Ποια είναι τα καθήκοντα ενός γραμματέα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:24

Για να προσδιορίσετε με σαφήνεια τις εργασιακές ευθύνες ενός γραμματέα, πρέπει να γνωρίζετε ποιος ακριβώς είναι. Μετά από όλα, αυτή η θέση μπορεί να προβληθεί από πολλές οπτικές γωνίες. Γνωστός, για παράδειγμα, είναι ο γραμματέας-αναφοράς ως υπάλληλος γραφείου, ο γενικός γραμματέας ως επικεφαλής (επικεφαλής) συγκεκριμένου οργανισμού, ο γραμματέας ως δημόσιος υπάλληλος, ο γραμματέας ως διπλωματικό πρόσωπο, ο γραμματέας του επικεφαλής ως υπάλληλος και άλλες επιλογές. Τις περισσότερες φορές, όταν αναφέρονται σε αυτή τη θέση, εννοούν έναν υπάλληλο που εκτελεί τα καθήκοντα (αποστολές) τόσο του διευθυντή της επιχείρησης όσο και των μεμονωμένων προϊσταμένων των δομικών τμημάτων της. Αποδεικνύεται ότι τα επίσημα καθήκοντα του γραμματέα στην περίπτωση αυτή περιορίζονται στην εκτέλεση εφάπαξ εργασιών για την επίλυση οργανωτικών και τεχνικών θεμάτων.

Τι πρέπει να ξέρει και να κάνει ένας γραμματέας

Καθημερινά η γραμματέας πρέπει να εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

1. Αποδέχεστε πληροφορίες από υφισταμένους για να τις μεταφέρετε στον διευθυντή.
2. Κανονίστε την τηλεφωνική επικοινωνία του επικεφαλής. Στην απουσία τουλάβετε πληροφορίες και στη συνέχεια φέρτε τις υπόψη του σκηνοθέτη.
3. Λήψη και διατήρηση αρχείων τηλεφωνικών μηνυμάτων.
4. Δημιουργήστε συνθήκες για την κανονική εργασία του κεφαλιού: παρακολουθήστε την ανάγκη για χαρτικά και εξοπλισμό γραφείου.
5. Βοηθήστε στην οργάνωση συναντήσεων παραγωγής και συναντήσεων. Ενημερώστε τους συμμετέχοντες για την ημερομηνία, τον τόπο και την ώρα της εκδήλωσης. Συγκεντρώστε τα απαραίτητα υλικά, εξασφαλίστε την παρουσία των παρευρισκομένων και κρατήστε πρακτικά της συνάντησης.
6. Εκτελέστε εργασίες γραφείου στην επιχείρηση. Για να γίνει αυτό, ο γραμματέας πρέπει να λάβει, να συστηματοποιήσει την εισερχόμενη αλληλογραφία και να την υποβάλει στη διοίκηση για εξέταση. Στη συνέχεια, με βάση την επιβαλλόμενη θεώρηση, μεταφέρετε τα έγγραφα στους εκτελεστές έναντι της υπογραφής. Τα καθήκοντα του γραμματέα περιλαμβάνουν επίσης τον έλεγχο της προόδου, του χρόνου και των αποτελεσμάτων της εκτέλεσής τους.
7. Πραγματοποιήστε εκτύπωση και αναπαραγωγή εγγράφων.
8. Οργανώστε την υποδοχή των επισκεπτών στον επικεφαλής της εταιρείας και, εάν είναι δυνατόν, δημιουργήστε προϋποθέσεις για την ταχεία επίλυση των θεμάτων.

Για να εκτελέσει αυτά τα φαινομενικά απλά καθήκοντα γραμματέα, ένας υπάλληλος πρέπει να γνωρίζει:

• ολική σύνθεση της διοίκησης της επιχείρησης και των διαρθρωτικών της τμημάτων,
• καταστατικό, προσωπικό και δομή της επιχείρησης, προφίλ, προοπτικές ανάπτυξης και εξειδίκευση;
• κανονιστικά έγγραφα για σωστή τήρηση αρχείων;
• κανόνες για τη χρήση εξοπλισμού γραφείου και επικοινωνιών;
• κανόνες VTR, OT, πυρασφάλεια και βιομηχανική υγιεινή;
• κανόνες οργάνωσης της εργασίας στην εργασίατοποθεσία;
• κανονιστικές και νομικές πράξεις, εντολές, ψηφίσματα, εντολές για προγραμματισμό, λογιστική και ποιοτική διαχείριση των εργασιών που εκτελούνται.

Στοιχεία γραφείου

Αν μιλάμε για μια πιο συγκεκριμένη, στενή εξειδίκευση, τότε η κατάσταση είναι κάπως διαφορετική. Πάρτε, για παράδειγμα, τα καθήκοντα του γραμματέα-γραφέα. Ο ίδιος ο τίτλος της θέσης καθορίζει με σαφήνεια την πτυχή της εργασίας που πρέπει να εκτελεστεί. Συνήθως, κάθε επιχείρηση έχει ήδη μια περιγραφή θέσης εργασίας, η οποία υποδεικνύει τους τομείς δραστηριότητας ενός ειδικού τήρησης αρχείων. Εάν δεν υπάρχει τέτοια οδηγία, τότε είναι καλύτερο να τη δημιουργήσετε. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό πιστοποίησης, ο οποίος περιέχει κατά προσέγγιση δείγματα. Μετά από αυτό, η τυπική έκδοση πρέπει να οριστικοποιηθεί σε σχέση με έναν συγκεκριμένο οργανισμό, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες και τα εσωτερικά χαρακτηριστικά. Γενικά, 3 κύριες κατευθύνσεις θα πρέπει να ανιχνεύονται με σαφήνεια στα καθήκοντα ενός γραμματέα-υπάλληλου:

1. Εργαστείτε με αλληλογραφία. Παραλαβή, επεξεργασία με σύγχρονους τρόπους και έγκαιρη αποστολή.
2. Σωστή εσωτερική τεκμηρίωση.
3. Εγγραφή, αυστηρή λογιστική και μεταφορά εγγράφων στο αρχείο για αποθήκευση.

Χαρακτηριστικά του έργου του αναφορικού

Σε ορισμένες επιχειρήσεις, μια τέτοια θέση εισάγεται στο κράτος, η οποία περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων: από το "γραφείο αναφοράς" έως τον "βοηθό διευθυντή". Τέτοιος ειδικόςπρέπει να έχει ευρύ φάσμα γνώσεων και καλή γνώση της κατάστασης. Τα καθήκοντα του γραμματέα αναφοράς διευρύνονται ελαφρώς λόγω της αύξησης των εξουσιών. Σε γενικές γραμμές, αυτή είναι η συνηθισμένη δουλειά ενός γραμματέα, αλλά η λέξη "αναφέρων" κάνει μερικές προσθήκες στον τυπικό κατάλογο. Συγκεκριμένα, ο βοηθός γραμματέας μπορεί ανεξάρτητα να δέχεται επισκέπτες για ορισμένα θέματα. Έχοντας ορισμένες πληροφορίες, είναι σε θέση να λαμβάνει αποφάσεις ανεξάρτητα. Επιπλέον, ο αναφορέας εκτελεί τις υπεύθυνες οδηγίες του επικεφαλής σχετικά με τις οικονομικές δραστηριότητες του οργανισμού (επιχείρησης). Μερικές φορές ο βοηθός γραμματέας είναι επιφορτισμένος με την ευθύνη της διαχείρισης αρχείων προσωπικού. Αυτό γίνεται μόνο όταν η συνολική ποσότητα εργασίας σάς επιτρέπει να εκτελείτε πρόσθετα καθήκοντα.