Κύρια λογιστικά έγγραφα: τύποι, επεξεργασία και αποθήκευση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η διενέργεια λογιστικής σε επιχειρήσεις διαφόρων μορφών ιδιοκτησίας είναι αδύνατη χωρίς έγγραφη σκέψη. Ούτε μία διαδικασία, ούτε ένα έργο, ούτε μία επιχειρηματική συναλλαγή δεν πραγματοποιείται χωρίς ένα σωστά εκτελεσμένο έγγραφο, που ρυθμίζεται από τις εσωτερικές εντολές της επιχείρησης και τους εξωτερικούς νομοθετικούς κανόνες. Κάθε ενέργεια που εκτελείται από έναν υπάλληλο, για παράδειγμα, μιας εμπορικής εταιρείας, ξεκινώντας από τον φορέα εκμετάλλευσης για τη λήψη αιτήσεων και τελειώνοντας με τον διευθυντή, αντικατοπτρίζεται στη βάση τεκμηρίωσης, η οποία βασίζεται σε μια λίστα βασικών εγγράφων.

Έννοια και σημασία

Είναι πιθανώς δύσκολο να φανταστεί κανείς τη λειτουργία μιας υπάρχουσας επιχείρησης σε οποιοδήποτε πιθανό πεδίο δραστηριότητας χωρίς έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Όπως σε κάθε άλλο θέμα, η τεκμηρίωση παίζει πολύ σημαντικό ρόλο εδώ. Δύσκολα μπορείς να φανταστείςυψηλής ποιότητας και νομικά δικαιολογημένη εργασία του αεροδρομίου, επιτρέποντας σε επιβάτη να αναχωρήσει χωρίς έγγραφα που αποδεικνύουν την ταυτότητά του - διαβατήριο και κωδικό ταυτότητας πολίτη. Με τον ίδιο τρόπο, είναι δύσκολο να υποθέσει κανείς την είσοδο στην κίνηση ενός αυτοκινήτου του οποίου ο οδηγός δεν διαθέτει τα κατάλληλα έγγραφα με τη μορφή άδειας και τεχνικού διαβατηρίου για το αυτοκίνητο που οδηγεί. Το ίδιο και τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα. Οποιαδήποτε εταιρεία είναι εγγεγραμμένη στον κρατικό κατάλογο επιχειρηματιών πρέπει να διαθέτει ορισμένα έγγραφα απαραίτητα για τη λογιστική, τα οποία αποτελούν τη θεμελιώδη βάση και τον αρχικό κρίκο στην αλυσίδα της κανονιστικής ρύθμισης των επιχειρηματικών διαδικασιών της.

Η κύρια λογιστική τεκμηρίωση είναι ένα σύνολο πιστοποιητικών, πράξεων, εντολών, τιμολογίων, καταστάσεων και εκθέσεων, μέσω των οποίων καταγράφονται οι δραστηριότητες της εταιρείας και ρυθμίζονται οι επιχειρηματικές διαδικασίες της.

Τύποι εγγράφων

Η ταξινόμηση της ροής εργασιών λογιστικής περιλαμβάνει τους ακόλουθους κύριους τύπους βασικών εγγράφων:

• κατά λειτουργικό σκοπό - λογιστική, διαχείριση, προσωπικό;
• σύμφωνα με το βαθμό ρύθμισης - εσωτερική και εξωτερική.

Η πρώτη κατεύθυνση της ταξινόμησης καθιστά δυνατή τη διάκριση μεταξύ τους των εγγράφων των τριών κύριων λειτουργικών επιπέδων οποιασδήποτε επιχειρηματικής εταιρείας ανάλογα με τη φύση του σκοπού τους και η δεύτερη - σύμφωνα με τη μέθοδο οργάνωσης του νομικού ρύθμιση των οικονομικών σχέσεων. Κάθε μία από τις κατευθύνσεις περιλαμβάνει μια μάζαορισμένοι τύποι εγγράφων που αντικατοπτρίζουν την εκτέλεση συγκεκριμένων ενεργειών από τους υπαλλήλους της εταιρείας.

Λογιστική τεκμηρίωση

Αν λάβουμε υπόψη τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, αυτά με τη σειρά τους χωρίζονται σε ρύθμιση των τριών σταδίων των επιχειρηματικών συναλλαγών.

Το πρώτο στάδιο χαρακτηρίζεται από την ολοκλήρωση της συναλλαγής. Εδώ, η κύρια λογιστική τεκμηρίωση αντιπροσωπεύεται από τη σύναψη συμφωνίας και την έκδοση τιμολογίου για πληρωμή. Μια συμφωνία είναι ένα έγγραφο που ρυθμίζει τη σχέση μεταξύ δύο μερών προκειμένου να δημιουργηθούν οι προϋποθέσεις για την αλληλεπίδραση μεταξύ τους. Το τιμολόγιο πληρωμής είναι μια απαίτηση με τον ορισμό ενός συγκεκριμένου ποσού το οποίο, σύμφωνα με τους όρους της σύμβασης, ο αγοραστής πρέπει να πληρώσει στον πωλητή για τα αγαθά που πωλήθηκαν ή την παρεχόμενη υπηρεσία.

Το δεύτερο στάδιο της επιχειρηματικής δραστηριότητας αντικατοπτρίζεται στα παραστατικά πληρωμής και ονομάζεται στάδιο πληρωμής για τη συναλλαγή. Με βάση το γεγονός ότι η πληρωμή μπορεί να γίνει χωρίς μετρητά ή σε μετρητά, τα κύρια έγγραφα για αυτήν παρουσιάζονται είτε ως καταστάσεις από τον τρεχούμενο λογαριασμό και εντολές πληρωμής είτε ως επιταγές και αποδείξεις ταμείου για εισερχόμενες εντολές μετρητών.

Το τρίτο, τελικό στάδιο καθορίζεται συγκεκριμένα από την παραλαβή ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Αντίστοιχα, ρυθμίζεται επίσης από πρωτογενή τεκμηρίωση με τη μορφή δελτίου αποστολής, απόδειξης πώλησης και πράξης αποδοχής και μεταφοράς προϊόντων ή πράξης εργασίας που εκτελείται σε περίπτωση παροχής οποιουδήποτε είδους υπηρεσίας.

Τεκμηρίωση λογιστικής διαχείρισης

Η διαφορά μεταξύ της ροής εργασιών της λογιστικής και της διαχείρισης έγκειται κυρίως στο γεγονός ότι η λογιστική δραστηριότητα ρυθμίζεται από την κρατική νομοθεσία με ένα πλαίσιο για την αντανάκλαση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων που έχουν καθοριστεί ειδικά από τις αρχές και η διαχείριση καθορίζεται από εσωτερικές αποφάσεις και προσωπικές προτιμήσεις των διευθυντής ή άμεσος ιδιοκτήτης μιας συγκεκριμένης εταιρείας. Με άλλα λόγια, τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα έχουν αυστηρή μορφή που ελέγχεται από ένα κοινό κανονιστικό πλαίσιο, ενώ τα έγγραφα διαχείρισης αναπτύσσονται αποκλειστικά σε επίπεδο επιχείρησης. Ποια έγγραφα ελέγχουν τη διεξαγωγή της λογιστικής διαχείρισης στην εταιρεία; Ανάμεσα στα κυριότερα είναι τα ακόλουθα:

• κώδικας εσωτερικού κανονισμού εργασίας;
• λογιστική πολιτική της επιχείρησης;
• συλλογική σύμβαση;
• κανονισμοί και εντολές του διευθυντή της εταιρείας;
• περιγραφές θέσεων εργασίας;
• διοικητικά έγγραφα.

Τεκμηρίωση HR

Όσον αφορά τον κατάλογο των πρωτογενών εγγράφων που ρυθμίζουν τις ενδοεπίπεδες σχέσεις των εργαζομένων στην επιχείρηση, καθώς και τον έλεγχο της διαδικασίας υπολογισμού των μισθών και καθορισμού των ευθυνών καθενός από τους υπαλλήλους της εταιρείας, εδώ η τεκμηρίωση εργασίας περιλαμβάνει τα ακόλουθα κύρια τύποι:

• στελέχωση - περιλαμβάνει το σύνολο όλων των θέσεων στην επιχείρηση, μια αντανάκλαση του αριθμού τους και του αριθμού των μονάδων προσωπικού, καθώς και μια περιγραφή του επιπέδου των μισθών τουςαμοιβές, διαδικασία για μπόνους, αποδέσμευση, αποδοχή των διατάξεων για τα επιδόματα·
• πρόγραμμα εργασίας - περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την εργάσιμη ημέρα, οργανωτικά και διοικητικά θέματα, τους κανόνες πρόσληψης και απόλυσης εργαζομένων, καθώς και τις προϋποθέσεις για την προαγωγή τους ως πρόσθετη πληρωμή για εργασία ή μομφή με τη μορφή επίπληξης και κρατήσεις από τους μισθούς;
• περιγραφή εργασίας - το έργο του τμήματος προσωπικού κάθε επιχείρησης βασίζεται σε ένα σύνολο δικαιωμάτων και υποχρεώσεων, γενικών διατάξεων, καθηκόντων, ευθυνών, απαιτήσεων προσόντων και σχέσεων όσον αφορά την υπαγωγή μεταξύ των διαφορετικών επιπέδων των μονάδων προσωπικού στην επιχείρηση.

Απαιτούμενα έγγραφα

Κάθε εταιρεία που είναι εγγεγραμμένη και λειτουργεί νόμιμα έχει μια λίστα με υποχρεωτικά έγγραφα που πρέπει να εμφανίζονται στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της. Τα υποχρεωτικά βασικά έγγραφα είναι τα εξής:

• συμφωνία - όποια και αν είναι η συμφωνία, αυτό το έγγραφο είναι η θεμελιώδης βάση για την έναρξη μιας σχέσης μεταξύ δύο επιχειρηματιών, μεταξύ ενός πωλητή και ενός αγοραστή, μεταξύ προσφοράς και ζήτησης.
• εκδοθέν τιμολόγιο - κατά τη λήψη απόφασης σχετικά με την πώληση αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών, ο πωλητής εκδίδει ένα τιμολόγιο προς την πλευρά του αγοραστή ως προϋπόθεση για τη συναλλαγή.
• μορφές αυστηρής αναφοράς - στη διαδικασία συμφωνίας δεν είναι πλήρης χωρίς επιταγές, μετρητά και έγγραφα εμπορευμάτων που σχετίζονται με τη λίστα των υποχρεωτικών;
• commodity-δελτίο αποστολής - ένα έγγραφο που υποδεικνύει τον παραλήπτη, τον μεταφορέα, τον αποστολέα των εμπορευμάτων, τα ίδια τα εμπορεύματα στην ποικιλία της ονοματολογίας του, τον αριθμό των προϊόντων που έχουν αποσταλεί, την τιμή και το ποσό·
• Πράξη αποδοχής και μεταφοράς ολοκληρωμένων εργασιών ή προϊόντων που έχουν αποσταλεί.

Εσωτερικά έγγραφα

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η εργασία οποιασδήποτε εταιρείας συνεπάγεται την παρουσία εξωτερικής και εσωτερικής τεκμηρίωσης. Τα κύρια κύρια έγγραφα για εσωτερικούς σκοπούς είναι μια λίστα με όλα εκείνα τα έντυπα, πιστοποιητικά, δηλώσεις, εντολές, οδηγίες που αναπτύσσονται απευθείας εντός της επιχείρησης και ισχύουν μόνο για το προσωπικό που λειτουργεί σε αυτήν, χωρίς να έχουν καμία νομοθετική επιρροή στην κοινωνία. αυτή η εταιρεία.

Εξωτερικά έγγραφα

Η τεκμηρίωση εξωτερικού σκοπού συνεπάγεται υψηλότερο ιεραρχικό επίπεδο υποταγής, αφού τα εξωτερικά έγγραφα είναι εκείνα που ρυθμίζονται από το κράτος και το νομοθετικό του πλαίσιο. Οι αναπτυγμένες διατάξεις για τη λογιστική, το σύνολο των λογαριασμών της λογιστικής αλληλογραφίας, τα πρότυπα λογιστικής και χρηματοοικονομικής πληροφόρησης - όλα αυτά έχουν κανονιστικό υπόβαθρο και ρυθμίζονται από το νομικό πλαίσιο του κράτους.

Φόρμες εγγράφων

Οι μορφές των βασικών εγγράφων είναι πολύπλευρες ως προς τη φύση του σκοπού, τον τύπο σχεδίου και την ιδιοκτησία τους. Τα ακόλουθα κύρια τμήματα διακρίνονται νομικά:

• έντυπα αρχείων προσωπικού (παραγγελίες, παραγγελίες, χρονοδιαγράμματα,τακτικές λειτουργίες και χρονοδιαγράμματα);
• μορφές λογιστικής για τους μισθούς και τις ώρες εργασίας (φυλλάδια χρόνου, προσωπικοί λογαριασμοί, ημερολόγια, μισθοδοσία);
• έντυπα λογιστικής κατασκευής κεφαλαίου (πιστοποιητικά, περιοδικά, πράξεις);
• έντυπα λογιστικής προϊόντων (πράξεις και μητρώα αποθεμάτων, φύλλα βάρους, κάρτες πάρτι, αναφορές σχετικά με την κίνηση των αποθεμάτων);
• έντυπα λογιστικής χρημάτων (ημερολόγιο ταμείου, πράξεις για εμβάσματα και μετρητά στο ταμείο);
• έντυπα λογιστικής συναλλαγών (παραγγελίες, τιμολόγια, πράξεις, προδιαγραφές, πιστοποιητικά ποιότητας);
• μορφές λογιστικής για συναλλαγές μετρητών (προκαταρκτική αναφορά, PKO, RKO, ημερολόγιο εγγραφής τους);
• φόρμες για την καταγραφή αποτελεσμάτων αποθέματος (λίστες αποθέματος, πράξεις, πιστοποιητικά, περιοδικά, δηλώσεις).

Εκτός από τα παραπάνω, υπάρχουν επίσης μορφές πρωτογενών εγγράφων για λογιστικά μηχανήματα και μηχανισμούς κατασκευής, οδικές μεταφορές, πάγια και άυλα περιουσιακά στοιχεία, υλικά, είδη χαμηλής αξίας, γεωργικά προϊόντα και πρώτες ύλες.

Διαδικασία εγγραφής

Τα βασικά έγγραφα συντάσσονται λόγω ορισμένων απαιτήσεων που πρέπει να πληρούνται. Για παράδειγμα, οι εγγραφές στην τεκμηρίωση πρέπει να γίνονται αποκλειστικά με μπλε μελάνι, ενώ πρέπει να είναι προσεγμένες και ευανάγνωστες. Επίσης, το έγγραφο πρέπει να περιέχει έναν αριθμό στοιχείων που απαιτούνται για κάθε τύπο και να είναι πιστοποιημένο με την προσωπική υπογραφή του προϊσταμένου, του προϊσταμένου λογιστή ή του εξουσιοδοτημένου προσώπου, καθώς και σφραγισμένο με τη σφραγίδα της επιχείρησης. Αριθμοί σε χρηματικά έγγραφαθα πρέπει επίσης να γράφεται με λέξεις και όπου η στήλη του εγγράφου είναι κενή, πρέπει να υπάρχει μια παύλα για να αποφευχθεί η επακόλουθη συμπλήρωση ψευδών αριθμών από οποιονδήποτε κακόβουλο.

Αποθήκευση

Η αποθήκευση των πρωτογενών εγγράφων πραγματοποιείται απευθείας στην επιχείρηση. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες ενός ιδιωτικού (ή κρατικού) αρχείου. Εάν από τον έλεγχο της φορολογικής επιθεώρησης διαπιστωθεί απουσία πρωτογενούς παραστατικού, επιβάλλεται στην επιχείρηση πρόστιμο, το ύψος του οποίου καθορίζεται ανάλογα με το συγκεκριμένο είδος και τον αριθμό των χαμένων εγγράφων. Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα κύρια έγγραφα αποθηκεύονται στην επιχείρηση για τουλάχιστον πέντε χρόνια.