Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων (EDMS): τι είναι, χαρακτηριστικά και συστάσεις

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Πριν από αρκετά χρόνια, τα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων αναφέρονταν ως ένα λαμπρό μέλλον. Σήμερα χρησιμοποιούνται ήδη ενεργά σε ιδιωτικές και δημόσιες επιχειρήσεις. Αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι η ζήτηση για EDMS αυξάνεται συνεχώς. Τι είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και πώς λειτουργεί, ας εξετάσουμε το παράδειγμα συστημάτων που λειτουργούν στη Ρωσική Ομοσπονδία.

Φόντο

Για να κατανοήσετε καλύτερα πώς λειτουργεί ένα πρόγραμμα EDMS, είναι απαραίτητο να αναθεωρήσετε τις βασικές έννοιες και τις εργασίες. Οι βασικοί παράγοντες είναι αυτοί που καθορίζουν την επιλογή ενός συγκεκριμένου συστήματος.

Εάν ένας οργανισμός μπορεί να λειτουργήσει υπό συνθήκες άτυπης διαχείρισης, τότε δεν υπάρχει ανάγκη για διαχείριση εγγράφων. Με την έλευση των επιχειρηματικών διαδικασιών, υπάρχει η ανάγκη διαχείρισης του μηχανισμού με τη βοήθεια τακτοποιημένης τεκμηρίωσης. Εάν δεν ασχοληθείτε έγκαιρα με χαρτιά, τότε θα αρχίσουν να συσσωρεύονται και να χάνονται.

Ένα ειδικό σχήμα αποθήκευσης αρχείων χρησιμοποιείται ως εναλλακτική λύση στα μέσα χαρτιούστον διακομιστή. Ούτε όμως λειτουργεί για πολύ. Καθώς ο όγκος της εταιρείας αυξάνεται, η ανάγκη για αποθήκευση και συγχρονισμό πληροφοριών αυξάνεται.

Υπάρχει ένα δίλημμα: εάν θα χρησιμοποιηθούν παλιά μέσα χαρτιού ή EDMS για την αποθήκευση πληροφοριών. Τι είναι τόσο σημαντικό που μπορείτε να αποκτήσετε χάρη στο ηλεκτρονικό σύστημα; Αυξήστε την αποτελεσματικότητα του οργανισμού.

Οικονομικό αποτέλεσμα

Η αποδοτικότητα της εργασίας μπορεί να αυξηθεί με δύο τρόπους: να μειώσει το κόστος ή να αυξήσει τα αποτελέσματα. Έγγραφα Το EDMS σάς επιτρέπει να επιτύχετε δύο στόχους ταυτόχρονα. Δηλαδή, η εφαρμογή του συστήματος επιτρέπει στον οργανισμό να ξοδεύει λιγότερα, αλλά να κερδίζει περισσότερα.

Μείωση κόστους μέσω μειωμένου κόστους χαρτιού, χαμένου χρόνου, επιτάχυνσης της επικοινωνίας, αλλαγής εταιρικής κουλτούρας.

Για να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητα του προγράμματος EDMS, πρέπει να υπολογίσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στη γραφειοκρατία. Οι εταιρείες συμβούλων εκτιμούν ότι τέτοιες εργασίες καταλαμβάνουν το 20% του χρόνου εργασίας. Στο σύστημα της ρωσικής γραφειοκρατίας, αυτό διαρκεί ακόμη περισσότερο - 60% του χρόνου. Η εισαγωγή του EDMS θα μειώσει αυτά τα κόστη κατά τουλάχιστον 10 φορές.

Εργασίες γραφείου και ροή εγγράφων

Οι δύο όροι σχετίζονται. Η τήρηση αρχείων είναι ένας όρος που αναφέρεται σε ένα επίσημο σύνολο κανόνων για την εργασία με έγγραφα. Ορισμένα συστήματα EDMS μπορούν να προσαρμοστούν σύμφωνα με τους κανόνες της εργασίας γραφείου, αλλά υπάρχουν και εκείνα τα συστήματα βάσει των οποίων έχει ήδη διαμορφωθεί η εργασία γραφείου.

Ένα έγγραφο είναι μια μονάδα αποθήκευσης πληροφοριών σε ένα EDMS. Η ροή εγγράφων σχηματίζεται απόδιαφορετικές πηγές: άλλα συστήματα, εφαρμογές, e-mail, αλλά πάνω απ' όλα - από σαρωμένα μέσα χαρτιού. Επομένως, οι σαρωτές και ο άλλος εξοπλισμός αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του EDMS. Το σύστημα αποθηκεύει όλα τα έγγραφα, διατηρεί το ιστορικό τους, διασφαλίζει τη μετακίνηση μέσω του οργανισμού και εκτελεί επιχειρηματικές διαδικασίες μαζί τους.

Σε μια τέτοια βάση δεδομένων υπάρχει μια απόφαση, μια οδηγία και μια εντολή του SED. Μέσω αυτών διοικείται η οργάνωση. Οποιοδήποτε έγγραφο παρέχεται με "βοήθεια". Το σύνολο των πεδίων στη φόρμα εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου. Οι πληροφορίες αποθηκεύονται στο σύστημα με τη μορφή βάσης δεδομένων για κάθε πεδίο μιας τέτοιας κάρτας.

Λειτουργίες και εργασίες του EDMS

Το πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων έχει σχεδιαστεί για να επιλύει τις ακόλουθες εργασίες:

• συστηματοποίηση της εργασίας με έγγραφα.
• δημιουργία εγγράφων σύμφωνα με πρότυπα, αποθήκευση εγγραφής τους;
• λογιστικός αυτοματισμός;
• ταξινόμηση εγγράφων.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στις λειτουργίες του SED. Το πρόγραμμα ροής εργασίας χρησιμοποιείται για:

• δημιουργία καρτών.
• διαμόρφωση του κειμένου του εγγράφου;
• αποθήκευση δεδομένων ως pdf ή ms word;
• διαχείριση δικαιωμάτων πρόσβασης χρήστη;
• δημιουργία διαδρομών;
• έλεγχος ροής εγγράφων;
• αποστολή ειδοποιήσεων, υπενθυμίσεων;
• journaling, κατάλογοι, ταξινομητές;
• παραγωγή παραγγελιών;
• αναζήτηση και υπογραφή εγγράφων;
• δημιουργία αναφοράς.

Οι γενικές λειτουργίες του συστήματος περιλαμβάνουν:

• απομακρυσμένοεργασία με έγγραφα;
• χρήση DBMS για αποθήκευση δεδομένων;
• ταυτόχρονη εργασία με EDMS;
• ασφαλίστε μέσω πιστοποιητικών, γραμμωτών κωδίκων και εξατομίκευσης.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Η μετάβαση σε SED έχει περισσότερα πλεονεκτήματα από μειονεκτήματα. Ωστόσο, ένα κακώς οργανωμένο έργο μπορεί να καταστρέψει όλα τα οφέλη του αυτοματισμού. Οι στόχοι της εφαρμογής του EDMS πρέπει να είναι επιτεύξιμοι. Τα οφέλη περιλαμβάνουν:

• κεντρική δομημένη αποθήκευση πληροφοριών;
• η ίδια προσέγγιση για το σχηματισμό και την επεξεργασία εγγράφων,
• χρήση προτύπων;
• αναζήτηση;
• πρόσβαση ελέγχου.

Τα μειονεκτήματα περιλαμβάνουν το υψηλό κόστος εκκίνησης και την αυστηρή εκπαίδευση των χρηστών.

Διαδικασίες εγγράφων

Στο EDMS, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων περνά από μια σειρά από στάδια, κατά τα οποία ορισμένες ιδιότητες εκχωρούνται στο έγγραφο. Η επεξεργασία πραγματοποιείται τόσο χειροκίνητα όσο και αυτόματα. Στη δεύτερη περίπτωση, ορίστε:

• προϋποθέσεις για μεταβάσεις μεταξύ σταδίων;
• διαχωρισμός διαδρομής;
• κύκλοι μηχανικής κατεργασίας;
• έναρξη υποδιαδικασιών, χρονόμετρων, διαδικασιών επεξεργασίας;
• ρόλοι χρήστη έχουν οριστεί.

Τύποι θεραπειών:

• Δημιουργία εγγράφου.
• Επεξεργασία.
• Μετονομασία.
• Μετακίνηση.
• Αποθήκευση.
• Ευρετηρίαση.
• Διαγραφή.

κόστος SED

Η διαχείριση εγγράφων δεν μπορεί να λειτουργήσει πλήρως χωρίς άδεια χρήσης, διακομιστές, πλήρη εγκατάσταση και εκπαίδευση όλων των χρηστών. Κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία απαιτεί μεγάλη χρηματική δαπάνη. Επιπλέον, δεν πρέπει να ξεχνάμε την ενοποίηση του EDMS με άλλα συστήματα, την ενημέρωση βάσεων δεδομένων και λογισμικού, συμβουλές τεχνικής υποστήριξης και άλλα έξοδα συντήρησης.

Εισαγωγή του EDMS

Η υλοποίηση του έργου μπορεί να διαρκέσει αρκετούς μήνες. Η διαδικασία εξαρτάται τόσο από τον αριθμό των διαδικασιών τεκμηρίωσης όσο και από τις οικονομικές, οργανωτικές δυνατότητες και δυνατότητες πόρων. Η υλοποίηση πραγματοποιείται σύμφωνα με τον ακόλουθο αλγόριθμο:

• δημιουργία ομάδας εργασίας, προσδιορισμός ηγέτη;
• καθορίστε στόχους και στόχους;
• έλεγχος υπαρχουσών διαδικασιών τεκμηρίωσης;
• ανάπτυξη όρων αναφοράς;
• επιλογή SED;
• σύναψη σύμβασης για την εφαρμογή του EDS;
• ανάπτυξη και έγκριση κανονισμών εργασίας;
• Έλεγχος του αρχικού περιεχομένου των καταλόγων;
• Προδοκιμή EDS;
• εκπαίδευση προσωπικού στην εργασία;
• εφαρμογή δοκιμής του EDMS;
• ανάλυση των αποτελεσμάτων των δοκιμών;
• διόρθωση σφάλματος;
• πλήρης εφαρμογή του EDMS.

Σφάλματα εφαρμογής

Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί σε εκείνες τις διαδικασίες που απαιτούν έντυπο έγγραφο. Το κύριο λάθος είναι η αντιγραφή ενός έντυπου εγγράφου με ένα ηλεκτρονικό. Αυτό περιπλέκει τη δουλειά και προκαλεί αρνητική στάση απέναντι στον αυτοματισμό. Κανείς δεν πληρώνει επιπλέον για να κάνει διπλή δουλειά. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν διαδικασίες αυτοματισμού χωρίςαναπαραγωγή σε πανομοιότυπο. Το δεύτερο λάθος είναι η ανετοιμότητα του προσωπικού. Τις περισσότερες φορές, οι νέες διαδικασίες γίνονται αντιληπτές με εχθρότητα. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να εξηγήσουμε στους εργαζόμενους γιατί εισάγεται ένα EDMS, ώστε να προσεγγίσουν συνειδητά τη μαθησιακή διαδικασία.

Τεχνολογίες αποθήκευσης εγγράφων

Στο EDMS, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων αποτελείται από χαρακτηριστικά, βάσει των οποίων πραγματοποιείται αναζήτηση, ταξινόμηση, ομαδοποίηση και αναφορά. Μερικές φορές ένα έγγραφο δημιουργείται σύμφωνα με ένα πρότυπο, μερικές φορές με μεταφορά δεδομένων από μια βάση δεδομένων. Τα χαρακτηριστικά αποθηκεύονται σε πίνακες. Το ίδιο το αρχείο τοποθετείται στο φάκελο αποθήκευσης, οι πληροφορίες από αυτό τοποθετούνται στον κατάλογο DBMS. Μόνο οι χρήστες EDMS έχουν πρόσβαση στα δεδομένα.

Τι είναι η ενσωματωμένη σάρωση;

Η πλήρης επεξεργασία των εγγράφων με την επακόλουθη τοποθέτηση των δειγμάτων τους στο αρχείο πραγματοποιείται με τη χρήση σαρωτών. Κατά τη διαδικασία σάρωσης, είναι δυνατή η αυτόματη δημιουργία ενός γραμμικού κώδικα στο έγγραφο και η καταχώρισή του στη βάση δεδομένων με επακόλουθη κατεύθυνση κατά μήκος της καθορισμένης διαδρομής.

Οπτική αναγνώριση κειμένου

Αυτό το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων EDMS μετατρέπει μια ηλεκτρονική εικόνα ενός εγγράφου σε μορφή φωτογραφίας ή jpeg σε μορφή κειμένου. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιείται ειδικό λογισμικό με τη μορφή αυτόνομης εφαρμογής ή ενσωματωμένου ESCOM. BPM στο EDMS. Τι είναι το ESCOM. BPM; Αυτό είναι ένα πρόγραμμα για την αναγνώριση εγγράφων που πληκτρολογούνται με διαφορετικές γραμματοσειρές. Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι οι αυτόνομες εφαρμογές έχουν περισσότερες δυνατότητες και αναγνωρίζουν ακόμη και χειρόγραφο κείμενο.

Barcoding

Αυτή η τεχνολογία παρέχει ένα σύνολο διαδικασιών για τη δημιουργία και την εφαρμογή ενός γραφικού γραμμικού κώδικα σε ένα έγγραφο. Ένας μοναδικός γραμμωτός κώδικας δημιουργείται μέσω του διακομιστή συστήματος. Παρέχει επίσης αναγνώριση εγγράφων, γρήγορη αναζήτηση στη βάση δεδομένων και διανομή σε θέσεις αποθήκευσης. Κατά την καταχώριση ενός εγγράφου, στην ετικέτα εκτυπώνεται ένας γραμμωτός κώδικας που αντιστοιχεί στο αναγνωριστικό της ηλεκτρονικής κάρτας. Είναι κολλημένο στην έντυπη έκδοση του εγγράφου.

EDS

Η ψηφιακή υπογραφή σάς επιτρέπει να επαληθεύσετε την ορθότητα του εγγράφου και το αμετάβλητο των δεδομένων. Η υπογραφή πραγματοποιείται με τη βοήθεια ενός παρόχου κρυπτογράφησης και ενός κλειδιού λογισμικού - πιστοποιητικού. Το τελευταίο είναι ένα αρχείο σε ειδική μορφή, το οποίο ανανεώνεται στο κέντρο έκδοσης αδειών. Για να διασφαλίσετε την ασφάλεια των πληροφοριών, θα πρέπει να αποθηκεύσετε το πιστοποιητικό σε έξυπνη κάρτα ή κλειδιά I-Token. Προστατεύονται με PIN. Εάν το PIN εισαχθεί λανθασμένα πολλές φορές, το πιστοποιητικό θα αποκλειστεί αυτόματα.

Ολόκληρο κείμενο και αναζήτηση χαρακτηριστικών

Η αναζήτηση χαρακτηριστικών πραγματοποιείται μέσω ειδικής φόρμας χρησιμοποιώντας διάφορες τιμές από τα πεδία της κάρτας. Για παράδειγμα, το κριτήριο "Λογαριασμός" αναζητά δεδομένα στο πεδίο "Παραλήπτης" ή "Αποστολέας". Ταυτόχρονα, το σύστημα συγκρίνει τα εισαγόμενα κριτήρια με τα δεδομένα στις κάρτες και εισάγει στο αποτέλεσμα εκείνα τα φύλλα που ταίριαζαν. Η αναζήτηση βασίζεται σε ακριβή ή μερική αντιστοίχιση.

Η αναζήτηση πλήρους κειμένου πραγματοποιείται σύμφωνα με τα δεδομένα στοέγγραφο, συμπεριλαμβανομένων μορφών λέξεων μέσω ενσωματωμένων εργαλείων DBMS όπως MS SQL SERVER, ORACLE. Για μια πλήρη αναζήτηση, τα αρχεία πρέπει να εισαχθούν στη βάση δεδομένων με τη μορφή εγγράφου (doc), πίνακα (xls), παρουσιάσεων, μηνυμάτων.