Εξερχόμενη αλληλογραφία: αρχεία καταγραφής εγγραφής, λογιστικά, δείγματα, κανόνες πλήρωσης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Σε οποιαδήποτε σφαίρα της εθνικής οικονομίας, υπάρχει μια γραφειοκρατία που περιλαμβάνει πολλές λειτουργίες. Μεταξύ αυτών, η λογιστική για την εισερχόμενη και την εξερχόμενη αλληλογραφία είναι ένα από τα κύρια. Δεν υπάρχει καμία επιχείρηση που να λειτουργεί απομονωμένα από άλλους οργανισμούς. Η επικοινωνία και η συνεργασία με πελάτες, προμηθευτές, χρηματοοικονομικούς και άλλους φορείς είναι υποχρεωτική. Επομένως, η παραγωγική διαδικασία δεν μπορεί να κάνει χωρίς αλληλογραφία. Ποιος χειρίζεται την καταχώρηση εισερχόμενων και εξερχόμενων επιστολών; Πώς να τα λογοδοτήσετε σωστά; Ποιος το χρειάζεται και γιατί; Θα εξετάσουμε αυτά τα ζητήματα στο άρθρο.

Κατηγορίες αλληλογραφίας. Χαρακτηριστικά εξερχόμενης τεκμηρίωσης

Υπάρχουν πάρα πολλές μορφές και είδη εγγράφων, αλλά όλα εμπίπτουν μόνο σε δύο κύριες κατηγορίες:

• Αποστολή (εξερχόμενη αλληλογραφία).
• Λήφθηκε (εισερχόμενη αλληλογραφία).

Ας δούμε τη σημασία κάθε κατηγορίας.

Αλληλογραφία, που ονομάζεται εξερχόμενη, μπορεί να σταλεί στους ακόλουθους παραλήπτες:

• Ανώτατες αρχές.
• Υποτελείςοργανισμούς.
• Εταιρείες συνεργατών.
• Τμήματα, εργαστήρια και άλλα δομικά τμήματα της επιχείρησης.

Τι έγγραφα αποστέλλονται στις ανώτερες αρχές;

Πρακτικά κάθε επιχείρηση υπάγεται σε οποιονδήποτε οργανισμό (επαρχιακό, νομαρχιακό, περιφερειακό, καθώς και υπουργεία). Η εξερχόμενη αλληλογραφία που αποστέλλεται σε αυτά τα ιδρύματα μπορεί να είναι αναφορές, αναφορές, σχέδια για το μήνα, το τρίμηνο, το έτος, απαντήσεις σε αιτήματα. Κατά κανόνα, εκδίδεται σε εγκεκριμένα τυποποιημένα έντυπα ή σε συνηθισμένα φύλλα με το λογότυπο της εταιρείας.

Έγγραφα για οργανισμούς downline

Όχι όλες, αλλά πολλές επιχειρήσεις συνεργάζονται με οργανισμούς που υπάγονται σε αυτές. Μπορεί να είναι εκτελεστικά όργανα, υποκαταστήματα, μικρές επιχειρήσεις και άλλα. Η αλληλογραφία που αποστέλλεται από αυτόν μπορεί να είναι οδηγίες, εντολές, ειδοποιήσεις, κανονισμοί, οδηγίες, εκπαιδευτικό υλικό. Εκδίδεται επίσης σε επιστολόχαρτα ή συνηθισμένα φύλλα με το λογότυπο της εταιρείας. Επιπλέον, οι οδηγίες και το εκπαιδευτικό υλικό μπορεί να έχουν τη μορφή μπροσούρων και εγχειριδίων, αλλά πρέπει να συνοδεύονται από οδηγίες σε τυποποιημένα έντυπα ή συνοδευτικές επιστολές με σφραγίδες και υπογραφές. Εάν δεν υπάρχουν, τότε τα ίδια τα εγχειρίδια και τα φυλλάδια πρέπει να φέρουν τη σφραγίδα της επιχείρησης αποστολής και τις υπογραφές των υπευθύνων.

Τεκμηρίωση για συνεργαζόμενες εταιρείες

Κατά κανόνα, σε αυτήν την περίπτωση μιλάμε για προμηθευτές, διανομείς και πελάτες. Η αλληλογραφία που στέλνει είναι παραγγελίες, ειδοποιήσειςπαραλαβή αγαθών, αξιώσεις, διαφημιστικά φυλλάδια, ειδοποιήσεις για αλλαγές σε οποιουσδήποτε όρους συμφωνίας ή σύμβασης, επιχειρηματικές προτάσεις.

Πρέπει να σημειωθεί ότι το διαφημιστικό υλικό, οι τιμοκατάλογοι, τα συγχαρητήρια, οι προσκλήσεις, για παράδειγμα, σε μια παρουσίαση δεν χρειάζεται να καταχωρηθούν.

Τεκμηρίωση στον ίδιο οργανισμό

Αυτό το είδος εξερχόμενης αλληλογραφίας πραγματοποιείται σε επιχειρήσεις όπου υπάρχουν 2 ή περισσότερα τμήματα, εργαστήρια, τμήματα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η ηγεσία εκδίδει εντολές, ψηφίσματα, κατευθυντήριες γραμμές, οδηγίες και παρόμοια έγγραφα, τα οποία αποστέλλονται σε τμήματα και συνεργεία. Στη συνέχεια, για τους διευθυντές και τη διοίκηση, αυτή η αλληλογραφία θα είναι εξερχόμενη και για ένα εργαστήριο ή τμήμα - εισερχόμενη.

Κανόνες σχεδίασης περιοδικών

Ανεξάρτητα από το πού αποστέλλεται το έγγραφο, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη. Για να γίνει αυτό, υπάρχουν αρχεία καταγραφής για την εγγραφή εξερχόμενης αλληλογραφίας. Σε μια εποχή που δεν υπήρχαν υπολογιστές και Διαδίκτυο, τέτοια περιοδικά κρατούνταν στο χέρι. Θα μπορούσαν να είναι αυθαίρετα. Θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί ένα κοινό σημειωματάριο, λογιστικό βιβλίο, σημειωματάριο. Το πιο σημαντικό ήταν ότι το περιοδικό έπρεπε να έχει ραμμένα σεντόνια για να μην μπορούν να σκιστούν. Επιπλέον, έπρεπε να αριθμηθούν. Η σελίδα τίτλου του περιοδικού ανέφερε την ημερομηνία έναρξης. Προηγουμένως, απαιτούνταν η συρραφή των σελίδων με κλωστές, η σφράγιση των άκρων τους με ένα φύλλο χαρτιού, στο οποίο ήταν απαραίτητο να τεθεί η σφραγίδα και η υπογραφή του υπεύθυνου. Επίσης σε αυτό το φύλλο καταγράφηκε ο συνολικός αριθμός των αριθμημένων σελίδων. Δεν επιτρέπονταν διορθώσεις.

Τώρα η ραφή του γεμιστήρα με κλωστές αποθηκεύεται ότανεγγραφή ιδιαίτερα σημαντικών εγγράφων οικονομικής ή νομικής αξίας.

Οι σελίδες στο περιοδικό είναι αριθμημένες στις περισσότερες επιχειρήσεις.

Όταν συμπληρωθεί η τελευταία γραμμή του περιοδικού, καταγράφεται η ημερομηνία λήξης του. Αποθηκεύεται από 3 έως 5 χρόνια. Εξαρτάται από το είδος της αλληλογραφίας που καταχωρείται σε αυτό. Οι δικαστικές εντολές, οι οικονομικοί λογαριασμοί, οι μακροπρόθεσμες συμβάσεις και παρόμοια θεωρούνται ιδιαίτερα σημαντικά. Μπορείτε να διαθέσετε το ημερολόγιο μόνο εάν καθένα από τα έγγραφα που είναι καταχωρημένα σε αυτό έχει χάσει τη νομική του ισχύ.

Βοήθεια υπολογιστή

Σε αυτή την εποχή της τεχνολογίας των υπολογιστών, είναι δύσκολο να βρεθεί ένας υπάλληλος που να εντοπίζει με το χέρι το ημερολόγιο εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας. Τώρα υπάρχει ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα που σας επιτρέπει να εκτυπώνετε φόρμες ή να διατηρείτε αρχεία σε έναν υπολογιστή. Για να το χρησιμοποιήσετε, πρέπει να έχετε:

• Υπολογιστής με προγράμματα MS Office, MS Excel.
• Εκτυπωτής.
• Σαρωτής.
• Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υπολογιστή.
• Ένα γραμματόσημο όπως αυτό: «Είσοδος. Αρ. _, "_" _20_" Μπορεί να πληκτρολογηθεί χειροκίνητα ή να αγοραστεί έτοιμο.

Στη συνέχεια, πρέπει να μεταβείτε στο πρόγραμμα, να κατεβάσετε την απαιτούμενη φόρμα και να αρχίσετε να εργάζεστε με αυτήν. Μπορείτε να εκτυπώσετε τη φόρμα, να κάνετε πολλές φωτοτυπίες, να τις ράψετε. Θα λάβετε ένα ημερολόγιο στο οποίο θα χρειαστεί να κάνετε σημειώσεις με το χέρι. Δεν μπορείτε να εκτυπώσετε, εγγραφείτε απευθείας στον υπολογιστή σας. Κατά κανόνα, έτσι φυλάσσονται έγγραφα για τα οποία δεν χρειάζεται να υπογράψετε.

Πόσα περιοδικά χρειάζεστε;

Πιο συχνάΣυνολικά, οι επιχειρήσεις διατηρούν ένα ημερολόγιο εξερχόμενης αλληλογραφίας. Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί με πολλούς συνεργάτες και άλλους παραλήπτες μπορεί να έχουν πολλά από αυτά τα περιοδικά, όπως:

• Για καταχώριση αλληλογραφίας που αποστέλλεται σε τρίτους και για έγγραφα εντός της επιχείρησης.
• Για επιστολές που αποστέλλονται σε εγχώριες και ξένες εταιρείες.
• Για έγγραφα που προορίζονται για ορισμένους οργανισμούς (για παράδειγμα, το κεντρικό γραφείο, το υπουργείο κ.λπ.) και όλους τους άλλους. Αυτό γίνεται για τη διευκόλυνση της διαχείρισης εγγράφων, αλλά κάθε περιοδικό συντάσσεται σύμφωνα με ένα ενιαίο πρότυπο.

Επιπλέον, ορισμένοι οργανισμοί έχουν ξεχωριστά περιοδικά για κάθε τύπο τεκμηρίωσης. Για παράδειγμα, για να καταχωρήσετε εξερχόμενες παραγγελίες, λογιστικές εντολές, ειδοποιήσεις, εγχειρίδια, παράπονα πελατών, πρωτόκολλα κ.λπ. Για τον υπολογισμό τέτοιων εγγράφων, μπορούν να χρησιμοποιηθούν φόρμες με άλλες στήλες.

Τρόπος διατήρησης εγγραφών ημερολογίου

Θα πρέπει να ειπωθεί ότι οι μορφές των εντύπων είναι περίπου οι ίδιες για τη λογιστική για όλους τους τύπους εξερχόμενης αλληλογραφίας. Ένα δείγμα που δείχνει πώς πρέπει να μοιάζει το σχέδιο δίνεται στο άρθρο μας.

Στο επάνω μέρος κάθε σελίδας υπάρχει μια "κεφαλίδα" με στήλες:

• Ο σειριακός αριθμός της καταχώρισης, επικολλήθηκε επίσης στο έγγραφο.
• Ημερομηνία αναχώρησης.
• Τίτλος εγγράφου (π.χ. "Αναφορά προόδου").
• Σύνοψη (κυριολεκτικά μερικές προτάσεις, μπορείτε επίσης να βάλετε τον αριθμό του εγγράφου).
• Όνομα του ιδρύματος όπου αποστέλλεται η αλληλογραφία.
• Υπογραφή του υπεύθυνου καταχωρίζοντος.
• Τρόπος αναχώρησης (κανονικό ή e-mail, φαξ). Αυτό το στοιχείο προστέθηκε με την έλευση των νέων τεχνολογιών. Προηγουμένως, δεν ήταν στα αρχεία καταγραφής αλληλογραφίας.
• Εάν αποσταλεί απάντηση σε αίτημα ή αναφορά εκτέλεσης, το ημερολόγιο θα πρέπει να αναφέρει τον αριθμό του εγγράφου βάσει του οποίου δημιουργήθηκε η απεσταλμένη επιστολή. Είναι επίσης απαραίτητο να υποδεικνύονται τα δεδομένα για τον ερμηνευτή (όνομα, θέση).
• Αριθμός αντιγράφων. Μερικές φορές μια στήλη εκχωρείται ξεχωριστά, στην οποία υποδεικνύεται ο αριθμός των σελίδων σε ένα αντίγραφο.
• Σημείωση. Πληροφορίες που δεν περιλαμβάνονται στις προηγούμενες στήλες υποδεικνύονται εδώ.

Εάν το εξερχόμενο έγγραφο δεν είναι απάντηση σε αίτημα ή αναφορά, τοποθετούνται παύλες στις στήλες κατά την εκτέλεση και στο υπεύθυνο άτομο.

Στην εποχή μας, το περιεχόμενο και η συμπλήρωση του αρχείου καταγραφής εξερχόμενης αλληλογραφίας δεν έχουν αλλάξει. Το δείγμα φαίνεται παραπάνω.

Εισερχόμενη αλληλογραφία

Επιστολές και έγγραφα μπορούν να ληφθούν από την επιχείρηση από τις ακόλουθες πηγές:

1. Ανώτατες αρχές.
2. Υποτελείς.
3. Εταιρείες συνεργάτες.
4. Άλλα ιδρύματα που δεν αναφέρονται παραπάνω (αστυνομία, τράπεζες, δικαστήρια, ιδιώτες κ.λπ.).
5. Μέσα σε μια επιχείρηση, η εισερχόμενη αλληλογραφία μπορεί να προέρχεται από τη διοίκηση ή άλλη δομική μονάδα, για παράδειγμα, από το λογιστήριο.

Πάνω από εμάςεξέτασε ποια έγγραφα μπορεί να αποτελούν αλληλογραφία από τους οργανισμούς που αναφέρονται στις τρεις πρώτες παραγράφους.

Έγγραφα από άλλα ιδρύματα μπορεί να είναι κλήτευση σε υπάλληλο, εκτελεστικό ένταλμα, δικαστική απόφαση, μήνυση, καταγγελία ή δήλωση ιδιώτη κ.ο.κ.

Τα έγγραφα που αντιπροσωπεύουν τη ροή εργασιών εντός της επιχείρησης μπορεί να είναι πολύ διαφορετικά: εντολές διαχείρισης, εντολές, οδηγίες, κανονισμούς, πρότυπα, κανονισμούς ασφαλείας, ειδοποιήσεις και ούτω καθεξής.

Εργασία με εισερχόμενα έγγραφα

Είναι απαραίτητο να τηρείτε αρχεία όχι μόνο για την εξερχόμενη αλληλογραφία, αλλά και για την εισερχόμενη. Το ημερολόγιο, στο οποίο καταχωρούνται οι επιστολές που λαμβάνει η επιχείρηση, συντάσσεται σύμφωνα με τους ίδιους κανόνες όπως και για τα αποσταλμένα έγγραφα.

Η διαφορά είναι στο "καπάκι" στις φόρμες. Θα πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες στήλες:

• Τακτικός αριθμός. Είναι επίσης επικολλημένο στο έγγραφο.
• Ημερομηνία λήψης.
• Οργανισμός που έστειλε το έγγραφο.
• Πώς ελήφθη (με φαξ, e-mail ή κανονικό ταχυδρομείο).
• Όνομα εγγράφου.
• Αριθμός αντιγράφων.
• Πού στάλθηκε το έγγραφο (όνομα εργαστηρίου, τμήματος ή φακέλου).

Ένα δείγμα μιας από τις μορφές του ημερολογίου εισερχόμενης αλληλογραφίας παρουσιάζεται παρακάτω.

Εάν το εισερχόμενο έγγραφο είναι μια παραγγελία ή μια μεθοδολογική οδηγία της διαχείρισης που ελήφθη από το συνεργείο (τμήμα) για εκτέλεση, το αρχείο καταγραφής πρέπει να αναφέρει ποιος είναι ο υπεύθυνος και επίσης να επικολληθείσημείωση παράστασης, ημερομηνία και υπογραφή του καλλιτέχνη.

Ποιος κρατά τα αρχεία;

Κάθε υπεύθυνο πρόσωπο που ορίζεται από τον επικεφαλής μπορεί να καταχωρεί την εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία. Σε αυτή την περίπτωση, αυτός ο τύπος εργασιακής δραστηριότητας πρέπει να περιλαμβάνεται στην περιγραφή της θέσης του ή να εγκρίνεται με εντολή του επικεφαλής της επιχείρησης. Κατά κανόνα, οι εργασίες γραφείου σε οργανισμούς αναλαμβάνονται από γραμματέα. Επιπλέον, υπάλληλος γραφείου ή διαχειριστής (σε μικρές εταιρείες) μπορεί να πραγματοποιήσει την εγγραφή της αλληλογραφίας. Σε ορισμένους οργανισμούς, την αλληλογραφία διαχειρίζονται δύο υπάλληλοι - ο μεταγλωττιστής και ο γραμματέας.

Τα καταστήματα και τα τμήματα διατηρούν επίσης αρχεία με τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα. Αυτό γίνεται από έναν υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με αυτό το είδος δραστηριότητας με εντολή της διοίκησης.

Πώς πρέπει να καταγράψω σωστά την εισερχόμενη τεκμηρίωση;

Η εγγραφή εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας δεν είναι δύσκολη υπόθεση, αλλά υπεύθυνη. Όλα τα έγγραφα που λαμβάνονται από την επιχείρηση υπόκεινται σε λογιστική. Εάν προέρχονται από οργανισμούς, πρέπει να φέρουν σφραγίδα και υπογραφή από τον επικεφαλής. Μερικές φορές απαιτείται και η υπογραφή των υπευθύνων, για παράδειγμα, του προϊσταμένου λογιστή, εάν πρόκειται για τιμολόγιο που εκδίδεται στην επιχείρηση. Επιστολές από άτομα, όπως επεξηγηματικές ή ισχυρισμοί, μπορούν να φέρουν μόνο την υπογραφή του ατόμου που συνέταξε αυτό το έγγραφο.

Στις περισσότερες επιχειρήσεις, όλη η εισερχόμενη αλληλογραφία πρέπει να ελέγχεται από τον διευθυντή προκειμένου να ενημερώνεται για τις διαδικασίες παραγωγής. Ο ίδιοςαποφασίζει τι να κάνει με τα έγγραφα που έλαβε - να αποδεχτεί για εκτέλεση, να εξοικειώσει τα άτομα που εμπλέκονται με τις πληροφορίες ή απλώς να καταχωρήσει το χαρτί σε έναν φάκελο. Επομένως, ο γραμματέας, έχοντας καταχωρήσει την εισερχόμενη αλληλογραφία στο περιοδικό, την παρέχει στον επικεφαλής. Βάζει ένα σημάδι σε κάθε έγγραφο σε ποιο τμήμα πρέπει να σταλεί.

Με βάση αυτή την «ετυμηγορία», ο γραμματέας στο μητρώο εισερχόμενης αλληλογραφίας σημειώνει στην κατάλληλη στήλη την περαιτέρω «μοίρα» κάθε επιστολής. Για παράδειγμα, ένας νέος κανονισμός για τον υπολογισμό της πριμοδότησης μπορεί να σταλεί στο λογιστήριο, οδηγίες ασφαλείας στο τεχνικό τμήμα και μια αξίωση από τον πολίτη Ivanov στο τμήμα ποιοτικού ελέγχου προϊόντων. Αυτό ολοκληρώνει την εργασία του γραμματέα με την εισερχόμενη τεκμηρίωση.

Πώς μπορώ να παρακολουθώ την εξερχόμενη αλληλογραφία;

Παραπάνω, εξετάσαμε ποια έγγραφα μπορεί να σχετίζονται με αυτόν τον τύπο τεκμηρίωσης. Σε ορισμένους οργανισμούς, τα ατομικά αιτήματα πρέπει να απαντηθούν από έναν βοηθό γραμματέα ή μεταγλωττιστή. Σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003.12, ένα τέτοιο έγγραφο συντάσσεται σε ειδικό έντυπο ή σε κενό φύλλο με το λογότυπο της εταιρείας. Κάθε επιχειρηματική επιστολή που αποστέλλεται σε οργανισμό ή άτομο πρέπει να φέρει σφραγίδα και υπογραφή από τον διευθυντή. Κατά κανόνα, ο γραμματέας πρέπει να κάνει φωτοαντίγραφο του εγγράφου, το οποίο πρέπει να κατατεθεί στον σωστό φάκελο.

Η εξερχόμενη αλληλογραφία καταχωρείται στο αντίστοιχο ημερολόγιο. Ο γραμματέας πρέπει να ελέγξει αν όλες οι απαραίτητες σφραγίδες και υπογραφές, στοιχεία της εταιρείας του καιο οργανισμός για τον οποίο συντάχθηκε το έγγραφο, βάλτε πάνω του τον αριθμό που αντιστοιχεί σε αυτόν με τον οποίο έχει εισαχθεί στο ημερολόγιο, την ημερομηνία αναχώρησης, το όνομα του φακέλου στον οποίο κατατίθεται το αντίγραφο. Εάν η αλληλογραφία που αποστέλλεται είναι απάντηση σε μια εισερχόμενη επιστολή, πρέπει επίσης να σημειώσετε τον αριθμό με τον οποίο καταχωρήθηκε. Τα έγγραφα πρέπει να αποσταλούν την ημέρα που αναφέρεται στο αρχείο καταγραφής εγγραφής.

Γιατί χρειαζόμαστε λογιστική αλληλογραφίας;

Μερικοί άνθρωποι που απέχουν πολύ από την παραγωγή πιστεύουν ότι η σχολαστική εγγραφή της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας είναι επιπλέον δουλειά, η λεγόμενη γραφειοκρατία. Στην πραγματικότητα, η λογιστική αλληλογραφίας εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Οργανώνει τη ροή εργασιών.
• Εξασφαλίζει την έγκαιρη απόκριση στα εισερχόμενα σήματα.
• Βελτιώνει την ανταλλαγή πληροφοριών εντός της παραγωγής.
• Εγγυάται την αποτελεσματική συμμετοχή της εταιρείας στην εξωτερική οικονομική ζωή.
• Σας βοηθά να βρείτε γρήγορα το έγγραφο που χρειάζεστε.

Η σημασία αυτής της εργασίας είναι προφανής, επομένως πρέπει να προσεγγίσετε την υλοποίησή της με υπευθυνότητα.