προσεγγίσουμε επίσημα το ζήτημα της ενδοσκόπησης. Πράγματι, εκτός από τον προγραμματισμένο εκπαιδευτικό και μεθοδολογικό φόρτο και τη μελέτη του απαραίτητου υλικού, το σχολείο ασχολείται και με εκπαιδευτικές δραστηριότητες. Αυτό απαιτεί μια ειδική προσέγγιση στην προετοιμασία του εγγράφου: είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε τους λόγους για τους οποίους υστερούν ορισμένοι μαθητές, να βρούμε τρόπους να ενδιαφέρουμε τα παιδιά στο θέμα τους. Και ταυτόχρονα, δεν πρέπει να ξεχνάμε τους επιτυχημένους (και μάλιστα προικισμένους) μαθητές.

Αναφορά στόχων

Για σωστή σύνταξη και ελάχιστο κόστος χρόνου, είναι απαραίτητο από την αρχή να αποφασίσετε για ποιο σκοπό και γιατί συντάσσεται μια αναφορά για το έργο που έγινε για το έτος. Ας ονομάσουμε τα πιο δημοφιλή:

- αιτιολόγηση του πραγματικού οφέλους μιας συγκεκριμένης θέσης στον οργανισμό;

- επιβεβαίωση των προσόντων ενός υπαλλήλου;

- επίδειξη αποτελεσματικής δουλειάς στη διοίκηση;

- λήψη χρηματοδότησης για την επόμενη περίοδο αναφοράς, - λήψη συγκατάθεσης για την ανάπτυξη μιας κατεύθυνσης (ιδέα);

- σκεπτικό για τη δαπάνη διατεθέντων πόρων και οικονομικών κ.λπ.

Η γνωστή διατύπωση - η σωστή δήλωση του προβλήματος δίνει το 50% της λύσης - λειτουργεί και σε αυτή την περίπτωση. Όσο καλύτερα κατανοούμε γιατί χρειάζεται μια αναφορά, τόσο πιο εύκολο είναι για εμάς να τη γράψουμε. Μέχρι το γεγονός ότι το έγγραφο "για επίδειξη" δεν απαιτεί καθόλου δημιουργική προσέγγιση από εμάς. Και χρονοβόρο.

Δομή εγγράφου

Εάν η εταιρεία δεν έχειανεπτυγμένη φόρμα αναφοράς, τότε πρέπει να την αναπτύξετε μόνοι σας. Γνωρίζοντας τον σκοπό του εγγράφου, είναι απαραίτητο να σκεφτούμε τη δομή του. Δείγματα αναφορών προόδου υποδηλώνουν ότι απαιτείται ένα σαφές και απλό περίγραμμα.

Στην αρχή, θα πρέπει να εξηγηθεί ο σκοπός και η λογική της παρουσίασης πληροφοριών. Εξηγήστε τη σειρά της παρουσίασης και φτιάξτε έναν πίνακα περιεχομένων. Για τον πίνακα, είναι απαραίτητο να δοθούν σύντομες εξηγήσεις γιατί επιλέχθηκε μια τέτοια φόρμα.

Μέσα στις ενότητες και τις υποενότητες, θα πρέπει επίσης να τηρείται η ενότητα της παρουσίασης. Έτσι, το έγγραφο θα είναι πιο κατανοητό, ως αποτέλεσμα, είναι πιο εύκολο να γίνει αντιληπτό. Σε μια αναφορά για μεγάλο χρονικό διάστημα, οι απεικονίσεις με τη μορφή διαγραμμάτων και γραφημάτων είναι αρκετά κατάλληλες, οι οποίες θα διευκολύνουν την αντίληψη. Αλλά εδώ πρέπει να τηρείτε τον κανόνα του «χρυσού μέσου όρου»: συμπαγές κείμενο, καθώς και αποκλειστικά οπτικά υλικά, κουράζονται πολύ γρήγορα.

Styling

Για έναν απλό υπάλληλο, ίσως το πιο δύσκολο πράγμα να γράψει είναι η ορολογία και η διατύπωση. Μια βομβιστική αναφορά θα φαίνεται αφύσικη και θα προκαλέσει αρνητική αντίδραση από τη διοίκηση. Η πολύ απλή διατύπωση (για παράδειγμα, 25 έγγραφα xeroxed) θα απωθήσει επίσης τον αναγνώστη.

Αλλά τα πρότυπα πρέπει να αποφεύγονται. Η μόνη εξαίρεση είναι το έγγραφο που κανείς δεν θα διαβάσει ποτέ. Μερικές φορές αντιμετωπίζουμε τέτοια προβλήματα, αλλά σε αυτό το άρθρο μας ενδιαφέρουν πραγματικές (όχι pro forma) αναφορές.

Σε κάθε περίπτωση, δεν πρέπει να μιλάτε μόνο για επιτεύγματα. Για να τα αναδείξουμεείναι απαραίτητο να μιλήσουμε για τις δυσκολίες που έπρεπε να συναντηθούν στην πορεία της εργασίας. Μεταξύ άλλων, η ανάλυση πολυπλοκότητας είναι τροφή για σκέψη σχετικά με τη βελτιστοποίηση της εργασίας για τα στελέχη. Παραδείγματα αναφορών προόδου υποδεικνύουν ότι δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε ασαφείς φράσεις όπως "μη ικανοποιητική κατάσταση", "δυσκολίες που αντιμετωπίζονται", κ.λπ. «έλλειψη ή μη έγκαιρη λήψη πληροφοριών από το αρμόδιο τμήμα. Όλα αυτά μας επιτρέπουν να αξιολογήσουμε επαρκώς και αντικειμενικά την τρέχουσα κατάσταση στην εταιρεία.

Αξιολόγηση αποτελεσμάτων

Κάθε αποτέλεσμα πρέπει να υποστηρίζεται με αριθμούς. Αυτή η συγκεκριμενοποίηση παρέχει μια κατανόηση της δυναμικής της ανάπτυξης.

Επιπλέον, είναι απαραίτητο να τεθούν τα κριτήρια για την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων. Θα είναι η προηγούμενη περίοδος αναφοράς (αν πρόκειται για τριμηνιαία έκθεση, για παράδειγμα) ή, αντίθετα, το ποσοστό επίτευξης των στόχων που έχουν τεθεί, εξαρτάται από τον συντάκτη του εγγράφου.

Γενικά, οι έμμεσοι δείκτες μπορούν να πουν πολλά για τη διαδικασία επίλυσης των εργασιών. Υπάρχει επίσης μια πληθώρα πληροφοριών εδώ για περαιτέρω ανάλυση. Από τον προσδιορισμό του κόστους εργασίας μέχρι την κατανόηση της ορθότητας του καθορισμού στόχων.

Από το πρόβλημα στη λύση

Οι περισσότερες αναφορές συντάσσονται με βάση την πρόοδο προς την πρόοδο. Ένα έγγραφο που δείχνει ξεκάθαρα τη σχέση προβλήματος-λύσης είναι πιο πλεονεκτικό. Ο αναγνώστης καταλαβαίνει αμέσως ποιες μέθοδοι και τεχνικές (αν χρειάζεται)ο εκτελεστής εκμεταλλεύτηκε την έγκαιρη και ποιοτική ολοκλήρωση της εργασίας.

Η ακόμη πιο λεπτομερής αλυσίδα "ένα συγκεκριμένο πρόβλημα - οι αιτίες του - καθορισμός στόχων - λύση" υποδηλώνει αμέσως την ανάγκη παρουσίασης μιας ημερήσιας αναφοράς σε μορφή πίνακα. Επιπλέον, τα ονόματα των γραφημάτων είναι ήδη γνωστά. Οι πληροφορίες που παρουσιάζονται με αυτόν τον τρόπο είναι εύκολο να διαβαστούν και να αναλυθούν.

Παρουσίαση ποσοτικών δεικτών

Σε περιπτώσεις όπου η αναφορά αποτελείται κυρίως από αριθμητικά δεδομένα, η μορφή του πίνακα μπορεί απλώς να είναι πολύ δύσκολο να κατανοηθεί. Μια συνεχής ροή αριθμών κυριολεκτικά κουράζει τον αναγνώστη μετά από λίγα λεπτά. Ένα άλλο πράγμα - πολύχρωμα γραφήματα και γραφήματα. Είναι ξεκάθαρα, κατανοητά, ευανάγνωστα.

Κάθε διάγραμμα πρέπει να σχολιάζεται. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να υποδειχθεί ο τρόπος διασύνδεσης των διαφόρων γραφημάτων. η εξήγηση των σχέσεων αιτίου-αποτελέσματος θα διευκολύνει περαιτέρω την ανάλυση της αναφοράς.

Αν δαπανήθηκαν υλικοί πόροι κατά τη διάρκεια της εργασίας, δεν πρέπει απλώς να τους αναφέρετε όλους. Αντίθετα, θα πρέπει να αναφέρονται τα οφέλη που αποκτήθηκαν. Μια ξερή φράση: "Αγοράστηκε εξοπλισμός γραφείου" θα ακούγεται τελείως διαφορετικά αν γράψετε: "Δημιουργήθηκαν 2 θέσεις εργασίας, που επέτρεψαν την αύξηση της παραγωγής του τμήματος."

Πώς να εκδώσετε ένα έγγραφο

Παρά το γεγονός ότι δεν υπάρχει ενιαία μορφή συλλογής, μπορεί να συνταχθεί έκθεση σχετικά με το έργο που έγινε σύμφωνα με το GOST, το οποίο ορίζει τα κύριαεπιστημονικά κριτήρια. Διευκρινίζει τις απαιτήσεις για τη μορφοποίηση, τον τύπο και το μέγεθος γραμματοσειράς κ.λπ.

Όσον αφορά την αναγνωσιμότητα του εγγράφου, ακολουθούν μερικές συμβουλές:

- προσπαθήστε να μην έχετε περισσότερες από 5 προτάσεις σε μία παράγραφο;

- οι βασικοί δείκτες μπορούν να επισημανθούν με γραμματοσειρά ή χρώμα;

- σπάστε το κείμενο έτσι ώστε ο πίνακας ή το γράφημα να μην καταλαμβάνει ολόκληρη τη σελίδα. φροντίστε να αφήσετε χώρο για σχόλια σε αυτά;

- γράψτε μια σαφή και συνοπτική περίληψη της αναφοράς.

Αυτές οι συμβουλές θα διευκολύνουν την αντίληψη της αναφοράς σας, πράγμα που σημαίνει ότι αρχικά θα προετοιμάσουν τον αναγνώστη για μια πιστή στάση απέναντι στον συγγραφέα του εγγράφου. Φανταστείτε ότι είστε το αφεντικό. Και κάντε την αναφορά με τρόπο που θα ήταν χρήσιμο και ενδιαφέρον για εσάς.