Ώρες εργασίας. Φωτογραφία του χρόνου εργασίας: παράδειγμα, δείγμα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η αποτελεσματικότητα κάνει τους ανθρώπους επιτυχημένους, ανταγωνιστικούς. Ένα εξαιρετικό εργαλείο για να ερευνήσετε πόσο αποτελεσματικά χρησιμοποιείτε τον χρόνο εργασίας είναι η φωτογραφία χρόνου εργασίας, με άλλα λόγια ονομάζεται επίσης χρονομέτρηση. Τι είναι αυτό το εργαλείο, πώς να το χρησιμοποιήσετε και τι αποτελέσματα φέρνει - διαβάστε στο άρθρο.

Τι είναι η φωτογραφία χρόνου εργασίας;

Πρόκειται για μια ερευνητική μέθοδο κατά την οποία μια ολόκληρη εργάσιμη ημέρα ή μια συγκεκριμένη χρονική περίοδος υποβάλλεται σε συνεχή μέτρηση. Χάρη σε αυτήν την παρατήρηση, μπορείτε να λάβετε πληροφορίες σχετικά με το τι κάνει ένας υπάλληλος, μια ομάδα εργαζομένων ή μια ομάδα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Η επίβλεψη πραγματοποιείται από ειδικό και μια τέτοια μελέτη μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί ανεξάρτητα. Όλες οι ενέργειες, που σχετίζονται τόσο με την εργασία όσο και με περισπασμούς, διαλείμματα καπνού, άτυπη επικοινωνία κ.λπ., έχουν διορθωθεί πλήρως.

Μεταξύ των εργαζομένων που αγαπούν τη διαχείριση του χρόνουκαι συνειδητοποιήστε τη σημασία της διαχείρισης χρόνου, είναι ένα δημοφιλές εργαλείο. Επιπλέον, εάν σας ενδιαφέρει το ερώτημα πώς να βελτιστοποιήσετε τον χρόνο εργασίας, η φωτογραφία με το χρόνο εργασίας θα είναι το πρώτο βήμα. Μπορείτε να διαχειριστείτε μόνο αυτό που μετριέται. Συχνά, η απλή παρατήρηση, ακόμη και χωρίς αλλαγές στην εργάσιμη ημέρα, οδηγεί ήδη σε αύξηση της αποτελεσματικότητας.

Στόχοι

Αυτή η μέθοδος εξυπηρετεί πολλούς σκοπούς. Ένα από τα πιο σημαντικά είναι ο εντοπισμός των απωλειών χρόνου κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Το επόμενο είναι να προσδιορίσετε τους λόγους για την απώλεια χρόνου και να αναπτύξετε ένα σύστημα μέτρων που θα σας επιτρέψουν να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά. Η φωτογραφία χρόνου εργασίας σάς επιτρέπει να αναπτύξετε πρότυπα χρόνου για τις διαδικασίες εργασίας, να μάθετε από την οργανωτική εμπειρία των πιο επιτυχημένων εργαζομένων και να τη διδάξετε σε άλλους ανθρώπους για να επιτύχετε υψηλά αποτελέσματα.

Αυτό το είδος έρευνας αποκτά ιδιαίτερη αξία όταν αποφασίζεται το θέμα της επέκτασης ή της μείωσης του προσωπικού, της ανακατανομής των ευθυνών.

Αν θέλετε να συζητήσετε με τον προϊστάμενό σας μια αύξηση στον μισθό σας ή την αναζήτηση βοηθού, μια εξατομικευμένη φωτογραφία των ωρών εργασίας θα είναι μια εξαιρετική βάση αποδεικτικών στοιχείων. Θα έχετε ισχυρά επιχειρήματα, ο αρχηγός θα πάρει πιο σοβαρά τις προτάσεις σας αν προετοιμαστείτε με αυτόν τον τρόπο.

Λήψη φωτογραφιών του χρόνου εργασίας

Παρά το γεγονός ότι το όνομα της διαδικασίας περιέχει τη λέξη "φωτογραφία", δεν απαιτείται τίποτα από φωτογραφικό εξοπλισμό. Αρκετό χαρτί καιστυλό. Για να απλοποιηθεί η εργασία, έχουν αναπτυχθεί έτοιμες φόρμες με δείγματα συμπλήρωσης. Μπορούν να βρεθούν σε νομικά συστήματα όπως το "Σύμβουλος". Μπορείτε να αναπτύξετε τη φόρμα μόνοι σας ή να τα βγάλετε πέρα με ένα συνηθισμένο τραπέζι.

Μία μέρα δεν είναι πάντα αρκετή, επομένως η επιτήρηση μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες.

Η όλη διαδικασία μπορεί να χωριστεί υπό όρους σε τρία στάδια: προπαρασκευαστική, διαδικασία παρατήρησης, επεξεργασία των αποτελεσμάτων. Στο προπαρασκευαστικό στάδιο, συντάσσονται και συμπληρώνονται φόρμες, στο στάδιο της παρατήρησης, τηρούνται αρχεία, στο στάδιο της επεξεργασίας των αποτελεσμάτων, υπολογίζουν πόσο χρόνο χρειάζεται αυτός ή αυτός ο τύπος εργασίας, αναλύουν την αποτελεσματικότητα και εξάγουν συμπεράσματα.

Αποτελέσματα μέτρησης

Για να είναι πιο βολική η μέτρηση, οι πράξεις του ίδιου τύπου συνδυάζονται, συλλέγονται σε ομάδες. Οι πιο δημοφιλείς ομάδες είναι:

• Εργασίες προετοιμασίας και ολοκλήρωσης (έναρξη του εξοπλισμού, προετοιμασία των απαραίτητων εργαλείων, απενεργοποίηση του εξοπλισμού, καθαρισμός του χώρου εργασίας).
• Οργανωτικά ζητήματα.
• Χρόνος που χρησιμοποιείται για την άμεση εκτέλεση των καθηκόντων.
• Διαλείμματα ξεκούρασης και μεσημεριανού γεύματος.

Μπορούν να αναγνωριστούν μικρότερες ομάδες εάν είναι κατάλληλο για μια συγκεκριμένη μελέτη. Στη συνέχεια, υπολογίζεται ένας συντελεστής που δείχνει την αποδοτικότητα ή την αναποτελεσματικότητα της εργάσιμης ημέρας του εργαζομένου.

Φύλλο χρονισμού

Η φόρμα πρέπει να έχει μια "κεφαλίδα" όπου εισάγονται πληροφορίες σχετικά με το πλήρες όνομα και την ειδικότηταυπάλληλος, η εγκατάσταση όπου διεξάγεται η μελέτη, η ημερομηνία και η ώρα της ανάλυσης.

Τότε θα πρέπει να υπάρχει ένας πίνακας. Η πρώτη στήλη είναι ένας σειριακός αριθμός και, στη συνέχεια, μια στήλη για το όνομα της εργασίας που εκτελέστηκε. Η τρίτη στήλη δείχνει τη χρονική περίοδο από πότε και πόσο καιρό εκτελέστηκε η εργασία. Η τέταρτη στήλη υπολογίζει τον χρόνο που αφιερώνεται στην εργασία. Μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη σχολίων.

Κύριοι τύποι έρευνας

Μπορεί να παρατηρηθεί ένας υπάλληλος, τότε θα είναι μια ατομική φωτογραφία. Μπορούν να παρακολουθήσουν μια ομάδα ή μια ταξιαρχία, μετά θα είναι μια φωτογραφία ομάδας ή ταξιαρχίας.

Αν η παρατήρηση πραγματοποιείται καθ' όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, τότε μια τέτοια φωτογραφία ονομάζεται κλασική. Μπορείτε να διορθώσετε όχι ολόκληρη την ημέρα, αλλά μόνο τις μεμονωμένες στιγμές της.

Ένα ακόμη τμήμα αναφέρθηκε ήδη παραπάνω. Ένας ειδικός μπορεί να παρατηρήσει ή μπορείτε να τραβήξετε φωτογραφίες της εργάσιμης ημέρας μόνοι σας. Όταν χρησιμοποιείτε εξωτερικό παρατηρητή, μπορεί να συναντήσετε αρνητική αντίδραση από τους υπαλλήλους. Μπορεί να αρνηθούν να εργαστούν υπό επίβλεψη ή, αντίθετα, να αρχίσουν να εργάζονται γρηγορότερα και περισσότερο από το συνηθισμένο, γεγονός που θα οδηγήσει σε λανθασμένα δεδομένα σχετικά με το κόστος χρόνου.

Η έρευνα μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη βοήθεια εξοπλισμού βίντεο. Αφενός, αυτό σας επιτρέπει να λαμβάνετε αντικειμενικές πληροφορίες, από την άλλη, δεν μπορεί να διακριθεί καθαρά κάθε ενέργεια παρατηρώντας την μόνο από το πλάι, χωρίς σχόλια από το άτομο που κάνει την εργασία.

Ψυχολογικόπροετοιμασία

Έρευνα για το πώς οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν τον χρόνο εργασίας - φωτογράφηση του χρόνου εργασίας, ένας τεχνικά απλός αλλά ψυχολογικά δύσκολος τρόπος. Οι εργαζόμενοι αντιλαμβάνονται τέτοιες μελέτες ως απόπειρα παρακολούθησης, επιδείνωσης των συνθηκών εργασίας, εντοπισμού ελλείψεων και τιμωρίας.

Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να δοθεί προσοχή στις προκαταρκτικές εξηγήσεις της σημασίας μιας τέτοιας μελέτης. Το ψυχολογικό κλίμα στην ομάδα έχει σοβαρό αντίκτυπο. Εάν οι άνθρωποι εργάζονται σε μια ατμόσφαιρα εμπιστοσύνης και καλής θέλησης, θα κάνουν πρόθυμα οτιδήποτε θα βοηθήσει να γίνει ο οργανισμός πιο αποτελεσματικός και ανταγωνιστικός. Αν, αντίθετα, η ομάδα χαρακτηρίζεται από δυσπιστία, συνεχή τιμωρία, τότε θα είναι εξαιρετικά δύσκολο να πάρεις αξιόπιστες πληροφορίες που θα δώσουν πραγματικά αποτελέσματα.

Είναι σημαντικό να οικοδομήσουμε ένα σύστημα κινήτρων στο οποίο θα ήταν ωφέλιμο για τους εργαζόμενους να εργάζονται πιο αποτελεσματικά.

Αποκοπή ενός παραδείγματος

Δεν είναι δυνατό για κάθε εργαζόμενο να κάνει ακριβή χρονοδιάγραμμα της εργάσιμης ημέρας. Το πιο δύσκολο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να το κάνετε με υπαλλήλους σε διευθυντικές θέσεις, η φωτογραφία του χρόνου εργασίας ενός λογιστή είναι ιδιαίτερα δύσκολη. Είναι πιο εύκολο με εκείνους τους ειδικούς των οποίων οι λειτουργίες έχουν σαφή όρια και διακριτικά χαρακτηριστικά. Κατά κανόνα, πρόκειται για ειδικότητες εργασίας.

Ας δούμε ένα παράδειγμα. Ένας υπάλληλος είναι διευθυντής σε ένα εταιρικό τμήμα. Εδώ είναι μια φωτογραφία του χρόνου εργασίας (δείγμα):

• Αρχή εργάσιμης ημέρας - 9-00.
• Προετοιμασία του χώρου εργασίας(εκκίνηση του υπολογιστή, προετοιμασία εγγράφων) - 9-10.
• Planerka – 9-15.
• Τηλεφωνική συνομιλία με βασικό πελάτη - 9-30.
• Έλεγχος email - 9-42.
• Προετοιμασία συμβολαίου για πελάτη – 9-53.
• Διάλειμμα καπνού - 10-37.
• Προετοιμασία παρουσίασης ενός νέου προϊόντος για έναν πελάτη – 10-57.
• Μεσημεριανό - 14-05.
• Πρακτική άσκηση για νέο υπάλληλο - 14-58.
• Διάλειμμα καπνού - 16-15.
• Καλούν πελάτες - 16-30.
• Τέλος της ημέρας (καθαρισμός επιφάνειας εργασίας, απενεργοποίηση του υπολογιστή) - 17-55.
• Φεύγοντας από το σπίτι - 18-00.

Τώρα πρέπει να υπολογίσετε πόσο χρόνο κράτησε κάθε ενέργεια, να κατανείμετε τους τύπους εργασίας σε ομάδες, να υπολογίσετε την αναλογία αποτελεσματικότητας του διευθυντή. Αυτή η φωτογραφία χρόνου εργασίας (παράδειγμα) θα σας βοηθήσει να φτιάξετε τη δική σας.

Ποιος χρειάζεται αυτές τις πληροφορίες;

Πρώτα απ' όλα, τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι οι διευθυντές και οι ιδιοκτήτες της εταιρείας που θέλουν να κατανοήσουν πόσο βέλτιστα φορτώνεται το προσωπικό, εάν χρησιμοποιούνται αποτελεσματικά οι εργατικοί πόροι της εταιρείας.

Οι υπάλληλοι του τμήματος HR, των τμημάτων ανθρώπινου δυναμικού χρειάζονται επίσης παρόμοιες μελέτες προκειμένου να συντάξουν εφικτές περιγραφές θέσεων εργασίας, να επιλέξουν ακριβώς τον αριθμό των εργαζομένων που χρειάζεται ο οργανισμός και να πραγματοποιήσουν ερευνητική εργασία.

Οι ίδιοι οι υπεύθυνοι υπάλληλοι ενδιαφέρονται για το γεγονός ότι η εργάσιμη ημέρα χρησιμοποιείται αποτελεσματικά, χωρίς διακοπές και έκτακτη εργασία, δεν υπάρχουν καταστάσεις με υπερωρίες ή εργασίασπίτι.

Τώρα είστε εξοικειωμένοι με μια τεχνική που σας επιτρέπει να αξιολογήσετε εάν ο χρόνος εργασίας χρησιμοποιείται αποτελεσματικά (φωτογραφία του χρόνου εργασίας). Προσπαθήστε να εφαρμόσετε τη μέθοδο στην πράξη, θα βρείτε μεγάλο αριθμό αποθεμάτων, θα δείτε πώς να λειτουργήσετε βέλτιστα. Χάρη σε αυτήν την προσέγγιση, μπορείτε να μετατραπείτε σε έναν από τους πιο παραγωγικούς υπαλλήλους της εταιρείας, και αυτό σίγουρα θα φανεί και θα εκτιμηθεί.