Τι είναι ο έλεγχος αποθέματος; Τρόποι διεξαγωγής λογιστικής αποθήκης. Οργάνωση λογιστικής, ευθύνης, προγραμμάτων

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η επιτυχής λειτουργία μιας επιχείρησης αποτελείται από τον συνολικό αντίκτυπο διαφόρων παραγόντων και την ικανή απόδοση βασικών λειτουργιών. Παράλληλα, θα πρέπει να σημειωθεί ότι η σωστή λογιστική των εμπορευμάτων μπορεί να αποδοθεί σε μία από τις βασικές προϋποθέσεις για τη σταθερή λειτουργία της εταιρείας.

Διαχείριση αποθέματος

Αυτή η έννοια χρησιμοποιείται για τον καθορισμό της σταθερής ποσοτικής και ποικιλιακής λογιστικής που πραγματοποιείται στην αποθήκη. Χωρίς να ληφθούν υπόψη τα εμπορεύματα που τοποθετούνται στην αποθήκη, είναι δύσκολο να διασφαλιστεί η ασφάλειά τους. Για μια τέτοια διαδικασία χρησιμοποιείται μια κάρτα απογραφής υλικών, η οποία είναι ένα έντυπο εγκεκριμένο από το νόμο για την καταγραφή της κίνησης υλικών συγκεκριμένου τύπου, μεγέθους και ποιότητας στην αποθήκη. Συμπληρώνονται για κάθε αριθμό στοιχείου του υλικού. Συντηρούνται από ένα οικονομικά υπεύθυνο άτομο, όπως ένας διευθυντής αποθήκης ή αποθηκάριος.

Πριν αναθέσετε στον αποθηκευτή τα αποθέματα υλικών της επιχείρησης, κατά κανόνα, συνάπτεται συμφωνία μαζί του. Περιγράφει τους τύπους εργασιών που εκτελεί ο εργαζόμενος και τον βαθμό ευθύνης σε περίπτωση απώλειας ή ζημιάς σε προϊόντα που είναι αποθηκευμένα στην αποθήκη.

Οργάνωση λογιστικής αποθήκης

Μια καλά οργανωμένη λογιστική διαδικασίατα υλικά που τοποθετούνται στην επικράτεια της αποθήκης είναι ένα πολύ σημαντικό και απαραίτητο τμήμα των δραστηριοτήτων του οργανισμού. Για την αποτελεσματική λειτουργία της αποθήκης χρησιμοποιούνται δύο κοινά λογιστικά συστήματα: παρτίδα και διαλογή. Όποια επιλογή κι αν γίνει όμως, οι οικονομικά υπεύθυνοι υπάλληλοι θα κρατούν αρχεία με τα προϊόντα της εταιρείας σε είδος. Αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται με τη χρήση εισερχόμενων και εξερχόμενων παραγγελιών εμπορευμάτων.

Αν λάβουμε υπόψη τις πληροφορίες που περιέχονται στα εγχειρίδια για τη λογιστική των αποθεμάτων της εταιρείας, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η αναλυτική λογιστική των αγαθών και των υλικών πραγματοποιείται με τη μέθοδο του ισοζυγίου ή με διαπραγματεύσιμα τιμολόγια. Με αυτές τις προσεγγίσεις, η λογιστική πραγματοποιείται στο πλαίσιο κάθε τοποθεσίας αποθήκευσης, καθώς και εντός αυτών με τον καθορισμό αριθμών ειδών, διαφόρων ομάδων προϊόντων, συνθετικών και υπολογαριασμών.

Χρήση καρτών

Η λογιστική απογραφής των υλικών, η οποία βασίζεται σε φύλλα κύκλου εργασιών, στις περισσότερες περιπτώσεις περιλαμβάνει τη χρήση των δύο προαναφερόμενων μεθόδων. Αυτό σας επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε τη λειτουργία της αποθήκης και να επιτύχετε υψηλότερο επίπεδο παραγωγικότητας.

Στην πρώτη επιλογή, χρησιμοποιείται μια λογιστική κάρτα αποθήκης, η οποία ανοίγει για κάθε είδος αποθέματος που αποθηκεύεται στην αποθήκη. Εμφανίζει δεδομένα ποσοτικού αθροίσματος, τα οποία, στην πραγματικότητα, είναι η κίνηση των υλικών. Η βάση για τη συμπλήρωση τέτοιων καρτών είναι η κύρια λογιστικήέγγραφα.

Η λογιστική αποθήκης με χρήση καρτών περιλαμβάνει επίσης την εμφάνιση υπολοίπων την πρώτη ημέρα και τον υπολογισμό του τζίρου για τον μήνα. Με τη βοήθεια τέτοιας τεκμηρίωσης, καταρτίζονται φύλλα κύκλου εργασιών για κάθε αποθήκη χωριστά. Επιπλέον, τα στοιχεία των καρτών που βρίσκονται στο λογιστήριο ελέγχονται με την τεκμηρίωση της αποθήκης.

Είναι επίσης πιθανό να μην διατηρούνται λογιστικές κάρτες στο λογιστήριο. Σε αυτήν την περίπτωση, η εξερχόμενη και η εισερχόμενη τεκμηρίωση ομαδοποιούνται κατά αριθμούς στοιχείων. Μετά από αυτό, με τη βοήθεια αυτών των εγγράφων, υπολογίζονται τα αποτελέσματα του μήνα και καταγράφονται χωριστά τα στοιχεία για τα έξοδα και τις εισπράξεις. Επιπλέον, αυτές οι πληροφορίες εμφανίζονται στο φύλλο κύκλου εργασιών. Τα υπόλοιπα που εμφανίζονται σε αυτές τις καταστάσεις συγκρίνονται με τα υπόλοιπα που καταγράφονται στις λογιστικές κάρτες της αποθήκης.

Λογιστικά υπολοίπου

Αυτή η μορφή λογιστικής αποθήκης διαφέρει από την προηγούμενη. Η βασική διαφορά είναι ότι δεν υπάρχει ποιοτική και συνολική λογιστική στο πλαίσιο των αγαθών και των υλικών στο λογιστήριο. Οι καταστάσεις κύκλου εργασιών, αντίστοιχα, επίσης δεν συντάσσονται.

Με αυτόν τον τύπο οργάνωσης της αποθήκης, η λογιστική για αγαθά και υλικά πραγματοποιείται στο πλαίσιο υπολογαριασμών, ομάδων εμπορευμάτων και ισολογισμών, οι οποίοι χρησιμοποιούνται για τη λογιστικοποίηση των ειδών αποθέματος αποκλειστικά σε χρηματικούς όρους. Η λογιστική διενεργείται από οικονομικά υπεύθυνους. Για αυτήν τη διαδικασία, χρησιμοποιείται το βιβλίο απογραφής ή το κατάλληλο ημερολόγιο.

Όσο για το λογιστήριο, ασχολείται με την υποδοχή πρωτοβάθμιαςλογιστική τεκμηρίωση από οικονομικά υπεύθυνους και στη συνέχεια ελέγχει τα ληφθέντα στοιχεία. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία συμφωνίας, τα υπόλοιπα των υλικών που καταγράφηκαν την πρώτη ημέρα μεταφέρονται στον ισολογισμό.

Λογιστική κομμάτων

Το εμπόριο και η αποθήκη σε αυτήν την περίπτωση οργανώνονται με τέτοιο τρόπο ώστε μια συγκεκριμένη παρτίδα εμπορευμάτων να αποθηκεύεται χωριστά. Και για καθένα από αυτά, ο αποθηκάριος γράφει μια κάρτα παρτίδας σε δύο αντίγραφα. Για την καταχώρηση τέτοιων καρτών χρησιμοποιείται ειδικό βιβλίο. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι ο αριθμός της αποδεκτής παρτίδας που είναι ο αριθμός εγγραφής σε αυτό το βιβλίο. Μετά την εισαγωγή των απαραίτητων στοιχείων, το ένα αντίγραφο μεταφέρεται στο λογιστήριο και το άλλο παραμένει στην αποθήκη και εκτελεί τη λειτουργία του λογιστικού μητρώου αποθήκης.

Αξίζει να σημειωθεί το γεγονός ότι τα ομώνυμα προϊόντα και υλικά προσδιορίζονται ως παρτίδα. Αυτό το προϊόν πρέπει να παρέχεται από έναν προμηθευτή. Όσον αφορά τον αριθμό των παραδόσεων, μπορεί να είναι αρκετές.

Κατά τη συμπλήρωση μιας κάρτας παρτίδας, ο εργαζόμενος αποθήκης πρέπει να αναφέρει την ημερομηνία σύνταξης, τον αριθμό της, την ώρα συμπλήρωσης της πράξης παραλαβής των εμπορευμάτων, τον τύπο μεταφοράς, τα στοιχεία του προμηθευτή, τον αριθμό και την ημερομηνία του τιμολογίου, το όνομα του προϊόντος, τον τόπο αναχώρησης, καθώς και το βάρος και τον βαθμό.

Η λογιστική αποθήκης υλικών, η οποία χρησιμοποιεί τη μέθοδο παρτίδας, συνεπάγεται τον προβληματισμό κατά την αποδέσμευση των εμπορευμάτων της ημερομηνίας αυτής της ενέργειας, τον αριθμό του παραστατικού αναλώσιμου προϊόντος, τον τρόπο μεταφοράς, το όνομα του παραλήπτη, την ποσότητα και την ποιότητα των προϊόντων που πωλούνται. Παράλληλα, το παραστατικό εξόδων αναφέρειαριθμός κάρτας κόμματος.

Όταν εξαντληθούν όλα τα αποθέματα μιας συγκεκριμένης παρτίδας, ο υπεύθυνος αποθήκης και ο έμπορος βάζουν τις υπογραφές τους στην κάρτα και τη μεταφέρουν στο λογιστήριο, όπου θα ελεγχθεί στη συνέχεια.

Είναι πιθανό να αποκαλυφθεί έλλειψη κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Σε αυτή την περίπτωση, η λογιστική αποθήκης συνεπάγεται τις ακόλουθες ενέργειες: πριν από την επόμενη απογραφή, ο λογιστής διαγράφει την έλλειψη στο κόστος διανομής, αλλά μόνο υπό την προϋπόθεση ότι ήταν εντός των ορίων της φυσικής απώλειας. Σε περίπτωση υπέρβασης των κανόνων, τότε η έλλειψη θα πρέπει να ανακτηθεί από τα άτομα που είναι οικονομικά υπεύθυνα για τα προϊόντα που αποθηκεύονται στην αποθήκη.

Αξίζει επίσης να ληφθούν υπόψη οι πληροφορίες ότι το σύστημα απογραφής παρτίδων περιλαμβάνει τη σύνταξη πράξης για μια πλήρως χρησιμοποιημένη παρτίδα αγαθών και υλικών.

Πώς χρησιμοποιούνται τα ημερολόγια αποθήκης για τη διαλογή;

Εάν χρησιμοποιείται αυτή η λογιστική μέθοδος, τότε ο αποθηκευτής ανοίγει μία ή περισσότερες σελίδες στο ημερολόγιο εμπορευμάτων για κάθε ποικιλία και όνομα προϊόντος. Μπορεί επίσης να εισαχθεί ξεχωριστή κάρτα. Ο αριθμός των σελίδων εξαρτάται από τον όγκο των εργασιών που πραγματοποιούνται κατά την παραλαβή και την κατανάλωση.

Στον τίτλο μιας κάρτας ή σελίδας ενός περιοδικού, πρέπει να αναφέρετε το άρθρο, το όνομα, την ποικιλία και άλλα χαρακτηριστικά που διακρίνουν ένα συγκεκριμένο προϊόν. Ο υπόλοιπος χώρος στη σελίδα χρησιμοποιείται για να αντικατοπτρίζει τις εισπράξεις, τις δαπάνες και τα υπόλοιπα προϊόντων.

Το βιβλίο απογραφής (ημερολόγιο) απαιτείται για την καταγραφή δεδομένων κατά την καταχώριση κάθε απόδειξης ή δαπάνηςέγγραφο.

Η νομοθεσία επιτρέπει τη χρήση διαφόρων μορφών περιοδικών. Ένα παράδειγμα είναι ένα εμπορικό περιοδικό με τη μορφή N MX-2. Πρέπει να διενεργείται από αποθηκευτή ή άλλο υπεύθυνο άτομο. Η βάση για τη συμπλήρωσή του είναι έγγραφα για την αποδοχή και την έκδοση αγαθών και υλικών, που κατατέθηκαν νωρίτερα. Ένα τέτοιο αρχείο καταγραφής περιέχει τα ακόλουθα δεδομένα:

- ημερομηνία κατά την οποία τα αγαθά και τα υλικά έγιναν δεκτά για αποθήκευση;

- η μονάδα που μετέφερε είδη αποθέματος στην αποθήκη;

- όνομα, τιμή, ποσότητα, μονάδες μέτρησης για αγαθά και υλικά;

- αριθμός και ημερομηνία των εγγράφων που χρησιμοποιήθηκαν κατά την έκδοση και την παραλαβή των προϊόντων, - τοποθεσία αποθήκευσης.

Για να γίνουν δεκτά τα εμπορεύματα για αποθήκευση και στη συνέχεια να εκδοθούν, είναι απαραίτητο να επικυρωθεί η σχετική τεκμηρίωση με την υπογραφή του αποθηκευτή και του υπεύθυνου αποθήκης.

Οργανώστε σωστά τη λογιστική αποθήκης ποσοτικού τύπου, στην οποία καταγράφονται οι κινήσεις και τα υπόλοιπα των προϊόντων, θα βοηθήσουν διάφοροι τύποι περιοδικών εμπορευμάτων, με τη βοήθεια των οποίων τα είδη απογραφής φυλάσσονται σε χώρους αποθήκευσης, καθώς και η επισκευή την κατανάλωσή τους. Τέτοιες πληροφορίες μπορούν επίσης να εμφανίζονται με τη μορφή δηλώσεων.

Πώς πραγματοποιείται η σήμανση αποθέματος;

Το εμπόριο και η αποθήκευση συνδέονται αναπόφευκτα με φαινόμενα όπως η απαξίωση των αγαθών, καθώς και η μείωση της ζήτησης για αυτά ή η απώλεια ποιότητας. Αυτά τα ζητήματα δεν μπορούν να αγνοηθούν και χρησιμοποιείται η διαδικασία επισήμανσης για την αποτελεσματική αντιμετώπισή τους. Για την εγγραφή του, θα χρειαστείτε πράξη απόσβεσης των υλικών περιουσιακών στοιχείων.

Πρέπει να συνταχθεί και να υπογραφεί σε δύο αντίγραφα. Αυτό γίνεται από υπεύθυνα πρόσωπα που εκπροσωπούν ειδική επιτροπή. Το ένα αντίγραφο παραμένει στον υπεύθυνο της αποθήκης (πρέπει να φυλάσσεται), το δεύτερο αποστέλλεται στο λογιστήριο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα αντίγραφο μπορεί να επισυναφθεί στο δελτίο αποστολής. Αυτό γίνεται για τη μεταγενέστερη μεταφορά αυτού του εγγράφου σε έναν οργανισμό που ασχολείται με την πώληση προϊόντων με έκπτωση ή με σκοπό την επιστροφή στον κατασκευαστή.

Συστήματα Διαχείρισης Αποθήκης

Ένα από τα βασικά καθήκοντα κάθε επιχείρησης είναι η αυτοματοποίηση και η βελτιστοποίηση όλων των εσωτερικών διαδικασιών της επιχείρησης. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο και θα βελτιώσει την ποιότητα της υπηρεσίας.

Η αποθήκη δεν αποτελεί εξαίρεση. Προκειμένου να επιταχυνθούν διάφορες διαδικασίες που σχετίζονται με την παραλαβή και την κατανάλωση αγαθών, χρησιμοποιείται ένα πρόγραμμα λογιστικής αποθήκης. Μπορεί να έχει διαφορετική εμφάνιση και δομή, αλλά οι λειτουργίες αυτού του λογισμικού παραμένουν οι ίδιες.

Μιλάμε για τις ακόλουθες ευκαιρίες:

- διανομή προϊόντων στην αποθήκη ανά κελιά αποθήκευσης, παρτίδες και υπεύθυνα άτομα, - δυνατότητα δυναμικού επανυπολογισμού των υπολοίπων αποθεμάτων;

- παρακολούθηση φορτίου κατά μήκος διαδρομών κυκλοφορίας, - χρήση διαφόρων μεθόδων τιμολόγησης αγαθών;

- απογραφή και επακόλουθος σχηματισμός σχετικών αναφορών σύμφωνα με τα αποτελέσματά της·

- σχηματισμός αποδείξεων και παραγγελιών αποθήκης;

- αναπροσαρμογή της αξίας των αγαθών λόγω της επίδρασης διαφόρων παραγόντων που διαμορφώνουν την αξία τους, - διαχείριση αποθήκης.

Ένα καλά σχεδιασμένο πρόγραμμα ελέγχου αποθεμάτων σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε αποτελεσματική λειτουργία μιας αποθήκης διαμετακόμισης, καθώς και αποθηκών γενικής χρήσης. Επίσης, ασκείται η χρήση ηλεκτρονικού αναλόγου του λογιστικού δελτίου αποθήκης, που διαθέτει όλα τα σχετικά φίλτρα. Μιλάμε για πληροφορίες παρακολούθησης στις ακόλουθες περιοχές:

- το νόμισμα που χρησιμοποιείται για την πληρωμή των αγαθών (σύμφωνα με τη δήλωση ταξινόμησης, την πράξη πλεονάσματος και έλλειψης, τη δήλωση πραγματικής διαθεσιμότητας κ.λπ.);

- παρτίδα προϊόντων, όροι αποθήκευσης, ημερομηνία λήξης πιστοποιητικών;

- διάφορα είδη εργασιών με αγαθά και υλικά;

- σκοπός;

- ταξινόμηση;

- οικονομικά υπεύθυνοι;

- επιχειρήσεις στελέχωσης και αποξήλωση υλικών περιουσιακών στοιχείων στην αποθήκη.

Κατά κανόνα, μια τέτοια αυτοματοποιημένη λογιστική αποθήκης οριστικοποιείται από τον προγραμματιστή, λαμβάνοντας υπόψη τα μεμονωμένα χαρακτηριστικά της επιχείρησης ενός συγκεκριμένου πελάτη.

Τρέχοντα προγράμματα

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί διάφορο λογισμικό για την αποτελεσματική οργάνωση των εργασιών της αποθήκης. Αλλά μια από τις πιο δημοφιλείς επιλογές είναι το "1C Warehouse Accounting". Αυτό το λογισμικό έχει ορισμένα πλεονεκτήματα που προσελκύουν πολλές εταιρείες που ενσωματώνουν αυτό το πρόγραμμα στις αποθήκες τους.

Οι βασικές συναρτήσεις μοιάζουν με αυτό:

- γρήγορη και έγκαιρη λογιστική των υλικών περιουσιακών στοιχείων, την άφιξη και τη μετακίνησή τους, - ακριβής συντήρηση όλων των εγγράφων της αποθήκης, -έγκαιρη και βολική συντήρηση ημερολογίου αποθήκης (κάρτες);

- διαθεσιμότητα όλων των απαραίτητων εργαλείων για το σωστό απόθεμα;

- αναπαράσταση και επεξεργασία του συστήματος αποθήκης.

Με τη βοήθεια αυτού του λογισμικού, μπορείτε να καλύψετε ποιοτικά πολλούς τομείς της οικονομικής δραστηριότητας της επιχείρησης. Μιλάμε για τη διαχείριση κανόνων πωλήσεων, αποθεμάτων, οικονομικών, αγορών και παράδοσης αγαθών. Τα κύρια πλεονεκτήματα του "1C" περιλαμβάνουν την ευκολία χρήσης του προγράμματος, τη δυνατότητα διόρθωσής του λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες ενός συγκεκριμένου οργανισμού και την πλήρη συμμόρφωση με τους κανόνες της ρωσικής νομοθεσίας.

Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλα προγράμματα: "Super Warehouse", "Goods-money-goods" και άλλα.

Συμπέρασμα

Προφανώς, η δουλειά της αποθήκης παίζει σημαντικό ρόλο στη δημιουργία μιας αποτελεσματικής εταιρείας. Επομένως, η ποιότητα της υπηρεσίας, η ταχύτητα παράδοσης και η κατάσταση της διαδικασίας πωλήσεων στο σύνολό της εξαρτώνται από το επίπεδο οργάνωσης των λειτουργιών της αποθήκης. Έτσι, κάθε εταιρεία που ενδιαφέρεται να δημιουργήσει με επιτυχία έναν κύκλο πωλήσεων και παράδοση προϊόντων πρέπει να οργανώσει σωστά τη λογιστική των εμπορευμάτων.