Τα κύρια στάδια επιλογής προσωπικού, χαρακτηριστικά και κριτήρια διαδικασίας

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η επίλυση θεμάτων που σχετίζονται με το προσωπικό, δηλαδή τα στάδια πρόσληψης και επιλογής προσωπικού, είναι εξαιρετικά σημαντικά για κάθε οργανισμό. Το γεγονός αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι οι καλά επιλεγμένοι υπάλληλοι είναι σε θέση να εκτελούν τις λειτουργίες και τα καθήκοντά τους εξαιρετικά αποτελεσματικά, γεγονός που συνεπάγεται τη συνοχή ολόκληρης της επιχείρησης και την αύξηση του εισοδήματός της.

Για να περάσουν τα στάδια πρόσληψης και επιλογής προσωπικού στον οργανισμό χωρίς προβλήματα και να φέρουν αποτελεσματικά αποτελέσματα, θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ολόκληρο το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού βασίζεται σε ορισμένες έννοιες και είναι πολύπλοκο. Με βάση αυτό, ο επικεφαλής ή ο προϊστάμενος του τμήματος προσωπικού πρέπει να έχει τη σωστή μεθοδολογία για την επιλογή υποψηφίων για κενές θέσεις και να χρησιμοποιεί συγκεκριμένες γνώσεις και εργαλεία για αυτό. Αυτό το άρθρο θα περιγράψει λεπτομερώς όλα τα στάδια και τις μεθόδους επιλογής προσωπικού, καθώς και τα κύρια κριτήρια αυτής της διαδικασίας.

Προετοιμασία για την επιλογή

Η ηγεσία του οργανισμού μπορεί αρχικά να καθορίσει την εικόνα και τις επαγγελματικές ιδιότητες του ατόμου που θα ήθελε να δεισυγκεκριμένη θέση. Ως εκ τούτου, ο κύριος στόχος της επιλογής είναι να βρεθεί το πιο κατάλληλο άτομο μεταξύ των υποψηφίων, του οποίου οι προσωπικές και επιχειρηματικές ιδιότητες θα αντιστοιχούν στα χαρακτηριστικά και τις συνθήκες εργασίας.

Πριν από τον καθορισμό των σταδίων και των κριτηρίων για την επιλογή του προσωπικού, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι υπάρχει ένα συγκεκριμένο ποσοστό οργανωτικών ζητημάτων που επηρεάζουν αυτή τη διαδικασία. Κατά τη στιγμή της απόφασης για πρόσληψη νέων υπαλλήλων, εμπλέκονται διάφορες μέθοδοι προσέλκυσης υποψηφίων (διαφήμιση στα μέσα ενημέρωσης, προσέλκυση κέντρων απασχόλησης κ.λπ.)

Αφού λάβετε απάντηση από ενδιαφερόμενους υποψηφίους, μπορείτε να προσδιορίσετε ένα συγκεκριμένο μοτίβο που θα σας πει ποιες μέθοδοι επιλογής πρέπει να χρησιμοποιήσετε και σε πόσα στάδια επιλογής προσωπικού θα χωριστεί η όλη διαδικασία.

Για να γίνει αυτό, οι επαγγελματίες διευθυντές υπολογίζουν την αναλογία επιλογής προσωπικού, η οποία αντιπροσωπεύει την αναλογία του αριθμού των επιλεγμένων υποψηφίων προς τον αριθμό όλων εκείνων που θέλουν να λάβουν μια συγκεκριμένη θέση. Έτσι, κάνοντας μια επιφανειακή ανάλυση βιογραφικών και αξιολογώντας την επικοινωνία με τους υποψηφίους στο τηλέφωνο, μπορεί κανείς να καταλάβει επιστημονικά ποιος θα πρέπει να «παλέψει» - ένας υποψήφιος για μια θέση εργασίας ή ένας οργανισμός για έναν υποψήφιο. Τα αποτελέσματα των συντελεστών θα σας πουν τα εξής:

1. Αν ο συντελεστής επιλογής είναι ίσος ή εξαιρετικά κοντά στο 1, τότε η επιλογή θα είναι απλή και γρήγορη. Αυτό οφείλεται στο ίσο ενδιαφέρον των ατόμων που αναζητούν εργασία και του εργοδότη.
2. Αν ο συντελεστής είναι λιγότερο κοντά ή ίσος με 0,5, αυτό σημαίνει ότιότι η διαδικασία επιλογής γίνεται δύσκολη. Ωστόσο, σε αυτή την περίπτωση, αξίζει να θυμόμαστε ότι εάν ο συντελεστής είναι κάτω από 1 ή ακόμα και κοντά στο 0, τότε αυξάνεται η πιθανότητα εύρεσης κατάλληλου υπαλλήλου, καθώς εδώ παρατηρείται η συμμόρφωση του υποψηφίου με τις απαιτήσεις που θέτει ο οργανισμός.

Περαιτέρω, ανάλογα με τον προσδιορισμένο συντελεστή, θα πρέπει να καθοριστούν τα στάδια επιλογής προσωπικού.

Στάδιο 1: Προεπιλογή

Υπό οποιεσδήποτε συνθήκες και μεθόδους αναζήτησης υποψηφίων, ο διευθυντής αρχίζει να εξοικειώνεται μαζί του ερήμην, μέσω βιογραφικού, τηλεφωνικής συνομιλίας κ.λπ. Επομένως, μπορούμε να πούμε ότι αυτό είναι το κύριο στάδιο στην επιλογή του προσωπικού, αφού εδώ αποκαλύπτονται οι πρωταρχικές αλληλογραφίες του αιτούντος για απασχόληση προγραμματισμένη θέση. Υπάρχουν διάφορα έντυπα ελέγχου που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εξέταση των δεδομένων ενός αιτούντος, η επιλογή των οποίων συνήθως καθορίζεται αρχικά από τον αιτούντα.

Ωστόσο, ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να καθορίσει μόνος του σε ποια μορφή θα πραγματοποιηθεί η μελέτη των δεδομένων σε αυτό το στάδιο επιλογής προσωπικού. Για παράδειγμα, εάν ο επικεφαλής του τμήματος προσωπικού καθόρισε ότι η προεπιλογή θα πραγματοποιηθεί μελετώντας τα ληφθέντα βιογραφικά, τότε σε περίπτωση προσωπικής εμφάνισης, το άτομο καλείται να αφήσει αυτό το έγγραφο αίτησης και να περιμένει απόφαση σχετικά με αυτό τεύχος.

Είναι απαραίτητο να σταθούμε στις μορφές αυτού του σταδίου επιλογής προσωπικού, εκ των οποίων οι ακόλουθες είναι οι κυριότερες, και συγκεκριμένα:

1. Επιστολή προσφυγής. Μια προαιρετική φόρμα που απαιτεί γραφήπρόσωπο που απευθύνεται στον επικεφαλής του οργανισμού με αίτημα να θεωρηθεί ως υποψήφιος για κενή θέση. Αυτό το έγγραφο μπορεί να σταλεί ως συνοδευτική επιστολή στο βιογραφικό σας.
2. Σύνοψη. Ένα έντυπο που περιλαμβάνει τη συμπλήρωσή του σε μια δωρεάν φόρμα που αναφέρει βασικά δεδομένα σχετικά με τον αιτούντα, τις προηγούμενες θέσεις εργασίας του, την επαγγελματική του εμπειρία, την εκπαίδευση και τις προσωπικές του ιδιότητες. Με βάση αυτό το έγγραφο αίτησης, λαμβάνεται απόφαση εάν θα προσκληθεί ο υποψήφιος στον οργανισμό για προσωπική συνομιλία.
3. Συνέντευξη κατά τη διάρκεια τηλεφωνικής κλήσης. Μια εξαιρετική μορφή επιλογής που σας επιτρέπει να προσδιορίσετε το επίπεδο κοινωνικότητας, την ικανότητα διεξαγωγής επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων κ.λπ.
4. Συνέντευξη. Αυτή η φόρμα είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να αξιολογήσετε έναν εργαζόμενο αναλύοντας τις απαντήσεις του σε ερωτήσεις, καθώς και μη λεκτικές μορφές επικοινωνίας.
5. Προσωπικό αρχείο προσωπικού. Αυτό το έντυπο είναι υποχρεωτικό για την απασχόληση. Εάν ο υποψήφιος για τη θέση είναι υπάλληλος που εργάζεται ήδη στον οργανισμό, μπορείτε να μελετήσετε πληροφορίες σχετικά με αυτόν χρησιμοποιώντας αυτό το έγγραφο.

Αξίζει να σημειωθεί ότι μπορείτε επίσης να αξιολογήσετε έναν υποψήφιο από το πώς ήταν σε θέση να παρουσιάσει τον εαυτό του και πόσο καλά μπόρεσε να δείξει τις επιχειρηματικές του ιδιότητες σε αυτό το στάδιο. Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο έστειλε ένα βιογραφικό και, εκτός από αυτό, έγραψε μια επιστολή έκκλησης στην οποία ανέφερε γιατί θέλει να πάρει αυτή τη δουλειά, μπορεί να πει ότι αυτός ο υποψήφιος ξέρει πώς να χρησιμοποιεί επιχειρηματικές τεχνικές και να αξιολογεί τα προσωπικά τουποιότητα. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι σε αυτή την περίπτωση υπάρχει επιπλέον δυνατότητα ελέγχου του μορφωτικού επιπέδου του αιτούντος.

Βήμα 2: Συμπλήρωση του ερωτηματολογίου

Αυτό το στάδιο της διαδικασίας πρόσληψης σάς επιτρέπει να μάθετε τα προσόντα ενός υποψηφίου για μια θέση και να τα συγκρίνετε με τις απαιτήσεις που προτείνει ο οργανισμός. Ο κατάλογος των ερωτήσεων, κατά κανόνα, καταρτίζεται από τον διευθυντή προσωπικού ή τον επικεφαλής του τμήματος προσωπικού. Η έγκριση των θεμάτων είναι στην αρμοδιότητα του διευθύνοντος συμβούλου της επιχείρησης.

Αυτή η διαδικασία σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε σημαντικό χρόνο για τον συντονισμό των υποψηφίων με την ηγεσία του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού και για τις αρχές να είναι βέβαιες ότι η επιλογή θα βρει ένα άτομο πραγματικά κατάλληλο για την κενή θέση.

Η συμπλήρωση του ερωτηματολογίου, καθώς και η προεπιλογή, είναι το κύριο στάδιο στην επιλογή του προσωπικού.

Στάδιο 3: Προσυνέντευξη

Σκοπός αυτής της εκδήλωσης είναι να προσδιορίσει από την πρώτη εξωτερική εντύπωση και τη φυσική κατάσταση εάν ο αιτών είναι κατάλληλος για την κενή θέση. Οι μη κυβερνητικές οργανώσεις μπορεί να καταφύγουν στη διεξαγωγή τέτοιων συναντήσεων σε ουδέτερο έδαφος, για παράδειγμα, σε ένα καφέ ή άλλο ουδέτερο κατάστημα.

Σε αυτό το στάδιο, καλό είναι να γίνει μια συνομιλία και να κοιτάξετε τα έγγραφα του υποψηφίου, επιβεβαιώνοντας το μορφωτικό του επίπεδο, την επαγγελματική του εμπειρία, πιστοποιητικά πρόσθετων μαθημάτων κ.λπ. Κατά κανόνα, μια προκαταρκτική συνέντευξη διεξάγεται από διευθυντής προσωπικού ή επόπτηΑνθρώπινο Δυναμικό.

Βήμα 4: Δοκιμή

Κατά την επαγγελματική επιλογή προσωπικού, η φάση της δοκιμής μπορεί να πραγματοποιηθεί τη στιγμή της προκαταρκτικής συνέντευξης, η οποία εξοικονομεί χρόνο ή μπορεί να προγραμματιστεί για άλλη μέρα. Τα τεστ μπορεί να είναι ψυχολογικά και τυπικά, σκοπός των οποίων είναι να μάθουν το κίνητρο του αιτούντος για την απόκτηση μιας συγκεκριμένης θέσης, να συντάξουν ένα ψυχολογικό πορτρέτο και, φυσικά, να καθορίσουν την επαγγελματική καταλληλότητα.

Η ανάπτυξη και η επιλογή των δοκιμών πραγματοποιείται από τον διευθυντή προσωπικού ή τον προϊστάμενο του τμήματος προσωπικού, συντονίζεται με τους υπεύθυνους γραμμής των καταστημάτων, των τμημάτων και των υπηρεσιών στις οποίες υπάρχουν κενές θέσεις. Εγκρίνει τη λίστα των δοκιμών από τη διοίκηση της εταιρείας, με βάση όσα θα ήθελαν να γνωρίζουν για τον μισθωμένο υπάλληλο.

Στάδιο 5: Συστάσεις

Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό και η μετάβασή του πραγματοποιείται σε δύο περιπτώσεις:

• εάν ο αιτών παρείχε ανεξάρτητα συστατικές επιστολές από πρώην θέσεις εργασίας·
• εάν χρειάζεται να μάθετε την αλήθεια των αποκαλυπτόμενων πληροφοριών για τον υποψήφιο και να μάθετε για τη στάση άλλων ανθρώπων απέναντί του.

Το στάδιο της σύστασης μπορεί να πραγματοποιηθεί με ένα τηλεφώνημα στην πρώην διοίκηση του αιτούντος ή με ένα επίσημο αίτημα για την προηγούμενη εργασία του. Αξίζει να σημειωθεί ότι το τελευταίο καταφεύγει εξαιρετικά σπάνια και μόνο εάν υπάρχει επιλογή υποψηφίων για ηγετικές θέσεις ή εκείνων που έχουν πολύ συγκεκριμένο προσανατολισμό.

Στάδιο 6: Συνομιλία σε βάθος

Ίσως, αυτό το στάδιο πρόσληψης και επιλογής προσωπικού να είναι ένα από τα πιο σημαντικά και δεν συνιστάται απολύτως να το αποκλείσετε. Κατά τη διάρκεια μιας εις βάθος συνομιλίας, μπορείτε να συμπληρώσετε όλες τις πληροφορίες που λείπουν για τον υποψήφιο και να προσδιορίσετε την καταλληλότητά του για την κενή θέση.

Στην πρακτική της εργασίας με ανθρώπινο δυναμικό, συμβαίνει ότι ένα άτομο μπορεί να μην έχει την κατάλληλη επαγγελματική κατάρτιση ή την απαραίτητη εργασιακή εμπειρία, αλλά τα φυσικά του χαρίσματα του επιτρέπουν να υποβάλει αίτηση για οποιαδήποτε θέση.

Ο Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού προετοιμάζεται για αυτό το στάδιο, μετά το οποίο διεξάγει μια συνομιλία με τον υπεύθυνο γραμμής ή την ανώτατη διοίκηση της εταιρείας.

Στάδιο 7: Εξέταση

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την έκδοση μιας εργασίας στον υποψήφιο, παρόμοια με αυτή που θα πρέπει να αντιμετωπίσει στη διαδικασία της εργασίας. Μετά την εξέταση, ο υπεύθυνος γραμμής αξιολογεί το αποτέλεσμα και γνωμοδοτεί για την επαγγελματική καταλληλότητα του ατόμου. Η εργασία για μια τέτοια εξέταση προετοιμάζεται από τον διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού μαζί με τον διευθυντή γραμμής.

Τελικό Στάδιο: Προσφορά εργασίας

Αφού εξεταστούν οι ακατάλληλοι υποψήφιοι και ο οργανισμός λάβει μια απόφαση, προσφέρεται στον αναζητούντα εργασία μια θέση εργασίας. Σε αυτό το στάδιο, δημιουργείται μια προσωπική κάρτα για τον εργαζόμενο, προετοιμάζονται όλα τα έγγραφα και το άτομο εγγράφεται επίσημα για τη θέση.

Αυτή τη στιγμή, είναι εξαιρετικά σημαντικό να προβλέψουμε μια τέτοια στιγμή - ακόμα κι αν ένα άτομο έχει δείξει καλά τον εαυτό του σε όλα τα στάδια επιλογής προσωπικού σε έναν οργανισμό,υπάρχει ακόμη πιθανότητα να συναντήσετε αντιεπαγγελματισμό ή άλλους ανθρώπινους παράγοντες. Επομένως, συνιστάται η εγγραφή εργαζομένου με δοκιμαστική περίοδο.

Δημιουργία αποθεματικού

Στη διαδικασία επιλογής προσωπικού στα προσχέδια της υλοποίησής του, εξετάζονται υποψήφιοι που, για τον έναν ή τον άλλον λόγο, δεν χωρούσαν σε κενές θέσεις. Ωστόσο, εδώ μπορεί να συμβούν τα εξής:

• Ο αριθμός των κενών θέσεων θα είναι μικρότερος από τον αριθμό των επιλέξιμων υποψηφίων.
• Μεταξύ των ατόμων που υποβάλλουν αίτηση για μια συγκεκριμένη θέση, θα υπάρχουν και εκείνοι που δεν είναι κατάλληλοι για αυτήν, αλλά ανταποκρίνονται απολύτως στις θέσεις για τις οποίες προγραμματίζεται η πρόσληψη στο μέλλον.

Για να μην χαθεί πολύτιμο προσωπικό που μπορεί να είναι χρήσιμο για την επιχείρηση, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού σχηματίζει μια λίστα εφέδρων. Αυτή η λίστα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία του αιτούντος, συμπεριλαμβανομένου ενός αριθμού τηλεφώνου ή διεύθυνσης επικοινωνίας.

Σε αυτήν την περίπτωση, ο υποψήφιος για τη θέση απορρίπτεται να τη λάβει, αλλά ενημερώνεται ότι είναι στον εφεδρικό κατάλογο και μπορεί να προσκληθεί εάν παρουσιαστεί τέτοια ανάγκη.

Συμπέρασμα

Η επιλογή και η επιλογή προσωπικού είναι μια διαδικασία που απαιτεί προσεκτική προσέγγιση και η επιτυχία ολόκληρης της επιχείρησης στο σύνολό της εξαρτάται από το πόσο καλά λειτουργεί η υπηρεσία του προσωπικού. Επομένως, στη διαδικασία εύρεσης του κατάλληλου προσωπικού, θα πρέπει να εμπλακούν κατάλληλες μέθοδοι, εργαλεία που υποδεικνύονται στα παραπάνω στάδια επιλογής.