Πώς να συντάξετε μια εκ των προτέρων αναφορά; Μοτίβο και κανόνες

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η αναφορά εξόδων είναι το κύριο έγγραφο στη ροή εργασιών λογιστικής. Ο κύριος σκοπός του είναι να επιβεβαιώσει το ποσό που δαπανά ο υπόλογος.

Διμερές ενοποιημένο έντυπο Αρ. AO-1 - ένα ενιαίο έντυπο για κάθε νομική οντότητα οποιασδήποτε μορφής ιδιοκτησίας. Οι μόνες εξαιρέσεις είναι οι κρατικοί υπάλληλοι που χρησιμοποιούν το ειδικό έντυπο «0504049» από το 2002.

Η αναφορά εξόδων είναι ευθύνη κάθε υπαλλήλου που λαμβάνει χρήματα για επαγγελματικό ταξίδι ή αγορά οποιουδήποτε υλικού ή προϊόντος (όπως είδη γραφείου ή τρόφιμα).

Αναφορά εξόδων ταξιδιώτη

Πώς να συντάξετε σωστά μια εκ των προτέρων αναφορά εάν ένας υπάλληλος στάλθηκε από έναν οργανισμό για να εκτελέσει κάποια εργασία σε άλλη πόλη;

Επαγγελματικό ταξίδι είναι το ταξίδι ενός εργαζομένου προκειμένου να εκτελέσει τα εργασιακά του καθήκοντα εκτός της τοποθεσίας της εταιρείας. Ποτέ δεν είναι χωρίς έξοδα, τα οποία υπόκεινται σε αποζημίωση στον εργαζόμενο σύμφωνα με το τρέχοννομοθεσία.

Τα έξοδα ταξιδιού περιλαμβάνουν:

• Μετ' επιστροφής, αλλά μόνο εάν ο εργαζόμενος έχει εισιτήρια.
• Ενοικίαση κατοικίας (απαιτούνται επιταγές ή αποδείξεις).
• Επιπλέον έξοδα περιλαμβάνονται στα μεροκάματα.
• Τηλεφωνικές κλήσεις, αλληλογραφία, ανταλλαγή συναλλάγματος, χρέωση μεταφοράς και προμήθειας, εισιτήριο αποσκευών και οποιαδήποτε άλλη εκδήλωση, χωρίς την οποία δεν θα επιτευχθεί ο κύριος σκοπός του ταξιδιού.

Όλα τα παραπάνω έξοδα πρέπει να τεκμηριώνονται. Αν μιλάμε για ημερήσιες αποζημιώσεις, τότε το μέγεθός τους προσδιορίζεται συνήθως στην παραγγελία ή στη θέση σε επαγγελματικό ταξίδι που εκδίδει κάθε επιχείρηση. Το ποσό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το πού πήγε ο εργαζόμενος: εντός της περιοχής, σε άλλο υποκείμενο της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή στο εξωτερικό.

Η νομοθεσία δεν θεσπίζει ανώτατο ημερήσιο επίδομα, αλλά εάν η αξία τους εντός της χώρας υπερβαίνει τα 700 ρούβλια και εκτός αυτής - 2500 ρούβλια, τότε θα πρέπει να υπόκεινται σε φόρο εισοδήματος φυσικών προσώπων. Δεν θα πρέπει να προκύψουν προβλήματα με τον τρόπο σωστής σύνταξης μιας εκ των προτέρων αναφοράς μετά την επιστροφή από ένα επαγγελματικό ταξίδι. Προθεσμία για την παράδοση του εγγράφου - όχι περισσότερο από τρεις ημέρες από την ημερομηνία άφιξης. Εάν το λογιστικό ποσό δεν δαπανήθηκε εξ ολοκλήρου, τότε η διαφορά πρέπει να επιστραφεί στο ταμείο μέσω εισερχόμενης εντολής μετρητών και εάν, αντίθετα, υπήρξε υπέρβαση, τότε ο εργαζόμενος αποζημιώνεται για τα πάντα χρησιμοποιώντας εξερχόμενα μετρητά παραγγελία.

Ποιες είναι οι συνέπειες μιας λανθασμένης εκ των προτέρων αναφοράς;

Σωστά συντάξτε μια εκ των προτέρων αναφορά γιαο εργαζόμενος πρέπει να ταξιδέψει σε επαγγελματικό ταξίδι εντός τριών ημερών, διαφορετικά η εποπτική αρχή μπορεί να θεωρήσει αυτό το ποσό ως εισόδημα, στο οποίο πρέπει να συγκεντρωθούν φόρος εισοδήματος φυσικών προσώπων και ασφάλιστρα.

Με την ευκαιρία, η υιοθέτηση της νέας έκδοσης του νόμου αριθ. 290-FZ της 3ης Ιουλίου 2016 εισάγει ορισμένες προσαρμογές, για παράδειγμα, ένα σοβαρό πρόστιμο για την παροχή ακατάλληλου ελέγχου. Προβλέπεται επίσης η έναρξη χρήσης ειδικών τραπεζικών καρτών που συμμορφώνονται με τα διεθνή πρότυπα Visa και MasterCard για την πληρωμή των εξόδων ταξιδίου.

Γενικοί κανόνες

Πώς να συντάξετε μια εκ των προτέρων αναφορά; Απλώς πρέπει να ακολουθήσετε καθένα από τα ακόλουθα σημεία:

1. Η έκθεση πρέπει να συνταχθεί το αργότερο εντός τριών εργάσιμων ημερών από τη στιγμή:

• η περίοδος που υποδεικνύεται από τους εργαζόμενους στην αίτηση για την έκδοση κεφαλαίων έχει λήξει·
• ένας υπάλληλος πήγε στη δουλειά εάν η λήξη της περιόδου για την οποία εκδόθηκαν τα χρήματα έπεφτε σε διακοπές ή ασθένεια,
• υπάλληλος επέστρεψε από επαγγελματικό ταξίδι.

2. Για να συντάξετε μια αναφορά, χρησιμοποιήστε το ενοποιημένο έντυπο No. AO-1 ή το έντυπο που έχει υιοθετήσει η επιχείρηση.

3. Ένας υπάλληλος, μαζί με έναν λογιστή που ξέρει πώς να συντάσσει σωστά εκ των προτέρων (ένα παράδειγμα είναι σαφώς διαθέσιμο στο πρόγραμμα που χρησιμοποιείται), πρέπει να συμπληρώσει το έγγραφο.

4. Ο διαχειριστής είναι υπεύθυνος για την έγκριση του εγγράφου αναφοράς.

5. Κάθε προκαταρκτικό έγγραφο πρέπει να συνοδεύεται από επιταγές, τιμολόγια,εισιτήρια και άλλα έγγραφα που επιβεβαιώνουν ότι το άτομο ξόδεψε πραγματικά τα υπόλογα κεφάλαια.

Παραγγελία συμπλήρωσης

Πώς να συντάξετε μια εκ των προτέρων αναφορά;

Το πρώτο ή το μπροστινό μέρος πρέπει να συμπληρωθεί από λογιστή. Είναι αδύνατο να γίνει χωρίς τον καθορισμό των λεπτομερειών του εγγράφου (αριθμός και ημερομηνία), πληροφορίες για την επιχείρηση και τους υπόλογους, το ποσό της προκαταβολής που εκδόθηκε, συνοπτικές πληροφορίες: δαπανηθέντα κεφάλαια και λογιστικούς λογαριασμούς, βάσει των οποίων μπορεί κανείς κρίνετε την κίνηση και τη διαγραφή. Επιπλέον, θα πρέπει να αναφέρεται εδώ η υπερβολική δαπάνη ή η επιστροφή χρημάτων που δεν έχει χρησιμοποιηθεί.

Το δεύτερο μέρος είναι μια αποσπασματική απόδειξη που δηλώνει ότι η προκαταρκτική αναφορά έχει γίνει αποδεκτή για επαλήθευση. Μετά τη συμπλήρωση, ο λογιστής πρέπει να το κόψει και να το δώσει στον υπόλογο υπάλληλο.

Το τρίτο μέρος (πίσω πλευρά της φόρμας AO-1) πρέπει να ολοκληρωθεί συλλογικά. Το καθήκον του υπόλογου υπαλλήλου είναι να αντικατοπτρίζει τις λεπτομέρειες και να επισυνάπτει κάθε απόδειξη πώλησης που έχει εκτελεστεί σωστά για την προκαταρκτική αναφορά. Ο λογιστής θα πρέπει να συμπληρώσει το ποσό και τον λογαριασμό που θα αντικατοπτρίζει τα χρήματα που δαπανήθηκαν.

Το έγγραφο πρέπει να υπογράφεται από τον υπάλληλο, τον λογιστή και τον προϊστάμενο λογιστή. Μόνο μετά από αυτό μπορεί να εγκριθεί από τον επικεφαλής.

Εύλογη υπερδαπανη

Πώς να υποβάλετε την αναφορά υπερβολικών δαπανών; Πρώτα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι δικαιολογημένο:

• Οι δαπάνεςείναι υψηλότερεςπου διατέθηκε απαιτήθηκε για την ολοκλήρωση της εργασίας εκ μέρους των αρχών·
• υπάλληλος έχει υποστηρικτικά έγγραφα.

Εάν δεν πληρούται τουλάχιστον μία προϋπόθεση, τότε το χρηματικό ποσό δεν επιστρέφεται.

Διαδικασία αντιστάθμισης υπερβολικών δαπανών στο ταμείο

Σε περίπτωση υπερβολικών δαπανών, ο λογιστής αντιμετωπίζει το ερώτημα: πώς να συντάξει σωστά μια αναφορά εξόδων. Ένα δείγμα του εντύπου εντάλματος μετρητών λογαριασμού Νο. KO-2 μπορεί να βρεθεί εύκολα στις τεράστιες εκτάσεις του Διαδικτύου. Τα στοιχεία αυτού του εγγράφου πρέπει να αναφέρονται στην αναφορά - η γραμμή "Υπέρβαση που εκδόθηκε με εντολή μετρητών".

Ο όρος για την αποζημίωση υπερδαπανηθέντων κεφαλαίων από έναν εργαζόμενο δεν ορίζεται από το νόμο. Επομένως, εάν ο λογιστής δεν υπέδειξε αμέσως πληροφορίες σχετικά με την εντολή έκδοσης στην προκαταρκτική αναφορά, αυτό δεν συνεπάγεται κυρώσεις.

Προϋποθέσεις για αποζημίωση για υπερβολικές δαπάνες σε κάρτα μισθού

Επί του παρόντος, σχεδόν όλοι οι οργανισμοί μεταφέρουν μισθούς στους υπαλλήλους με τραπεζική κάρτα. Είναι δυνατόν να επιστραφεί το ποσό που δαπανήθηκε υπερβολικά σύμφωνα με την αναφορά εξόδων στον εργαζόμενο με τον ίδιο τρόπο;

Η νομοθεσία δεν έχει ξεκάθαρη απάντηση. Το ίδιο το έγγραφο προτείνει μόνο μία μορφή επιστροφής του υπέρμετρου λογιστικού ποσού - μετρητά.

Η Κεντρική Τράπεζα της Ρωσίας συμμερίστηκε την ίδια γνώμη το 2006 στην επιστολή της αριθ. 36-3/2408. Ταυτόχρονα, η επιστολή του, αλλά με ημερομηνία 24 Δεκεμβρίου 2008 Νο. 14-27 / 513, περιέχει πληροφορίες σχετικά με το ερώτημα: είναι δυνατή η χρήση τραπεζικής κάρτας για την πληρωμήΤο λογιστικό ποσό δεν εμπίπτει στην αρμοδιότητα της Κεντρικής Τράπεζας. Αυτή η επιχείρηση δικτύου θα πρέπει να αντιμετωπίσει ανεξάρτητα τα προβλήματά της σε αυτήν την περίπτωση. Και για να μην έχει περιττές ερωτήσεις η υπηρεσία ελέγχου, συνιστάται η χρήση του ταμείου.

Πώς να αποζημιώσετε τα προσωπικά χρήματα ενός υπαλλήλου;

Ένας υπάλληλος ενός οργανισμού μπορεί να πάει ο ίδιος για να αγοράσει τα απαραίτητα αγαθά (έργα, υπηρεσίες) με δικά του έξοδα. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε μια εκ των προτέρων αναφορά. Πώς να κανονίσετε τα παραπάνω βήματα;

Μια αίτηση και έγγραφα που επιβεβαιώνουν την αγορά (αποδείξεις μετρητών, τιμολόγια, αυστηρά έντυπα αναφοράς, ταξιδιωτικά έγγραφα κ.λπ.) θα είναι αρκετά.

Έκδοση προκαταρκτικής αναφοράς σε 1С

Κάθε λογιστής θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος με ένα τέτοιο έγγραφο όπως μια αναφορά εξόδων. Πώς να κανονίσετε σε 1C; Η θέση του εγγράφου στο πρόγραμμα είναι η ενότητα "Τράπεζα και ταμεία".

Στο παράθυρο που δημιουργήθηκε, πρέπει πρώτα να καθορίσετε πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό και τα υπόλογα άτομα. Το κουμπί "Προσθήκη" θα καταστήσει διαθέσιμο έναν πίνακα στον οποίο πρέπει να απεικονίσετε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τα κεφάλαια που εκδόθηκαν.

Υπάρχουν τρεις τύποι προκαταβολής:

• Χρηματικά έγγραφα. Αυτό λαμβάνει υπόψη αεροπορικά και σιδηροδρομικά εισιτήρια, κουπόνια, γραμματόσημα κ.λπ.
• Μετρητά. Ο κύριος σκοπός του εγγράφου είναι η διαγραφή μετρητών.
• Λογαριασμός διακανονισμού. Το παραστατικό είναι απαραίτητο για να ληφθεί υπόψη η διαγραφή μη ταμειακού ποσού από τον διακανονισμόεταιρικοί λογαριασμοί.

Για να δημιουργήσετε πληροφορίες ανάληψης μετρητών, πρέπει να ξεκινήσετε δημιουργώντας μια νέα εξερχόμενη εντολή μετρητών. Μετά τη συμπλήρωση, το έγγραφο θα πρέπει να εκτυπωθεί και να παραδοθεί στον υπόλογο, ώστε ο τελευταίος να συμπληρώσει τη γραμμή παραλαβής κεφαλαίων και πινακίδων. Μόνο τότε μπορείτε να αποθηκεύσετε και να δημοσιεύσετε το έγγραφο.

Στην ενότητα πίνακα της απόδειξης μετρητών, θα πρέπει να αναφέρονται πληροφορίες σχετικά με τα αγαθά και τα υλικά που αγόρασε ο υπόλογος. Εάν η αγορά αγαθών συνοδευόταν από έκδοση τιμολογίου, τότε είναι απαραίτητο να βάλετε τη σημαία SF, να επιλέξετε τον Προμηθευτή και να συμπληρώσετε τα στοιχεία του.

Η ενότητα "Επιστρεφόμενη συσκευασία" απαιτεί τη συμπλήρωση πληροφοριών σχετικά με τη συσκευασία που περιμένει πίσω ο Προμηθευτής.

Η ενότητα "Πληρωμή" καταγράφει τα ποσά που καταβλήθηκαν στον προμηθευτή για προϊόντα που αγοράστηκαν προηγουμένως. Η προκαταβολή αντικατοπτρίζεται στην ανάρτηση D 60,02 K 71,01.

Η καρτέλα "Άλλο" έχει σχεδιαστεί για να λαμβάνει υπόψη άλλα έξοδα ενός υπόλογου ατόμου (επαγγελματικά ταξίδια, ταξίδια, έξοδα καυσίμων κ.λπ.).