Διαχείριση έργου - τι είναι; Υπέρ και κατά

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-17 18:46

Η διαχείριση έργου αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο του σύγχρονου συστήματος διαχείρισης στη Ρωσία. Πολλές εγχώριες και ξένες εταιρείες χρησιμοποιούν τη διαχείριση έργων για τη βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων και των υπηρεσιών, τη μείωση του κόστους, την αύξηση των κερδών. Τι είναι η διαχείριση έργου και ποια είναι τα κύρια οφέλη της;

Τι είναι ένα έργο;

Η έννοια του "έργου" μπορεί να ερμηνευτεί με εντελώς διαφορετικούς τρόπους. Η πρώτη επιλογή περιλαμβάνει τον ορισμό του έργου ως ένα σύνολο τεκμηρίωσης, σύμφωνα με το οποίο είναι δυνατή η κατασκευή ενός κτιρίου ή μιας δομής. Αυτό το άρθρο θα συζητήσει τη δεύτερη έννοια της λέξης "έργο".

Υπάρχουν πολλοί ορισμοί για ένα έργο, αν και όλοι συμφωνούν σε ένα πράγμα: ένα έργο είναι μια ιδέα που περιλαμβάνει την υλοποίηση μιας συγκεκριμένης υλικής εργασίας σε περιορισμένο χρονικό διάστημα. Ταυτόχρονα, τα κύρια χαρακτηριστικά του έργου ονομάζονται:

• Μοναδικότητα (ένα έργο είναι κάτι που δημιουργείται για πρώτη φορά).
• Περιορισμένος χρόνος (το έργο έχει πάντα προθεσμίες για την υλοποίησή του).
• Σκοπός (το έργο εκτελείται πάντα για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων, εκφραζόμενων, κατά κανόνα, σε ποσοτικές μονάδεςμετρήσεις).

Εάν πληρούνται και οι τρεις προϋποθέσεις, τότε το σύνολο των δραστηριοτήτων μπορεί να ονομαστεί έργο.

Προγράμματα και χαρτοφυλάκια

Τα έργα συχνά ομαδοποιούνται σε προγράμματα και χαρτοφυλάκια. Ταυτόχρονα, τα προγράμματα είναι ένα σύνολο έργων που τα ενώνει ένας κοινός στόχος. Για παράδειγμα, ένα πρόγραμμα για τη βελτίωση της ποιότητας της εκπαίδευσης για τον πληθυσμό μπορεί να περιλαμβάνει έργα για την αύξηση των μισθών των εκπαιδευτικών κατά 20%, την κατασκευή 15 νέων σχολείων, την έκδοση 26 νέων σχολικών βιβλίων σε βασικά μαθήματα.

Ένα χαρτοφυλάκιο έργων συγκεντρώνει έργα που χρηματοδοτούνται από μία μόνο πηγή, ανεξάρτητα από τους στόχους τους. Για παράδειγμα, το χαρτοφυλάκιο έργων της εταιρείας N μπορεί να περιλαμβάνει έργα για φιλανθρωπικό σκοπό, την κατασκευή νέου εταιρικού γραφείου, τον εορτασμό της επετείου του διευθυντή και αύξηση του ετήσιου κύκλου εργασιών κατά 10%.

Τα έργα σε χαρτοφυλάκια και προγράμματα θα πρέπει επίσης να έχουν τα τρία κύρια χαρακτηριστικά που περιγράφονται παραπάνω.

Βασικές αρχές διαχείρισης έργου

Λαμβάνοντας υπόψη τη δυναμικά αναπτυσσόμενη αγορά τεχνολογιών που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τη διαδικασία διαχείρισης, είναι δύσκολο να ονομάσουμε συγκεκριμένες μεθόδους που περιγράφουν πλήρως τη διαχείριση έργου.

Η διαχείριση έργου περιλαμβάνει πολλές προσεγγίσεις και εργαλεία και βασίζεται στις ακόλουθες βασικές αρχές:

• Προσανατολισμός στα αποτελέσματα. Αυτή η αρχή καθορίζεται από την έννοια του όρου «έργο». Η διαχείριση έργου δεν είναι απλώς διαχείριση ποιότητας, είναι ένα σκόπιμο σύνολο αλληλένδετων ενεργειών.
• Αρχή του «τριγώνου σχεδιασμού». ΣτοΗ διαχείριση του έργου θα πρέπει να καθοδηγείται από τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ: χρονισμού, προϋπολογισμού, ποιότητας έργου. Μια αλλαγή σε έναν από τους παράγοντες οδηγεί σε αλλαγή στους άλλους, γεγονός που τους κάνει, σαν να λέγαμε, πλευρές του ίδιου τριγώνου.



• Λογιστική για τον κύκλο ζωής του έργου. Ο κύκλος ζωής ενός έργου ξεκινά με τη διαμόρφωση της ίδιας της ιδέας της δημιουργίας ενός έργου και τελειώνει με τη λήξη της χρονικής περιόδου που καθορίζεται στο έργο. Ο κύκλος ζωής ενός έργου, κατά κανόνα, τελειώνει τη στιγμή που ξεκινά ο κύκλος ζωής του προϊόντος, που δημιουργήθηκε ως αποτέλεσμα του έργου.
• Διαδικαστική προσέγγιση στη διαχείριση. Αυτή η αρχή περιλαμβάνει την αξιολόγηση του έργου ως ενός συνόλου διαδικασιών που συνδέονται μεταξύ τους και καταλήγουν σε ενδιάμεσα αποτελέσματα με τη μορφή ημικατεργασμένων προϊόντων ή σημαντικών εγγράφων. Αυτή η προσέγγιση σάς επιτρέπει να ελέγχετε το έργο χωρίς τις λεγόμενες "τυφλές ζώνες".

Μέθοδοι ενθάρρυνσης των συμμετεχόντων στο έργο

Η παροχή κινήτρων στους συμμετέχοντες στο έργο συνήθως δίδεται ιδιαίτερη προσοχή όταν επιλέγεται η διαχείριση έργου για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών. Η διαχείριση έργου περιλαμβάνει συνήθως απτούς και άυλους μηχανισμούς κινήτρων.

Τα υλικά κίνητρα περιλαμβάνουν μπόνους, πρόστιμα, πρόσθετες πληρωμές για πρόωρη ολοκλήρωση ενδιάμεσων εργασιών.

Οι άυλες μέθοδοι παρακίνησης περιλαμβάνουν πιστοποιητικά και πειθαρχικά δώρα με τη μορφή άδειας, καθώς και την ανάπτυξη ανταγωνισμού μεταξύ των συμμετεχόντων στο έργο ως μέρος ενός ανταγωνιστικού διαγωνισμού.

Κύρια στάδια διαχείρισης έργου

Η διαχείριση έργου πραγματοποιείται σε στάδια του κύκλου ζωής του έργου και σε φάσεις πολυπλοκότητας διαχείρισης. Η σχέση μεταξύ σταδίων και φάσεων φαίνεται στον παρακάτω πίνακα.

PHASES:	Διαχείριση κόστους	Οφειλόμενη διαχείριση	Διαχείριση περιεχομένου	Διαχείριση κινδύνου
ΣΤΑΔΙΑ:	1	2	3	4
Μύηση	Προκαταρκτική εκτίμηση χρηματοδότησης	Προκαταρκτική εκτίμηση του χρονοδιαγράμματος του έργου	Ορισμός βασικών εργασιών	Προκαταρκτική ανάλυση πιθανών αρνητικών παραγόντων
Προγραμματισμός	Υπολογισμός του προϋπολογισμού και αναζήτηση πηγών χρηματοδότησης	Υπολογισμός χρονοδιαγράμματος έργου	Υπολογισμός στόχων έργου	Υπολογισμός προσαρμογής κινδύνου
Εφαρμογή	Σταδιακή χρηματοδότηση του έργου	Παρακολούθηση εφαρμογής του χρονοδιαγράμματος	Παρακολούθηση της επίτευξης ενδιάμεσων δεικτών	Παρακολούθηση αλλαγών σε βασικά προγράμματα οδήγησης
Κλείσιμο	Εκτίμηση κέρδους/ζημία	Leg/Lead score	Αξιολόγηση ολοκλήρωσης/αποτυχίας των στόχων του έργου	Ανάλυσηλάθη που έγιναν

Επομένως, οι τομείς της διαχείρισης έργου περιλαμβάνουν τους οικονομικούς, το προσωπικό, τους δομικούς τομείς του οργανισμού.

Πεδίο εφαρμογής διαχείρισης έργου

Η δομή διαχείρισης έργου περιλαμβάνει τη διαίρεση όλης της εργασίας του οργανισμού σε έργα που είναι περιορισμένα από άποψη χρόνου και στόχων. Ταυτόχρονα, σχηματίζεται μια ομάδα από κάθε έργο και μια ομάδα διαχειριστών έργου, οι οποίοι αναφέρονται στον διαχειριστή για την πρόοδο του έργου τους.

Από αυτή την άποψη, η διαχείριση έργων χρησιμοποιείται, κατά κανόνα, σε οργανισμούς διαφόρων βιομηχανιών και μεγεθών, με ένα ευρύ φάσμα εντολών που εκτελούνται ταυτόχρονα. Ωστόσο, στις μικρές επιχειρήσεις, χρησιμοποιεί επίσης τη διαχείριση έργων για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων εκσυγχρονισμού της παραγωγής ή, για παράδειγμα, εισαγωγής ενός νέου προϊόντος.

Διαχείριση έργων στον κατασκευαστικό κλάδο

Στον κατασκευαστικό κλάδο, η χρήση της μεθοδολογίας διαχείρισης έργων είναι ιδιαίτερα σημαντική. Σε εταιρείες που εκτελούν τις λειτουργίες ενός πελάτη ή εργολάβου, η διαχείριση έργου χρησιμοποιεί έναν φυσικό καταμερισμό της εργασίας σε έργα (σύμφωνα με την αρχή του προϊόντος, δηλαδή η κατασκευή κάθε κτιρίου είναι ένα ξεχωριστό έργο) και τη δομή της ανώτατης διοίκησης πρακτικά δεν απαιτεί σοβαρή αναδιάρθρωση.

Η διαχείριση ενός οργανισμού έργου πραγματοποιείται επίσης συχνά σύμφωνα με την αρχή του έργου, χρησιμοποιώντας με επιτυχία ήδη σχηματισμένες ομάδεςσχεδιαστές ως ομάδα έργου.

Διαχείριση έργων στις κρατικές δομές

Η διαχείριση έργων στην κυβέρνηση είναι μια αρκετά νέα τάση της εποχής μας. Η μέθοδος διαχείρισης προγράμματος-στόχου, που αναπτύσσεται από τη σοβιετική περίοδο, έχει πλέον τη μορφή διαχείρισης έργων σε όλη τη χώρα. Τώρα, για την επίλυση στρατηγικά σημαντικών εργασιών για το κράτος, χρησιμοποιούνται προγράμματα που περιλαμβάνουν μεμονωμένα έργα με δείκτες-στόχους και προθεσμίες υλοποίησης. Ωστόσο, η ίδια η μεθοδολογία για τη διαχείριση τέτοιων προγραμμάτων απέχει πολύ από την ιδανική και απαιτεί εκσυγχρονισμό και ενημέρωση.

Εμπειρία υλοποίησης διαχείρισης έργων στην περιοχή Belgorod

Η δημόσια διοίκηση που βασίζεται σε έργα έχει αποδειχθεί σε όλο τον κόσμο. Στη Ρωσία, υπάρχει εμπειρία στην εφαρμογή αυτής της τεχνολογίας στην περιοχή του Μπέλγκοροντ.

Αυτό το πείραμα μεγάλης κλίμακας επηρέασε σχεδόν όλες τις πτυχές της δημόσιας υπηρεσίας στην περιοχή του Μπέλγκοροντ. Μεταξύ των κύριων στοιχείων είναι η εκπαίδευση διαχείρισης έργων, η οργανωτική και μεθοδολογική υποστήριξη, οι επιτόπιες επιθεωρήσεις, τα κίνητρα, η αξιολόγηση των ικανοτήτων των εργαζομένων, οι επιτροπές εμπειρογνωμόνων για την αναθεώρηση του έργου.

Η διαχείριση έργου της περιοχής Belgorod περιλαμβάνει πλέον συλλογικά όργανα διαχείρισης έργων:

• Διυπηρεσιακή επιτροπή διαχείρισης δραστηριοτήτων έργου.
• Τομεακές επιτροπές εμπειρογνωμόνων που αποφασίζουν για το άνοιγμα/κλείσιμο των έργων.
• Περιφερειακό γραφείο έργου που ελέγχει τη συμμόρφωση με τη μεθοδολογίαδιαχείριση έργου.

Μία στάση

Ήταν στο πλαίσιο της μετάβασης στη διαχείριση έργων που η Περιφέρεια Belgorod, το 2010, μεταπήδησε στον συντονισμό επενδυτικών έργων μέσω του συστήματος «ένα παράθυρο», πλέον γνωστό στη Μόσχα. Ο ρόλος αυτού του παραθύρου μόλις εκτελείται από μία από τις υπηρεσίες που εισήχθησαν πρόσφατα - το περιφερειακό γραφείο έργου. Τώρα, ακριβώς ένα μήνα μετά την υποβολή της αίτησης στο γραφείο του έργου, η επιχειρηματική οντότητα λαμβάνει ένα έγγραφο έγκρισης.

Αυτοματοποιημένο σύστημα πληροφοριών "Διαχείριση έργου"

Οι πληροφορίες και η τεχνική υποστήριξη για τη διαχείριση έργων στην περιοχή του Belgorod πραγματοποιούνται μέσω του αυτοματοποιημένου συστήματος πληροφοριών (AIS) "Project Management". Αυτή είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή χωρίς λογισμικό που εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες για έργα, χαρτοφυλάκια και προγράμματα:

• Διατήρηση του μητρώου (βάσης δεδομένων).
• Προγραμματισμός.
• Προϋπολογισμός.
• Παρακολούθηση εφαρμογής σε περιφερειακό και δημοτικό επίπεδο.
• Κατανομή των εξουσιών και των ευθυνών της ομάδας.
• Αλλαγή περιεχομένου.
• Σύστημα ειδοποίησης για επερχόμενες και επερχόμενες εκδηλώσεις για έργα.
• Ροή εγγράφων.
• Αυτοματοποιημένες αναλυτικές αναφορές.
• Ένταξη με την ηλεκτρονική κυβέρνηση της περιοχής Belgorod.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της διαχείρισης έργου

Η περιγραφείσα εμπειρία υλοποίησης της διαχείρισης έργων στην περιοχή του Μπέλγκοροντ αποδείχθηκε επιτυχής. Η επίδραση αυτών των αλλαγών εκφράστηκε κυρίως σεαύξηση του ρυθμού ανάπτυξης του ακαθάριστου περιφερειακού προϊόντος κατά 0,1% (πάνω από 3 δισεκατομμύρια ρούβλια), μείωση του χρόνου που δαπανάται για την έγκριση του έργου (κατά 2 μήνες για κάθε έργο) και αύξηση του ρυθμού ανάπτυξης των επενδύσεων σε η περιφέρεια κατά 23%. Ωστόσο, το πιο σημαντικό αποτέλεσμα είναι ο σχηματισμός της σκέψης έργου μεταξύ των εργαζομένων που αναλύουν ενεργά και προσπαθούν να λύσουν το πρόβλημα, μερικές φορές ακόμη και χρησιμοποιώντας μη τυποποιημένες, καινοτόμες μεθόδους.

Τα κίνητρα και η αναδιάρθρωση της διευθυντικής δομής κατέστησαν δυνατή την επίτευξη θετικής επίδρασης όχι μόνο για τη δημόσια διοίκηση, αλλά και για τις επιχειρήσεις, δημιουργώντας ένα ευνοϊκό επενδυτικό κλίμα και εξαλείφοντας τα εμπόδια στην επιχειρηματικότητα.

Ο πληθυσμός της περιοχής συμμετέχει πλέον ενεργά στην επιλογή και τον έλεγχο της υλοποίησης σημαντικών στρατηγικών έργων. Για τους ανθρώπους, η διαχείριση έργου είναι μια ευκαιρία να απολαμβάνουν υπηρεσίες υψηλής ποιότητας και υψηλή κινητικότητα.

Ωστόσο, παρά όλα τα πλεονεκτήματα της δομής διαχείρισης έργου, υπάρχουν και μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης.

Πρώτα από όλα, η μεταβατική περίοδος. Χρειάζεται συγκεκριμένος χρόνος για να συνεργαστεί η ομάδα έργου και να εκτελέσει τις λειτουργίες της ως καλά συντονισμένος μηχανισμός.

Δεύτερον, κατά την εφαρμογή της διαχείρισης έργου σε μια επιχείρηση, η αναζήτηση ενός καλού διαχειριστή έργου μπορεί να καθυστερήσει. Πολύ υψηλές απαιτήσεις επιβάλλονται στις προσωπικές και επαγγελματικές ιδιότητες ενός διαχειριστή έργου: ολοκληρωμένα προσόντα, πλήρης εμβάπτιση στο έργο, εμπειρία διαχείρισης έργου με τις απαιτούμενες ιδιαιτερότητες.

Το τρίτο μειονέκτημα της διαχείρισης έργου μπορεί να θεωρηθεί η ανάγκηκαταμερισμός των πόρων της εταιρείας μεταξύ έργων. Σε «φτωχές» επιχειρήσεις, αυτό μπορεί να μην είναι καθόλου εφικτό. Οι διαχειριστές έργων θα πρέπει να «παλέψουν» για χρηματοδότηση και προσωπικό, κάτι που είναι απαράδεκτο σε συνθήκες απόλυτου ελέγχου όλων των σταδίων του κύκλου ζωής του έργου.

Ένα από τα πιο σημαντικά μειονεκτήματα της διαδρομής διαχείρισης έργου σε έναν οργανισμό είναι η απασχόληση των μελών της ομάδας έργου και του διαχειριστή έργου μετά την ολοκλήρωση του έργου. Όπως γνωρίζετε, ο φόρτος εργασίας της ομάδας είναι ο πιο σημαντικός κανόνας μιας επιτυχημένης επιχείρησης και σε περίπτωση εργασίας έργου, εμφανίζονται τακτικά ομάδες ειδικών «κρεμασμένων στον αέρα», οι οποίοι χάνουν αμέσως τον συνεχή φόρτο εργασίας τους.

Συνοψίζοντας τα παραπάνω, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η διαχείριση έργων είναι αναπόσπαστο μέρος του σύγχρονου επιχειρηματικού χώρου και η μελέτη των βασικών της είναι απλώς απαραίτητη για τη λήψη ικανών διοικητικών αποφάσεων τόσο σε κρατικό επίπεδο όσο και σε μια μεμονωμένη επιχείρηση.